Procedure: Een goedkeuringswerkstroom voor inkoop instellen en gebruiken

Artikel
03/11/2024

U kunt het proces van het goedkeuren van nieuwe of gewijzigde records, zoals documenten, dagboekregels en klantenkaarten automatiseren door werkstromen te maken met stappen voor de goedkeuringen in kwestie.

Voordat u goedkeuringswerkstromen maakt, moet u eerst een fiatteur en een vervangende fiatteur instellen voor elke goedkeuringsgebruiker. U kunt ook limietbedragen instellen voor fiatteurs om te definiëren welke verkoop- en inkooporders zij mogen goedkeuren. U kunt goedkeuringsverzoeken en andere berichten als e-mail of interne notitie verzenden. Voor elke instelling van een goedkeuringsgebruiker kunt u ook instellen wanneer zij berichten ontvangen.

Notitie

Naast de werkstroomfunctionaliteit in Business Central kunt u Power Automate gebruiken om werkstromen te definiëren voor gebeurtenissen in Business Central. Het zijn twee aparte werkstroomsystemen, maar elke stroomsjabloon die u maakt met Power Automate, wordt toegevoegd aan de lijst met werkstroomsjablonen in Business Central. Zie voor meer informatie Business Central gebruiken in een geautomatiseerde werkstroom.

U kunt werkstromen instellen en gebruiken om bedrijfsprocestaken te verbinden die door verschillende gebruikers worden uitgevoerd. Systeemtaken, zoals automatische boekingen, kunnen als stappen in werkstromen worden opgenomen, die worden voorafgegaan of gevolgd door gebruikerstaken. Het aanvragen en verlenen van goedkeuringen om nieuwe records te maken, zijn voorbeelden van veelvoorkomende werkstroomstappen. Zie voor meer informatie Werkstroom.

Informatie over deze procedure

Dit overzicht is een scenario dat de volgende taken illustreert:

Goedkeuringsgebruikers instellen
Berichten instellen voor goedkeuringsgebruikers
Een goedkeuringswerkstroom wijzigen en inschakelen
Goedkeuring aanvragen voor een inkooporder, als Alicia
Een bericht ontvangen en vervolgens de aanvraag goedkeuren, als Sean

Scenario

Sean is een supergebruiker bij CRONUS en maakt twee goedkeuringsgebruikers aan. De ene is Alicia, die een inkoopagent vertegenwoordigt. De andere is Sean zelf, die de fiatteur van Alicia vertegenwoordigt. Sean kent vervolgens zichzelf onbeperkte rechten voor inkoopgoedkeuring toe en geeft op dat hij berichten ontvangt via interne notities zodra een relevante gebeurtenis plaatsvindt. Tot slot maakt Sean de vereiste goedkeuringswerkstroom als kopie van de bestaande werkstroomsjabloon Goedkeuringswerkstroom inkooporder, laat alle bestaande gebeurtenisvoorwaarden en reactieopties ongewijzigd en schakelt vervolgens de werkstroom in.

Om de goedkeuringswerkstroom te testen meldt Sean zich eerst bij Business Central aan als Alicia en vraagt hij vervolgens om goedkeuring van een inkooporder. Dan meldt Sean zich aan als zichzelf, ziet de notitie in het Rolcentrum, volgt de koppeling naar de goedkeuringsaanvraag voor de inkooporder en keurt de aanvraag goed.

Gebruikers

Voordat u goedkeuringsgebruikers en hun berichtmethode kunt instellen, moet u ervoor zorgen dat deze gebruikers bestaan in Business Central: één gebruiker vertegenwoordigt Alicia. De andere gebruiker, uzelf, vertegenwoordigt Sean. Zie voor meer informatie Gebruikers maken op basis van licenties

Goedkeuringsgebruikers instellen

Wanneer u bent aangemeld als uzelf, stelt u Alicia in als een goedkeuringsgebruiker van wie u zelf de goedkeurder bent. Stel uw goedkeuringsrechten in en geef op hoe en wanneer u bericht over goedkeuringsaanvragen wilt ontvangen.

Uzelf en Alicia instellen als goedkeuringsgebruikers

Kies het voer Gebruikersinstellingen voor goedkeuring in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
Kies op de pagina Gebruikersinstellingen voor goedkeuring die wordt geopend, de actie Nieuw.

Notitie

U moet een fiatteur instellen voordat u gebruikers kunt instellen die goedkeuring van de fiatteur vereisen. Dat betekent dat u uzelf moet instellen voordat u Alicia kunt instellen.
Stel de twee goedkeuringsgebruikers op door de velden te vullen te vullen zoals beschreven in de volgende tabel.

