Delen via

Synchronisatielogica voor afspraken, contactpersonen en taken

In dit artikel wordt beschreven hoe afspraken, contactpersonen en taken worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange. E-mail wordt apart gesynchroniseerd.

Standaard synchroniseren afspraken, contactpersonen en taken in beide richtingen tussen Dynamics 365 en Exchange. Serversynchronisatie, ook wel Exchange-synchronisatie genoemd, is de voorkeursmethode. Synchronisatie gebeurt anders, afhankelijk van het item dat wordt gesynchroniseerd en de synchronisatierichting.

Configuratievereisten voor synchronisatie

Voordat u afspraken, contactpersonen en taken kunt synchroniseren, moet de bijbehorende postvakrecord in Dynamics 365 aan de volgende vereisten voldoen. Houd er rekening mee dat wachtrijpostvakken geen synchronisatie van afspraken, contactpersonen of taken ondersteunen.

  • Het e-mailadres van de gebruiker wordt goedgekeurd.
  • Het postvak wordt getest en ingeschakeld.
  • Afspraken, contactpersonen en taken worden ingesteld op gebruik van serversynchronisatie.

Zie Connect to Exchange Online and Server-side synchronization voor meer informatie.

Synchroniseren van Dynamics 365 naar Exchange

Nadat een item is gesynchroniseerd met Exchange, wordt een koppeling tot stand gebracht. Synchronisatie is altijd bidirectioneel. Elke wijziging aan de ene kant wordt aan de andere kant weerspiegeld.

Informatie over synchronisatiefilters

Synchronisatiefilters bepalen de records die worden gesynchroniseerd van Dynamics 365 naar Exchange met behulp van synchronisatie aan de serverzijde. Synchronisatiefilters zijn gevoelig voor de beveiligingsbevoegdheden van de gebruiker voor elk recordtype.

Wanneer een Dynamics 365-record voor de eerste keer voldoet aan de synchronisatiefiltercriteria van een gebruiker, wordt de record gesynchroniseerd als een Maak actie naar het Exchange-postvak van de doelgebruiker. Volgende updates van de record in Dynamics 365 worden gesynchroniseerd met het bijbehorende Exchange-item als een Update actie. Wanneer een Dynamics 365 record die eerder is gesynchroniseerd met Exchange niet meer voldoet aan de filtercriteria voor synchronisatie van de gebruiker, wordt de Dynamics 365 record gesynchroniseerd als een Delete actie naar Exchange. Dit kan gebeuren voor Dynamics 365 records die fysiek worden verwijderd en records die logisch zijn verwijderd. Een logisch verwijderde record is een record die nog steeds bestaat in Dynamics 365, maar die niet meer wordt geretourneerd door het synchronisatiefilter van de gebruiker. Meer informatie over fysieke en logische verwijderingen in Logisch verwijderde items negeren tijdens de synchronisatie voor meer informatie over fysieke en logische verwijderingen.

Bekijk het volgende scenario om deze verschillende synchronisatieacties te illustreren:

Paul Cannon en Laura Norman zijn geconfigureerd voor gebruik van het out-of-the-box Synchronisatiefilter Mijn actieve contactpersonen , dat standaard contactpersonen synchroniseert die eigendom zijn van de gebruiker. Een contactpersoon Linda Mitchell is aanvankelijk eigendom van Paul en wordt als Creatie gesynchroniseerd met het postvak van Paul in Exchange gedurende de eerste synchronisatiecyclus van Paul. Later wijst Paul de rij met contactpersonen in Dynamics 365 opnieuw toe aan Laura. Tijdens de volgende synchronisatiecyclus van Paul wordt de contactpersoon gesynchroniseerd als een Verwijderen met het postvak van Paul omdat de rij met contactpersonen niet meer voldoet aan de filtercriteria voor synchronisatie van Paul. Op dezelfde manier wordt de contactpersoon gesynchroniseerd met het postvak van Laura als een maken tijdens de volgende synchronisatiecyclus van Laura, omdat de record nu voldoet aan de filtercriteria voor synchronisatie van Laura. Updates van de contactpersoon in Dynamics 365 blijven synchroniseren met het Exchange-postvak van Laura als een Update zolang de Dynamics 365 record blijft voldoen aan de synchronisatiefiltercriteria van Laura.

Ga voor meer informatie naar De records kiezen die u wilt synchroniseren tussen customer engagement-apps en Exchange.

Opmerking

Maak, Update en Verwijderenacties in Dynamics 365 en het bijbehorende synchronisatiegedrag voor Exchange variëren per recordtype. Zie de volgende secties voor elk recordtype om te begrijpen hoe deze acties van invloed zijn op synchronisatie tussen Dynamics en Exchange.

