Reserveringen integreren met Outlook-agenda's

Frontlinemedewerkers kunnen al hun afspraken, bedrijfsvergaderingen, persoonlijke gebeurtenissen en boekingen in één agenda hebben. Reserveringen die zijn gemaakt op basis van een werkorder worden gesynchroniseerd met het postvak van de werknemer, zodat ze worden weergegeven als afspraken in Microsoft Outlook. Synchronisatie vindt plaats binnen 15 minuten.

De synchronisatie van boekingen in Outlook werkt slechts in één richting. Gebeurtenissen die zijn ingesteld in Outlook worden niet weergegeven in Field Service als boekingen. Gegevens stromen van Dataverse naar Exchange, waardoor mogelijk geografische grenzen worden overschreden.

De Exchange-integratie instellen

Stel gebruikerspostvakken in om te synchroniseren met Microsoft Exchange Online. Als de synchronisatie van taken, contactpersonen of afspraken al is ingesteld voor een gebruiker, worden boekingen van Field Service automatisch gesynchroniseerd. Er is geen andere installatie vereist. Meer informatie over synchronisatie van taken, contactpersonen en afspraken.

Vereiste voorwaarden

• U hebt een Dynamics 365 systeembeheerdersrol.
• U hebt een Exchange-beheerdersrol voor uw tenant of de rol van gedelegeerde fiatteur voor postvakken in Dynamics 365.
• De Exchange Server en de Field Service-toepassing moeten zich in dezelfde tenant bevinden.

Stel de integratie in

1. Meld u aan bij het Power Platform-beheercentrum.

2. Selecteer Omgevingen beheren> en selecteer uw omgeving.

3. Selecteer Instellingen>E-mail>Serverprofielen.

4. Controleer of het Microsoft Exchange Online-serverprofiel is Active en het Authentication Type is ingesteld op Server-to-Server Authentication. Als het Exchange Online-serverprofiel niet bestaat, maak het aan.

5. Ga terug naar E-mail en selecteer Postvakken.

6. Bewerk elke gebruiker en voer de volgende stappen uit.

   • Controleer of Serverprofiel is ingesteld op Microsoft Exchange Online of het Exchange Online-serverprofiel dat is gemaakt in stap 4.
   • Stel Afspraken, contactpersonen en taken in op Serversynchronisatie.
   • Selecteer In de opdrachtbalk E-mail goedkeuren en bevestig.
   • Selecteer Postvak testen en inschakelen en bevestig.
   • Selecteer Opslaan en sluiten.

   

7. Als u wilt controleren of een postvak gereed is, vernieuwt u het postvakscherm en controleert u of de status geslaagd is.

Opmerking

Dit proces kan enkele uren duren, met name als u postvakken bulksgewijs inschakelt.

Synchronisatie van boekingen

Boekingen synchroniseren één week in het verleden en maximaal twee weken in de toekomst. Als synchronisatie is uitgeschakeld, worden gesynchroniseerde records niet verwijderd en worden nieuwe records niet gesynchroniseerd.

Boekingen maken en bewerken

Wanneer een reservering is gepland voor een werkorder, wordt deze weergegeven in de Outlook agenda van de technicus na synchronisatie, om de 10 tot 15 minuten. Er wordt een koppeling gemaakt. De afspraak omvat: de datum van de werkorder, het tijdvenster, het werkordernummer en de locatie. De afspraak heeft een standaardprioriteit.

Een wijziging in het boekingstijdvenster of de locatie in Field Service activeert een update naar Outlook tijdens de synchronisatie. Als alleen de werkorder wordt bijgewerkt in Field Service, wordt Outlook niet bijgewerkt.

De volgende velden worden de eerste keer dat de boeking is gepland, gevuld. Updates die na deze tijd op de werkorder plaatsvinden, worden niet doorgevoerd in Outlook tenzij er een wijziging is in het boekingstijdvenster of de locatie.

