Overeenkomsten instellen om automatisch werkorders en facturen te genereren
Klantovereenkomsten bevatten vooraf gedefinieerde details voor het genereren van werkorders en facturen. Voor meer informatie, zie overeenkomstenoverzicht. Naarmate het aantal afspraken toeneemt, moet u overwegen of u meerdere incidenten of meerdere herhalingen moet toevoegen .
Om overeenkomsten te gebruiken, voert u de volgende stappen uit:
- Maak de overeenkomst. Definieer details op hoog niveau, zoals de klant, het datumbereik en de prijslijst.
- Maak een overeenkomstboekingsinstelling waarin u definieert hoe vaak er werkorders voor de overeenkomst moeten worden gemaakt, samen met basisgegevens van de uiteindelijke werkorders, zoals werkorder Type.
- Voeg Incidenten voor overeenkomsten, Producten, Services en Servicetaken toe die de specifieke details definiëren van het uit te voeren werk als onderdeel van elke gegenereerde werkorder.
- Activeer de overeenkomst en De boekingsdata van de overeenkomst worden samen met de werkorders aangemaakt naarmate de data dichterbij komen.
In dit artikel worden twee scenario's besproken om te laten zien hoe overeenkomsten werkorders en facturen kunnen opleveren.
Vereisten
Werkordergerelateerde gegevens zoals accounts, typen incidenten, producten, services en servicetaken die in uw systeem zijn geconfigureerd.
Overeenkomstinstellingen zijn geconfigureerd. Overweeg een prefix en startnummer van de overeenkomst op te geven.
De aangewezen eigenaren van overeenkomsten, overeenkomstboekingsinstellingen en overeenkomstfactuurinstellingen hebben toestemming voor het volgende: facturen, factuurgegevens, werkorders, werkorder-incidenten, werkorder-producten, werkorder-services, werkorder-servicetaken, resourcevereisten en boekingen maken.
Scenario 1: Werkorders automatisch genereren voor onderhoud van activa
Een organisatie moet maandelijks onderhoud uitvoeren op een stuk apparatuur dat zij bij een klant hebben geïnstalleerd voor het komende jaar. Ze willen Dynamics 365 Field Service gebruiken om halverwege elke maand automatisch onderhoudstaken te genereren met enige flexibiliteit. Ze willen dat dispatchers de maandelijkse onderhoudstaken plannen bij de beste en meest geschikte technici in het veld en de klant factureren voor het voltooide werk tegen een afgesproken prijs.
U kunt dit scenario configureren met behulp van overeenkomsten, klantactiva, incidenttypen en prijslijsten.
Stap 1: Een overeenkomst maken
Selecteer in het gedeelte Service de optie Overeenkomsten>Nieuw.
Vul uw gegevens in. Gebruik de tooltips als guide.
Serviceaccount en factureringsaccount: Definieert waar de werkorders van de overeenkomst plaatsvinden, terwijl het factureringsaccount definieert naar wie de factuur moet worden verzonden. Ga naar Accounts maken en beheren voor meer informatie.
Systeemstatus: bepaalt of de overeenkomst momenteel wordt uitgevoerd. Stel in op Schatting tijdens het samenstellen van een nieuwe overeenkomst en het toevoegen van details.
Prijslijst: specificeert de prijs van alle producten en diensten die verband houden met een overeenkomst en bepaalt de prijslijst die wordt ingevuld op werkorders en facturen die op basis van deze overeenkomst worden gegenereerd. Voeg alle producten en diensten die tijdens de overeenkomst worden gebruikt, toe aan de prijslijst van de overeenkomst. De overeenkomsten bevatten meestal een overeengekomen prijs goederen en diensten die in een volledig nieuwe prijslijst worden weergegeven. De prijslijst voor resulterende werkorders en facturen kan indien nodig handmatig worden bijgewerkt.
Begin- en einddatum: geeft de duur van de overeenkomst aan.
