Informatie over incasso's

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

De gegevens van klantaanmaningen worden in één centrale weergave beheerd, namelijk het formulier Aanmaningen. Credit- en incassomanagers kunnen deze centrale weergave gebruiken om aanmaningen te beheren. Incassomedewerkers kunnen het incassoproces starten vanuit klantlijsten die worden gegenereerd met de vooraf gedefinieerde incassocriteria, of vanuit het formulier Klanten.

Voordat u aanmaningen gaat instellen of hiermee gaat werken, moet u vertrouwd zijn met de volgende concepten:

• Ouderdomsmomentopnamen van klanten bevatten saldogegevens die zijn gerangschikt naar ouderdom

• Klantverzamelingen helpen u uw werk te organiseren

• Incassomedewerkers kunnen hun eigen klantverzamelingen hebben

• Met lijstpagina's worden klanten, activiteiten en gevallen voor aanmaningen georganiseerd

• Alle aanmaningsgegevens voor een klant bevinden zich in één formulier en u kunt vanuit dat formulier actie ondernemen

• Rente en kosten kunnen in één stap worden kwijtgescholden, opnieuw worden ingevoerd of worden teruggedraaid

• Afschrijvingstransacties kunnen in één stap worden gemaakt

• Betalingen met ontoereikend saldo kunnen in één stap worden verwerkt

In de onderstaande secties wordt elk concept beschreven.

Ouderdomsmomentopnamen van klanten bevatten saldogegevens die zijn gerangschikt naar ouderdom

Een ouderdomsmomentopname bevat de berekende saldi die zijn gerangschikt naar ouderdom, voor een klant op een bepaald tijdstip. Deze gegevens worden weergegeven op de lijstpagina Aanmaningen en in het formulier Aanmaningen. Een ouderdomsmomentopname moet worden gemaakt, voordat u gegevens op de lijstpagina's met aanmaningen kunt bekijken.

Een ouderdomsmomentopname bevat voor elke klant een kop voor de ouderdomsmomentopname en detailrecords die overeenkomen met elke ouderdomsperiode in de ouderdomsperiodedefinitie.

De kop van de ouderdomsmomentopname bevat het totale verschuldigde bedrag, de kredietlimiet, het bedrag van de pakbon, het bedrag van de verkooporder, het aantal geschiltransacties en het totale bedrag van de geschiltransacties voor de klantrekening. Alle transacties voor de klant worden meegenomen bij de berekening van deze bedragen. Het totale verschuldigde bedrag, de kredietlimiet, het bedrag van de pakbon en het bedrag van de verkooporder worden weergegeven in het feitenblok Kredietinformatie in het formulier Aanmaningen.

Voor elke ouderdomsperiode in de ouderdomsperiodedefinitie wordt een ouderdomsmomentopnamedetailrecord gemaakt. Elke ouderdomsmomentopnamedetailrecord bevat de ouderdomsperiode-ID en het totaalbedrag van de transacties met datums die binnen de ouderdomsperiode vallen. Transacties worden toegewezen aan een ouderdomsperiode, zoals 30 dagen na de vervaldatum. De datum is relatief ten opzichte van de datum Ouderdom vanaf die wordt opgegeven als u de ouderdomsmomentopname maakt. Deze gegevens worden weergegeven op de lijstpagina Aanmaningen in het feitenblok Ouderdomssaldi in het formulier Aanmaningen.

Zie Een afbeelding van de ouderdomsrangschikking maken en Ouderdomsmomentopname klant (formulier) voor meer informatie.

Klantverzamelingen helpen u uw werk te organiseren

Klantverzamelingen zijn query's waarmee een groep klantrecords wordt gedefinieerd die kan worden weergegeven en beheerd voor aanmaningen of ouderdomsrangschikkingprocessen. Gebruik klantverzamelingen om gegevens op de lijstpagina's Aanmaningen, Incasseringsactiviteiten en Incassocases te filteren. U kunt klantverzamelingen ook gebruiken om de klantrekeningen te filteren, die worden opgenomen bij de aanmaak van ouderdomsmomentopnamen.

Zie Verzamelingen opzetten en Klantverzamelingen (formulier) voor meer informatie.

