E-documenten instellen

Belangrijk

De kernmodule E-documenten is een raamwerk. Standaard is er geen veld Service-integratie. Als u de Documentindeling-optie standaard vindt, moet u er rekening mee houden dat deze als voorbeeld worden aangeboden en dat de lokalisatie een gedetailleerde indeling moet bieden. Deze details maken deel uit van lokalisatie-apps, omdat ze beide specifiek zijn voor lokale vereisten.

Notitie

Vanaf versie 23.2 is een standaard PEPPOL-documentindeling toegevoegd als globale indeling in het veld Documentindeling. Houd er rekening mee dat u dit formaat waarschijnlijk niet in de huidige vorm kunt gebruiken. Het is een W1-indeling die wordt geleverd om te laten zien hoe u deze functie kunt gebruiken. We raden u aan het bestaande PEPPOL-formaat te testen voordat u dit formaat gaat gebruiken.

De eerste stap bij de configuratie van elektronische documenten (e-documenten) is het opzetten van de E-documentenservice, waarin u het volledige gedrag van uw systeem configureert met betrekking tot de communicatie met e-documenten.

De e-documentservice instellen

Volg deze stappen om de E-documentservice in te stellen.

1. Selecteer het , voer E-documentservices in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling

2. Selecteer Nieuw en configureer dan op de pagina E-documentservices op het tabblad Algemeen de velden zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Omschrijving
   Code	Selecteer de instelcode voor elektronische export.
   Omschrijving	Voer een korte omschrijving in van de instelling van elektronische export.
   Documentindeling	De exportindeling van de instelling van elektronische export. Standaard zijn er twee opties in dit veld. U kunt PEPPOL BIS 3 selecteren als een generiek, op code gebaseerde indeling of Gegevensuitwisseling wanneer u vooraf documenten met specifieke indelingen moet instellen op het sneltabblad Definitie van gegevensuitwisseling.
   Service-integratie	Selecteer de integratiecode voor de instelling van elektronische export. In wave 1 is de enige optie Geen integratie.
   Batchverwerking gebruiken	Geef op of de service batchverwerking gebruikt voor export.

3. Configureer op het sneltabblad Geïmporteerde parameters de velden zoals beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Omschrijving
   Ontvangend bedrijf valideren	Geef op of de gegevens van het ontvangende bedrijf tijdens de import moeten worden gevalideerd.
   Maateenheid oplossen	Geef op of de maateenheid tijdens de import moet worden opgelost.
   Artikelreferentie opzoeken	Geef op of een artikel tijdens de import op de artikelreferentie moet worden gezocht.
   GTIN van artikel opzoeken	Geef op of een artikel tijdens de import op Global Trade Item Number (GTIN) moet worden gezocht.
   Rekeningtoewijzing opzoeken	Geef op of een rekening in Rekeningtoewijzing tijdens de import moet worden doorzocht op de inkomende tekst.
   Regelkorting valideren	Geef op of een regelkorting moet worden gevalideerd tijdens de import.
   Factuurkorting toepassen	Geef op of een factuurkorting moet worden toegepast tijdens de import.
   Totalen controleren	Geef op of een factuurtotaal moet worden geverifieerd tijdens de import.
   Order bijwerken	Geef op of de corresponderende inkooporder moet worden bijgewerkt.
   Dagboekregels maken	Geef op of een dagboekregel moet worden gemaakt in plaats van een inkoopdocument. Selecteer deze optie als u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Naam van fin. dagboeksjabloon	Geef de naam op van de dagboeksjabloon die wordt gebruikt voor het maken van dagboekregels. Dit veld is van toepassing wanneer u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Naam van fin. dagboekbatch	Geef de naam op van de dagboekbatch die wordt gebruikt voor het maken van dagboekregels. Dit veld is van toepassing wanneer u dagboeken wilt gebruiken als bestemming voor uw facturen.
   Automatisch importeren	Geef op of documenten automatisch moeten worden geïmporteerd vanuit de service.
   Begintijd van batch	Geef de starttijd voor importtaken op.
   Minuten tussen uitvoeringen	Geef het aantal minuten op tussen importtaakuitvoeringen.

4. Als u Gegevensuitwisseling hebt geselecteerd in het veld Documentindeling op het sneltabblad Algemeen, gebruikt u de Definitie van gegevensuitwisseling om de volgende velden in te stellen.

