Belangrijke taken: Aanmaningen
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Het beheer en de incasso van vervallen transacties is in tal van organisaties een vereiste functie. De meeste incassofuncties zijn ondergebracht in het formulier Aanmaningen en op de volgende gerelateerde lijstpagina's: Aanmaningen, Incasseringsactiviteiten en Incassocases.
Soms handelt één persoon de incasso's voor alle klanten van een bedrijf af. In andere gevallen is er sprake van een team van incassowerknemers die samen de incasso's beheren. Als uw bedrijf daaraan behoefte heeft, is het mogelijk om incassomedewerkers in te stellen. Elke incassomedewerker kan worden toegewezen aan een of meer klantverzamelingen. Een klantverzameling is een query die een set klanten omvat. Een incassomedewerker kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de klanten 4000 tot en met 4500.
Wat u wilt doen?
Meer informatie over…
Incassogegevens weergeven
Incassogegevens voor een klant beheren en indelen
Een e-mailbericht verzenden
Een transactie afschrijven
Een betaling met ontoereikend saldo verwerken
Transacties vereffenen
Een klant terugbetalen
Een document opnieuw afdrukken
Help bij formulieren zoeken
Verwante taken zoeken
Meer informatie over…
Klik op deze koppelingen voor meer informatie over de concepten die in dit onderwerp worden besproken.
Incassogegevens weergeven
Gebruikers van Microsoft Dynamics AX hebben standaard toegang tot alle records op de lijstpagina's met incasso's. Als er klantverzamelingen zijn gemaakt, kunnen deze worden gebruikt voor het filteren van de records. Het is ook mogelijk om incassomedewerkers in te stellen. Dit zijn werknemers die in het formulier Gebruikersrelaties als gebruikers zijn ingesteld. Incassomedewerkers kunnen informatie filteren met behulp van de klantverzamelingen die aan hen zijn toegewezen, of het filterveld wissen om alle records weer te geven.
Klantgegevens op de lijstpagina Aanmaningen weergeven
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
In de kolommen op de lijstpagina worden klantsaldi en op ouderdom gerangschikte bedragen op ouderdomsperiode weergegeven. Deze gegevens worden opgeslagen in een ouderdomsmomentopname. De ouderdomsperioden worden bepaald door de ouderdomsperiodedefinitie die wordt gebruikt. De ouderdomsperiodedefinitie is afkomstig van de klantverzameling, als er één is opgegeven voor de verzamelingquery. Als de verzameling geen ouderdomsperiodedefinitie heeft, wordt de standaardouderdomsperiodedefinitie gebruikt die is opgegeven in het formulier Parameters van module Klanten.
Selecteer een klant.
Ga naar het tabblad Picking en klik op de knoppen in de groepen Journalen of Weergeven om transacties, activiteiten of aanvragen te bekijken die aan de geselecteerde klantrekening zijn gekoppeld.
Ga naar het tabblad Communiceren en klik op de knoppen in de groep Documenten om documenten of notities te bekijken die aan de geselecteerde klantrekening zijn gekoppeld.
Ga naar het tabblad Algemeen en klik op de knoppen in de groepen Contacten, Instellen of Statistieken om extra informatie weer te geven. Als u bijvoorbeeld het gemiddelde aantal dagen tot betaling wilt bekijken, klikt u op Klantstatistieken en bekijkt u het veld Dagen, betalingen.
Incassoactiviteiten op de lijstpagina Incassoactiviteiten weergeven
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Incasseringsactiviteiten.
In de kolommen op de lijstpagina worden activiteiten weergegeven die zijn gekoppeld aan klanten voor wie een ouderdomsmomentopname is gemaakt. Gebruik activiteiten om de werkzaamheden met betrekking tot aanmaningen bij te houden.
Als u alleen openstaande activiteiten wilt weergeven, klikt u in het actievenster op Activiteiten weergeven > Geopende weergeven. Als u zowel openstaande als gesloten activiteiten wilt weergeven, klikt u op Activiteiten weergeven > Alles weergeven.
Incassoaanvragen op de lijstpagina Incassoaanvragen weergeven
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Incassocases.
In de kolommen op de lijstpagina wordt informatie over incassoaanvragen weergegeven. Het type aanvraagcategorie van een incassoaanvraag is Aanmaningen.
Als u alleen openstaande aanvragen wilt weergeven, klikt u in het actievenster op Cases weergeven > Open. Als u zowel openstaande als gesloten aanvragen wilt weergeven, klikt u op Cases weergeven > Geopend en afgesloten.