Incassomedewerkers kunnen hun eigen klantverzamelingen hebben

Gebruikers van Microsoft Dynamics AX kunnen standaard alle klantgegevens op lijstpagina's met aanmaningen weergeven. U kunt incassomedewerkerrecords gebruiken om te bepalen welke klantverzamelingen beschikbaar zijn voor het filteren van gegevens op de lijstpagina's met aanmaningen en in het formulier Aanmaningen.

Een incassomedewerker is een persoon die met klanten samenwerkt om ervoor te zorgen dat de betalingen op tijd worden geïnd. In Microsoft Dynamics AX zijn incassomedewerkers medewerkers die zijn ingesteld als gebruikers in het formulier Gebruikersrelaties.

Zie Verzamelingen opzetten en Incassomedewerker (formulier) voor meer informatie.

Met lijstpagina's worden klanten, activiteiten en gevallen voor aanmaningen georganiseerd

Met de volgende lijstpagina's kunt u gegevens over aanmaningen organiseren.

• Aanmaningen: in de kolommen op de lijstpagina worden klantsaldi en op ouderdom gerangschikte bedragen op ouderdomsperiode weergegeven. Deze gegevens worden opgeslagen in een ouderdomsmomentopname. De ouderdomsperioden worden bepaald door de ouderdomsperiodedefinitie die wordt gebruikt. De ouderdomsperiodedefinitie is afkomstig van de klantverzameling, als er één is opgegeven voor de verzamelingquery. Als de verzameling geen ouderdomsperiodedefinitie heeft, wordt de standaardouderdomsperiodedefinitie gebruikt die wordt opgegeven in het formulier Parameters van module Klanten. Als geen standaardouderdomsperiodedefinitie is opgegeven, wordt de eerste ouderdomsperiodedefinitie in het formulier Ouderdomsperiodedefinities gebruikt.

• Incasseringsactiviteiten: in de kolommen op de lijstpagina worden activiteiten weergegeven die zijn geïdentificeerd als incassoactiviteiten. Deze activiteiten worden gemaakt met het formulier Aanmaningen. Gebruik activiteiten om de werkzaamheden met betrekking tot aanmaningen bij te houden.

• Incassocases: in de kolommen op de lijstpagina worden gegevens weergegeven voor gevallen van het type Aanmaningen.

Notitie

Een ouderdomsmomentopname moet worden gemaakt, voordat u gegevens op deze lijstpagina's kunt bekijken. Er worden alleen gegevens weergegeven voor klanten voor wie een ouderdomsmomentopname is gemaakt.

De records die op de lijstpagina worden weergegeven kunnen als volgt worden beperkt:

• Een Microsoft Dynamics AX-gebruiker heeft standaard toegang tot alle klanten die een ouderdomsmomentopname hebben.

• Als er klantverzamelingen bestaan, moet een gebruiker als incassomedewerker zijn ingesteld om de verzamelingen te gebruiken om gegevens op de lijstpagina's met aanmaningen te filteren. De gegevens zijn beperkt tot de klanten die zijn opgenomen in de geselecteerde klantverzameling.

• Als een gebruiker is ingesteld als incassomedewerker, bevat de lijstpagina alleen de verzamelingen die zijn geselecteerd voor die incassomedewerker. Als het selectievakje Medewerker toestaan alle klantverzamelingen te bekijken is ingeschakeld in het formulier Incassomedewerker voor de incassomedewerker, zijn alle verzamelingen voor die medewerker beschikbaar.

Zie Belangrijke taken: Aanmaningen voor meer informatie.

Alle aanmaningsgegevens voor een klant bevinden zich in één formulier en u kunt vanuit dat formulier actie ondernemen

Gebruik het formulier Aanmaningen om aanmaningsgegevens, activiteiten en gevallen voor een klant te bekijken en te beheren en hiervoor actie te ondernemen.

In het bovenste deelvenster worden transacties voor de geselecteerde klant weergegeven. In het onderste deelvenster worden activiteiten voor de klant weergegeven. U kunt aanmaningsgevallen maken om aanmaningsgegevens bij te houden voor een of meer transacties en activiteiten. De gegevens in het bovenste en onderste deelvenster kunnen op geval worden gefilterd.