Synchroniseren van Exchange naar Dynamics 365

Afspraken, contactpersonen en taken worden alleen gesynchroniseerd van Exchange naar Dynamics 365 wanneer aan de volgende vereisten wordt voldaan:

  • Het item is gemaakt in de Dynamics 365 voor Outlook app.
  • Het item wordt bijgehouden voor Dynamics 365 in Dynamics 365 voor Outlook.
  • De Tracked to Dynamics 365 category wordt toegepast in Outlook of een andere e-mailclient, niet Dynamics 365 voor Outlook.

Opmerking

Synchronisatie aan de serverzijde synchroniseert afspraken met de Tracked naar Dynamics 365 categorie als de afspraak zich in de hoofdmap agenda of de submappen bevindt. Items in andere agendamappen worden niet gesynchroniseerd.

Schermafbeelding van een postvak in Outlook met afspraken die kunnen worden gesynchroniseerd vanuit de hoofdmap Agenda.

Wanneer aan deze vereisten wordt voldaan, maakt synchronisatie aan de serverzijde het item in Dynamics 365 en brengt een koppeling tot stand. Synchronisatie is altijd bidirectioneel. Elke verandering aan de ene kant, wordt weergegeven aan de andere kant.

Voor meer informatie raadpleegt u:

Afspraken synchroniseren

Hoe afspraken worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange, is afhankelijk van de synchronisatierichting en de eigenschappen van de afspraak.

Afspraakorganisator

De afspraakorganisator is een sleutelveld voor het synchroniseren van afspraken. Hiermee worden verschillende synchronisatiegedragingen bepaald. Zo kan alleen de organisator van de Dynamics 365 afspraken afspraken synchroniseren en distribueren van Dynamics 365 naar Exchange-deelnemers. Wanneer u afspraken maakt met behulp van aanpassingen zoals Power Automate of aangepaste code, moet u ervoor zorgen dat de organisator correct is opgegeven. Het organisatorveld wordt standaard niet weergegeven in het afsprakenformulier. U kunt het veld desgewenst toevoegen aan formulieren, weergaven of geavanceerde zoekopdrachten om te bevestigen dat de waarde aanwezig en correct is.

Als een organisator van een afspraak wordt gewijzigd in Dynamics 365 nadat deze is gesynchroniseerd met Exchange, kan dit ertoe leiden dat de oorspronkelijke organisator een annulering uitgeeft. Dit kan gebeuren omdat de afspraak niet meer voldoet aan de voorwaarden van de synchronisatiefilters van de gebruiker. Daarnaast kan de nieuwe organisator de afspraak synchroniseren als een nieuwe vergadering in Exchange. Het gedrag van het verzenden van een annulering van de vorige organisator kan worden gewijzigd met behulp van de OrgDBOrgSetting genaamd DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Opmerking

Een afspraak die is gemaakt in Dynamics 365 wordt weergegeven als gemaakt door SYSTEM als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • De gebruiker die de afspraak volgt, is niet de organisator
  • De OrgDBOrgSetting genaamd DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities is ingesteld op de standaardwaarde False.

Als de organisator van de Outlook vergadering een Dynamics 365 gebruiker is, is de eigenaar de organisator. Als de organisator geen Dynamics 365 gebruiker is, is de eigenaar de gebruiker die deze heeft bijgehouden.

Afspraken synchroniseren van Dynamics 365 naar Exchange

  • Mapping: Afspraken in Dynamics 365 synchroniseren met Exchange als vergaderingen.

  • Status van afspraak: Als de status van de afspraak in Dynamics 365 is Voltooid, Geannuleerd of Vrij (Open), wordt de afspraakstatus gesynchroniseerd met Exchange als Vrij. Als de afspraakstatus in Dynamics 365 is Busy (Gepland), worden de afspraken gesynchroniseerd met Exchange als Busy.

  • Herinnering: er wordt geen herinnering ingesteld als de afspraak meer dan zeven dagen geleden is of als de afspraakstatus Vrij (open) is.

  • Uitnodigingen: er wordt geen uitnodiging verzonden in de volgende gevallen:

    • Als de afspraak in het verleden ligt.
    • Als er geen deelnemers zijn uitgenodigd.
    • Als de gebruiker die de afspraak synchroniseert, niet de organisator is.
    • Als geen van de volgende eigenschappen is gewijzigd: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Opmerking

Het systeem controleert niet op planningsconflicten in Exchange voordat afspraken vanuit Dynamics 365 worden gesynchroniseerd. U kunt Scheduling tools in Dynamics 365 gebruiken om afsprakenboekingen centraal te beheren om conflicten te voorkomen.