Voer op het tabblad Overig meer details in, zoals het servicegebied voor de resulterende werkorders en de tijdstip voor het genereren van records. Dit bepaalt het tijdstip waarop werkorders, facturen en andere records met betrekking tot deze overeenkomst worden gegenereerd. Deze definitie is belangrijk omdat sommige organisaties niet willen dat er halverwege de werkdag werkorders worden gemaakt. Als er geen waarde is ingesteld, wordt standaard de waarde in Field Service-instellingen gebruikt.
Selecteer Opslaan.
Stap 2: Terugkeerpatroon instellen voor een boeking
Nadat de overeenkomst is gemaakt, geeft u aan hoe vaak werkorders moeten worden gegenereerd.
Selecteer op het tabblad Algemeen in de sectie Boekingsinstellingen de optie Nieuwe overeenkomstboekingsinstelling.
Fooi
Mogelijk moet u de verticale ellips ⋮ selecteren voordat u Nieuwe overeenkomstboekingsinstelling selecteert.
Vul de naam van de overeenkomst in. Dit kan bijvoorbeeld "Maandelijks onderhoudstaak" zijn. De naam is belangrijk omdat een overeenkomst meerdere boekingsherhalingen kan hebben. De serviceorganisatie kan bijvoorbeeld wekelijks en maandelijks onderhoud uitvoeren als onderdeel van dezelfde overeenkomst.
Vul de werkorder-instellingen in.
Automatisch genereren werkorder: Selecteer Ja om automatisch werkorders op doorlopende basis te genereren. Gegenereerde werkorders worden weergegeven in de actieve weergave werkorder met de status Open-Niet-gepland. Selecteer Nee om handmatig de werkorder voor elke planningsdatum te genereren.
werkorder Type: Selecteer het type werkorder, zoals Diagnose en reparatie of Inspectie.
Werkorders een dag van tevoren genereren: Bepaalt hoeveel dagen vóór de verwachte servicedatum de werkorder wordt gegenereerd. Als u meerdere dagen van tevoren kiest, kan het zijn dat uw achterstand aan werkorders groter wordt dan gewenst. Als u echter te weinig dagen van tevoren kiest, heeft u mogelijk geen tijd om u voor te bereiden. Als er geen waarde wordt ingevoerd op het niveau van de overeenkomst, is er een omgevingsbrede instelling in Field Service-instellingen> tabblad Overeenkomst >Werkorder voor overeenkomst X dagen vooraf genereren. Als dit veld ook geen waarde bevat, worden de werkorders zeven dagen vóór de boekingsdatum gegenereerd op het tijdstip dat in de overeenkomst is vastgelegd.
werkorder Type, Prioriteit, werkorder Samenvatting en Locatie die hier worden ingevoerd, worden doorgegeven aan de resulterende werkorders.
Vul de Boekingsinstellingen in.
Automatisch boeking genereren: Selecteer Ja om het systeem gegenereerde werkorders te laten boeken (ongeacht of deze automatisch of handmatig zijn gegenereerd). Geef een voorkeursbron en voorkeursstarttijd op voor de boeking. Selecteer Nee zodat de gegenereerde werkorders worden gepland via het normale planningsproces: handmatig, met het schema Assistent of met Resource Scheduling Optimization.
Notitie
Overeenkomsten creëren boekingen op basis van herhaling, zonder rekening te houden met andere factoren, zoals de activiteit van de resource of de werkuren.
Geschatte duur: Selecteer de geschatte tijd voor dit type werkorder.
Met de velden Pre-boekingsflexibiliteit en Post-boekingsflexibiliteit wordt aangegeven hoeveel dagen vóór en na de verwachte planningsdatum de werkorder kan worden gepland. Deze velden worden ingevuld in de velden Begin datumvenster en Eind datumvenster op de gegenereerde werkorders ter ondersteuning van de planning Assistent. Als u bijvoorbeeld van plan bent om maandelijks onderhoud uit te voeren op de achtste van elke maand en de flexibiliteit voor en na het boeken instelt op zeven dagen, dan kunnen de werkorders worden gepland tussen de eerste en de vijftiende van elke maand.
tijdvensterbegin en tijdvenstereinde kunnen worden opgegeven om een tijdvenster te maken voor gegenereerde werkorders, die het schema Assistent bevat. (Voorbeeld: werkorder moet worden gepland tussen 8.00 uur en 12.00 uur.)
