Aankopen registreren met inkoopfacturen en orders

U maakt een inkoopfactuur of inkooporder om de kosten van inkopen vast te leggen en leveranciers te volgen. Inkoopfacturen en inkooporders worden ook gebruikt om voorraadniveaus dynamisch aan te passen zodat u uw voorraadkosten kunt beperken en betere klantenservice kunt bieden. De inkoopkosten, inclusief servicekosten en voorraadwaarden die resulteren uit boekingsinkoopfacturen of orders, dragen bij aan winstcijfers en andere financiële KPI's in uw rolcentrum.

Aankopen registreren met inkoopfacturen

Wanneer u de voorraadartikelen ontvangt of wanneer de ingekochte service is voltooid, boekt u de inkoopfactuur om de voorraad en financiële records bij te werken en betaling aan de leverancier te activeren volgens de betalingscondities. Betalingen uitvoeren.

Waarschuwing

Boek geen inkoopfactuur voor fysieke artikelen totdat u de fysieke artikelen ontvangt en de uiteindelijke kosten van de inkoop kent, inclusief eventuele toeslagen. Anders kloppen uw voorraadwaarde en winstcijfers mogelijk niet.

Een inkoopfactuur maken en boeken

Hieronder wordt beschreven hoe u een inkoopfactuur maakt. De stappen voor het maken van een inkooporder zijn vergelijkbaar. Het belangrijkste verschil is dat inkooporders enkele extra velden en acties hebben voor de fysieke afhandeling van artikelen.

1. Kies het pictogram , voer Inkoopfacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Voer in het veld Leveranciersnaam de naam in van een bestaande leverancier.

   Overige velden op de pagina Inkoopfactuur worden nu ingevuld met de standaardinformatie voor de geselecteerde leverancier. Als de leverancier niet is geregistreerd, volgt u deze stappen:

   1. Voer in het veld Leveranciersnaam de naam van de nieuwe leverancier in.
   2. Kies in dialoogvenster voor het registreren van de nieuwe leverancier Ja.
   3. Zie voor meer informatie over het invullen van de leverancierskaart Nieuwe leveranciers registreren.
   4. Wanneer u de leverancierskaart hebt voltooid, kiest u OK om terug te keren naar de pagina Inkoopfactuur.

3. Vul desgewenst de overige velden op de pagina Inkoopfactuur in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

   U kunt nu de inkoopfactuurregels invullen met voorraadartikelen of resources die u hebt gekocht van de leverancier.

   Notitie

   Als u terugkerende inkoopregels voor de leverancier hebt ingesteld, zoals een maandelijkse aanvullingsorder, kunt u deze regels invoegen op de factuur door de actie Terugkerende inkoopregels ophalen te kiezen.

4. Voer op het sneltabblad Regels in het veld Artikelnr. het nummer van een voorraadartikel of een service in.

5. Voer in het veld Aantal het in te kopen aantal van een artikel in.

   Het veld Regelbedrag wordt bijgewerkt met de waarde in het veld Directe kostprijs, vermenigvuldigd met de waarde in het veld Aantal.

   De prijs en het regelbedrag worden weergegeven met of zonder btw afhankelijk van wat u selecteert in het veld Prijzen inclusief btw op de leverancierskaart.

   De totalenvelden onder de regels worden automatisch bijgewerkt wanneer u regels maakt of wijzigt om de bedragen weer te geven die naar de grootboeken worden geboekt.

6. In het veld Kortingsbedrag op factuur voert u een bedrag in dat moet worden afgetrokken van de waarde in het veld Totaal incl. btw onder in de factuur.

   Notitie

   Als u factuurkortingen voor de leverancier hebt opgegeven, wordt het percentage automatisch ingevoegd in het veld Leveranciersfactuurkortingen % als aan de voorwaarden wordt voldaan. Het gerelateerde bedrag wordt vervolgens ingevoegd in het veld Bedrag factuurkorting.

7. Als u de ingekochte artikelen of diensten ontvangt, kiest u Boeken.

De inkoop wordt nu weerspiegeld in de voorraad, resourcejournalen en financiële records, en de leveranciersbetaling wordt geactiveerd. De inkoopfactuur wordt verwijderd uit het overzicht met inkoopfacturen en wordt vervangen door een nieuw document in het overzicht van geboekte inkoopfacturen. Zie Inkopen boeken voor meer informatie over wat er gebeurt als u inkoopdocumenten boekt.

Notitie

In zeldzame gevallen kunnen de geboekte bedragen afwijken van wat wordt weergegeven in de totalenvelden. Dit is meestal het gevolg van afrondingsberekeningen met betrekking tot btw of omzetbelasting.

