E-mail bijhouden gebruiken om berichtuitwisselingen weer te geven

Met E-mail bijhouden in Dynamics 365 Sales worden de interacties van uw klanten met uw berichten bijgehouden. U kunt zien of ze een koppeling hebben geselecteerd, een bijlage hebben geopend of een antwoord hebben verzonden. U kunt ook meldingen ontvangen om u te herinneren aan opvolgingstaken voor uw klanten.

Licentie- en rolvereisten

Vereistetype	U moet over het volgende beschikken
Licentie	Dynamics 365 Sales Premium of Dynamics 365 Sales Enterprise
Beveiligingsrollen	Elke primaire verkooprol

Vereisten

• Uw beheerder heeft E-mail bijhouden ingeschakeld.
• Uw beheerder heeft de assistent ingeschakeld. E-mail bijhouden gebruikt de assistent om waarschuwingen en andere berichten te bezorgen.

Hoe u met E-mail bijhouden een effectievere verkoper wordt

Met E-mail bijhouden kunt u het volgende:

• Erachter komen wanneer een klant uw bericht heeft geopend, op een koppeling heeft geklikt, een bijlage heeft geopend of een antwoord heeft verzonden. (Wanneer de e-mailclient van de klant om veiligheidsredenen uw e-mail scant, kan het aantal geopende e-mails en klikken op koppelingen kunstmatig worden verhoogd.)
• Direct een waarschuwing ontvangen wanneer een klant uw bericht voor het eerst opent.
• De effectiefste levertijd plannen op basis van de tijdzone van de geadresseerde.
• De effectiefste berichtsjabloon kiezen op basis van eerdere e-mailinteracties van uw organisatie.
• Een waarschuwing instellen om u eraan te herinneren als het tijd is om een e-mail op te volgen.
• De volledige interactiegeschiedenis van één bericht controleren of KPI's voor al uw berichten weergeven.

Bepaalde functies van E-mail bijhouden kunnen zelfs zichtbaar zijn wanneer de functie is uitgeschakeld. Deze functies verschijnen nog steeds, maar zijn leeg:

• De tabel Bijlagen, die wordt weergegeven wanneer u een e-mailbericht of een e-mailsjabloon opstelt, bevat altijd de kolom Gevolgd.
• De tabel Gevolgde e-mail bevat altijd de kolommen Geopend, Tijd laatst geopend, Bijlageweergaven, Klikken op koppeling Antwoorden.
• De tabel E-mailsjabloon bevat altijd de kolommen Antwoordpercentage, Percentage geopend, Aanbevolen en E-mailaantal.
• De standaardversies van de formulieren voor accounts, contactpersonen en potentiële klanten bevatten alle het veld E-mail volgen.

Overwegingen

Bekijk de volgende overweging voordat u de functie voor e-mail bijhouden gebruikt:

• Een e-mail wordt alleen gevolgd als de lijst met ontvangers account-, contactpersoon- en leadrecords bevat in de velden Aan en CC. Als er andere typen records worden toegevoegd aan de velden Aan en CC kan de e-mail niet worden gevolgd. In dergelijke gevallen wordt een bericht weergegeven waarin staat dat de e-mail niet kan worden gevolgd omdat de lijst met ontvangers geen account-, lead- of contactpersoonrecords bevat.

De geschiedenis van bijgehouden e-mail weergeven

De status, interactiestatistieken en KPI´s voor uw gevolgde e-mailberichten zijn beschikbaar in vele delen van Dynamics 365 Sales voor elke record waarin ze relevant zijn.

E-mailgeschiedenis in de kolom Activiteiten

Nadat u een bericht hebt opgeslagen of verzonden, verschijnt het in de lijst Activiteiten voor de record Betreffende, doorgaans de record die u bekeek toen u het bericht opstelde. In sommige gevallen kan het een gerelateerde record zijn.

