Lezen in het Engels

Delen via


Overzicht kasbeheer

In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de functie Kasbeheer in Microsoft Dynamics 365 Commerce POS (Point of Sale). Het biedt ook richtlijnen over het instellen van de mogelijkheid voor de traceerbaarheid van contant geld voor tweezijdige transacties.

Notitie

Zie Shift- en kassaladebeheer voor achtergrondinformatie over kasbeheermogelijkheden in Commerce.

Kasbeheer is een belangrijke functie voor detailhandelaren in fysieke winkels. Detailhandelaren willen in hun winkels beschikken over systemen die volledige traceerbaarheid en verantwoording voor geldstromen tussen de verschillende kassa's en kassamedewerkers in hun winkel kunnen bieden. Daarnaast moeten ze verschillen kunnen afstemmen en de verantwoordelijkheid kunnen bepalen.

Dynamics 365 Commerce biedt functies voor kasbeheer in de POS-toepassing. Detailhandelaren hebben twee opties voor kasbeheer:

  • Eenzijdige contantentransacties: met deze optie kunnen detailhandelaren het contant geld voor een winkel afstemmen, maar het is niet mogelijk om exact verantwoording af te leggen over verantwoording in het geval van een kasverschil. Nadat een eenzijdige contantentransactie is uitgevoerd, hoeft u verder niets te doen omdat deze als voltooid wordt beschouwd.
  • Tweezijdige contantentransacties : deze optie schakelt de mogelijkheid voor de traceerbaarheid van contanten in, waardoor tweezijdige contantentransacties worden afgedwongen en verantwoording wordt bepaald voor alle kasinkomsten. Wanneer een kassamedewerker een bewerking uitvoert (bijvoorbeeld Wisselgeldverwijdering), moet de andere kassier die het geld ontvangt, deze actie afstemmen om ervoor te zorgen dat het bedrag van de transactie juist is.

Functionaliteit voor traceerbaarheid van contanten instellen

Volg deze stappen om functionaliteit voor traceerbaarheid van contant geld in te stellen door het functionaliteitsprofiel voor winkels te configureren.

  1. Ga in Commerce Headquarters naar Retail en Commerce > Kanaalinstellingen > POS-instellingen > POS-profielen > Functionaliteitsprofielen.
  2. Selecteer een functionaliteitsprofiel dat is gekoppeld aan de winkels voor wie u de functionaliteit voor de traceerbaarheid van contant geld wilt instellen.
  3. Stel in de sectie Functies van het functionaliteitsprofiel onder Geavanceerde kasbeheer de optie Traceerbaarheid van contant geld inschakelen in op Ja.

Notitie

Als u de functionaliteit voor traceerbaarheid van contanten wilt gebruiken, moet u eerst een of meer kluizen voor de winkel instellen. Deze instelling is vereist omdat het systeem verwacht dat er een kluis wordt geselecteerd voor Beginbedrag declareren en Kluisstortingen .

Een kluis instellen

U kunt meerdere kluizen voor een winkel definiëren en onderhouden.

Volg deze stappen als u een kluis in Commerce headquarters wilt instellen.

  1. Ga naar Retail en Commerce > Afzetkanalen > Winkels > Alle winkels.
  2. Selecteer in het veld Detailhandelkanaal-id de detailhandelkanaal-id van de winkel voor wie u een kluis wilt instellen.
  3. Selecteer in het actievenster op het tabblad Instellen in de groep Instellen de optie Kluizen.
  4. Selecteer op de pagina Kluisdeclaratie de optie Nieuw.
  5. Voer in het veld Naam een naam voor de kluis in.
  6. Herhaal stap 4 en 5 voor elke extra kluis die u wilt toevoegen
  7. Voer vervolgens de distributieplanningstaak 1070 (Kanaalconfiguratie) uit om de instellingswijzigingen toe te passen op kanalen.

