Verzamelingen opzetten
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Voltooi de volgende taken om het gebruik van de incassofunctie voor te bereiden. Zie Informatie over incasso's voor meer informatie.
Ouderdomsperiodedefinities instellen
Een ouderdomsmomentopname maken
Optioneel: Klantverzamelingen instellen
Optioneel: Een team van incassomedewerkers maken
Een aanvraagcategorie voor collecties instellen
Journaalnamen instellen (vereffening, afschrijven en NSF)
Een redencode voor afschrijvingstransacties instellen
Een map instellen voor e-mailbijlagen en e-mailsjablonen maken
Parameters voor collecties voor Klanten instellen
Optioneel: Incassomedewerkers instellen
Een afschrijvingsrekening instellen
NSF-informatie voor bankrekeningen instellen
Outlook-instellingen instellen voor gebruikers van het formulier Aanmaningen
E-mailinstellingen instellen voor de contactpersoon voor incasso's voor de klant
E-mailinstellingen instellen voor verkopers
De taken worden beschreven in de volgende secties.
Ouderdomsperiodedefinities instellen
Een ouderdomsperiodedefinitie instellen die de kolommen definieert die worden weergegeven op de lijstpagina's Aanmaningen, Incasseringsactiviteiten en Incassocases. Tevens definieert het de perioden die in het formulier Aanmaningen worden weergegeven. Wanneer er een klantenverzameling wordt ingesteld, wordt de ouderdomsperiodedefinitie voor de verzameling gebruikt. Als er geen verzamelingen zijn ingesteld, wordt des tandaard ouderdomsperiodedefinitie die opgegeven is in het formulier Parameters van module Klanten gebruikt. Als geen standaardouderdomsperiodedefinitie is opgegeven, wordt de eerste ouderdomsperiodedefinitie in het formulier Ouderdomsperiodedefinities gebruikt.
Klik op Klanten > Instellen > Aanmaningen > Ouderdomsperiodedefinities.
Voer een naam in voor de ouderdomsperiodedefinitie.
Maak ouderdomsperioden op het sneltabblad Perioden. Zie Ouderdomsperiodedefinities (formulier) voor meer informatie.
Sluit het formulier.
Een ouderdomsmomentopname maken
Registraties voor ouderdomsmomentopname voor alle klanten of voor de klanten in een klantenverzameling maken. Informatie over ouderdomsmomentopname wordt weergegeven op de lijstpagina Aanmaningen in het formulier Aanmaningen. U moet een ouderdomsmomentopname maken voordat u de lijstpagina kunt gebruiken. De lijstpagina geeft uitsluitend informatie weer voor klanten voor wie een ouderdomsmomentopname is gemaakt. Zie Ouderdomsmomentopname klant (formulier) voor meer informatie.
Klik op Klanten > Periodiek > Aanmaningen > Ouderdomsmomentopname klant.
Selecteer een ouderdomsperiodedefinitie.
Optioneel: selecteer een verzameling.
Selecteer het type datum in de te gebruiken transactieregistraties voor het toekennen van transacties aan ouderdomsperioden.
Selecteer een datum waarop u de berekeningen van de ouderdomsmomentopname moet baseren. Zie Ouderdomsmomentopname klant (formulier) voor meer informatie.
Notitie
Als het proces van ouderdomsmomentopname als onderdeel van een batch loopt, selecteert u Datum van vandaag in het veld Ouderdom vanaf. Anders wordt de ouderdomsmomentopname altijd voor dezelfde datum gemaakt.
Optioneel: klik op het tabblad Bedrijfsbereik en selecteer de rechtspersonen die in ouderdomsmomentopname moeten worden opgenomen.
Optioneel: klik op het tabblad Batch en stel batchverwerking in.
Klik op OK.
Optioneel: Klantverzamelingen instellen
U kunt klantverzamelingen instellen die klantengroepen vertegenwoordigen. U kunt klantverzamelingen gebruiken als filters voor de klantgegevens die op lijstpagina's met incasso's worden weergegeven, in het formulier Aanmaningen, of wanneer u ouderdomsmomentopnamen maakt. Zie Klantverzamelingen (formulier) voor meer informatie.