Selecteer op de opdrachtbalk aan de bovenkant Terugkeerpatroon bij boeking.
Vul de gegevens in.
Terugkeerpatroon. Bijvoorbeeld elke week, elke eerste maandag van de maand of om de vrijdag.
Bereik van herhaling. Definieer de Begindatum en kies de Gedrag einddatum.
- Geen einddatum: Werkorders worden gegenereerd op de einddatum van de overeenkomst.
- Eindigen op: Stop met het genereren van werkorders na de einddatum van de herhaling.
- Eindigen na # herhalingen: Werkorders worden gegenereerd nadat het opgegeven aantal herhalingen is bereikt.
Aangepaste datums: Definieer datums om werkorders te genereren die naast een herhaling moeten worden uitgevoerd als een patroon niet aansluit bij uw zakelijke behoeften. Bijvoorbeeld gedurende het hele jaar op verschillende feestdagen onderhoud uitvoeren. Er worden geen werkorders met aangepaste datums gegenereerd, tenzij er een herhaling is opgegeven.
Selecteer OK en selecteer vervolgens Opslaan.
Notitie
Eén overeenkomst kan verschillende boekingsinstellingen hebben. U kunt bijvoorbeeld een boekingsinstelling maken voor wekelijkse bezoeken, waarmee elke week werkorders worden aangemaakt, en een boekingsinstelling voor maandelijkse bezoeken met verschillende boekingen.
Zie ook: Boekingsherhalingen importeren.
Stap 3: Werkdetails van de overeenkomst toevoegen
Nadat u de Overeenkomst en de Overeenkomstboekingsinstellingen hebt ingesteld, definieert u het werk dat moet worden uitgevoerd. Om het werk te definiëren, voegt u incidenttypen, producten, services en servicetaken toe aan de overeenkomst.
Als u overeenkomsten voor klant activum onderhoud, wilt gebruiken, gebruikt u de overeenkomst voor het boeken van incidenten en geeft u activum op. Door een klantnummer activum op te geven bij het incident, kunt u terugkerende werkzaamheden definiëren die op specifieke apparatuur moeten worden uitgevoerd en een servicegeschiedenis opbouwen. U kunt ook meerdere soorten incidenten toevoegen aan een boekingsinstelling voor overeenkomsten, elk met een klantactivum. In dit scenario wordt gebruikgemaakt van een incident waarbij een overeenkomst is geboekt.
Als u geen gebruik wilt maken van incidenttypen voor het boeken van overeenkomsten, kunt u producten, services en servicetaken rechtstreeks aan de overeenkomst toevoegen.
Selecteer op het tabblad Algemeen in de sectie Incidenten de optie Nieuw overeenkomstboekingsincident. Gebruik de tooltips als guide om de details van het incident op te geven.
Fooi
Mogelijk moet u de verticale ellips ⋮ selecteren voordat u Nieuwe overeenkomstboekingsinstelling selecteert.
Kies Opslaan en sluiten.
Wanneer u incidenten aan de overeenkomst toevoegt, worden de gerelateerde producten, services, servicetaken en kenmerken aan de overeenkomst toegevoegd. Deze artikelen worden vervolgens toegevoegd aan werkorders zodra ze worden gegenereerd. Houd bij het toevoegen van incidenttypen rekening met de instelling Incidentitems kopiëren naar overeenkomst .
Stap 4: De overeenkomst activeren en werkorders bekijken
Nadat uw organisatie het proces voor beoordeling door de manager en acceptatie door de klant heeft doorlopen, is de laatste stap het activeren van de overeenkomst. Na activering genereert het systeem gerelateerde records, zoals onderhoud-datums en werkorders. Als u meer details aan de overeenkomststatus wilt toevoegen, kunt u de waarden Substatus overeenkomst gebruiken. Er kunnen ook aangepaste substatussen van overeenkomsten worden gemaakt.
