Gebruikershandleiding: Classificeren en beveiligen met de azure Information Protection geïntegreerde labelclient

Notitie

Bent u op zoek naar Microsoft Purview Informatiebeveiliging, voorheen Microsoft Information Protection (MIP)?

De Azure Information Protection-invoegtoepassing voor Office bevindt zich nu in de onderhoudsmodus en wordt in april 2024 buiten gebruik gesteld. In plaats daarvan raden we u aan labels te gebruiken die zijn ingebouwd in uw Office 365 apps en services. Meer informatie over de ondersteuningsstatus van andere Azure Information Protection-onderdelen.

U kunt uw documenten en e-mails eenvoudig classificeren en beveiligen wanneer u deze maakt of bewerkt in uw Office-bureaublad-apps Word, Excel, PowerPoint of Outlook.

U kunt bestanden echter ook classificeren en beveiligen met behulp van Bestandenverkenner. Deze methode ondersteunt extra bestandstypen en is een handige manier om meerdere bestanden tegelijk te classificeren en te beveiligen. Deze methode biedt ondersteuning voor de beveiliging van Office-documenten, PDF-bestanden, tekst- en afbeeldingsbestanden en diverse andere bestanden.

Als uw label beveiliging toepast op een document, is het beveiligde document mogelijk niet geschikt om te worden opgeslagen in SharePoint of OneDrive. Controleer of de beheerder vertrouwelijkheidslabels heeft ingeschakeld voor Office-bestanden in SharePoint en OneDrive.

Notitie

Gebruik deze instructies om uw documenten en e-mailberichten te classificeren en te beveiligen. Als u uw documenten en e-mailberichten alleen wilt classificeren en niet wilt beveiligen, raadpleegt u de instructies voor alleen classificeren. Als u niet zeker weet welke set instructies u moet gebruiken, neem dan contact op met uw beheerder of helpdesk.

Een bestand veilig delen met personen buiten uw organisatie

Bestanden die zijn beveiligd, kunnen veilig worden gedeeld met anderen. U voegt bijvoorbeeld een beveiligd document toe aan een e-mailbericht.

Voordat u bestanden deelt met personen buiten uw organisatie, moet u contact opnemen met uw helpdesk of beheerder om bestanden voor externe gebruikers te beveiligen.

Als uw organisatie bijvoorbeeld regelmatig communiceert met personen in een andere organisatie, heeft uw beheerder mogelijk labels geconfigureerd waarmee beveiliging wordt ingesteld zodat deze personen beveiligde documenten kunnen lezen en gebruiken. Selecteer vervolgens deze labels om de documenten te classificeren en te beveiligen die u wilt delen.

Als de externe gebruikers B2B-accounts (business-to-business) voor hen hebben gemaakt, kunt u Bestandenverkenner gebruiken om aangepaste machtigingen in te stellen voor een document voordat u het deelt. Als u uw eigen aangepaste machtigingen instelt en het document al is beveiligd voor intern gebruik, maakt u eerst een kopie om de oorspronkelijke machtigingen te behouden. Gebruik vervolgens de kopie om de aangepaste machtigingen in te stellen.

Office-apps gebruiken om documenten en e-mailberichten te classificeren en beveiligen

Selecteer op het tabblad Start de knop Vertrouwelijkheid op het lint en selecteer vervolgens een van de labels die voor u is geconfigureerd. Bijvoorbeeld:

Of, als u Balk weergeven hebt geselecteerd op de knop Gevoeligheid, kunt u een label selecteren op de Azure Information Protection-balk. Bijvoorbeeld:

Als u een label wilt instellen, zoals 'Vertrouwelijk \ alle werknemers', selecteert u Vertrouwelijk en vervolgens Alle werknemers. Als u niet zeker weet welk label moeten worden toegepast op het huidige document of e-mailbericht, gebruikt u de knopinfo voor labels voor meer informatie over elk label en wanneer het label kan worden toegepast.

Als een label als is toegepast op het document en u dit wilt wijzigen, kunt u een ander label selecteren. Als u de Azure Information Protection-balk hebt weergegeven en de labels niet worden weergegeven op de balk die u kunt selecteren, klikt u eerst op het pictogram Label bewerken, naast de huidige labelwaarde.

Naast het handmatig selecteren van labels, kunnen labels ook op de volgende manieren worden toegepast:

• Uw beheerder heeft een standaardlabel geconfigureerd die u kunt houden of wijzigen.

• De beheerder heeft ingesteld dat labels automatisch moeten worden ingesteld wanneer gevoelige informatie wordt gedetecteerd.