   Veld	Omschrijving
   Documenttype	Geef het documenttype op dat gegevensuitwisseling gebruikt voor het importeren/exporteren van de gegevens. Voorbeelden hiervan zijn Verkoopfactuur, Verkoopcreditnota en Aankoopfactuur.
   Importcode van definitie van gegevensuitwisseling	Geef de code voor gegevensuitwisseling op die wordt gebruikt voor het importeren van de gegevens. Gebruik dit veld alleen om een document te ontvangen tijdens het aankoopproces.
   Exportcode van definitie van gegevensuitwisseling	Geef de code voor gegevensuitwisseling op die wordt gebruikt voor het exporteren van de gegevens. Gebruik dit veld alleen om documenten aan te leveren in het verkoopproces.

Notitie

Er zijn definities voor gegevensuitwisseling opgesteld voor het PEPPOL-formaat die gerelateerd zijn aan het standaard verkoop- en inkoopdocument. U kunt deze definities echter waarschijnlijk niet in de huidige vorm gebruiken. Het zij allemaal W1-indelingen die worden geleverd om te laten zien hoe u deze functie kunt gebruiken. We raden u aan het bestaande PEPPOL-formaat te testen voordat u dit formaat gaat gebruiken.

Als u de indeling Definitie van gegevensuitwisseling in uw lokalisatie hebt geconfigureerd, kunt u een regel toevoegen voor elk documenttype dat u nodig heeft. Voeg regels toe die overeenkomen met het standaardvoorbeeld van gegevensuitwisseling voor het W1 PEPPOL-formaat. Selecteer echter eerst de optie Type document voor elke regel die u nodig heeft. Selecteer voor elk gegevenstype de waarde Definitiecode van gegevensuitwisseling importeren of Definitiecode van gegevensuitwisseling exporteren die u wilt gebruiken.

Als u de indeling Definitie van gegevensuitwisseling niet gebruikt, kunt u formaten maken en configureren met behulp van de interface. Pas de informatie aan op de regels Toewijzing exporteren en Toewijzing importeren , waar u de tabellen en velden kunt vinden voor het configureren van transformatieregels. In dit geval moet u een nieuwe optie toevoegen in het veld Documentindeling die betrekking heeft op uw indeling.

Ondersteunde documenttypen

Ondersteunde documenttypen zijn gebaseerd op de gekozen Documentindeling. Als u wilt controleren welke documenttypen worden ondersteund, kiest u op de pagina E-documentservices de actie Ondersteunde documenttypen. De Ondersteunde brondocumenttypen van de e-documentservice worden geopend en u kunt in de kolom Brondocumenttype verschillende documenttypen kiezen om ze zo te maken dat ze worden ondersteund voor de indeling die u wilt gebruiken. Zorg ervoor dat u het documenttype niet gebruikt als dat document niet op deze pagina is geselecteerd.

Een verzendprofiel voor documenten instellen

U kunt voor elk van uw klanten een voorkeursmethode voor het verzenden van verkoopdocumenten instellen. Op deze manier hoeft u niet telkens een verzendoptie te kiezen wanneer u de actie Boeken en verzenden kiest. Op de pagina Documentverzendprofielen kunt u verschillende verzendprofielen instellen en daar vervolgens uit kiezen in het veld Verzendprofiel van document op een klantenkaart. U kunt het selectievakje Standaard selecteren om aan te geven dat een documentverzendprofiel het standaardprofiel is voor alle klanten, behalve voor klanten waarvoor het veld Verzendprofiel van document is ingesteld op een ander profiel.

Deze functionaliteit wordt gebruikt om automatisering van elektronische facturering in te stellen. Wanneer u Boeken en verzenden in een verkoopdocument kiest, wordt in het dialoogvenster Boeken en verzenden bevestigen het gebruikte verzendprofiel getoond. Dit is het voor de klant ingestelde profiel of het standaardprofiel voor alle klanten.

Volg deze stappen om een documentverzendprofiel in te stellen,

1. Selecteer het , voer Verzendprofiel van document in en selecteer de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer op de pagina Documentverzendprofielen Nieuw.

3. Voer op het sneltabblad Algemeen de vereiste veldgegevens in.

4. Configureer op het sneltabblad Verzendopties de velden, zoals in de volgende tabel is beschreven.

   Veld	Omschrijving
   Elektronisch document	Geef op of het document als e-document wordt verzonden dat de klant in het systeem kan importeren, wanneer u de knop Boeken en verzenden selecteert. Om deze optie te gebruiken moet u ook het veld Indeling of Code van servicestroom voor elektronische documenten instellen. U kunt het bestand ook naar schijf opslaan.
   Formaat	Geef de indeling op die moet worden gebruikt om een e-document te verzenden. Dit veld is vereist als u Via documentuitwisseling in het veld Elektronisch document selecteert.
   Code van servicestroom voor elektronische documenten	Geef de elektronische servicestroom op die wordt gebruikt voor het verzenden van documenten. Dit veld is vereist als u Uitgebreide servicestroom voor e-document in het veld Elektronisch document selecteert.