Stel op de pagina Overeenkomst de Systeemstatus in op Actief.
Selecteer Opslaan. Er worden boekingsdata aangemaakt die overeenkomen met de data waarop de dienst moet worden uitgevoerd.
Om de boekingsdata te bekijken, opent u de Boekingsinstellingen en scrolt u naar het gedeelte Boekingsdata .
Naarmate de boekingsdatums naderen, worden er werkorders gegenereerd op basis van het veld Werkorders dagen van tevoren genereren . De status van de boekingsdatum verandert naar Verwerkt en er verschijnt een opzoekactie naar de gegenereerde werkorder.
Als u Werkorders automatisch genereren instelt op Nee, kunt u handmatig werkorders genereren voor elke boekingsdatum. Voor unieke bedrijfsgevallen waarbij u een werkorder eerder moet genereren dan is gedefinieerd, kunt u deze handmatig genereren. Open een boekingsdatum en selecteer Genereer werkorder.
Als u besluit om de overeenkomst Automatisch boekingen genereren te gebruiken, worden de werkorders gepland voor de voorkeursresource wanneer de werkorders worden gegenereerd.
Stap 5: Werkorders voor overeenkomsten uitvoeren
Wanneer werkorders worden gegenereerd, worden ze weergegeven tussen andere werkorders in de weergave Werkorders .
De gegenereerde werkorders bevatten alle details die in de overeenkomst zijn gespecificeerd, zoals prijslijst, werkorder-type, incidenttypen en klant-activum. De details kunnen nog steeds worden bewerkt op het werkorder-niveau. Hoewel een werkorder bijvoorbeeld kan worden gegenereerd op basis van een overeenkomst, kunnen indien nodig meer producten en services aan de werkorder worden toegevoegd. Andere details, zoals de prijslijst en het werkorder-type, kunnen worden gewijzigd als u de juiste rechten hebt.
De werkorder bevat een koppelen aan de overeenkomst.
Als dit nog niet is gepland, selecteert u Boeken en trigger het schema Assistent.
Nadat een veldtechnicus een overeenkomst werkorder heeft uitgevoerd en een manager deze heeft gesloten, wordt er een factuur voor het voltooide werk aangemaakt. Zie voor meer informatie het artikel over statussen en de werkorderlevenscyclus.
Fooi
Wanneer u overeenkomsten instelt om automatisch werkorders te genereren, beperkt u het aantal werkorder onderliggend-records, zoals werkorder-producten, -services, -servicetaken en -incidenttypen, tot maximaal 500. Grotere volumes records, synchrone aangepaste plug-ins of aangepaste processen kunnen een time-out veroorzaken, waardoor de resterende onderliggend-records niet worden gegenereerd.
Scenario 2: Facturen automatisch genereren
Overeenkomstfacturen worden gebruikt om automatisch facturen voor producten en diensten te genereren. De facturen worden gegenereerd met een vaste frequentie en bevatten telkens dezelfde producten tegen dezelfde prijs. De facturen worden gegenereerd en gefactureerd, ongeacht of er werkorders zijn uitgevoerd of niet. Het is te vergelijken met de manier waarop u de maandelijkse rekening van uw mobiele telefoon betaalt, ongeacht het aantal telefoontjes of sms'jes dat u verstuurt.
In dit scenario betaalt een klant een field service-organisatie een kwartaalbedrag voor een serviceplan.
Stap 1: Maak een overeenkomst of selecteer een bestaande
U kunt een overeenkomstfactuur toevoegen aan een bestaande of een nieuwe overeenkomst. U kunt een overeenkomst hebben met alleen een overeenkomstfactuur en geen onderhoudsplan en zelfs meerdere facturen voor één overeenkomst.
In dit voorbeeld worden kwartaalfacturen toegevoegd aan de bestaande overeenkomst.