Geannuleerde en verwijderde afspraken synchroniseren van Dynamics 365 naar Exchange

Exchange stuurt een annulering van de afspraak naar deelnemers wanneer de afspraak wordt verwijderd in het postvak van de organisator.

Als de afspraak wordt verwijderd in Dynamics 365, wordt er geen annulering verzonden als:

  • Als de afspraak in het verleden ligt.
  • Als de gebruiker die de afspraak synchroniseert, niet de organisator van de afspraak is.
  • Als de afspraak geen deelnemers heeft.

Standaard worden afspraken die zijn geannuleerd in Dynamics 365 niet gesynchroniseerd met Exchange als Geannuleerd. Als u dit gedrag wilt wijzigen, schakelt u SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange in OrgDbOrgSettings in. Wanneer deze instelling is ingeschakeld, annuleert het annuleren van een afspraak in Dynamics 365 de vergadering in Exchange en wordt de annulering naar de deelnemers verzonden.

Wanneer een afspraak wordt verwijderd in Dynamics 365 en gesynchroniseerd met Exchange, wordt de afspraak alleen verwijderd in Exchange als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • De afspraak is gekoppeld.
  • De gebruiker die synchroniseert, is de organisator van de afspraak.
  • De afspraak ligt in de toekomst.
  • De afspraak is niet logisch verwijderd.

Als niet aan al deze voorwaarden wordt voldaan, bestaat de afspraak nog steeds in Exchange, maar is deze ontkoppeld.

Bij het bijhouden van een terugkerende vergadering verzendt Dynamics 365 geen nieuwe uitnodigingen naar deelnemers als:

  • Alle exemplaren van de reeks bestaan nog steeds in Outlook en Exchange.
  • Als er geen deelnemers zijn toegevoegd of verwijderd.

Als de organisator eerdere exemplaren van de reeks heeft verwijderd, ziet Dynamics 365 deze als ontbrekend in Exchange. Deze worden opnieuw gemaakt en deelnemers krijgen een nieuwe uitnodiging.

Afspraken synchroniseren van Exchange naar Dynamics 365

  • Mapping: Vergaderingen in Exchange worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 als afspraken. Terugkerende vergaderingen worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 als primaire terugkerende afspraak en zijn instanties. Als afzonderlijke exemplaren van een terugkerende vergadering worden gewijzigd in Exchange, worden ze gesynchroniseerd met Dynamics 365 als uitzonderingsafsprakenrecords.

  • Afspraakstatus en beschikbaar/bezet-status: Als de afspraakstatus in Exchange Free is, wordt hij gesynchroniseerd met Dynamics 365 als Free. Als de status is Completed of Canceled in Dynamics 365, wordt de status van de afspraak in Dynamics 365 ingesteld op Completed. Als de status in Dynamics 365 Open is, wordt de afspraakstatus ingesteld op Vrij. Als de status Free/Busy van de Exchange-afspraak is ingesteld op Werk elders, de Dynamics 365 afspraak is ingesteld op de status Open en de status is Free. Als de exchange-afspraakstatus Busy is, wordt de Dynamics 365 afspraak ingesteld op Busy (Gepland).

  • Afspraken met de status Voltooid of Geannuleerd in Dynamics 365: Als de status van de afspraak in Dynamics 365 Voltooid of Geannuleerd is, worden wijzigingen in de vergadering in Exchange niet gesynchroniseerd met Dynamics 365.

  • Aanboeking en conflictbeheer: Wanneer een afspraak wordt bijgehouden voor Dynamics 365, maakt synchronisatie aan de serverzijde gebruik van de reserverings-API om ervoor te zorgen dat deelnemers beschikbaar zijn op het opgegeven tijdstip. Als de agenda van de organisator in Dynamics 365 bijvoorbeeld tegelijkertijd een andere afspraak heeft, mislukt de reservering en wordt de afspraak niet gesynchroniseerd. De gebruiker kan het planningsconflict aanpakken, het selecteren om het te negeren en de afspraak toch laten synchroniseren. Boeking van Dynamics 365 in Outlook onderdrukt automatisch het planningsconflict. Voor meer informatie, zie Een planningsconflict werd gevonden bij het opslaan van afspraak [afspraakonderwerp] van Exchange naar Microsoft Dynamics 365.

Geannuleerde en verwijderde afspraken synchroniseren van Exchange naar Dynamics 365

Wanneer een bijgehouden afspraak of uitzonderings afspraak wordt verwijderd in Exchange, wordt de afspraak niet verwijderd in Dynamics 365 tijdens de synchronisatie als:

  • Als de status Voltooid of Geannuleerd is.
  • Als de afspraak in het verleden ligt.
  • Als de gebruiker die de afspraak synchroniseert, niet de organisator van de afspraak is.