Gedetailleerde klantgegevens weergeven
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
In het formulier Aanmaningen worden transacties en activiteiten voor de klant weergegeven, evenals op ouderdom gerangschikte bedragen op ouderdomsperiode en kredietlimietgegevens.
Klik in het actievenster in de groep Weergeven op Transacties > Transacties als u gedetailleerde transactiegegevens wilt weergeven.
Klik in het actievenster in de groep Weergeven op Transacties > Openstaande transacties vereffenen als u openstaande transacties wilt weergeven of vereffenen.
Klik in het actievenster in de groep Weergeven op Transacties > Bewerken als afgesloten transactie als u afgesloten transacties wilt weergeven of omkeren.
Klik in het actievenster in de groep Weergeven op Klant als u klantrekeninggegevens wilt weergeven.
Klik in het actievenster in de groep Weergeven op Overzicht als u het klantoverzicht in Excel wilt weergeven.
Klik in het actievenster in de groep Weergeven op Statistieken als u het aantal dagen tot betaling en andere statistische gegevens wilt weergeven.
Terug naar boven
Incassogegevens voor een klant beheren en indelen
Voor het beheren en indelen van incassogegevens voor een klant gebruikt u het formulier Aanmaningen.
Een actie, taak, afspraak of gebeurtenis maken
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
U kunt acties, taken, afspraken en gebeurtenissen maken die een beeld geven van uw werkzaamheden als incassomedewerker.
Voor het maken van een actie, ofwel een voltooide werkeenheid, klikt u in het actievenster in de groep Nieuw op Actie.
Voor het maken van een taak, ofwel een werkeenheid die in de toekomst moet worden uitgevoerd, klikt u in het actievenster in de groep Nieuw op Taak.
Voor het maken van een afspraak, ofwel een geplande vergadering, klikt u in het actievenster in de groep Nieuw op Afspraak.
Voor het maken van een gebeurtenis, ofwel iets dat al is gebeurd, klikt u in het actievenster in de groep Nieuw op Gebeurtenis.
Geef het doel van de activiteit op. Dit is de manier waarop de activiteit wordt aangeduid in lijsten en in de onderwerpregel als de activiteit wordt gesynchroniseerd met Microsoft Outlook. Alleen taken en afspraken kunnen met Outlook worden gesynchroniseerd.
Geef aanvullende gegevens op en klik vervolgens op de knop Maken.
De activiteit wordt gemaakt en weergegeven op het tabblad Activiteiten in het formulier.
Transacties en activiteiten aan een aanvraag toevoegen
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Met aanvragen kunt u incassoactiviteiten en transacties indelen. Als u bijvoorbeeld een incasso moet uitvoeren voor drie transacties, kunt u deze toevoegen aan een aanvraag. Vervolgens kunt u activiteiten die deel uitmaken van de incassowerkzaamheden, voor deze drie transacties samen beheren.
Selecteer op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties de transacties die u aan een aanvraag wilt toevoegen, en klik vervolgens op Aan case toewijzen in het bovenste deelvenster.
Geef op of u de transacties aan een nieuwe of een bestaande aanvraag wilt toewijzen.
Als het om een nieuwe aanvraag gaat, selecteert u Nieuwe case, voert u een omschrijving in en selecteert u vervolgens een aanvraagcategorie.
Als het om een bestaande aanvraag gaat, selecteert u Bestaande case en selecteert u vervolgens een aanvraag-ID.
Klik op Aan case toewijzen.
Selecteer op het tabblad Activiteiten de activiteiten die u aan een aanvraag wilt toevoegen, en klik vervolgens op Aan case toewijzen in het onderste deelvenster.
Geef op of u de activiteiten aan een nieuwe of een bestaande aanvraag wilt toewijzen.
Selecteer Nieuwe case als het om een nieuwe aanvraag gaat. Voer een omschrijving in, selecteer een aanvraagcategorie en geef op of u een activiteit wilt maken.
Als het om een bestaande aanvraag gaat, selecteert u Bestaande case en selecteert u vervolgens een aanvraag-ID.
Klik op Aan case toewijzen.
Een ouderdomsmomentopname bijwerken
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Als u de ouderdomssaldi voor de klant wilt bijwerken, klikt u in het actievenster in de groep Beheren op Ouderdom bijwerken.
De ouderdomsmomentopname wordt opnieuw berekend. Bedragen worden met ingang van de huidige datum naar ouderdom gerangschikt op basis van de vervaldatum van de transacties.
