De Business Central-invoegtoepassing voor Outlook verkrijgen

Met Business Central kunt u bedrijfsinteracties met uw klanten en leveranciers rechtstreeks in Microsoft Outlook beheren. Met de Business Central Outlook-invoegtoepassing kunt u financiële gegevens bekijken met betrekking tot klanten en leveranciers. U kunt ook financiële documenten maken en verzenden, zoals offertes en facturen.

Er zijn twee manieren om de Business Central-invoegtoepassing voor Outlook te installeren, afhankelijk van uw rol in de organisatie:

• Gebruik als Microsoft 365-beheerder Gecentraliseerde implementatie om de invoegtoepassing automatisch te installeren voor de hele organisatie, groepen of specifieke gebruikers.

• Installeer als gebruiker de invoegtoepassing voor eigen gebruik, als uw beheerder deze nog niet voor u heeft geïmplementeerd.

Over de Business Central-invoegtoepassing voor Outlook

De Business Central-invoegtoepassing voor Outlook bestaat uit twee kleinere invoegtoepassingen:

• Contactinzichten

  Deze invoegtoepassing biedt gebruikers met Business Central klant- of leveranciersinformatie in Outlook-e-mails en agenda-afspraken. Het stelt u ook in staat om Business Central-bedrijfsdocumenten te maken en te verzenden, zoals verkoopoffertes en facturen aan een contact.

• Documentweergave

  Wanneer een e-mail verwijst naar een bedrijfsdocumentnummer in de hoofdtekst van de e-mail, biedt deze invoegtoepassing een directe, in-line koppeling van de hoofdtekst van de e-mail naar het eigenlijke bedrijfsdocument in Business Central.

Zie Business Central gebruiken als uw zakelijke inbox in Outlook voor meer informatie over wat u doet met de invoegtoepassingen.

Elke invoegtoepassing wordt geleverd als een XML-bestand, genaamd een manifest, dat in Outlook moet worden geïnstalleerd voor iedereen die deze functionaliteit wil. Deze bestanden beschrijven hoe u de invoegtoepassingen activeert en verbinding maakt met Business Central wanneer ze in Outlook worden gebruikt. Het werken met deze bestanden wordt meestal gedaan door een beheerder. Als normale gebruiker hoeft u in de meeste gevallen niet direct met deze bestanden om te gaan. Ofwel uw beheerder stelt de invoegtoepassing zo in dat deze automatisch voor u wordt geïnstalleerd of u gebruikt de ingebouwde begeleide instelling om de installatie af te handelen.

Belangrijk

Werken met meerdere omgevingen? De Business Central-invoegtoepassing voor Outlook is ontworpen om te werken met één Business Central-omgeving. Wanneer de invoegtoepassing is geïnstalleerd, wordt de naam van de omgeving opgenomen in het manifest van de invoegtoepassing. Deze configuratie betekent dat de invoegtoepassing alleen verbinding maakt met de omgeving van waaruit deze is geïnstalleerd. Om de invoegtoepassing met een andere omgeving te gebruiken, opent u de omgeving en installeert u de invoegtoepassing opnieuw.

De invoegtoepassing implementeren met behulp van gecentraliseerde implementatie als beheerder

Gecentraliseerde implementatie is een functie in het Microsoft 365-beheercentrum die u gebruikt om automatisch invoegtoepassingen te installeren in Office-apps van gebruikers, zoals Outlook. Dit is de aanbevolen manier voor beheerders om Office-invoegtoepassingen te implementeren voor gebruikers en groepen binnen uw organisatie.

Notitie

Voor Business Central on-premises zie De invoegtoepassing voor Outlook-integratie instellen met Business Central On-Premises in de beheerinhoud (alleen Engels).

Vereisten

• Een Microsoft 365-abonnement
• Aan gebruikers wordt een Microsoft 365-licentie toegewezen
• Uw Microsoft 365-account heeft de rol Globale beheerder of Exchange-beheerder

De invoegtoepassing implementeren

1. Kies in Business Central het pictogram , voer Begeleide instelling in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Kies Gecentraliseerde implementatie van Outlook-invoegtoepassing om de begeleide instelling te starten.

3. Bekijk de eerste pagina en kies Volgende om de pagina te openen voor het downloaden van de invoegtoepassingen.

4. Selecteer in de kolom Implementeren het selectievakje voor de invoegtoepassingen die u wilt implementeren en kies vervolgens Downloaden en doorgaan.

   Een bestand met de naam OutlookAddins.zip wordt gedownload naar uw apparaat.

5. Op dit punt bent u klaar met het werk dat u moet doen in Business Central, dus u kunt Gereed kiezen.

   Tip

   Selecteer voordat u Volgende kiest, de koppeling Ga naar Microsoft 365 (wordt in een nieuw venster geopend) om het Microsoft 365-beheercentrum te openen in een nieuw browservenster en u er bij aan te melden. U zult sowieso in een latere stap naar het Microsoft 365-beheercentrum moeten gaan.

