Informatie over inkoopbeleid
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Een inkoopbeleid is een verzameling regels die het opdrachtproces regelen. Een inkoopbeleid helpt beheerders hun aanschaffingsstrategie implementeren door een beleidsstructuur te maken die overeenstemt met de strategische aanschaffingsbehoeften van de organisatie.
Notitie
Het inkoopbeleid is een deel van een groter beleidsraamwerk dat in Microsoft Dynamics AX 2012 wordt geïntroduceerd. Zie Het beleidsraamwerk gebruiken in Microsoft Dynamics AX 2012 voor meer informatie.
Notitie
Dit onderwerp omvat informatie over de functies die zijn toegevoegd of gewijzigd voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Deze informatie geldt ook voor AX 2012 R3. Zie het gedeelte verderop in dit onderwerp.
Regels
Een inkoopbeleid bestaat uit een reeks beleidsregels. Wanneer u een beleidsregel definieert, selecteert u een regeltype. Vervolgens maakt u een regel voor het regeltype door de instellingen, de startdatum en de einddatum voor de regel te definiëren. Regels vormen de kern van elk beleid.
Een beheerder maakt bijvoorbeeld beleid, selecteert het type Beleidsregel voor catalogus en voegt vervolgens een catalogusbeleidsregel toe aan het beleid. De catalogusbeleidsregel vermeldt dat de avontuurcatalogus moet worden gebruikt voor interne inkoop. Nadat het aanschaffingsbeleid aan een specifieke organisatie is gekoppeld, zien werknemers van die organisatie de avontuurcatalogus op de interne inkoopsite.
Beleid toewijzen aan organisaties
Voordat een beleid van kracht kan worden, moet het met een organisatie worden gekoppeld. Het aanschaffingsbeleid is gekoppeld met het hiërarchiedoel Interne aanschaffingscontrole. Dit betekent dat het aanschaffingsbeleid alleen van toepassing kan zijn op organisaties in hiërarchieën met het hiërarchiedoel Interne aanschaffingscontrole. U kunt ook organisaties selecteren in de platte lijst met rechtspersonen in de CompanyInfo-tabel. Deze rechtspersonen zijn aangeduid als “Bedrijven” in het beleidsraamwerk.
Bepalen welke regel moet worden toegepast
Afhankelijk van hoe u uw inkoopbeleid configureert, kunnen meerdere regels de gebruikers in een organisatie beïnvloeden. De volgende voorbeelden illustreren de verschillende manieren waarin u het inkoopbeleid kunt configureren en kunt opgeven hoe het beleid wordt toegepast wanneer een transactie wordt uitgevoerd.
.gif "Hh209455.collapse_all(nl-nl,AX.60).gif")
Voorbeeld 1: Eenvoudige configuratie van aanschafbeleid
Kleine en minder complexe organisaties kunnen het inkoopbeleid per rechtspersoon instellen en alleen de organisatiehiërarchie Bedrijven gebruiken.
De inkoopbehoeften van Fabrikam, een klein bedrijf, wijken weinig af in de hele organisatie. De inkoopregels variëren alleen tussen hun rechtspersonen. Werknemers van Fabrikam Canada en werknemers van Fabrikam U.S. kopen bijvoorbeeld goederen en diensten in verschillende catalogi en bij verschillende leveranciers. Fabrikam stelt haar inkoopbeleid in op het niveau van de rechtspersoon.
Fabrikam maakt twee inkoopbeleiden. Beleid A is van toepassing op hun Amerikaanse rechtspersoon 1111. Beleid B geldt voor hun Canadese rechtspersoon 2222.
Wanneer een werknemer in de Amerikaanse rechtspersoon 1111 een opdracht tot inkoop maakt, worden de beleidsregels afgeleid van beleid A. De productcatalogus die de werknemer ziet op de inkoopsite is bijvoorbeeld de catalogus die wordt opgegeven in de catalogusbeleidsregel voor beleid A. Wanneer een werknemer in de Canadese rechtspersoon 2222 een opdracht tot inkoop maakt, dan worden de beleidsregels afgeleid van beleid B.
Notitie
Als een werknemer van rechtspersoon 1111 een artikel koopt namens een werknemer van rechtspersoon 2222, dan worden de beleidsregels die zijn opgegeven voor rechtspersoon 2222, beleid B, toegepast.
Voorbeeld 2: Complexe configuratie van aanschafbeleid
In het vorige voorbeeld werden alle inkoopregels gedefinieerd in één organisatiehiërarchie, in dit geval de organisatiehiërarchie Bedrijven. Een complexe organisatie kan een beleid definiëren voor meerdere organisatiehiërarchieën.