De manier waarop kasbeheer wordt verwerkt wanneer de traceerbaarheidsfunctie van contanten is ingeschakeld

Kasbeheer wordt op de volgende wijzen verwerkt wanneer de traceerbaarheidsfunctie van contanten is ingeschakeld:

  • Een gebruiker die een bewerking Beginbedrag declareren uitvoert, moet de bron van contant geld invoeren. De gebruiker kan zoeken naar de beschikbare kluizen die zijn gedefinieerd in de winkel. Zij kunnen vervolgens de kluis selecteren waar het contante geld wordt uitgenomen voor de kassa.
  • Een gebruiker die een bewerking Wisselgeld verwijderen uitvoert, wordt gevraagd een selectie te maken uit een lijst met openstaande wisselgeldinvoertransacties. Als de bijbehorende wisselgeldinvoer niet bestaat in het systeem, kan de gebruiker een niet-gekoppelde transactie voor het verwijderen van wisselgeld maken.
  • Een gebruiker die een bewerking Wisselgeldinvoer uitvoert, wordt gevraagd een selectie te maken uit een lijst met openstaande wisselgeldverwijderingstransacties. Als de bijbehorende wisselgeldverwijdering niet bestaat in het systeem, kan de gebruiker een niet-gekoppelde transactie voor invoeren van wisselgeld maken.
  • Een gebruiker die een Kluisstorting doet, wordt gevraagd de kluis te selecteren waarin het geld wordt gestort.

Transactieafstemming

Wanneer een gebruiker ervoor kiest een ploeg te sluiten, wordt gecontroleerd of er geen niet-afgestemde kasbeheertransacties meer bestaan in de ploeg. Een ploeg kan niet worden afgesloten als er niet-afgestemde transacties zijn.

Transacties kunnen automatisch door het systeem of handmatig door de gebruiker worden afgestemd.

Automatische transactieafstemming

Automatische transactieafstemming vindt plaats wanneer het systeem transacties automatisch afstemt nadat specifieke acties zijn ondernomen.

Een gebruiker voert bijvoorbeeld een kasbeheerbewerking uit (bijvoorbeeld Wisselgeld verwijderen) in ploeg A om $20 naar ploeg B te sturen. Wanneer de gebruiker in ploeg B een Wisselgeldinvoer uitvoert en de transactie selecteert, worden de twee transacties automatisch afgestemd.

Handmatige transactieafstemming

Handmatige transactieafstemming is vereist wanneer automatische transactieafstemming niet gebeurt.

Als de gebruiker in ploeg B in het vorige voorbeeld geen Wisselgeldinvoer uitvoert of niet de juiste transactie selecteert tijdens de Wisselgeldinvoer dan wordt de actie voor het verwijderen van wisselgeld niet afgestemd en moet er handmatig worden afgestemd.

Als u handmatig een afstemming wilt uitvoeren in een ploeg of in verschillende ploegen, kunnen gebruikers met de benodigde machtigingen de bewerking Ploeg beheren uitvoeren. Met de weergave Ploegen beheren kunt u eenvoudig ploegen met niet-afgestemde transacties bekijken. De gebruiker kan een ploeg selecteren en vervolgens Afstemmen selecteren om een lijst met afgestemde en niet-afgestemde transacties op afzonderlijke tabbladen weer te geven. Vanuit deze weergave kunnen gebruikers niet-afgestemde transacties selecteren en deze afstemmen of eerder afgestemde transacties selecteren en de afstemming hiervan ongedaan maken. Als tijdens het afstemmen een geselecteerde transactie niet in balans is, moet de gebruiker een omschrijving van de reden voor de niet-sluitende afstemming invoeren. De gebruikers kunnen transacties blijven afstemmen en afstemmingen ongedaan maken totdat de ploeg is gesloten. Transacties kunnen echter niet ongedaan worden gemaakt nadat een ploeg is afgesloten.

Kluisbeheer

In Dynamics 365 Commerce kan contante afstemming alleen worden uitgevoerd op ploegniveau. Als u contant geld in een kluis wilt beheren, moet u de kluis beheren via een ploeg.

Belangrijk

Voor kluisbeheer is een speciale kassa nodig die niet wordt gebruikt voor verkooptransacties.

Voorbeeld van bedrijfsproces voor kasbeheer met behulp van een kluis

In het volgende voorbeeld wordt het bedrijfsproces voor kasbeheer beschreven waarbij een kluis wordt gebruikt.

