Konfigurere dokumentstyring

Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Dette emnet forklarer hvordan du konfigurerer dokumentbehandling for første gang. Du kan bruke dokumentbehandling, og kalt dokumentstyring, for å legge ved merknader, dokumenter eller dokumentreferanser i poster. Du kan også bruke Office-tillegg for Microsoft Dynamics AX til integrering med dokumentstyring og opprettelse av Microsoft Word- og Microsoft Excel-dokumenter eller dokumentmaler som bruker Microsoft Dynamics AX-data.

Illustrasjonen nedenfor viser hvordan du konfigurerer dokumentbehandling.

1 Aktivere dokumentbehandling

Før du kan knytte dokumenter til poster eller generere dokumenter fra en post, må du aktivere dokumentstyringsfunksjonaliteten, og deretter må du aktivere dokumentstyring for bestemte tabeller.

Hvis du vil aktivere en dokumentbehandling, gjør du følgende:

1. Klikk Fil > Verktøy > Alternativer.

2. Utvid hurtigfanen Diverse i Generelt-området.

3. I feltgruppen Dokumentoversikt merker du av for Dokumentoversikten er aktiv.

Hvis du vil aktivere dokumentbehandling for bestemte tabeller, gjør du følgende:

1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Aktive dokumenttabeller.

2. Klikk Ny.

3. Velg navnet på tabellen du vil aktivere dokumentbehandling for.

   Eksempel

   Hvis du vil aktivere dokumentbehandling for salgsordrer, veger du SalesTable-tabellnavnet.

4. Gjenta trinn 2 og 3 for hver tabell du vil aktivere dokumentbehandling for.

2 Angi en dokumentarkivkatalog

Når du knytter et dokument til en post i Microsoft Dynamics AX, lagres den i en plassering du angir. Denne lokasjonen kalles en arkivkatalog. Du kan angi én arkivkatalog for alle dokumenttypene du definerer, eller du kan angi en egen arkivkatalog for hver dokumenttype. Hvis du ikke angir en arkivkatalog for en dokumenttype, bruker dokumenttypen arkivkatalogen du angir i denne fremgangsmåten. Se "Opprette eller importere dokumenttyper" senere i dette emnet hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du angir en arkivkatalog for en dokumenttype.

Obs!

Hvis du bruker Enterprise Portal for Microsoft Dynamics AX, er det ytterligere krav og begrensninger vedrørende dokumentarkiv. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

Hvis du vil en lokasjon for Microsoft Dynamics AX-dokumentarkivkatalogen, gjør du følgende:

1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Parametere for dokumentstyring.

2. I Generelt-området blar du til plasseringen for arkivkatalogen.

   Forsiktig

   Hvis du allerede har en arkivkatalog angitt og vil endre den, må du først flytte innholdet i den eksisterende arkivkatalogen til den nye mappen i arkivet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Dokumentstyring.

3. Valgfritt: Angi den maksimale filstørrelsen som er tillatt for dokumenter.

   Felt	Beskrivelse
   Maksimal filstørrelse i database	Angi den maksimale størrelsen, i megabyte, for en fil som er lagret i -databasen.
   Maksimal filstørrelse i filsystem	Angi den maksimale størrelsen, i megabyte, for en fil som er lagret på arkivkatalogplasseringen.

3 Angi nummerserier for dokumenter

Før du kan bruke dokumentstyring, må du angi nummerserier for dokumenter. Filene du knytter til poster får nye navn når de lagres i arkivkatalogen. Navnet på de vedlagte filene, bestemmes av nummerseriene som du definerer for dokumenter.

Hvis du vil angi nummerserier for dokumenter, gjør du følgende:

1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Parametere for dokumentstyring.

2. I Nummerserier-området velger du en nummerseriekode for hver referanse.

   Hvis nummerseriekoden du ser etter, ikke vises, må du opprette en ny nummerseriekode på listesiden Nummerserier. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definer nummerserier.

4 Angi filtyper

Du kan kontrollere hvilke typer filer eller hvilke dokumenter som har bestemte filtyper, brukere kan knytte til Microsoft Dynamics AX-poster.

Hvis du vil angi filtyper, gjør du følgende:

1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Parametere for dokumentstyring.

2. Se gjennom standard filtyper i området Filtyper. Fjern filtypene som brukerne ikke skal kunne tilknytte til poster, og legg til flere filtyper som brukerne skal kunne tilknytte til poster.