Voor gevolgde berichten wordt de huidige interactiestatus op de tegel in de lijst Activiteiten weergegeven. Gebruik de knoppen in de rechterbovenhoek van een e-mailtegel om de inhoud en interactiegeschiedenis direct in de lijst uit te vouwen of om de volledige berichtpagina te openen.

KPI´s voor e-mails in de e-maillijst

U kunt het aantal geopende berichten, weergaven van bijlagen, klikken op koppelingen en antwoorden op gevolgde berichten bekijken in de lijst met e-mails die uw verkooporganisatie heeft verzonden.

1. Ga naar Sales>Activiteiten.

2. Selecteer E-mail>Alle gevolgde e-mails in de lijst boven aan de pagina.

Berichtdetails

Als u een alleen-lezen weergave van de details van een bezorgd bericht wilt openen, selecteert u het onderwerp ervan in een lijst Activiteiten of E-mails. De details die u kunt bekijken, zijn onder meer de geschiedenis van berichtinteractie en KPI's.

De KPI´s boven aan de tijdlijn tonen het totaal aantal openacties, bijlageweergaven, klikacties en reacties die voor het bericht zijn geregistreerd. De tijdlijn bevat een symbool voor elke interactiegebeurtenis, waarbij de nieuwste bovenaan worden weergegeven, en bevat enkele details over elke gebeurtenis.

Sjabloonresultaten en -aanbevelingen in de lijst met sjablonen

U kunt de prestaties van uw e-mailsjablonen bekijken, inclusief het antwoordpercentage, het openingspercentage, het aantal keren dat ze zijn gebruikt en of ze worden aanbevolen of niet.

Ga naar Instellingen>Zakelijk>Sjablonen en selecteer E-mailsjablonen.

Geschiedenis van e-mailinteracties begrijpen

Als u een e-mail verstuurt, weet u doorgaans niet of deze is geopend of gelezen tenzij de geadresseerde u terugschrijft. Dat komt doordat de e-mail is gemaakt om traditionele post te simuleren en niet is ontworpen met het oog op het bijhouden van reacties. In Dynamics 365 Sales worden speciale methoden toegepast om deze beperking te omzeilen en worden de volgende functies voor het bijhouden van e-mail geboden:

• Te weten komen wanneer uw bericht is geopend: wanneer u een gevolgd e-mailbericht verstuurt vanuit Dynamics 365 Sales, wordt een transparant GIF van één pixel met een unieke naam gemaakt en aan het bericht toegevoegd als een gekoppelde afbeelding. Deze onzichtbare GIF wordt samen met eventuele andere afbeeldingen die u aan het bericht toevoegt, opgeslagen in Dynamics 365. Ze worden opgehaald wanneer de ontvanger het bericht opent en ervoor kiest om de afbeeldingen te downloaden. Wanneer een unieke GIF wordt aangevraagd, wordt in Dynamics 365 Sales geregistreerd dat het bijbehorende bericht is geopend.

  We raden u aan om altijd afbeeldingen in uw berichten op te nemen, zoals een bedrijfslogo of een pakkende illustratie, omdat dit de ontvangers motiveert om ze te downloaden. U weet niet of ze het bericht hebben geopend als er geen afbeeldingen zijn geladen.

• Te weten komen wanneer op elke koppeling is geklikt: wanneer u een gevolgd e-mailbericht verstuurt vanuit Dynamics 365 Sales, worden alle hyperlinks in het systeem vervangen door een unieke omleidingskoppeling die verwijst naar de Dynamics 365-server. Elke omleidingskoppeling bevat een id die een unieke identificatie vormt van zowel het bericht erin als de URL van het oorspronkelijke koppelingsdoel. Wanneer de Dynamics 365-server de koppelingsaanvraag ontvangt, wordt de klikactie geregistreerd en wordt de klikactie omgeleid naar het oorspronkelijke adres zodat de geadresseerde de juiste informatie blijft ontvangen met weinig tot geen vertraging.

