Termijnen, niveaus en tekst van aanmaningen instellen

U kunt aanmaningen gebruiken om klanten te herinneren aan openstaande bedragen en om betaling te verzoeken. Voor het beheren van uw vorderingen kunt u aanmaningscondities instellen en deze toewijzen aan klanten. Met de aanmaningscondities kunt u bepalen hoe het aanmaningsproces werkt. Elke aanmaningsconditie heeft een set gedefinieerde aanmaningsniveaus. Aanmaningsniveaus omvatten regels over wanneer de aanmaning wordt verzonden, welke kosten in rekening moeten worden gebracht en of rente moet worden berekend. Aanmaningsniveaus omvatten ook een instelling voor een respijtperiode die ervoor zorgt dat u geen aanmaning verzendt voor een factuur die een klant al heeft betaald.

Tip

Nadat u de aanmaningstermijnen en -niveaus hebt ingesteld, kunt u deze opnemen in geautomatiseerde processen voor het maken, afgeven en verzenden van aanmaningen. Ga voor meer informatie over het geautomatiseerde proces naar Aanmaningen in incasso's automatiseren.

Aanmaningscondities

Als klanten betalingen hebben openstaan, moet u bepalen wanneer en hoe u hen wilt aanmanen. Daarnaast kunt u hun rekening eventueel debiteren met rente of kosten. U kunt zoveel aanmaningscondities instellen als u wilt.

Notitie

Als u rente wilt berekenen op te late betalingen, kunt u dit doen wanneer u aanmaningen maakt. Als u echter alleen rente wilt berekenen en u uw klanten hiervan op de hoogte wilt stellen zonder een aanmaning te verzenden, gebruikt u een rentefactuur. Zie voor meer informatie Aanmaningen of Financiële kosten.

Bijlagen en e-mailteksten voor communicatie instellen

Op de pagina Instellen van aanmaningstermijnen kunt u bijlageteksten en standaard e-mailberichten instellen die u voor alle aanmaningsniveaus kunt gebruiken, of kunt u voor elk niveau specifieke berichten maken. Het bericht dat u voor het eerste aanmaningsniveau verzendt, kan bijvoorbeeld een andere toon of inhoud hebben dan het tweede of derde niveau. Als u bijlagen en e-mailberichtteksten voor alle niveaus wilt maken, kiest u Klantcommunicatie boven aan de pagina. Als u berichten voor specifieke regels wilt maken, kiest u op het sneltabblad Aanmaningsniveau een regel en kiest u vervolgens de actie Klantcommunicatie op het sneltabblad.

Standaard wordt voor bijlagen en e-mailteksten uw taalinstelling gebruikt. Als u echter aanmaningen naar klanten in andere landen verzendt, wilt u wellicht in andere talen communiceren. U kunt teksten maken voor elke taal die door Business Central wordt ondersteund door de actie Tekst toevoegen voor taal te gebruiken. Zorg er dan voor dat de talen voor bijlageteksten en e-mailteksten hetzelfde zijn. Als deze niet overeenkomen en de aanmaningstermijn meer dan één niveau heeft, kan de automatisering het bericht mogelijk niet aanpassen voor een of meer niveaus. Om te controleren of de talen overeenkomen, gebruikt u de actie Overzicht van communicatie en vergelijkt u de communicatie voor de teksten.

Wanneer u een e-mail verzendt, bestaat de aanmaning uit een rapport dat u bij de e-mail voegt. U definieert het rapport waarmee de aanmaning wordt gegenereerd op de pagina Rapportselecties - Aanmaning/rentefactuur, waar u ook het rapport selecteert dat de hoofdtekst van de e-mail bevat in het veld Naam van lay-out van hoofdtekst van e-mailbericht. Wanneer u e-mails naar uw klanten verzendt, worden de teksten op het sneltabblad E-mailtekst ingevoegd in het rapport dat is geselecteerd in het veld Naam van lay-out van hoofdtekst van e-mailbericht. Het standaardrapport heeft een tekstveld voor deze tekst. Als u wilt, kunt u dit rapport bewerken, bijvoorbeeld om inhoud toe te voegen of te verwijderen. Bewerk de lay-out van deze rapporten op de pagina Rapportlay-outs. Ga voor meer informatie over rapportlay-outs naar Aan de slag met het maken van rapportlay-outs.

Notitie

Als u rechtstreeks vanuit Business Central per e-mail wilt communiceren, moet u dat hebben ingesteld. Ga voor meer informatie over het verbinden van e-mailaccounts met Business Central naar E-mail instellen.

Aanmaningstermijnen instellen

1. Kies het pictogram , voer Aanmaningscondities in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Vul indien nodig de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
3. Als u meer dan één combinatie van aanmaningscondities wilt gebruiken, stelt u een code in voor elke.

Aanmaningsniveaus

Voor elke aanmaningstermijn kunt u een onbeperkt aantal aanmaningsniveaus definiëren, hoewel de meeste bedrijven slechts twee of drie niveaus gebruiken. De instelling van niveau 1 wordt gebruikt als er voor het eerst een aanmaning wordt gemaakt voor een klant. Wanneer de aanmaning wordt verstuurd, wordt het niveau geregistreerd in de aanmaningsposten die worden gemaakt en gekoppeld aan de individuele klantposten. Als het nodig is om de klant nog eens aan te manen, worden alle aanmaningsposten die zijn gekoppeld aan open klantposten, gecontroleerd op wat het hoogst gebruikte niveau is. De voorwaarden van het volgende niveau worden dan gebruikt voor de nieuwe aanmaning.