• Prioriteit
• Location
• Type werkorder
• Type primair incident
• Samenvatting van werkorder
• Rekening
• Eerste contactpersoon

Boekingen annuleren

Afspraken die in Field Service worden geannuleerd, worden standaard niet gesynchroniseerd met Exchange als Geannuleerd. Als u deze instelling wilt wijzigen, schakelt u SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange in OrgDBOrgSettings in. Als deze instelling is ingeschakeld, wordt met het annuleren van een afspraak in Field Service de vergadering in Exchange geannuleerd, waarmee de annulering naar deelnemers wordt verzonden.

Boekingen verwijderen

Wanneer een boeking in Field Service wordt verwijderd en met Exchange wordt gesynchroniseerd, wordt de afspraak alleen in Exchange verwijderd als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De Outlook afspraak blijft gelabeld 'Bijgehouden aan Dynamics'.
• De geboekte resource blijft de organisator van de afspraak.
• De afspraak ligt in de toekomst.
• De afspraak is niet logisch verwijderd.

Als niet aan al deze voorwaarden wordt voldaan, bestaat de afspraak nog steeds in Exchange, maar is deze ontkoppeld. Zie voor meer informatie: Logica voor synchronisatie van afspraken, contactpersonen en taken.

Beperkingen

• Updates voor de reservering zijn vereist om wijzigingen in de werkvolgorde in Outlook weer te geven.
• Gebruikers kunnen worden ingesteld voor synchronisatie met slechts één omgeving tegelijk.
• Alleen boekingen die zijn gekoppeld aan een werkorder worden gesynchroniseerd.
• Boekingen synchroniseren één week in het verleden en maximaal twee weken in de toekomst. De systeemweergave waarmee dit gedrag wordt bepaald, kan niet worden bewerkt en wordt weergegeven met waarschuwingen. Als u de mogelijkheid wilt hebben om te wijzigen welke velden worden gesynchroniseerd en het venster met boekingen die worden gesynchroniseerd, dient u een idee in op ons formulier met Dynamics 365 Field Service ideeën.

Probleemoplossing

Voor bevoegdheidsfouten gaat u naar:

• Fout PrivilegeDenied treedt op bij het gebruik van serversynchronisatie
• Privilege of machtigingsfout voor Outlook

Reserveringen die meer dan twee weken van tevoren zijn gepland, worden niet gesynchroniseerd in Outlook Exchange

Reserveringen die meer dan twee weken van tevoren in Field Service zijn gepland, worden niet gesynchroniseerd in Outlook.

Symptomen

Boekingen die oorspronkelijk zijn gemaakt en meer dan twee weken van tevoren zijn gepland, worden niet automatisch gesynchroniseerd wanneer de boeking het venster van twee weken binnenkomt. Dit is een bekende beperking.

Oplossing

Als u ervoor wilt zorgen dat synchronisatie voor deze boekingen plaatsvindt, werkt u een veld in de boekingsrecord bij in het venster van twee weken. Werk bijvoorbeeld het tijdvenster of de resourcetoewijzing bij. Updates voor velden in gerelateerde entiteiten activeren geen synchronisatie.

Dubbele boekingen worden weergegeven in Outlook Exchange

Dubbele boekingen worden weergegeven in Outlook.

Symptomen

De Outlook-integratie is een ingebouwde oplossing waarmee boekingen worden gesynchroniseerd met Outlook-agenda's. Klanten die een aangepaste oplossing gebruiken om boekingen tussen Field Service en Exchange te synchroniseren, zien mogelijk dubbele boekingsvermeldingen in Outlook.

Oplossing

Schakel de aangepaste synchronisatieoplossing uit en gebruik de ingebouwde Field Service-oplossing, of maak een ondersteuningsaanvraag om Microsoft aan te vragen de ingebouwde Field Service-oplossing voor specifieke omgevingen uit te schakelen.