   Notitie

   Als u Uitgebreide servicestroom voor e-document in het veld Elektronisch document selecteert, moet de werkstroom al zijn geconfigureerd voor uw e-documenten.

De werkstroom instellen

Volg deze stappen om de werkstroom in te stellen die wordt gebruikt in de e-documentfunctionaliteit.

1. Selecteer het , voer Werkstroomsjablonen in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Als u Werkstroomsjablonen van e-document niet kunt vinden op de pagina Werkstroomsjablonen, selecteert u Microsoft-sjablonen opnieuw instellen. Werkstroomsjablonen van e-document zouden dan moeten verschijnen. De pagina sluiten.
3. Selecteer het , voer Werkstromen in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
4. Kies de actie Nieuwe werkstroom uit sjabloon om een sjabloon voor het e-documentproces te selecteren. De beschikbare sjablonen zijn Verzenden naar één service en Verzenden naar meerdere services.
5. Selecteer OK om het instellen van de werkstroom te voltooien.
6. Selecteer in het veld Dan reactie E-document verzenden met instelling om de werkstroomreacties te configureren.
7. Selecteer de e-documentservice die u als optie hebt gemaakt, kies OK en schakel vervolgens de werkstroom in.

Notitie

U kunt uw eigen werkstroom voor e-documenten maken zonder vooraf gedefinieerde werkstroomsjablonen te gebruiken. Als u meer services heeft, kunt u verschillende werkstromen gebruiken.

Als u meer werkstromen wilt gebruiken, configureert u deze via de documentverzendprofielen voor verschillende klanten. Wanneer u de werkstroom instelt, geeft u het profiel voor het verzenden van documenten op in de kolom Op voorwaarde op het sneltabblad Werkstroomstappen, omdat u niet twee services kunt hebben die hetzelfde documentverzendprofiel gebruiken in werkstromen.

Wanneer u uw werkstroom configureert op de pagina Werkstromen, wijst u naar het veld Op voorwaarde op het sneltabblad Werkstroomstappen. Selecteer op de pagina Gebeurtenisvoorwaarden in het veld Filter het documentverzendprofiel dat u wilt gebruiken.

Een bewaarbeleid instellen voor e-documenten

E-documenten kunnen onderwerp zijn van verschillende lokale wetgevingen die verband houden met de periode dat de e-documenten worden bewaard. Daarom hebben we een bewaarbeleid toegevoegd voor alle belangrijke informatie die verband houdt met e-documenten. Beheerders kunnen een bewaarbeleid definiëren dat specificeert hoe vaak Dynamics 365 Business Central verouderde records die verband houden met e-documenten, worden verwijderd. Zie voor meer informatie over bewaarbeleid Bewaarbeleid definiëren.

Volg deze stappen om een bewaarbeleid voor e-documenten in te stellen.

1. Kies op de pagina E-documentservices de actie Bewaarbeleid.

2. Wanneer de actie is voltooid, selecteert u een van de volgende bewaarbeleidsregels om in te stellen:

   • Logbestand van e-document
   • Logbestand van e-documentintegratie
   • Logbestand van toewijzing van e-document
   • Opslag van e-documentgegevens

Demogegevens van e-documenten

Notitie

Vanaf Business Central versie 24.0 is het mogelijk demogegevens voor e-documenten in te stellen.

Om eenvoudigere manieren te bieden voor het testen en demonstreren van de mogelijkheden van e-documenten heeft Microsoft een nieuwe demomodule voor elektronische documenten gemaakt. Om deze module in te schakelen, volgt u de stappen:

1. Selecteer het , voer Demohulpmiddel van Contoso in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Voordat u de Contoso-module E-document inschakelt, moet u vanwege afhankelijkheden de volgende modules hebben ingeschakeld: Gemeenschappelijke module en Magazijnmodule.
3. Nadat u deze modules hebt ingeschakeld, selecteert u de Contoso-module E-documenten en kiest u vervolgens de actie Genereren.
4. Voer de stappen uit.
5. De pagina sluiten.

Zodra u een ingeschakelde module heeft, heeft u nieuwe demo-items gemaakt, zes elektronische documenten geïmporteerd (gebaseerd op Peppol BIS 3) en de E-documentservices al geconfigureerd met gemaakte werkstromen.

Zie ook

E-documenten gebruiken bij verkoop
E-documenten gebruiken bij inkoop
E-documenten uitbreiden in Business Central
Financieel beheer
Verkopen factureren
Aankopen registreren met inkoopfacturen en orders
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central