Om de bedragen te controleren die daadwerkelijk worden geboekt, gaat u naar de pagina Statistieken, die rekening houdt met de afrondingsberekeningen. Als u de actie Vrijgeven kiest, worden de totalenvelden ook bijgewerkt met afrondingsberekeningen.

Geboekte facturen

Nadat de factuur is geboekt, vindt u deze in de lijst met geboekte facturen. Zowel de lijst Geboekte verkoopfacturen als de lijst Geboekte inkoopfacturen bevat de geboekte facturen met de uiteindelijke factuurnummers. In de lijst kunt u elke geboekte factuur opzoeken en u kunt een geboekte factuur corrigeren of annuleren.

Voor elke geboekte factuur kunt u statistieken, dimensies en de grootboekposten opzoeken die het resultaat zijn van de geboekte factuur. U kunt de geboekte factuur ook afdrukken of verzenden.

U kunt een geboekte inkoopfactuur gemakkelijk corrigeren of annuleren voordat u de leverancier betaalt. Dit is handig als u een typefout moet corrigeren of als u de aankoop in het begin van het orderproces wilt wijzigen. Zie Niet-betaalde inkoopfacturen corrigeren of annuleren voor meer informatie. Als u een inkoop ongedaan wilt maken voor artikelen of services op de geboekte inkoopfactuur waarvoor de betaling wordt verwerkt, moet u een inkoopcreditnota maken. Zie Inkoopretouren of annuleringen verwerken voor meer informatie.

Open de lijst Geboekte inkoopfacturen in Business Central.

Niet-voorraadartikelen inkopen

De regels op een inkoopfactuur kunnen van het type Bron of Artikel zijn. Artikelkaarten kunnen verder worden geclassificeerd als van het type Voorraad, Service of Niet-voorraad, waarmee wordt opgegeven of het artikel een fysieke voorraadeenheid is, een eenheid voor arbeidskosten (ook van toepassing op resources) is of een fysieke eenheid is die niet in voorraad wordt gehouden. Meer informatie op Nieuwe artikelen registreren. Het inkoopfactureringsproces is hetzelfde voor alle genoemde typen.

Notitie

Met de inkoopregelsoort Resource kunt u ook externe resources aanschaffen, bijvoorbeeld om een leverancier te factureren voor geleverd werk. Meer informatie op Resources instellen.

Om een gekochte resource te gebruiken moet u mogelijk de capaciteit van de resource instellen en deze handmatig aan een project toewijzen. Als u een resource koopt, wordt er een resourcepost gemaakt, maar resourceposten worden niet bijgehouden voor hoeveelheid en waarde, zoals bijvoorbeeld artikelen. Als het bijhouden van hoeveelheden en waarden vereist is, overweeg dan om andere typen regelartikelen te gebruiken.

Wanneer inkooporders gebruiken?

U moet inkooporders gebruiken als uw inkoopproces vereist dat u gedeeltelijke ontvangsten van een orderhoeveelheid registreert, bijvoorbeeld omdat de volledige hoeveelheid niet beschikbaar is bij de leverancier. Als u verkochte artikelen rechtstreeks van uw leverancier bij de klant levert als een doorverzending, moet u ook inkooporders gebruiken. Meer informatie op Doorverzendingen uitvoeren.

Wat betreft alle andere aspecten werken inkooporders op dezelfde manier als inkoopfacturen. De volgende procedure is gebaseerd op een inkoopfactuur. De stappen zijn vergelijkbaar met de stappen voor een inkooporder.

Artikelen ontvangen met een inkooporder

Hieronder wordt beschreven hoe u artikelen ontvangt met een inkooporder.

1. Kies het , voer inkooporders in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Open een bestaande inkooporder of maak een nieuwe.

3. Voer in het veld Te ontvangen aantal het aantal in dat u hebt ontvangen.

   Notitie

   Als het ontvangen aantal groter is dan het aantal op de inkooporder, en als voor de leverancier is ingesteld dat meerontvangsten zijn toegestaan, gebruikt u het veld Te veel ontvangen om het overtollige aantal te verwerken. Zie voor meer informatie de sectie Meer artikelen ontvangen dan besteld.

4. Kies de actie Boeken.

De waarde in het veld Ontvangen aantal wordt dienovereenkomstig bijgewerkt. Als het een gedeeltelijke ontvangst is, is de waarde lager dan de waarde in het veld Aantal.

Notitie

Als u een magazijnverwerking gebruikt, kunt u de actie Boeken voor de inkooporder niet gebruiken om ontvangst te registreren. Dit is omdat een magazijnmedewerker de inkooporderhoeveelheid al heeft geboekt als ontvangen. Meer informatie in Ontwerpdetails: Inkomende magazijnstroom.