Notitie
Zie Een afbeelding van de ouderdomsrangschikking maken voor informatie over de manier waarop u een ouderdomsmomentopname voor alle klanten tegelijk kunt bijwerken.
Rente berekenen
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Klik in het actievenster in de groep Beheren op Rente berekenen.
Selecteer parameters en klik vervolgens op OK. Zie Rente berekenen en rentenotities maken voor meer informatie.
De incassostatus van een transactie wijzigen
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Selecteer een of meer transacties op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties.
Klik op Status wijzigen.
Selecteer de incassostatus voor de transactie.
Niet betwist: er zijn geen incassoacties voor de transactie uitgevoerd.
Betwist – De klant heeft u geïnformeerd dat er een probleem is met de transactie. Als het selectievakje Betwiste transacties uitsluiten van kostenberekeningen in het formulier Parameters van module Klanten is ingeschakeld, worden voor transacties met deze status geen aanmaningen gegenereerd.
Beloofd te betalen: de klant is akkoord gegaan met betaling van de transactie.
Opgelost – Alle problemen met de transactie zijn opgelost en er zijn geen aanvullende incassoacties vereist.
Optioneel: Schakel het selectievakje Actie maken in.
Optioneel: Schakel het selectievakje E-mailbericht verzenden naar verkoper in. Deze optie is alleen beschikbaar als het e-mailadres van de verkoper is opgenomen in het adresboek.
Klik op Status wijzigen.
Terug naar boven
Een e-mailbericht verzenden
Vanuit het formulier Aanmaningen kunt u via Outlook een e-mailbericht verzenden. Verder kunt u gegevens over geselecteerde transacties of rekeningoverzichten van klanten automatisch als een Microsoft Excel-bijlage toevoegen. Zie Verzamelingen opzetten voor informatie over het configureren van e-mailinstellingen.
Een e-mailbericht naar een contactpersoon of verkoper verzenden
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Klik op het pictogram naast het veld E-mail in het feitenblok Contact als u een e-mailbericht wilt verzenden naar de contactpersoon van de klant. Als er geen pictogram wordt weergegeven, is voor de contactpersoonrecord geen e-mailadres in het adresboek ingesteld.
Klik op het pictogram naast het veld Verkoper in het feitenblok Contact als u een e-mailbericht wilt verzenden naar de verkoper voor de verkoopgroep die aan de klant is gekoppeld. Als er geen pictogram wordt weergegeven, is voor de contactpersoonrecord van de verkoper geen e-mailadres in het adresboek ingesteld.
Er wordt een e-mailbericht in Outlook gemaakt.
Stel het bericht samen en klik vervolgens op Verzenden.
Een e-mailbericht met geselecteerde transacties naar een contactpersoon of verkoper van de klant verzenden
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Selecteer een of meer transacties op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties.
Klik in het actievenster op het tabblad Communiceren.
Klik op Transacties naar contactpersoon als u een e-mailbericht wilt verzenden naar de contactpersoon van de klant.
Klik op Transacties naar verkoper als u een e-mailbericht wilt verzenden naar de verkoper voor de verkoopgroep die aan de klant is gekoppeld.
Er wordt een e-mailbericht in Outlook gemaakt. Gegevens over de transacties worden ingevoegd als bijlage in Excel-indeling.
Stel het bericht samen en klik vervolgens op Verzenden.
Een e-mailbericht met een bijgevoegde verklaring naar een contactpersoon verzenden
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Klik in het actievenster op het tabblad Communiceren.
Klik op Verklaring naar contactpersoon.
Selecteer criteria en voer de ouderdomsdatum in voor het bereik van transacties dat u in de verklaring wilt opnemen.
Optioneel: Schakel het selectievakje Vereffende transacties opnemen in om zowel openstaande als vereffende transacties op te nemen, en geef vervolgens een begindatum voor de vereffende transacties op.
Klik op Openen.
Er wordt een e-mailbericht in Outlook gemaakt. Gegevens over de transacties worden ingevoegd als bijlage in Excel-indeling. Het overzicht bevat transacties voor dezelfde reeks bedrijven die wordt weergegeven in het formulier Aanmaningen. Als voor de klant een adres voor het overzicht is opgegeven, wordt dat adres gebruikt.
Stel het bericht samen en klik vervolgens op Verzenden.