(Een uitzonderingsafspraak is een specifiek exemplaar van een terugkerende afspraak die afzonderlijk is gewijzigd.)

Serviceafspraken synchroniseren

  • Mapping: Service-afspraken in Dynamics 365 synchroniseren met Exchange als vergaderingen.

  • Uitnodigingen en annuleringen: uitnodigingen en annuleringen worden nooit verzonden voor serviceafspraken.

  • Kopieën: tijdens de synchronisatie krijgen gebruikers hun eigen exemplaar van de serviceafspraak in hun postvakken. Er is geen centrale organisator voor serviceafspraken.

Contactpersonen synchroniseren

  • Mapping: Contactpersonen in Dynamics 365 synchroniseren met Exchange als contactpersonen.

  • Adressynchronisatie: zie Adressynchronisatie voor contactpersonen.

  • Verwijderde contactpersonen:

    • Contactpersonen die zijn verwijderd in Dynamics 365 worden alleen verwijderd in Exchange als de synchronisatiegebruiker niet de eigenaar van de contactpersoon is.
    • Contactpersonen die zijn verwijderd in Exchange, worden alleen verwijderd in Dynamics 365 als de synchronisatiegebruiker de eigenaar van de contactpersoon is.

Taken synchroniseren

Hoe taken worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange, is afhankelijk van de synchronisatierichting en de eigenschappen van de taak.

Taken synchroniseren van Dynamics 365 naar Exchange

  • Mapping: Faxen, brieven, telefoongesprekken en taken in Dynamics 365 synchroniseren met Exchange als taken.

  • Reminder: Als de einddatum van de taak meer dan een dag geleden is en de taakstatus in Dynamics 365 is Open of Scheduled, wordt er een herinnering ingesteld tijdens de synchronisatie.

  • Datum: De geplande einddatum van de taak in Dynamics 365 wordt gesynchroniseerd met Exchange als einddatum voor de taak.

  • Taakstatus: als het percentage voltooid niet is opgegeven:

    • wordt een taak met de status Open gesynchroniseerd met Exchange als Niet gestart.
    • wordt een taak met de status Voltooid of Geannuleerd gesynchroniseerd met Exchange als Voltooid.

  • Datum voltooid: de werkelijke einddatum van de taak wordt gesynchroniseerd met Exchange als de voltooiingsdatum van de taak.

  • Verwijderde taken: Taken die in Dynamics 365 zijn verwijderd, worden in Exchange alleen verwijderd als de status in Exchange niet Voltooid is.

  • Automatische taakvoltooiing: Taken die zijn gemarkeerd als Voltooid in Dynamics 365 en hebben een waarde in het veld actualEnd. Als het veld actualEnd van een taak is ingevuld en de datum in het verleden ligt, wordt de taak automatisch met Exchange gesynchroniseerd als Voltooid. Als u aanpassingen gebruikt om een taak opnieuw te activeren, moet u ervoor zorgen de datum actualEnd te wissen om te voorkomen dat de taak automatisch wordt voltooid met de serversynchronisatie.

Taken synchroniseren van Exchange naar Dynamics 365

  • Mapping: Taken in Exchange synchroniseren met Dynamics 365 als taken.

  • Taakstatus: Taken die niet zijn gestart in Exchange-synchronisatie met Dynamics 365 als Not Started.

  • Taak werkelijke begindatum: Wanneer een taak die in Exchange is gemaakt, wordt gesynchroniseerd met Dynamics 365, wordt het bijbehorende actualStart ingesteld op de huidige tijdstempel.

  • Taken verwijderd: Standaard worden faxen, brieven, telefoongesprekken en taken die zijn verwijderd in Exchange, ook verwijderd in Dynamics 365. Dit gedrag kan worden gewijzigd door de OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange in-/uit te schakelen.

  • Percent Complete: Taken die zijn ingesteld op 100% voltooid synchroniseren naar Dynamics 365 als Voltooid.

Geavanceerde synchronisatie-instellingen

Logisch verwijderde items negeren tijdens synchronisatie

Wanneer een item niet meer overeenkomt met de synchronisatiefilters, is dat meestal om een van de volgende twee redenen:

  • De record bestaat niet meer in Dynamics 365 omdat deze fysiek is verwijderd.
  • De record bestaat nog steeds in Dynamics 365, maar kan niet meer worden geopend. De gebruiker die aan het postvak is gekoppeld, heeft geen toegang meer tot het item, of de eigenschappen van het item zijn gewijzigd en het komt niet meer overeen met de synchronisatiefilters. Deze voorwaarde wordt logische verwijdering genoemd.