• Uw beheerder heeft aanbevolen labels geconfigureerd wanneer gevoelige informatie wordt gedetecteerd en u wordt gevraagd de aanbeveling te accepteren (en het label wordt toegepast) of deze te weigeren (het aanbevolen label wordt niet toegepast).

Ziet u de knop Gevoeligheid of de verwachte labels niet in uw Office-apps?

Als u de knop Gevoeligheid niet ziet in uw Office-apps, is de Azure Information Protection geïntegreerde labelclient mogelijk niet geïnstalleerd.

Als u geen knop Vertrouwelijkheid op het lint ziet, maar wel een knop Beveiligen met labels ziet, hebt u de verouderde Azure Information Protection klassieke client geïnstalleerd en niet de Azure Information Protection client voor geïntegreerde labeling. Zie de gearchiveerde klassieke AIP-clientdocumentatie voor meer informatie.

Uw labels kunnen er om een van de volgende redenen anders uitzien dan u verwacht:

• De beheerder heeft uw labels mogelijk opnieuw geconfigureerd. Sluit in dit geval alle exemplaren van uw Office-app en open deze opnieuw. Zodoende wordt gecontroleerd of er wijzigingen in uw labels zijn aangebracht.

• Mogelijk hebt u geen ondersteunde Office-editie. Als het ontbrekende label beveiliging toepast, hebt u mogelijk een versie van Office die geen ondersteuning biedt voor het toepassen van Rights Management-beveiliging.

  Als u dit wilt controleren, selecteert uHelp en feedback voor vertrouwelijkheid>. Controleer in het dialoogvenster of u een bericht hebt in de sectie Clientstatus met de tekst Deze client heeft geen licentie voor Office Professional Plus.

  U hebt geen Office Professional Plus nodig als u Office-apps hebt van Microsoft 365-apps voor Bedrijven of Microsoft 365 Business Premium wanneer de gebruiker een licentie voor Azure Rights Management (ook wel Azure genoemd) krijgt toegewezen Information Protection voor Microsoft 365).

• U wordt mogelijk niet opgenomen in het bereik van het label. In dit geval bevindt het label zich in een bereikbeleid dat uw account niet omvat. Neem contact op met uw helpdesk of beheerder.

Veilig delen via e-mail

Wanneer u Office-documenten per e-mail deelt, kunt u het document bijvoegen bij een e-mailbericht dat u beveiligt en wordt het document automatisch beveiligd met dezelfde beperkingen die van toepassing zijn op de e-mail.

Mogelijk wilt u het document echter eerst beveiligen en vervolgens als bijlage toevoegen aan het e-mailbericht. Beveilig het e-mailbericht ook als het e-mailbericht gevoelige informatie bevat. Een voordeel van het beveiligen van het document voordat u het bijvoegt bij een e-mailbericht, is dat u andere machtigingen kunt toepassen op het document dan op het e-mailbericht.

De Bestandenverkenner gebruiken om bestanden te classificeren en beveiligen

Met Verkenner kunt u snel één bestand, meerdere bestanden of een map classificeren en beveiligen.

Wanneer u een map selecteert, worden alle bestanden in die map en de bijbehorende submappen automatisch geselecteerd voor de classificatie- en beveiligingsopties die u instelt. Nieuwe bestanden die u in die map of in de submappen maakt, worden echter niet automatisch geconfigureerd met deze opties.

Als u de Bestandenverkenner gebruikt om uw bestanden te classificeren en te beveiligen en een of meer labels grijs worden weergegeven, bieden de bestanden die u hebt geselecteerd, geen ondersteuning voor classificatie. Voor deze bestanden kunt u alleen een label selecteren als de beheerder het label heeft geconfigureerd voor het toepassen van beveiliging. U kunt ook uw eigen beveiligingsinstellingen opgeven.

Notitie

Sommige bestanden, zoals uitvoerbare bestanden en uw Windows-map, worden automatisch uitgesloten van classificatie en beveiliging, omdat uw pc mogelijk niet meer kan worden uitgevoerd als u ze wijzigt. Hoewel u deze bestanden kunt selecteren, worden ze overgeslagen als uitgesloten map of bestand.

Zie Bestandstypen die worden ondersteund door de Azure Information Protection unified labeling-client voor meer informatie.