Klik op Klanten > Instellen > Aanmaningen > Klantverzamelingen.
Voer een verzameling-ID en een omschrijving in.
Selecteer een type verzameling.
Klik op Verzamelingscriteria selecteren om de zoekcriteria te selecteren, en klik vervolgens op OK.
Klik op Voorbeeld van klantverzameling om de klanten in de verzameling te bekijken.
Notitie
Onze klanten voor wie een ouderdomsmomentopname is gemaakt, worden in de lijst weergegeven.
Sluit het formulier Klantverzamelingen.
Maak een nieuwe ouderdomsmomentopname met de klantverzameling. Zie Een afbeelding van de ouderdomsrangschikking maken voor meer informatie.
Optioneel: Een team van incassomedewerkers maken
Als er meerdere mensen binnen uw organisatie incassowerk uitvoeren, kunt u een team van incassomedewerkers instellen. U kunt het team in het formulier Parameters van module Klanten selecteren. Als u geen team van incassomedewerkers maakt, wordt er automatisch een gemaakt wanneer u incassomedewerkers instelt in het formulier Incassomedewerker.
Klik op Organisatiebeheer > Instellen > Organisatie > Teams.
Klik in het formulier Teams op Teamtypen.
Klik op Nieuw en voer een naam voor het soort team in, zoals Aanmaningen.
Selecteer het selectievakje Teamleden moeten Microsoft Dynamics AX gebruiken en selecteer vervolgens de mensen die toegang hebben tot dit type team. Dit kan Werknemer, Contractant, of beide zijn.
Sluit het formulier. Sluit het formulier Teams en open het opnieuw.
Klik in het formulier Teams op Nieuw en voer een naam voor het team in, zoals Aanmaningen.
Selecteer het soort team dat u in stap 3 heeft gemaakt.
Voer een omschrijving voor het team in en selecteer het selectievakje Actief.
U hoeft nu geen teamleden toe te voegen. In plaats daarvan voegt u teamleden toe in het formulier Incassomedewerker.
Sluit het formulier.
Een aanvraagcategorie voor collecties instellen
Als u uw incassowerkzaamheden organiseert met behulp van aanvragen, stelt u een aanvraagcategorie in met het type categorie Aanmaningen. Dit is alleen vereist wanneer u de aanvraagfunctie in het formulier Aanmaningen gebruikt. Zie Aanvraagbeheer voor meer informatie over aanvragen.
Klik op Verkoop en marketing > Instellen > Cases > Casecategorieën.
Klik op Nieuw en klik vervolgens op Categorie van case.
Voer een naam en omschrijving voor de aanvraagcategorie in.
Selecteer Aanmaningen als categorietype.
Specificeer op het sneltabblad Activiteiten opties voor een standaardactiviteit, een standaard opvolgingsactiviteit, of beide.
Optioneel: Voer op het sneltabblad Algemeen extra informatie in over de aanvraagcategorie. Zie Aanvraagcategorieën (formulier) voor meer informatie.
Sluit het formulier.
Journaalnamen instellen (vereffening, afschrijven en NSF)
Journaalnamen instellen om te gebruiken wanneer transacties in het formulier Aanmaningen worden verwerkt. Dit omvat het vereffenen van een transactie, het afschrijven van een transactie, of het verwerken van een betaling met ontoereikend saldo (NSF).
Klik op Grootboek > Instellen > Journalen > Journaalnamen.
Maak drie journaalnamen met de volgende eigenschappen. Klik op Nieuw om iedere journaalnaam te maken. Zie Journaalnamen (formulier) voor meer informatie.
Omschrijving
Type journaal
Vereffening
Betaling van klant
Afschrijven
Dagelijks
NSF (onvoldoende fondsen)
Betaling van klant
Sluit het formulier.
Een redencode voor afschrijvingstransacties instellen
Stel een standaard redencode in voor gebruik wanneer transacties worden afgeschreven in het formulier Aanmaningen.