Meer artikelen ontvangen dan besteld

Wanneer meer goederen aankomen dan zijn besteld, wilt u deze misschien ontvangen in plaats van de ontvangst te annuleren. Het kan bijvoorbeeld goedkoper zijn om de extra artikelen in voorraad te houden dan ze terug te sturen of uw leverancier kan u korting geven om ze te bewaren.

Meerontvangsten instellen

Maak meerontvangstcodes aan om een percentage te definiëren waarmee een ontvangen hoeveelheid de bestelde hoeveelheid kan overschrijden. Geef in het veld Tolerantiepercentage voor meerontvangst het percentage op. Vervolgens wijst u de code toe op de pagina's Artikelkaart of Leverancierskaart voor artikelen en leveranciers.

1. Kies het pictogram, voer Meerontvangstcodes in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

De meerontvangstcode toewijzen aan een artikel

1. Kies het voer Artikelen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Open de pagina Artikelkaart voor het artikel.
3. Kies in het veld Meerontvangstcode de code met het percentage dat u wilt toestaan voor meerontvangsten.

De meerontvangstcode wordt toegewezen aan het artikel. Met inkooporders of magazijnontvangsten voor het artikel kunt u nu meer ontvangen dan de bestelde hoeveelheid volgens het opgegeven tolerantiepercentage voor meerontvangst.

Notitie

U kunt een goedkeuringswerkstroom instellen die vereist dat meerontvangsten worden goedgekeurd voordat ze kunnen worden afgehandeld. Schakel het selectievakje Goedkeuring vereist in op de pagina Meerontvangstcodes. Zie voor meer informatie Werkstromen maken.

Teveel ontvangen voor een order

Op inkoopregels en magazijnontvangstregels wordt het veld Meer ontvangen hoeveelheid gebruikt om meer ontvangen hoeveelheden vast te leggen, dat wil zeggen hoeveelheden die het orderaantal in het veld Aantal overschrijden.

Wanneer u een meerontvangst afhandelt, kunt u de waarde in het veld Te ontvangen aantal verhogen tot het werkelijk ontvangen aantal. Het veld Meer ontvangen hoeveelheid wordt bijgewerkt om de overtollige hoeveelheid weer te geven. U kunt ook de overtollige hoeveelheid invoeren in het veld Meer ontvangen hoeveelheid. Het veld Te ontvangen aantal wordt bijgewerkt om het bestelde aantal plus de overtollige hoeveelheid aan te geven. In de volgende procedure wordt beschreven hoe u het veld Te ontvangen aantal invult.

1. Op een inkooporder of een magazijnontvangstdocument waarbij de ontvangen hoeveelheid hoger is dan besteld, voert u de werkelijk ontvangen hoeveelheid in het veld Te ontvangen aantal in.

   Als de verhoging binnen de tolerantie valt die is gespecificeerd door de toegewezen meerontvangstcode, wordt het veld Meer ontvangen hoeveelheid bijgewerkt om de hoeveelheid weer te geven waarmee de waarde in het veld Aantal is overschreden.

   Als de verhoging hoger is dan de opgegeven tolerantie, is de meerontvangst niet toegestaan. Onderzoek of een andere meerontvangstcode dit toestaat. Anders kan alleen de bestelde hoeveelheid worden ontvangen en moet de overtollige hoeveelheid anders worden afgehandeld, bijvoorbeeld door deze terug te sturen naar de leverancier.

2. Boek de ontvangst zoals u zou doen voor elke andere ontvangst.

Notitie

Business Central verwerkt niet automatisch de financiële aspecten van meerontvangsten. U moet dit handmatig afhandelen in overleg met de leverancier, bijvoorbeeld doordat de leverancier een nieuwe of bijgewerkte factuur stuurt.

Externe documentnummer

Op inkoopdocumenten en dagboeken kunt u een documentnummer opgeven dat verwijst naar het nummeringssysteem van de leverancier. Gebruik dit veld om het nummer vast te leggen dat de leverancier aan de order, factuur of creditnota heeft toegewezen. U kunt dit externe documentnummer later gebruiken als u om de een of andere reden de geboekte post moet zoeken met dit nummer.

Het veld Extern documentnr. verplicht op de pagina Inkoopinstellingen geeft aan of het verplicht is om een extern documentnummer in te voeren in de volgende situaties:

• In het veld Leveranciersfactuurnr., het veld Ordernr. leverancier of het veld Creditnotanr. leverancier in een inkoopkop

• In het veld Extern documentnr. op een dagboekregel, waarbij Factuur, Creditnota of Rentefactuur in het veld Documentsoort staat en Leverancier in het veld Rekeningsoort.

Als u dit veld selecteert, is het niet mogelijk om een factuur, een creditnota of het bovengenoemde soort dagboekregel te boeken zonder een extern documentnummer.