Gebruikers-ID Fiatteur-id Onbeperkte goedkeuring van inkopen

U Geselecteerd

ALICIA U

Gebruikers-ID	Fiatteur-id	Onbeperkte goedkeuring van inkopen
U		Geselecteerd
ALICIA	U

Berichten instellen

In deze procedure wordt de gebruiker door een interne notitie geïnformeerd over goed te keuren aanvragen. Goedkeuringsberichten kunnen ook per e-mail worden verzonden en u kunt een werkstroomreactiestap toevoegen die de afzender op de hoogte stelt wanneer een aanvraag is goedgekeurd of afgewezen. Meer informatie op Opgeven wanneer en hoe gebruikers berichten ontvangen.

Instellen hoe en wanneer u bericht ontvangt

Selecteer op de pagina Gebruikersinstellingen voor goedkeuring de regel voor uzelf en kies vervolgens de actie Berichtinstellingen.
Kies op de pagina Berichtinstellingen in het veld Berichttype de waarde Goedkeuring.
Kies in het veld Berichtmethode de optie Opmerking.
Kies op de pagina Berichtinstellingen de actie Berichtplanning.
Selecteer op de pagina Berichtplanning in het veld Herhaling de optie Meteen.

De goedkeuringswerkstroom maken

Maak de werkstroom voor inkoopordergoedkeuring door de stappen van de sjabloon Goedkeuringswerkstroom inkooporder te kopiëren. Laat de bestaande werkstroomstappen ongewijzigd en schakel vervolgens de werkstroom in.

Tip

Voeg desgewenst een werkstroomreactiestap toe om de afzender te informeren wanneer zijn of haar verzoek is goedgekeurd of afgewezen. Meer informatie op Opgeven wanneer en hoe gebruikers berichten ontvangen.

Een werkstoorm voor goedkeuring van inkooporders maken en inschakelen

Kies het , voer Werkstromen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
Selecteer op de pagina Werkstromen Acties, selecteer vervolgens Nieuw en kies vervolgens de actie Nieuwe werkstroom uit sjabloon.
Selecteer op de pagina Werkstroomsjablonen de werkstroomsjabloon genaamd Goedkeuringswerkstroom inkooporder.

De pagina Werkstroom wordt geopend voor een nieuwe werkstroom die alle gegevens van de geselecteerde sjabloon bevat. Aan de waarde in het veld Code wordt - 01 toegevoegd om aan te geven dat dit de eerste werkstroom is die is gemaakt vanuit de werkstroomsjabloon Goedkeuringswerkstroom inkooporder.
Schakel in de koptekst van de pagina Werkstroom het selectievakje Geactiveerd in.

De goedkeuringswerkstroom gebruiken

Gebruik de nieuwe werkstroom voor goedkeuring van inkooporders door u eerst als Alicia aan te melden bij Business Central om goedkeuring van een inkooporder aan te vragen. Meld u vervolgens aan als uzelf, bekijk de notitie in het Rolcentrum, volg de koppeling naar de goedkeuringsaanvraag en keur de aanvraag goed.

Goedkeuring aanvragen voor een inkooporder als Alicia

Meld u aan als Alicia.
Kies het , voer inkooporders in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
Selecteer de regel om inkooporder 106001 te openen.
Kies op de pagina Inkooporder Acties, dan Goedkeuring aanvragen en kies vervolgens de actie Goedkeuringsverzoek verzenden.

Zoals u ziet is de waarde in het veld Status veranderd in Wacht op goedkeuring.

De inkooporder goedkeuren, als Sean

Meld u aan als Sean.
In het gebied Self-service van het rolcentrum kiest u Aanvragen ter goedkeuring.
Selecteer op de pagina Aanvragen ter goedkeuring de regel over de inkooporder van Alicia en kies de actie Goedkeuren.

De waarde in het veld Status op de inkooporder van Alicia verandert in Vrijgegeven.

U hebt nu een eenvoudige goedkeuringswerkstroom ingesteld en getest op basis van de eerste twee stappen van de werkstroom Goedkeuringswerkstroom inkooporder. U kunt op eenvoudige wijze deze werkstroom uitbreiden zodat de inkooporder van Alicia automatisch wordt geboekt wanneer Sean deze heeft goedgekeurd. Als u dit wilt doen, moet u de werkstroom Goedkeuringswerkstroom inkooporder inschakelen, zodat de reactie op een vrijgegeven inkoopfactuur het boeken ervan is. Als eerste moet u de gebeurtenisvoorwaarde in de eerste werkstroomstap wijzigen van (inkoop) Factuur in Order.

De algemene versie van Business Central bevat veel werkstroomsjablonen voor scenario's die worden ondersteund door de toepassingscode. De meeste van deze sjablonen zijn voor goedkeuringswerkstromen.

U definieert variaties van werkstromen door velden op werkstroomregels in te vullen vanuit lijsten met vaste gebeurtenis- en reactiewaarden die scenario's vertegenwoordigen die worden ondersteund door de toepassingscode. Zie voor meer informatie Werkstromen maken.