Aan het begin van de dag declareert de winkelmanager het beginbedrag in de kluis. Dit zijn de stappen die de winkelmanager moet volgen.

  1. Open een ploeg op de speciale kassa voor de kluis.
  2. Ga naar Kluis beheren, selecteer een kluis en selecteer vervolgens Beginbedrag declareren.
  3. Voer het bedrag in en klik op Opslaan.

Wanneer de kassamedewerker gereed is om de dag te starten, en wordt het beginbedrag uit de kluis van de winkelmanager ontvangen. Dit zijn de stappen die de kassamedewerker en winkelmanager moet volgen.

  1. De kassamedewerker opent een kassa (bijvoorbeeld van ploeg A).
  2. De winkelmanager voert Kluis beheren uit op de speciale kassa voor de kluis en voert de Wisselgeldverwijdering uit en selecteert het juiste bedrag en de juiste ploeg voor de verwijdering. Het is belangrijk dat de ploeg wordt geopend op de kassa waar het geld van de kluis naar wordt overgeboekt.
  3. De kassamedewerker neemt het geld over, voert op de kassa Beginbedrag declareren uit en selecteert de transactie die eerder is gemaakt om het beginbedrag te weerspiegelen. Deze acties activeren de automatische afstemming van de twee transacties.

De kassamedewerker voert vervolgens gedurende de dag verkooptransacties uit.

Als het geld in de kassalade boven de gedefinieerde limiet komt, wordt de kassier op de hoogte gebracht van het te grote bedrag en wordt er een kluisstorting uitgevoerd. Dit zijn de stappen die de kassamedewerker en winkelmanager moet volgen.

  1. De kassamedewerker geeft het geld vervolgens aan de winkelmanager. De kassamedewerker stort het geld vervolgens in de kluis door Kluisstorting te selecteren, voert het bedrag in en selecteert de kluis waarin het geld moet worden gestort.
  2. De winkelmanager telt het geld en voert Kluis beheren uit op de speciale kassa voor de kluis.
  3. De winkelmanager selecteert de kluis en Wisselgeldinvoer, gevolgd door de selectie van de transactie die eerder is gemaakt. Deze acties activeren de automatische afstemming van de twee transacties.

Aan het eind van de dag stort de kassamedewerker het volledige geldbedrag in de kassalade in de kluis, voert een kassacontrole uit en sluit de ploeg blind af. Dit zijn de stappen die de kassamedewerker moet volgen.

  1. Selecteer Kluisstoring, voer het bedrag in en selecteer de kluis waar u het geld in wilt storten.
  2. Selecteer Kassacontrole en vervolgens 0 (nul) als bedrag.
  3. Selecteer Blind sluiten om de ploeg blind af te sluiten.
  4. Geef het geld aan de winkelmanager of stort het in de kluis.

De manager stemt de laatste kluisstorting af, doet een bankstorting en sluit beide ploegen af (de kassamedewerkersploeg en de ploeg voor de kluis). Dit zijn de stappen die de winkelmanager moet volgen.

  1. Ga naar Kluis beheren op de specifieke kassa voor de kluis.
  2. Selecteer een kluis en Wisselgeldinvoer, gevolgd door de selectie van de transactie die eerder is gemaakt. Deze acties activeren de automatische afstemming van de twee transacties.
  3. Selecteer voor de geselecteerde kluis Bankstorting en selecteer het geld dat in de bank moet worden gestort.
  4. Sluit Kluis beheren en selecteer vervolgens Kascontrole om het saldo in de kluis te controleren.
  5. Ga naar Ploegen beheren, selecteer de blind gesloten ploeg voor de kassamedewerker en sluit vervolgens de ploeg. De ploeg op de speciale kassa voor de kluis laat nu een niet-afgestemde transactie zien (Beginbedrag declareren) die voor de kluis is uitgevoerd. Omdat het geld waarschijnlijk wordt toegevoegd vanuit een externe bron (zoals een bank), kan deze transactie niet automatisch worden afgestemd. Het moet handmatig worden afgestemd. De winkelmanager selecteert de niet-afgestemde transactie en sluit vervolgens de ploeg.