5 Valgfritt: Konfigurere integrasjon med Office-tillegg

Når du bruker dokumentstyring, kan du integrere med Office-tillegg for å opprette Word-dokumenter og Excel-arbeidsbøker som er dynamisk koblet til tabellene i Microsoft Dynamics AX. Hvis du vil ha spesifikke instruksjoner om hvordan du gjør dette, kan du se Install Office Add-ins og Set up integration with Microsoft Office Add-ins.

6 Opprette eller importere dokumenttyper

Dokumenttyper er nødvendige for dokumentbehandling, og brukes til å kategorisere dokumentene som du knytter til poster. Når du oppretter et dokument som ikke er tilknyttet, blir en av disse innholdstypene tilordnet. Hvis du har definert arbeidsflyter, bruker arbeidsflyt dokumenttypen til å rute dokumentet til riktig bruker eller arbeidselementkø.

Dokumenttypene Merknad og Fil er som standard tilgjengelige.

Opprette dokumenttyper

Hvis du vil opprette en dokumenttype, gjør du følgende:

1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Dokumenttyper.

2. Klikk Ny, og skriv deretter inn følgende informasjon om dokumenttypen.

   Felt	Beskrivelse
   Klasse	Velg handlingen som finner sted når en bruker oppretter et vedlegg av den valgte dokumenttypen: Legg ved URL-adresse – Knytt en referanse til et dokument ved hjelp av en URL-adresse. Opprett et Microsoft Excel-regneark ved hjelp av COM – Opprett et Excel-regneark, og kopier data fra den valgte transaksjonen. Opprett et Microsoft Word-dokument ved hjelp av COM – Opprett et Word-dokument, og kopier data fra den valgte transaksjonen. Opprett søknadsdokument – Opprett et Word-dokument uten å åpne Word. Enkel merknad – Opprett en enkel merknad for den refererte transaksjonen. Malbibliotek – Opprett en malfil ved hjelp av eller , og lagre deretter filen i et malbibliotek. Du kan for eksempel opprette en budsjettmal ved hjelp av . Hver avdeling i organisasjonen angir deretter budsjettinformasjon i en kopi av malen. Obs! Systemansvarlig må opprette området eller -dokumentbiblioteket for malbiblioteket.
   Gruppe	Velg gruppen for dokumenttypen.
   Automatisk lagring	Merk av i denne avmerkingsboksen for å lagre midlertidige filer i databasen etter bruk. Midlertidige filer lagres vanligvis i Temp-mappen i Microsoft Windows. Hvis du vil lagre midlertidige filer mappe som er angitt i listen Filplassering, velger du Automatisk lagring.
   Autom. sletting	Merk av i denne avmerkingsboksen for å slette midlertidige filer etter bruk. Midlertidige filer lagres vanligvis i Temp-mappen i Windows .
   Fjern	Velg Bare dokument for bare å fjerne referansen til dokumentfilen, eller velg Dokument og fysisk fil for å fjerne både referansen og den fysiske filen.
   Be om bekreftelse	Velg denne avmerkingsboksen for å be om bekreftelse før den fysiske filen slettes.
   Kategori	Velg en Enterprise Portal-dokumentkategori som du vil knytte til dokumenttypen.. Detaljer om dokumentkategorier defineres i Enterprise Portal-parametere-skjemaet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge ved dokumenter, notater eller URL-adresser til poster.
   Arkivkatalog	Katalogen der dokumentfiler for den valgte dokumenttypen lagres. Hvis dette feltet er tomt, brukes standard arkivkatalog som er angitt i skjemaet Parametere for dokumentstyring, som arkivkatalog. Obs! Hvis du bruker Enterprise Portal, er det ytterligere krav og begrensninger vedrørende dokumentarkiv. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
   Lokasjon	Velg lokasjonen der dokumentfiler for denne innholdstypen lagres. Følgende alternativer er tilgjengelige: Arkivkatalog – Dokumenter av denne typen lagres i katalogen som er angitt i -feltet i Arkivkatalog-skjemaet. Database – Dokumenter av denne typen blir lagret i Microsoft Dynamics AX-databasen. Opprinnelig sted – Dokumenter av denne typen lagres på plasseringen som ble brukt da filen opprinnelig ble knyttet til posten. SharePoint – Dokumenter av denne typen blir lagret i et SharePoint-dokumentbibliotek. > [!Note] > Hvis dokumenter lagres i en delt plassering i stedet for i databasen, må du kontrollere at riktig tilgangsnivå er angitt for den delte plasseringen.
   Sjekktabell	Hvis det er merket av i denne avmerkingsboksen, er den valgte dokumenttypen bare tilgjengelig fra tabellene som er angitt i Alternativer-skjemaet. Denne avmerkingsboksen er som standard ikke avmerket for de to standard dokumenttypene Merknad og Fil. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Begrense en dokumenttype til en bestemt tabell.