Standaard wordt met serversynchronisatie in beide gevallen een verwijderingsbewerking naar Exchange verzonden. Als u dit gedrag wilt wijzigen en logische verwijderingen wilt negeren, schakelt u DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync in OrgDbOrgSettings in.

Raadpleeg het volgende voor meer informatie over synchronisatiefilters:

Gekopieerde items toestaan

Wanneer een gekoppeld item in Exchange wordt gekopieerd, wordt de kopieeractie met serversynchronisatie standaard genegeerd. Dit gedrag voorkomt het maken van dubbele informatie in Dynamics 365. Als u dit gedrag wilt wijzigen en dubbele items uit Exchange wilt binnenhalen, schakelt u IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox in OrgDbOrgSettings in.

Bijlagen van afspraken, contactadressen en taken synchroniseren in Outlook

De volgende secties zijn van toepassing op synchronisatie die wordt uitgevoerd via Dynamics 365 voor Outlook of synchronisatie aan de serverzijde. Zie voor meer informatie Uw e-mailsysteem integreren.

Schermopname van het tabblad Synchronisatie van systeeminstellingen in Dynamics 365 voor Outlook.

Afspraakbijlagen synchroniseren

Gebruikers kunnen documenten, afbeeldingen, opnamen en andere bestanden toevoegen aan afspraken die ze maken in Dynamics 365 of in de Dynamics 365 voor Outlook app. Standaard worden bijlagen niet opgenomen wanneer afspraken worden gesynchroniseerd. Als u ze wilt opnemen, doet u het volgende:

  1. Ga in Dynamics 365 voor Outlook naar Settings>Administration>System Settings.
  2. Selecteer op het tabblad SynchronisatieBijlagen synchroniseren met Outlook of Exchange.
Overwegingen bij het synchroniseren van bijlagen
  • Als u synchronisatie van bijlagen uitschakelt, worden bijlagen niet weergegeven in afspraken in Dynamics 365. Ze worden nog steeds weergegeven in afspraken in Dynamics 365 voor Outlook.
  • U kunt geen bijlagen in terugkerende afspraken of in serviceafspraken synchroniseren.
  • Bijlagen kunnen de synchronisatietijden verlengen. Als u een netwerk met lage bandbreedte gebruikt, is het wellicht verstandig om spaarzaam om te gaan met bijlagen.

Adressen van contactpersonen synchroniseren

Selecteer op het tabblad Synchronisatie in Dynamics 365 voor Outlook een van de volgende opties om te kiezen hoe contactgegevens worden gesynchroniseerd:

  • Synchroniseer alleen postadres in de Outlook-contactpersoon: Er wordt één postadres gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Outlook. Dat is voldoende voor de meeste organisaties en is de standaardinstelling.

  • Synchroniseer alle drie de adressen (Zakelijk, Thuis, Overige) in Outlook contactpersoon: Alle drie Outlook adressen (Zakelijk, Thuisgebruik en Overige) worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Outlook.

Waarschuwing

Als u bestaande gegevens hebt, kan het wijzigen van de instelling van synchronisatie van alle drie de adressen leiden tot gegevensverlies. Als deze instelling wordt ingeschakeld, worden kenmerken van bestaande contactpersonen die worden bijgehouden opnieuw toegewezen. We raden aan dat u deze optie test voordat u deze implementeert zodat u begrijpt hoe de hertoewijzing uw omgeving en de gegevens beïnvloedt. In de meeste gevallen moet u de volledige gegevens aan de ene kant (normaal Dynamics 365) hebben en synchroniseren met de andere kant (normaal gesproken Outlook of Exchange).

Voor meer informatie, zie Welke velden kunnen worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365-apps en Outlook?

Taken synchroniseren die zijn toegewezen in Outlook

Standaard worden taken die zijn gemaakt in Dynamics 365 voor Outlook niet gesynchroniseerd met Dynamics 365. Als u ze wilt synchroniseren, selecteert u op het tabblad Synchronisatie in Dynamics 365 voor Outlook Synchronisatietaken die zijn toegewezen in Outlook.

Overwegingen bij het synchroniseren van taken
  • U kunt geen terugkerende taken synchroniseren.
  • Degene die de taak toewijst en degene aan wie de taak wordt toegewezen moeten zich in dezelfde organisatie bevinden.
  • Taken kunnen niet worden gesynchroniseerd met meerdere e-mailadressen.

Zie ook

  • Last updated on