Een bestand classificeren en beveiligen met behulp van Bestandenverkenner:

1. Selecteer een bestand, meerdere bestanden of een map in Verkenner. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Classificeren en beveiligen. Bijvoorbeeld:

   

2. Gebruik de labels in het dialoogvenster Classify and protect - Azure Information Protection op dezelfde manier als in een Office-toepassing. Hiermee worden de classificatie en beveiliging ingesteld zoals door de beheerder is gedefinieerd.

   • Als geen van de labels kan worden geselecteerd (grijs worden weergegeven): het geselecteerde bestand biedt geen ondersteuning classificatie, maar u kunt het wel beveiligen met aangepaste machtigingen (stap 3). Bijvoorbeeld:

     

3. U kunt uw eigen beveiligingsinstellingen opgeven in plaats van de beveiligingsinstellingen te gebruiken die de beheerder mogelijk heeft opgenomen in het geselecteerde label. Selecteer hiervoor Beveiligen met aangepaste machtigingen.

   Alle aangepaste machtigingen die u opgeeft, vervangen de beveiligingsinstellingen die uw beheerder mogelijk heeft gedefinieerd voor het door u gekozen label. De machtigingen vormen géén aanvulling op de beveiligingsinstellingen.

4. Als u de optie voor aangepaste machtigingen hebt geselecteerd, geeft u nu het volgende op:

   Optie	Beschrijving
   Machtigingen selecteren	Selecteer het toegangsniveau dat personen moeten hebben wanneer u het geselecteerde bestand of de geselecteerde bestanden beveiligt.
   Gebruikers, groepen of organisaties selecteren	Geef de personen op die de machtigingen moeten hebben die u hebt geselecteerd voor uw bestand of bestanden. Typ het volledige e-mailadres, een groepse-mailadres of een domeinnaam van de organisatie voor alle gebruikers in de organisatie. U kunt ook het adresboekpictogram gebruiken om gebruikers of groepen te selecteren in het Outlook-adresboek.
   Toegang verlopen	Selecteer deze optie alleen voor tijdgevoelige bestanden, zodat de personen die u hebt opgegeven uw geselecteerde bestand of bestanden niet kunnen openen na een datum die u hebt ingesteld. U kunt het oorspronkelijke bestand nog steeds openen, maar na middernacht (uw huidige tijdzone) op de dag die u hebt ingesteld, kunnen de opgegeven personen het bestand niet openen.

5. Klik op Toepassen en wacht tot het bericht Voltooid werk wordt weergegeven om de resultaten te bekijken. Klik vervolgens op Sluiten.

Het geselecteerde bestand is nu geclassificeerd en beveiligd, volgens uw selecties. In sommige gevallen (wanneer het beveiligen de bestandsextensie wijzigt) wordt het oorspronkelijke bestand in Verkenner vervangen door een nieuw bestand met het Azure Information Protection-pictogram. Bijvoorbeeld:

Als u van gedachten verandert over de classificatie en beveiliging of later uw instellingen moet wijzigen, herhaalt u dit proces met de nieuwe instellingen.

De classificatie en beveiliging die u hebt opgegeven, blijven aanwezig in het bestand, zelfs als u het bestand per e-mail verzendt of op een andere locatie opslaat.

Algemene bestandstypen beveiligen

Als u algemene bestandstypen wilt beveiligen, die geen ingebouwde ondersteuning voor beveiliging hebben, terwijl u ervoor wilt zorgen dat geadresseerden er toegang toe hebben zoals verwacht, raden we u aan de ontvanger te definiëren als mede-eigenaar van het bestand.

Als u bijvoorbeeld een PUB-bestand deelt en er zeker van wilt zijn dat de ontvanger het kan openen, kiest u een label dat machtigingen voor mede-eigenaar verleent of stelt u aangepaste machtigingen in voor het bestand.

Als u aangepaste machtigingen voor het bestand instelt, zorgt u ervoor dat u in het vak Gebruikers, groepen of organisaties selecteren het e-mailadres definieert voor de gebruikers die toegang nodig hebben tot het bestand.

Bijvoorbeeld:

Zie Bestandstypen die worden ondersteund door de Azure Information Protection unified labeling-client voor meer informatie.

Volgende stappen

Zie voor meer informatie:

• De Azure Information Protection-client voor geïntegreerde labels downloaden en installeren
• Bestanden of e-mails classificeren
• Bestanden of e-mails classificeren en beveiligen
• Beveiligde bestanden openen
• Labels en beveiliging verwijderen voor bestanden en e-mails
• Beheerdershandleiding voor Azure Information Protection-client voor geïntegreerde labels
• Meer informatie over vertrouwelijkheidslabels