Klik op Klanten > Instellen > Klanten > Klantredenen.
Klik op Nieuw om een redencode te maken.
Voer een redencode en een standaard opmerking in.
Schakel het selectievakje Klant in.
Sluit het formulier.
Een map instellen voor e-mailbijlagen en e-mailsjablonen maken
Als u e-mailberichten verzendt met Microsoft Excel-bijlagen door het formulier Aanmaningen te gebruiken, moet u een map voor e-mailbijlagen maken. U kunt ook e-mailsjablonen maken. De map voor e-mailbijlagen is vereist, maar de e-mailsjablonen zijn optioneel. Voor meer informatie over e-mailsjablonen en variabelen raadpleegt u E-mailsjablonen (formulier).
Klik op Systeembeheer > Instellen > Systeem > E-mailparameters.
Voer in het veld Ingesloten gegevens en bijgevoegde bestanden toestaan van het pad van een serverlocatie in waar e-mailbijlagen worden opgeslagen. Als u een e-mailbericht verzendt met een aangehecht klantoverzicht, wordt de bijlage op deze locatie opgeslagen.
Sluit het formulier E-mailparameters.
Klik op Organisatiebeheer > Instellen > E-mailsjablonen.
Optioneel: Maak drie e-mailsjablonen voor de volgende doeleinden:
Bericht aan contactpersoon klant
Bericht aan contactpersoon klant met aangehecht overzicht
Bericht aan contactpersoon verkoper
Volg deze stappen voor ieder sjabloon:
Voer een e-mail-ID en een omschrijving in.
Selecteer een standaardtaal.
Voer de naam en het e-mailadres van de afzender in. Deze velden zijn vereist; ze worden echter niet gebruikt wanneer u e-mailberichten verzendt in het formulier Aanmaningen. De naam en het e-mailadres van de afzender zijn die van de persoon die het formulier Aanmaningen gebruikt.
Selecteer in het onderste deelvenster een standaardtaal voor de sjabloon.
Voer het onderwerp in. Deze tekst verschijnt in de onderwerpregel van e-mailberichten die met deze sjabloon worden gemaakt.
Klik op Sjabloon en voer vervolgens de hoofdtekst van het bericht in. Sla het sjabloon op en sluit het formulier af.
U kunt de volgende variabelen gebruiken in de hoofdtekst van het bericht:
%CustomerAccount% – De klantrekening die wordt weergegeven in het formulier Aanmaningen.
%CustomerName% – De klantnaam die wordt weergegeven in het formulier Aanmaningen.
Sluit het formulier E-mailsjablonen.
Parameters instellen voor incasso´s voor klanten
Parameters voor collecties voor Klanten instellen.
Klik op Klanten > Instellen > Parameters van module Klanten.
Klik op Aanmaningen.
Optioneel: Selecteer het selectievakje Betwiste transacties uitsluiten van kostenberekeningen om te voorkomen dat er aanmaningen worden gegenereerd voor transacties die worden betwist.
Selecteer in het veld Definitie van ouderdomsperiode een standaard ouderdomsperiodedefinitie voor gebruik in het formulier Aanmaningen en op de lijstpagina Aanmaningen.
Optioneel: Selecteer een team in het veld Team. U kunt incassomedewerkers toewijzen aan een team van incassomedewerkers in het formulier Incassomedewerker.
Selecteer in het veld Afschrijvingsjournaal een journaalnaam die u voor afschrijvingstransacties wilt gebruiken.
Selecteer in het veld Redencode een standaard redencode die u voor afschrijvingstransacties wilt gebruiken.
Optioneel: Selecteer het selectievakje Btw apart om afzonderlijke journaalboekingen te maken voor btw-bedragen die zijn afgeschreven. Dit kan u helpen bij het opnieuw bepalen van uw btw-belastingschuld van het bedrag dat is afgeschreven.
Optioneel: Selecteer op het sneltabblad E-mailsjabloon e-mailsjablonen die u voor ieder type bericht wilt gebruiken.