Belangrijke notities over kluisbeheer

  • Geld dat aan het einde van de dag in de kluis wordt gelaten, gaat niet automatisch over naar de volgende dag. De winkelmanager moet het startbedrag de volgende dag in de kluis declareren.
  • Voor alle kluisacties moet de gebruiker de bewerking Kluis beheren gebruiken. Er is geen andere manier om de kluis te selecteren waar de kastransacties voor worden geregistreerd. De bewerkingen Beginbedrag declareren, Wisselgeldinvoer, Wisselgeld verwijderen en Bankstorting moeten worden uitgevoerd in de context van Kluis beheren.
  • Voordat de ploeg die aan de kluis is gekoppeld, kan worden gesloten, moet de Kascontrole zijn uitgevoerd op de speciale kassa voor de kluis. Deze bewerking is de enige die niet voorkomt in de context van een kluis. Daarom is deze niet beschikbaar in de bewerking Kluis beheren. Als dezelfde kassa wordt gebruikt voor het beheren van meerdere kluizen, moet de kascontrole het totaal van het geld in al deze kluisjes zijn.
  • De bewerking Beginbedrag declareren voor de kluis is niet automatisch afgestemd. Het moet handmatig worden afgestemd.
  • De bewerking Beginbedrag declareren is beschikbaar op twee niveaus in de bewerking Kluis beheren: het ploegniveau en het kluisniveau. Als u het beginbedrag voor een kluis wilt opgeven op de speciale kassa voor die kluis, moet de gebruiker Beginbedrag declareren uitvoeren in Kluis beheren. De bewerking Beginbedrag declareren op ploegniveau kan worden gebruikt als er extra geld in de kassalade zit dat aan die kassa is gekoppeld.
  • Als u geld in beide richtingen wilt overschrijven tussen een kluis en een ploeg, moet de ploeg worden geopend op de kassa die het geld verstuurt of ontvangt. In het voorgaande voorbeeld voor kluisbeheer moet shift A openstaan voordat het geld van de kluis naar die ploeg kan worden overgebracht.
  • Als de functie voor traceerbaarheid van contant geld is ingeschakeld, kan de gebruiker een kluisstorting maken door één betalingsmethode te selecteren in één transactie. Als de kassalade meerdere betalingsmethoden bevat, (bijvoorbeeld contant geld in Amerikaanse dollars [USD], contant geld in Canadese dollars [CAD], en cheque), moet de gebruiker één kluisstorting uitvoeren per betaling.
  • Het systeem ondersteunt het boeken van kluis- en bankstortingen naar de toepasselijke GL-rekeningen (grootboekrekeningen) als gedefinieerd op de pagina Wisselgeld in Commerce headquarters (Winkel > Betalingsmethode > Wisselgeld). Wanneer de bewerking Bankstorting wordt gebruikt om geld van de kluis naar de bank te verplaatsen, wordt het geld afgetrokken van het grootboek Kluisstoring en opgeteld in het grootboek Bankstorting. Hoewel bedragen die in de kluis worden gestort, wordt geregistreerd in het grootboek Kluisstoring, dit grootboek wordt niet bijgewerkt met geld dat uit de kluis is gehaald. Andere kasbeheertransacties (bijvoorbeeld Wisselgeldinvoer en Wisselgeld verwijderen) worden niet in een specifiek grootboek geregistreerd

Financiële afstemming in winkel

Wanneer transacties voor kasbeheer in headquarters worden verwerkt, worden de parameters die zijn gedefinieerd in het gedeelte Overzicht/afsluiting van de pagina Alle winkels gebruikt om validatie uit te voeren op die transacties. Als de gebruiker echter de functionaliteit voor financiële afstemming in Headquarters inschakelt, ziet de POS-gebruiker het resultaat van deze validatie in POS wanneer hij of zij de ploeg probeert af te sluiten.

Volg deze stappen om de functionaliteit voor financiële afstemming in Headquarters in te stellen.

  1. Schakel in de werkruimte Functiebeheer de functie Detailhandeloverzichten - groepsgewijze invoer in.
  2. Stel in het POS-functionaliteitsprofiel voor de betreffende winkel de optie Financiële afstemming in winkel inschakelen in op Ja.