• Te weten komen wanneer elke bijlage is geopend: wanneer u een gevolgde bijlage toevoegt aan een bericht, wordt het bestand niet direct gekoppeld zoals bij een standaarde-mail. In plaats daarvan wordt de bijlage in de OneDrive voor Bedrijven-share opgeslagen die wordt gebruikt door Dynamics 365 en als koppeling toegevoegd. Net als met gevolgde koppelingen wordt wanneer een ontvanger klikt om de bijlage te downloaden, in Dynamics 365 de klikactie en de tijd genoteerd. Uw geadresseerden ontvangen bijlagen mogelijk zelfs liever als koppelingen dan als bestanden omdat uw berichten dan veel minder ruimte in hun Postvak IN in beslag nemen.

  U kunt gevolgde en niet-gevolgde bijlagen combineren in één e-mail. Dat kan belangrijk zijn als u gevoelige bestanden verstuurt die u niet wilt opslaan in OneDrive voor Bedrijven.

Acties die worden uitgevoerd op e-mail worden opgeslagen in Microsoft Azure Storage. Azure Storage is uniek voor elke organisatie. Als een organisatie wordt hersteld naar een andere organisatie, wordt de geschiedenis van de e-mailacties in de vorige organisatie niet overgedragen naar de herstelde organisatie.

Belangrijk

Behandel alle e-mailinteractiegegevens als schattingen. Het systeem kan een gebeurtenis voor het openen van een e-mail alleen registreren als de geadresseerde ook de afbeeldingen van het bericht, inclusief de onzichtbare GIF, downloadt. Het werkelijke aantal keren dat een e-mail wordt geopend, is dus mogelijk groter dan het aantal dat is geregistreerd in Dynamics 365 Sales. Zo kan het ook gebeuren dat als afbeeldingen in cache worden geplaatst, gebruikelijk voor webgebaseerde e-mailclients, aanvullende openacties niet worden gemeld aan Sales.

Overwegingen voor de telling van e-mail

E-mail bijhouden biedt waardevolle inzichten in uw e-mails, maar er kunnen fout-positieve berichten optreden als gevolg van spamfilters en andere mechanismen die door uw organisatie zijn geïmplementeerd. Daarom is het aantal e-mails mogelijk niet nauwkeurig en moet het worden gebruikt om trends te bepalen in plaats van een exacte maatstaf te zijn of een potentiële klant een specifiek bericht heeft gelezen. Hier zijn enkele overwegingen die u moet weten:

• Om veiligheidsredenen kan uw organisatie het scannen van uitgaande e-mail configureren. Deze scans kunnen registreren wanneer een e-mail wordt geopend, vooral e-mails die hyperlinks of bijlagen bevatten. Dit kan een reden zijn waarom het lijkt alsof meerdere e-mails tegelijkertijd worden geopend, vooral wanneer deze naar verschillende ontvangers in verschillende organisaties worden verzonden.
• Bepaalde e-mailserviceproviders (ESP's) scannen uitgaande berichten en richten zich voornamelijk op nieuwe postvakken, op berichten met een recente toename van de mailingactiviteit, en op postvakken die zijn gemarkeerd vanwege verdacht of spamachtig gedrag. Ook voeren ESP's op tijdelijke basis willekeurige scans uit voor een deel van de postvakken. Normaal gesproken kunnen gebruikers dit proces niet configureren, wat spammers ervan weerhoudt hun platform te misbruiken.
• Een integratie of extensie van derden scant uw uitgaande berichten op spam of interne rapportage. Elke keer dat een e-mail wordt geopend, zelfs door een scan- of traceringsgtool, wordt deze geregistreerd als een open gebeurtenis.
• Spamfilters van ontvangers kunnen door u verzonden e-mails scannen en openen, en dit kan tijdens het beveiligingsscanproces als 'open' worden geteld.

Gerelateerde informatie

E-mail bijhouden inschakelen
Een e-mailbericht maken en verzenden
Privacyvoorkeuren configureren