Terug naar boven
Een transactie afschrijven
Als incasso bij een klant niet mogelijk is, kunt u de dubieuze debiteur afschrijven. De afschrijvingstransactie wordt gemaakt in een algemeen journaal en kan maximaal drie typen journaalregels bevatten. Zie Informatie over incasso's en Informatie over standaardwaarden voor afschrijvingstransacties voor meer informatie. Zie Verzamelingen opzetten voor informatie over het instellen van een journaalnaam voor afschrijvingstransacties en een afschrijvingsrekening.
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Selecteer een of meer transacties op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties en klik vervolgens op Afschrijven.
Voer een afschrijvingsdatum in.
Optioneel: Voer een redencode en een opmerking in.
Klik op OK.
Het journaal kan worden geboekt door een gebruiker die gemachtigd is om transacties te boeken.
Nadat de afschrijvingstransactie is geboekt, kunt u de transactie vereffenen. Zie “Transacties vereffenen” verderop in dit onderwerp voor meer informatie.
Terug naar boven
Een betaling met ontoereikend saldo verwerken
Als door de bank een betaling wordt geretourneerd omdat het saldo ontoereikend is, kunt u de in Microsoft Dynamics AX ingevoerde betaling annuleren. Afhankelijk van de configuratie in het formulier Bankrekeningen voor de desbetreffende bankrekening, wordt voor de klant mogelijk een toeslagentransactie gemaakt.
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Selecteer een betalingstransactie op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties en klik vervolgens op Betaling met ontoereikend saldo.
De betaling wordt geannuleerd. Als er kosten voor een betaling met ontoereikend saldo voor de klant van toepassing zijn, wordt een transactie voor toeslagen gemaakt in een betalingsjournaal. Het bedrag van de kosten is gebaseerd op de instellingen voor de automatische toeslagen. De automatische toeslagen die van toepassing zijn voor betalingen met ontoereikend saldo, zijn opgegeven bij de groep toeslagen die is geselecteerd in het formulier Bankrekeningen voor de betreffende bankrekening.
Notitie
Als de betaling is gemaakt in een andere rechtspersoon dan degene waarbij u bent aangemeld, worden de transacties gemaakt in de rechtspersoon van de betaling.
De toeslagentransactie kan worden geboekt door een gebruiker die gemachtigd is om transacties te boeken.
Terug naar boven
Transacties vereffenen
Soms wordt voor een klant een betaling of een creditnota ingevoerd die niet onmiddellijk met de bijbehorende factuur wordt vereffend. Als u betalingen aan facturen wilt koppelen, kunt u transacties voor vereffening markeren.
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Selecteer op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties de transacties die u met elkaar wilt vereffenen, en klik vervolgens op Vereffenen.
De transacties worden gemarkeerd voor vereffening in het formulier Openstaande transacties vereffenen.
Klik op Bijwerken. Het saldo van de klant wordt bijgewerkt.
Sluit het formulier Openstaande transacties vereffenen.
Terug naar boven
Een klant terugbetalen
Als het saldo van een klant gelijk is aan of hoger is dan het bedrag in het veld Minimum voor terugbetaling in het formulier Parameters van module Klanten, kunt u het saldo aan de klant terugbetalen.
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Selecteer een of meer transacties op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties.
Klik in het actievenster in de groep Journalen op Terugbetalen.
Klik op OK in het formulier Terugbetaling.
Het creditbedrag worden overgeboekt naar de leverancierrekening van de klant en wordt verwerkt als een normale betaling. Als de klant geen leverancierrekening heeft, wordt automatisch een eenmalige leverancierrekening voor de klant gemaakt.
Gebruik het formulier Terugbetaling om de terugbetalingstransactie weer te geven. (Klik op Klanten > Rapporten > Transacties > Betalingen > Terugbetaling.)
Terug naar boven
Een document opnieuw afdrukken
Als u werkt aan een probleem met een klant, moet u een oorspronkelijk document mogelijk opnieuw afdrukken.
Klik op Klanten > Algemeen > Aanmaningen > Aanmaningen.
Dubbelklik op een klantrekening.
Selecteer een transactie op de tabbladen Openstaande transacties of Alle transacties en klik vervolgens op Opnieuw afdrukken.
Klik in het formulier Oorspronkelijk document op Afdrukvoorbeeld en klik vervolgens op OK.
Klik in het formulier Journaal op OK.
Klik in het formulier voor rapporten op het printerpictogram om het document af te drukken.
Terug naar boven
Help bij formulieren zoeken
Verwante taken zoeken
Een afbeelding van de ouderdomsrangschikking maken