Zie Financiële afstemming in winkel voor meer informatie over de functionaliteit voor financiële afstemming.

Kasbeheer voor meerdere valuta's

Detailhandelaren kunnen het POS configureren om meerdere valuta's te accepteren als betaling voor een transactie, maar normaal gesproken kan het geretourneerde wisselgeld alleen in de standaardvaluta van de winkel worden verstrekt.

Een detailhandelaar configureert bijvoorbeeld zijn Amerikaanse winkel met Amerikaanse dollars (USD) als de standaardvaluta, maar een klant betaalt voor een transactie met euro's (EUR). Elk wisselgeld dat voor de transactie wordt geretourneerd, kan alleen worden verstrekt in de standaardvaluta van de winkel, namelijk USD. In dit scenario zou de kassalade aan het begin van de werkdag alleen USD bevatten, maar aan het einde van de werkdag zou de kassalade meerdere valuta's bevatten (USD en EUR).

Sommige detailhandelaren kiezen ervoor om hun kassasysteem uit te breiden, zodat kassiers wisselgeld kunnen teruggeven in de aangeboden valuta, maar daarvoor zijn cashbeheeractiviteiten nodig, zoals Beginbedrag declareren, Wisselgeldinvoer en Wisselgeld verwijderen om ook buitenlandse valuta te ondersteunen, zodat detailhandelaren rekening kunnen houden met valutabewegingen bij verschillende transacties.

Met Commerce versie 10.0.38 ondersteunen alle beheeractiviteiten voor contant geld vreemde valuta naast de standaardvaluta van een winkel.

Volg deze stappen om te configureren dat beheer van contant geld voor meerdere valuta's de valutabewegingen voor verschillende transacties kan volgen.

  1. Ga in Commerce headquarters naar Retail en Commerce > Kanalen > Winkels > Alle winkels.
  2. Selecteer de winkel waarvoor u beheer van contant geld in meerdere valuta's wilt toestaan.
  3. Selecteer het tabblad Instellen en selecteer vervolgens Contantdeclaratie om de ondersteunde denominaties in verschillende valuta's voor de winkel te openen, zoals weergegeven in de volgende voorbeeldafbeelding. Denominaties toevoegen voor de valuta's
  4. Voeg de vereiste denominaties toe voor de valuta's die moeten worden gevolgd, samen met de standaardvaluta van de winkel.
  5. Ga naar het formulier met winkelgegevens en stel de configuratie Berekening beginbedrag in op Som, zoals weergegeven in de volgende voorbeeldafbeelding. Configuratie van bedragberekening starten op het formulier met winkeldetails
  6. Voer de taak 1070 - Kanaalconfiguratie uit.
  7. Navigeer naar het POS voor de winkel waarvoor u beheer van contant geld in meerdere valuta's wilt toestaan.
  8. Voer de bewerking Beginbedrag declareren uit.
  9. Selecteer Aantal om de ondersteunde denominaties te openen.
  10. Selecteer het filtersymbool, selecteer de gewenste valuta, voer het beginbedrag in en selecteer vervolgens Opslaan.
  11. Herhaal het bovenstaande proces om het beginbedrag voor alle gewenste valuta toe te voegen. De configuratie die wordt beschreven in stap 5 zorgt ervoor dat de verschillende bedragen in meerdere valuta's worden opgeteld om het beginbedrag te berekenen. Er kan slechts één valutabedrag per transactie worden toegevoegd, dus als u in één transactie beginbedragen voor meerdere valuta's probeert toe te voegen, zal dit tot een fout leiden. Soortgelijke ervaringen zijn van toepassing op de bewerkingen Wisselgeldinvoer en Wisselgeld verwijderen.
  12. Gedurende de werkdag kunt u het valutasaldo uit de kassalades verwijderen met behulp van de bewerkingen Kluisstorting en Bankstorting .
  13. Aan het einde van de werkdag kunt u de bewerking Kas controleren gebruiken om de totalen voor alle valuta's vast te leggen. De bewerking Kas controleren ondersteunt het vastleggen van de gegevens voor meerdere valuta's in één transactie, dus is het niet nodig om de totalen per valuta vast te leggen.