Sluit het formulier.
Optioneel: Incassomedewerkers instellen
Als er meerdere mensen binnen uw organisatie incassowerk uitvoeren, kunt u incassomedewerkers instellen. Een incassomedewerker is een werknemer die is ingesteld als een gebruiker in het formulier Gebruikersrelaties. U kunt klantverzamelingen toewijzen, wat klantquery's zijn, aan incassomedewerkers om ze te helpen hun werk te organiseren. De incassomedewerkers worden aan het team toegevoegd dat in het formulier Parameters van module Klanten is geselecteerd. Als er geen team in dat formulier is geselecteerd, wordt er automatisch een nieuw team met de naam Aanmaningen gemaakt en worden de incassomedewerkers aan dat team toegevoegd.
Klik op Systeembeheer > Algemeen > Gebruikers > Gebruikersrelaties.
Klik op Nieuw en selecteer een werknemer. De werknemer kan een werknemer of een contractant zijn.
Selecteer de gebruikers-ID die overeenkomt met de werknemer.
Optioneel: Herhaal stap 2 en 3 voor extra medewerkers en sluit vervolgens het formulier.
Klik op Klanten > Instellen > Aanmaningen > Incassomedewerkers.
Klik op Teamleden toevoegen.
Selecteer een teamlid en klik op Toevoegen.
Optioneel: Herhaal stap 6 en 7 als u meer incassomedewerkers wilt toevoegen.
Optioneel: Wijs in het formulier Incassomedewerker een of meer klantverzamelingen toe aan de incassomedewerkers. Zie Incassomedewerker (formulier) voor meer informatie.
Sluit het formulier.
Een afschrijvingsrekening instellen
Stel een afschrijvingsrekening in die wordt gebruikt voor de afschrijvingsvermelding in het grootboek wanneer een transactie wordt afgeschreven. Zie Informatie over standaardwaarden voor afschrijvingstransacties voor meer informatie.
Klik op Klanten > Instellen > Boekingsprofielen van klant.
Selecteer een boekingsprofiel en klik vervolgens op het sneltabblad Instellen.
Selecteer in het veld Tegenrekening de grootboekrekening waarnaar afschrijvingstransacties moeten worden geboekt.
Herhaal stap 2 en 3 voor de resterende boekingsprofielen die kunnen worden gebruikt voor het boeken van afschrijvingstransacties.
Sluit het formulier.
NSF-informatie voor bankrekeningen instellen
Gebruik deze procedure voor het specificeren van informatie die wordt gebruikt bij het verwerken van betalingen met ontoereikend saldo in het formulier Aanmaningen.
Klik op Contant- en bankbeheer > Algemeen > Bankrekeningen.
Dubbelklik op een bankrekening om het formulier Bankrekeningen te openen.
Klik in het actievenster op Registratie bewerken, en klik vervolgens op het sneltabblad Valutabeheer.
Selecteer in het veld Toeslagengroep de toeslagengroep die u wilt gebruiken voor tarieven die u in rekening wilt brengen aan uw klant voor betalingen met ontoereikend saldo.
Selecteer in het veld Journaal met betalingen met ontoereikend saldo de naam van het betalingsjournaal dat u wilt gebruiken als u een betaling wilt annuleren die is geretourneerd vanwege onvoldoende saldo.
Sluit het formulier.
Outlook-instellingen instellen voor gebruikers van het formulier Incasso's
Voordat werknemers activiteiten kunnen maken of e-mailberichten kunnen verzenden het behulp van het formulier Aanmaningen, moet u verifiëren of de configuratiesleutel Synchronisatie Microsoft Outlook is geselecteerd en dat de Outlook-synchronisatie is ingesteld voor de werknemer. Zie Integratie met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange Server voor meer informatie over Outlook-synchronisatie. Zie Belangrijkste taken: werknemers voor meer informatie over het maken van een werknemer.