Contoso is een groot bedrijf dat complexe inkoopregels nodig heeft om het inkoopproces te controleren. Er zijn regels gedefinieerd voor twee verschillende organisatiehiërarchieën: de organisatiehiërarchie "Afdeling" en de organisatiehiërarchie "Algemene inkoopcontrole".
Beleid 123 is gedefinieerd voor de organisatiehiërarchie “Afdeling” voor de Sales UK – Verkoopafdeling. In beleid 123 vermeldt de regel “Controle opdracht tot inkoop” dat beperkingen op minimumorderhoeveelheden moeten worden afgedwongen. In deze regel is het selectievakje Beperkingen op minimumorderhoeveelheid afdwingen aangevinkt.
Beleid 456 is gedefinieerd voor de organisatiehiërarchie “Algemene inkoopcontrole” voor de afdeling Verkoop en marketing. In beleid 456 vermeldt de regel “Controle opdracht tot inkoop” niet dat beperkingen op minimumorderhoeveelheden moeten worden afgedwongen. In deze regel is het selectievakje Beperkingen op minimumorderhoeveelheid afdwingen leeg.
Sam werkt in de Sales UK – Verkoopafdeling in het kantoor van Contoso in het Verenigd Koninkrijk. Het beleid voor de organisatiehiërarchie “Afdeling” en “Algemene inkoopcontrole” is van toepassing op deze afdeling. Wanneer Sam een opdracht tot inkoop maakt, moet het systeem bepalen welk beleid moet worden toegepast.
De systeembeheerder heeft de parameters van het inkoopbeleid ingesteld zodat het inkoopbeleid moet worden toegepast in de volgende prioriteitsvolgorde:
Algemene inkoopcontrole
Afdeling
Bedrijven
Daarom wordt beleid 456 toegepast op de opdracht tot inkoop die Sam maakt. Er is geen minimumorderhoeveelheid vereist voor de opdracht tot inkoop.
Nieuw of gewijzigd voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2
In Microsoft Dynamics AX 2012 R2 zijn de volgende nieuwe typen aanschafbeleidsregels beschikbaar:
Regel voor het opnieuw goedkeuren van inkooporders – Een optionele regel die de criteria bepaalt voor het vereisen van goedkeuring wanneer een inkooporder wordt gewijzigd. Zie Reapprovalregel voor inkooporders (formulier) voor meer informatie.
Regel voor bestelopdrachtdoelen – Een optionele regel die bepaalt welk type doel voor de opdracht is toegestaan voor een specifieke rechtspersoon. Tenzij het anders in deze regel is aangegeven, hebben opdrachten automatisch een verbruiksdoel wanneer ze worden gemaakt. Zie voor meer informatie over de manier waarop de doeleinden van een opdracht beheerd kunnen worden die beschikbaar zijn wanneer een opdracht voor uw organisatie wordt gemaakt, De regel van het bestelopdrachtdoel (formulier).
Toegangsbeleidsregel voor aanvullingscategorie – Een optionele regel die de producten bepaalt die beschikbaar zijn om te voldoen aan de vraag van de opdracht voor een specifieke rechtspersoon wanneer het doel van de opdracht aanvulling is. Zie De toegangbeleidsregel van de aanvullingscategorie (formulier) voor meer informatie.
Regel aanvullingsbeheer – Een optionele regel die de velden op de opdrachtregel definieert die moet worden ingevoerd voor de opdracht om deze ter goedkeuring in te dienen wanneer het doel van de opdracht aanvulling is. Zie De regel van het aanvullingsbesturingselement (formulier) voor meer informatie.
De Regel voor bestelopdrachtdoelen, Toegangsbeleidsregel voor aanvullingscategorie en Regel aanvullingsbeheer zijn van toepassing op het nieuwe concept van een opdrachtdoeleinde in Microsoft Dynamics AX 2012 R2, met name het opdrachtdoeleinde aanvulling. Een bestelopdrachtdoel biedt meer flexibiliteit in hoe kan worden voldaan aan de bestelvraag. Bij het maken van een opdracht kunt u er één van twee doelen aan toewijzen: verbruik of aanvulling. Als in uw organisatie geen opdrachten met een aanvullingsdoel nodig zijn, zijn deze drie nieuwe soorten beleidsregels niet van toepassing. Het standaarddoel in Microsoft Dynamics AX 2012 R2 is verbruik. Dit is gelijk aan een opdracht tot aankoop in eerdere versies van Microsoft Dynamics AX, waarbij het doel aanvulling niet beschikbaar was. Zie Opdrachten tot inkoop voor meer informatie over de doeleinden van de opdracht en invloed op het inkoopproces .