6. Ga naar de map waar OutlookAddins.zip is gedownload en pak de bestanden Contact Insights.xml en Document View.xml uit de .zip uit in een map naar keuze.

   Voor meer informatie zie Bestanden en mappen zippen en unzippen.

7. Meld u aan bij het Microsoft 365-beheercentrum en ga naar Geïntegreerde apps.

8. Kies Aangepaste apps uploaden.

9. Kies op de pagina Apps uploaden om te implementeren Manifestbestand (.xml) uploaden vanaf apparaat > Bestand kiezen.

10. Selecteer een van de bestanden die u eerder hebt uitgepakt, bijvoorbeeld Content Insights.xml.

11. Volg de instructies om gebruikers toe te wijzen en de invoegtoepassing te implementeren.

12. Herhaal stap 9 tot en met 11 voor het andere bestand als u dat wilt.

Belangrijk

Er verschijnt een groen vinkje wanneer de invoegtoepassing is geïmplementeerd in het beheercentrum. Het kan echter tot 24 uur duren voordat gebruikers de invoegtoepassing zien in de Outlook-app. Gebruikers moeten mogelijk ook Outlook opnieuw starten.

Als u klaar bent, kunt u de implementatie altijd wijzigen in het Microsoft 365-beheercentrum, zoals het toewijzen van meer gebruikers. Zie Invoegtoepassingen implementeren in het beheercentrum voor meer informatie over het implementeren van invoegtoepassingen in het beheercentrum.

De invoegtoepassing installeren voor eigen gebruik

Als uw organisatie dit toestaat, kunt u de Business Central-invoegtoepassing alleen voor uzelf installeren. Vraag het uw beheerder als u het niet zeker weet.

1. Ga in Business Central naar het pictogram , voer De Outlook-invoegtoepassing ophalen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Lees de pagina en kies Volgende wanneer u klaar bent.
3. Als u een welkomstbericht van Business Central wilt ontvangen met een overzicht van het gebruik van de invoegtoepassing, schakelt u Voorbeeld-e-mailbericht verzenden in.
4. Kies Voltooien om de installatie te voltooien.

Business Central maakt verbinding met uw e-mailserver en installeert de invoegtoepassing in uw Outlook. Dit duurt niet lang. U bent nu klaar om de invoegtoepassing in Outlook te gaan gebruiken.

Voor Business Central on-premises

Als u Business Central on-premises gebruikt, kan het installeren van de invoegtoepassing iets anders zijn.

1. Ga in Business Central naar het pictogram , voer De Outlook-invoegtoepassing ophalen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Lees de pagina en kies Volgende wanneer u klaar bent.

3. Voer een van de volgende stappen uit, afhankelijk van de pagina die u ziet:

   • Als u de knop Installeren in mijn Outlook ziet, kiest u deze en bent u klaar.
   • Als u de knop Volgende ziet, kiest u deze. Als u op de volgende pagina een welkomstbericht van Business Central wilt ontvangen met een overzicht van het gebruik van de invoegtoepassing, schakelt u Voorbeeld-e-mailbericht verzenden in. Kies dan Voltooien en u bent helemaal klaar.
   • Als u de knop Invoegtoepassing downloaden ziet, kiest u deze en gaat u naar de volgende stap.

4. Wanneer u Invoegtoepassing downloaden kiest, wordt een bestand met de naam OutlookAddins.zip gedownload naar uw apparaat. U zou het bestand boven aan de browser moeten zien.

   Ga naar de map waar OutlookAddins.zip is gedownload en pak de bestanden Contact Insights.xml en Document View.xml uit de .zip uit in een map naar keuze. Voor meer informatie over het uitpakken van bestanden zie Bestanden en mappen zippen en unzippen.

5. Open Outlook en kies Invoegtoepassingen ophalen op het lint. Of, als u Outlook op het web gebruikt, selecteert u het vervolgkeuzemenu in een nieuw of bestaand e-mailbericht en selecteert u vervolgens Invoegtoepassingen ophalen.

6. Kies Mijn invoegtoepassingen > Een aangepaste invoegtoepassing toevoegen > Toevoegen vanuit een bestand.

7. Kies een van de .xml-bestanden die u hebt uitgepakt, zoals Contact Insights.xml en kies dan Openen > Installeren.

8. Herhaal stap 6 en 7 voor het andere .xml-bestand, als u er een hebt gedownload.

U bent nu klaar om de invoegtoepassing in Outlook te gaan gebruiken.

Zie ook

Voorbereid zijn om zaken te doen
Business Central op mijn mobiele apparaat krijgen
Documenten per e-mail verzenden
Financiën
Verkoop
Inkoop
Minimale vereisten voor Outlook
Invoegtoepassingen gebruiken in Outlook op het web

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central