Het externe documentnummer wordt opgenomen in geboekte documenten waar u kunt zoeken op het betreffende nummer. U kunt ook zoeken met behulp van het externe documentnummer wanneer u door leveranciersposten navigeert.

Een andere manier om met externe documentnummers om te gaan is het veld Uw referentie te gebruiken. Als u het veld Uw referentie gebruikt, wordt het nummer opgenomen in geboekte documenten en kunt u er op dezelfde manier op zoeken als naar waarden van Extern documentnr.-velden. Maar het veld is niet beschikbaar op journaalregels.

Inkopen boeken

In een inkoopdocument kunt u kiezen uit de volgende boekingsacties:

• Boeken
• Voorbeeld van boeking weergeven
• Boeken en afdrukken

• Batchboeken

Wanneer een inkoopdocument wordt geboekt, worden de rekening van de leverancier, het grootboek, de artikelposten en de resourceposten bijgewerkt.

Voor elk inkoopdocument wordt een inkooppost gemaakt in de tabel Grootboekpost. Ook wordt een post in de leveranciersrekening in de tabel Leverancierspost gemaakt en wordt er een grootboekpost in de betreffende schuldenrekening gemaakt. Bovendien kan het boeken van de inkoop resulteren in een btw-post en een grootboekpost voor de totale korting. Of er een post voor de korting wordt geboekt, wordt bepaald door de inhoud van het veld Korting boeken op de pagina Inkoopinstellingen.

Voor elke inkoopregel worden, indien van toepassing, boekingen gemaakt in de:

• tabel Artikelpost als de inkoopregel van het type Artikel is.
• tabel Grootboekpost als de inkoopregel van het type Grootboekrekening is
• tabel Resourcepost als de inkoopregel van het type Resource is.

Daarnaast worden inkoopdocumenten altijd vastgelegd in de tabellen Inkoopontvangst en Inkoopfactuur.

U kunt altijd verschillende grootboekposten bekijken die worden gemaakt als gevolg van boekingen. Kies Voorbeeld van boeking weergeven om het document te valideren en verwachte grootboekposten te inspecteren.

Belangrijk

Tijdens het boeken van een inkooporder voor artikelen kunt u zowel een ontvangst als een factuur maken. Deze kunt u tegelijkertijd, maar ook onafhankelijk van elkaar maken. U kunt ook een gedeeltelijke ontvangst en een gedeeltelijke factuur maken door de velden Te ontvangen aantal en Te factureren aantal op de afzonderlijke inkooporderregels in te vullen voordat u de boeking uitvoert. Houd er rekening mee dat u geen inkoopfactuur kunt maken van een inkooporder voor producten of diensten die niet zijn ontvangen. Dit betekent dat u pas kunt factureren als er een ontvangst is vastgelegd, of u moet tegelijkertijd ontvangen en factureren.

U kunt boeken of boeken en afdrukken. Als u ervoor kiest om te boeken en af te drukken, wordt een lijst afgedrukt nadat de order is geboekt. U kunt ook de actie Batchboeken kiezen, waarmee u verschillende orders tegelijkertijd kunt boeken. Zie voor meer informatie Meerdere documenten tegelijkertijd boeken.

Posten bekijken

Na de boeking worden de geboekte inkoopregels verwijderd uit de order. Er verschijnt een bericht als de boeking is voltooid. Hierna kunt u de geboekte posten bekijken op de verschillende pagina's inclusief de pagina's Leveranciersposten, Grootboekposten, Artikelposten, Resourceposten, Inkoopontvangsten en Geboekte inkoopfacturen.

In de meeste gevallen kunt u posten openen vanaf de betrokken kaart of het betreffende document. Kies bijvoorbeeld op de pagina Leverancierskaart de actie Posten.

Posten bewerken

U kunt bepaalde velden in geboekte inkoopdocumenten bewerken, zoals het veld Betalingsreferentie. Zie voor meer informatie Geboekte documenten bewerken. Voor kritiekere velden die van invloed zijn op het controlespoor, moet u het boeken omkeren of ongedaan maken. Zie voor meer informatie Journaalboekingen tegenboeken en ontvangsten/zendingen ongedaan maken.

Zie ook

Offertes aanvragen
Artikelen inkopen voor een verkoop
Doorverzendingen voorbereiden
Inkoop
Inkoop instellen
Resources instellen
Nieuwe leveranciers registreren
Geboekte documenten bewerken
Meerdere documenten tegelijkertijd boeken
Inkoop
Documenten en dagboeken boeken
Niet-betaalde inkoopfacturen corrigeren of annuleren
Pagina's en informatie zoeken met Vertel me
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central