E-mail- en adresinstellingen instellen voor de contactpersoon voor incasso's voor de klant
Stel e-mailadressen voor klantcontactpersonen in als u e-mailberichten naar deze contactpersonen wilt verzenden vanaf het formulier Aanmaningen. De contactpersoon voor incasso's wordt als de standaard contactpersoon gebruikt in het formulier Aanmaningen. U kunt een adres voor het overzicht voor de klant instellen als overzichten een ander adres dan het primaire adres moeten hebben.
Notitie
Als er geen contactpersoon voor incasso´s voor een klant is opgegeven, wordt de primaire contactpersoon voor de klant gebruikt. Als er geen primaire contactpersoon is opgegeven, worden e-mailberichten verzonden naar het eerste adres in het formulier Contacten.
Klik op Klanten > Algemeen > Klanten > Alle klanten.
Dubbelklik op een klantrekening om het formulier Klanten te openen.
Klik in het actievenster op Bewerken.
Optioneel: Klik op het sneltabblad Adressen op Toevoegen en voer vervolgens een adres voor het overzicht in. Selecteer in het veld Doel, Overzicht, voer adresgegevens in en klik vervolgens op OK.
Selecteer op het sneltabblad Credit en aanmaningen in het veld Contactpersoon voor incasseringen de persoon binnen de organisatie van de klant die samenwerkt met uw incassomedewerker. Deze contactpersoon wordt als standaard contactpersoon gebruikt in het formulier Aanmaningen en is degene naar wie e-mailberichten worden verzonden.
Druk op CTRL+S.
Klik met de rechtermuisknop in het veld Contactpersoon voor incasseringen en selecteer Details weergeven.
Ga in het formulier Contacten naar het sneltabblad Contactgegevens.
Als de contactpersoon geen e-mailadres heeft gespecificeerd, klikt u op Toevoegen om een adres toe te voegen.
Selecteer een type waarin de communicatiemethode E-mailadres wordt gebruikt.
Voer in het veld Contactnummer/-adres het primaire e-mailadres voor de contactpersoon in. Als er geen primair e-mailadres is, wordt het eerste e-mailadres uit de lijst weergegeven.
Herhaal stap 1 t/m 11 voor de resterende klantcontactpersonen.
Sluit de formulieren.
E-mailinstellingen instellen voor verkopers
Stel e-mailadressen voor verkopers in als u e-mailberichten naar verkopers wilt verzenden vanaf het formulier Aanmaningen. Stel een e-mailadres in voor iedere verkoopvertegenwoordiger in iedere provisieverkoopgroep. De verkoopvertegenwoordiger waarvan het selectievakje Contact is geselecteerd is de standaardverkoper waarnaar e-mailberichten worden verzonden. Als er geen verkoopvertegenwoordiger is opgegeven, wordt de primaire verkoper voor de organisatie van de klant gebruikt. Als er geen verkoper is opgegeven, worden e-mailberichten verzonden naar het eerste adres in het formulier.
Klik op Verkoop en marketing > Instellen > Provisies > Verkoopgroepen.
Selecteer een provisieverkoopgroep en klik vervolgens op Vertegenwoordiger
Voor een verkoopvertegenwoordiger waarvan het selectievakje Contact is geselecteerd, klikt u met de rechtermuisknop in het veld Naam en selecteert u Details weergeven.
Klik in het formulier Adresboek op het tabblad Contactgegevens.
Als de werknemer geen e-mailadres heeft gespecificeerd, klikt u op Toevoegen om een e-mailadres toe te voegen.
Voer een korte omschrijving van het nieuwe adres in. Selecteer in het veld Type de optie E-mailadres.
Voer in het veld Contactnummer/-adres het e-mailadres voor de verkoper in.
Klik op Meer opties > Geavanceerd.
Selecteer een doel in het veld Doel. Klik op Sluiten om het formulier Gegevens contactpersoon bewerken te sluiten en klik vervolgens op Sluiten om het formulier Adresboek te sluiten.
Herhaal stap 1 t/m 9 voor de resterende contactpersonen van de verkoper.
Sluit de formulieren.
Zie ook
Belangrijke taken: Aanmaningen
De renteberekeningen instellen