Selecteer in de overeenkomst Factuurinstellingen>Nieuwe factuurinstellingen voor overeenkomst toevoegen.
Fooi
Mogelijk moet u de verticale ellips ⋮ selecteren voordat u Nieuwe overeenkomstboekingsinstelling selecteert.
Voer een naam in voor de serviceovereenkomst en selecteer Opslaan.
Stap 2: Stel factuurherhaling en producten in
Selecteer Factuurproducten en Nieuw overeenkomstfactuurproduct.
Voeg de producten toe waarvoor u de klant regelmatig wilt factureren en selecteer Opslaan. De prijs van de factuurproducten is afgeleid van de prijslijst in de overeenkomst.
Notitie
De factuurproducten kunnen alleen producten zijn waarvoor Field Service-producttype is ingesteld op Voorraad of Niet-voorraad. Producten van het servicetype kunnen niet worden toegevoegd.
Selecteer Factuurherhaling in de opdrachtbalk bovenaan.
Voer de herhalingsinformatie in. Om per kwartaal in te stellen, selecteert u:
- Herhaling: Maandelijks
- Herhaal door: Dag van de maand
- Elke opgegeven maand: 3
Selecteer OK en vervolgens Opslaan.
Stap 3: Activeer de factuurherhaling en bekijk de facturen
Omdat deze overeenkomst al actief is, worden de factuurdata na korte tijd gegenereerd, maar niet direct. Als u een factuurconfiguratie voor een overeenkomst hebt toegevoegd aan een nieuwe overeenkomst of aan een bestaande overeenkomst met de status Schatting , activeert u de overeenkomst.
Om de factuurdatums te bekijken, selecteert u Gerelateerde>Factuurdatums.
U kunt geen overeenkomstfacturen handmatig genereren zoals u dat met overeenkomstwerkorders kunt doen.
Notitie
De facturen worden vooraf gegenereerd, afhankelijk van wat u hebt ingesteld voor het veld Overeenkomstfacturen X dagen van tevoren genereren in Field Service-instellingen onder de sectie Overeenkomst . De vervaldatum van de factuur wordt ingesteld op basis van uw instellingen voor terugkerende facturen, maar wordt X dagen van tevoren aangemaakt. Als er geen waarde wordt ingevoerd voor Overeenkomstfacturen genereren X dagen van tevoren, genereert het systeem de factuur op de dag van de factuurdatum in het veld tijdstip recordgeneratie in de overeenkomst en vervolgens in de Field Service-instellingen.
Boekingsherhalingen importeren
U kunt een herhalingspatroon voor boekingen importeren voor een overeenkomstboekingsinstelling (ABS) of overeenkomstfactuurinstelling (AIS). Als het herhalingsdialoogvenster wordt opgeslagen, wordt een veld in de ABS- of AIS-records ingevuld. Het veld wordt Herhalingsinstellingen genoemd en wordt niet standaard in het formulier weergegeven. Voer de volgende stappen uit om een herhaling met een of meer ABS- of AIS-records via CSV te importeren.
Haal een representatieve string op van een ABS of AIS die op een vergelijkbare manier is ingesteld als de configuratie van de geïmporteerde records.
Geef in die tekenreeks de waarden op die bepalen hoe het record zich gedraagt en die u uit de tekenreeks kunt halen, zoals begin- en einddatum of maanden per maand.
Gebruik deze voorbeeldreeksen om de boekings- en factuurinstellingen van de overeenkomst in een spreadsheet in te vullen en volledig geconfigureerde records te importeren.
Zie bijvoorbeeld een herhaling in de volgende schermafbeelding en de bijbehorende XML.
<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>
De eigenaar van een overeenkomst wijzigen
Wijzig de overeenkomst Systeemstatus in Schatting en selecteer Opslaan. Wacht vijf minuten om alle asynchrone processen te laten draaien
Zet de overeenkomst Systeemstatus terug naar Actief en selecteer Opslaan en Sluiten.