   Importer dokumenttyper

   Hvis du vil importere dokumenttyper, gjør du følgende:

   1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Dokumenttyper.

   2. Klikk Importer.

   3. Bla til plasseringen for filen som inneholder de eksporterte dokumenttypene.

   4. Når du blir spurt om du vil slette tabeller før du importerer, klikker du Ja til alle, og deretter klikker du OK.

   5. Klikk Ja for å bekrefte.

   6a. Valgfritt: Konfigurere dokumentstyring for SharePoint

   Du kan bruke -dokumentbiblioteker for lagring av dokumentvedlegg eller dokumentmaler. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere og bruke Microsoft Dynamics AX-dokumentstyring med Microsoft SharePoint-dokumentbiblioteker.

   6b. Hvis du bruker Enterprise Portal: Konfigurere dokumentkategorier

   I Enterprise Portal kan du velge modul- eller produktområdene som viser bestemte dokumentkategorier og hvilke typer eksterne brukere som kan åpne dokumentene.

   Hvis du vil konfigurere dokumentkategorier i Enterprise Portal, kan du se Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

   7 Angi innholdstyper

   Innholdstyper brukes til å kategorisere dokumenter som ikke er knyttet til poster. Eksempler på dokumenter som er ikke er tilknyttet, kan være fakturaer, personalrapporter, eller bestillinger. Arbeidsflyter bruker innholdstyper for dokument til å rute dokumenter til korrekt bruker eller arbeidselementkø for behandling. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere arbeidsflytsystemet.

   Hvis du vil opprette innholdstyper, gjør du følgende:

   1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Innholdstyper for dokument.

   2. Klikk Ny, og skriv deretter inn et navn og en beskrivelse for innholdstypen.

   Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innholdstyper for dokument (skjema).

   8 Valgfritt: Definere innstillinger for dokumentbehandling for AIF

   Før du kan bruke AIF-dokumenttjenester (Application Integration Framework), må du angi dokumentstyringsinnstillinger for AIF. AIF-dokumenttjenester er spørringsbaserte tjenester som du kan bruke til å utveksle data med eksterne systemer ved å sende og motta XML-dokumenter. Disse dokumentene representerer forretningsenheter, for eksempel kunder, leverandører eller salgsordrer.

   Hvis du vil angi innstillinger for dokumentbehandling for AIF, gjør du følgende:

   1. Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Dokumentstyring > Parametere for dokumentstyring.

   2. Klikk AIF.

   3. Fyll ut følgende felt.

   Felt	Beskrivelse
   Dokumenttype:	Velg dokumenttypen for merknader i innkommende elektroniske dokumenter. Når det gjelder salgsordrer, må denne typen være Merknad.
   Dokumentfiltjeneste	Merk av i denne avmerkingsboksen hvis webtjenestens dokumentfiler skal sendes til arbeidsflyten for ruting til rette vedkommende.

   Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se AIF Document Services.

   Når du har konfigurert dokumentstyring, kan du knytte dokumenter til poster eller opprette dokumentmaler for bestemte dokumenttyper. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en merknad, Opprette en dokumentmal og knytte den til en dokumenttype eller Opprette en referanse til et eksisterende dokument.

   Hvis du konfigurerer integrering med, Office-tillegg, kan du også opprette Word-dokumenter og Excel-regneark som er dynamisk koblet til tabellene i Microsoft Dynamics AX. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Viktige oppgaver: opprette og bruke en Word.mal ved hjelp av Office-tillegg eller Hovedoppgaver: Opprette og dele en Excel-mal ved hjelp av Office-tilleggene.

   Kopiere en merknad eller dokumentreferanse

   Se også

   Dokumentbehandling i salg og markedsføring