In feitenblokken worden vervallen saldi en kredietlimietgegevens voor de geselecteerde klant weergegeven. Deze gegevens worden opgeslagen in de ouderdomsmomentopname. U kunt de ouderdomsmomentopname zo nodig bijwerken met actuele gegevens.

Het actiedeelvenster bevat knoppen waarmee u verwante informatie voor de geselecteerde klant, geval, transactie of activiteit kunt weergeven. Ook kunt u algemene acties uitvoeren, zoals de incassostatus van een transactie wijzigen, e-mails versturen door de integratie met Microsoft Outlook, klanten terugbetalen, betalingen met ontoereikend saldo verwerken en saldi afschrijven die niet kunnen worden geïnd.

Zie Belangrijke taken: Aanmaningen en Incasso´s (formulier) voor meer informatie.

Rente en kosten kunnen in één stap worden kwijtgescholden, opnieuw worden ingevoerd of worden teruggedraaid

U kunt rentenota's, of kosten en de transactierente die deel uitmaken van rentenota's kwijtschelden, opnieuw invoeren of terugdraaien. U kunt dit doen in het actievenster vanaf het tabblad Incasso op de lijstpagina Alle klanten door te klikken op Rentenota, Transactierente of Bijzondere kosten. Zie Rente of bijzondere kosten kwijtschelden, opnieuw invoeren of omkeren voor meer informatie.

Deze correcties zijn alleen van invloed op rentenota's en de bijbehorende rente en kosten. Gebruik de stappen in de sectie 'Afschrijvingstransacties kunnen in één stap worden gemaakt' om alle kosten van een klant af te schrijven.

Afschrijvingstransacties kunnen in één stap worden gemaakt

U kunt onterechte schulden afschrijven door te klikken op Afschrijven in het formulier Aanmaningen en op de lijstpagina's Aanmaningen, Klanten en Openstaande klantfacturen.

Wanneer u transacties voor een klant afschrijft, worden alle transacties voor de klant automatisch voor vereffening gemarkeerd. Welk bedrag wordt afgeschreven, is afhankelijk van het nettobedrag van de gemarkeerde transacties. De afschrijvingstransactie wordt gemaakt in een algemeen journaal en kan maximaal drie typen journaalregels bevatten.

• Het eerste type journaalregel bevat de afschrijvingsvermelding van de klant. Als de gemarkeerde transacties meerdere combinaties van valutacode, dimensie en boekingsprofiel bevatten, wordt voor elke combinatie een afzonderlijke journaalregel gemaakt.

• Het tweede type journaalregel bevat de afschrijvingsvermelding van het grootboek. Als de gemarkeerde transacties meerdere combinaties van valutacode, dimensie en boekingsprofiel bevatten, wordt voor elke combinatie een afzonderlijke journaalregel gemaakt.

• Het derde type journaalregel bevat de grootboekafschrijvingsgegevens voor btw. Deze journaalregel wordt alleen gemaakt als het selectievakje Btw apart is ingeschakeld in het formulier Parameters van module Klanten. Als de gemarkeerde transacties meerdere combinaties bevat van rekening voor te betalen btw, dimensie en btw-code, wordt voor elke combinatie een afzonderlijke journaalregel gemaakt.

De afschrijvingstransactie wordt gemaakt in de transactievaluta.

Zie Verzamelingen opzetten, Informatie over standaardwaarden voor afschrijvingstransacties, Belangrijke taken: Aanmaningen en Incasso´s (formulier) voor meer informatie.

Betalingen met ontoereikend saldo kunnen in één stap worden verwerkt

U kunt betalingen met ontoereikend saldo verwerken door te klikken op Betaling met ontoereikend saldo in het formulier Aanmaningen. Wanneer u op deze knop klikt, wordt de betaling geannuleerd. Als er kosten voor een betaling met ontoereikend saldo voor de klant van toepassing zijn, wordt een transactie voor toeslagen gemaakt in een betalingsjournaal. Het bedrag van de kosten is gebaseerd op de instellingen voor de automatische toeslagen. De automatische toeslagen die van toepassing zijn voor betalingen met ontoereikend saldo, zijn opgegeven bij de groep toeslagen die is geselecteerd in het formulier Bankrekeningen voor de betreffende bankrekening.

Zie Verzamelingen opzetten, Belangrijke taken: Aanmaningen en Incasso´s (formulier) voor meer informatie.