Als u meer aanmaningen maakt dan waar u niveaus voor hebt gedefinieerd, worden de voorwaarden van het hoogste niveau gebruikt. U kunt zoveel aanmaning maken als ingesteld in het veld Max. aantal aanmaningen in de aanmaningscondities.

Aanmaningsniveaus volgt instellen

1. Kies het voer Aanmaningscondities in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer op de pagina Aanmaningscondities de regel met de condities waarvoor u niveaus wilt instellen en kies vervolgens de actie Niveaus.

3. Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

   Tip

   De instelling van het veld de Rente berekenen bepaalt of rente op de aanmaning zal verschijnen wanneer de aanmaning wordt verzonden. Het veld Rente boeken op de pagina Aanmaningscondities bepaalt echter of de berekende rente moet worden geboekt naar grootboek- en klantrekeningen.

   Om aan te geven dat rente moet worden berekend, kiest u het veld Rente berekenen.

   Geef desgewenst voor elk aanmaningsniveau extra kosten op in zowel LV als in vreemde valuta. U kunt allerlei extra toeslagen in vreemde valuta's definiëren voor elke code op de pagina Aanmaningsniveaus.

   De extra kosten kunnen op drie verschillende manieren worden berekend, die worden bepaald door de waarde van het veld Toeslag berekeningssoort.

   • Vast

     Kosten worden berekend op basis van de waarden van de Toeslag- velden op de regel voor het aanmaningsniveau zelf.

   • Dynamisch enkel

     Kosten worden berekend op basis van de waarden van de velden op de relevante regel op de pagina Instellingen voor toeslag voor dat aanmaningsniveau.

   • Dynamisch samengevoegd

     Kosten worden berekend op basis van de waarden van de velden op de gecombineerde regels op de pagina Instellingen voor toeslag voor dat aanmaningsniveau.

4. Kies de actie Valuta's.

5. Definieer op de pagina Valuta's voor aanmaningsniveau voor elke aanmaningsniveaucode en corresponderend aanmaningsniveaunummer een valutacode en een extra toeslag.

   Notitie

   De valutacondities die u hier hebt ingesteld, worden gebruikt wanneer u aanmaningen maakt in een vreemde valuta. Als u geen condities voor aanmaningen in vreemde valuta's hebt ingesteld, worden de condities die op de pagina Aanmaningsniveau zijn ingesteld, gebruikt en vervolgens omgerekend naar de betreffende valuta.

   Voor elk aanmaningsniveau kunt u tekst specificeren die wordt afgedrukt vóór (Begintekst) of na (Eindtekst) in de posten op de aanmaning.

6. Kies respectievelijk de acties Begintekst of Eindtekst en vul de pagina Aanmaningstekst in.

7. Als u automatisch gerelateerde waarden in de resulterende tekst wilt invoegen, kunt u de volgende tijdelijke aanduidingen in het veld Tekst invoeren.

   Tijdelijke aanduiding	Waarde
   %1	Inhoud van het veld Documentdatum in de aanmaningskop
   %2	Inhoud van het veld Vervaldatum in de aanmaningskop
   %3	Inhoud van het veld Rente in de relateerde rentefactuurcondities
   %4	Inhoud van het veld Restbedrag in de aanmaningskop
   %5	Inhoud van het veld Rentebedrag in de aanmaningskop
   %6	Inhoud van het veld Toeslag in de aanmaningskop
   %7	Het totaalbedrag van de aanmaning
   %8	Inhoud van het veld Aanmaningsniveau in de aanmaningskop
   %9	Inhoud van het veld Valutacode in de aanmaningskop
   %10	Inhoud van het veld Boekingsdatum in de aanmaningskop
   %11	De bedrijfsnaam
   %12	Inhoud van het veld Toeslag per regel in de aanmaningskop

   Als u bijvoorbeeld U bent %9 %7 verschuldigd op %2. schrijft, bevat de aanmaning de volgende tekst: U bent USD 1,200.50 verschuldigd op 02-02-2024..

   Notitie

   In Business Central wordt de vervaldatum berekend op basis van de datumformule die u invoert. Zie voor meer informatie Datumformules gebruiken.

8. Als u de taal voor een e-mailbericht wilt opgeven, kiest u de actie Tekst voor taal toevoegen. Het veld Taalcode wordt bijgewerkt om uw selectie weer te geven. Voer op het sneltabblad E-mailtekst de inhoud van het bericht in de geselecteerde taal in.

Nadat u de aanmaningstermijnen hebt ingesteld, kunt u deze op de klantkaartpagina's aan klanten toewijzen. Zie voor meer informatie Nieuwe klanten registreren.

Zie ook

Openstaande saldi innen
Aanmaningen voor uitstaande saldi verzenden
Rentefactuurcondities instellen
Financiën instellen

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central