Een oorspronkelijk projectbudget maken en indienen

Artikel
08/03/2018

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Voordat u het budget voor een project maakt in Microsoft Dynamics AX moet u bepaalde instellingen configureren in het programma. Met deze instellingen kunt u de typen transacties, de projectcategorieën, en budgetoverschrijdingen controleren die van toepassing zijn voor een project. U kunt een begin- en einddatum voor het budget selecteren, en of u de budgetbedragen naar meerdere boekperioden wilt toewijzen. U kunt ook verschillende instellingen voor specifieke gebruikers en gebruikersgroepen opgeven.

Nadat u de instellingen voor een projectbudget selecteert, maakt u een budget voor de geschatte kosten en de gerelateerde opbrengstbedragen voor het project. U kunt handmatig budgetbedragen invoeren of u kunt bedragen van een prognosemodel of van een ander project kopiëren. Nadat u een projectbudget maakt, kunt u deze indienen naar werkstroom voor goedkeuring.

Instellingen voor een projectbudget configureren

Klik op Projectbeheer en boekhouding > Algemeen > Projecten > Alle projecten.
Open een project. Voer in het formulier Projecten, op het sneltabblad Budget en prognose instellingen in. U kunt ook de instellingen bekijken en de nodige wijzigingen doorvoeren. Klik op het actievenster op het tabblad Project, op Bewerken om de velden bewerkbaar te maken.
- Budgetbeheer gebruiken – Schakel het selectievakje in als u budgettracering wilt activeren.
  
  Notitie
  
  Als u dit selectievakje inschakelt voordat een budget is goedgekeurd, worden alle transacties als budgetoverschrijdingen beschouwd.
- Transactietypen onder controle – Selecteer de transactietypen die beheerd worden. U kunt alleen voor transactietypen die beheerd worden budgetbedragen invoeren. U kunt, als u bijvoorbeeld Alleen kosten selecteert, geen opbrengstbedragen in uw budget invoeren.
- Standaardwaarde voor budgetoverschrijding – De overschrijdingsoptie selecteren die u voor dit project wilt gebruiken.
  - Overschrijdingen niet toestaan – Gebruikers kunnen geen transacties invoeren.
  - Waarschuwen bij overschrijding – Gebruikers ontvangen een waarschuwing wanneer ze een transactie invoeren. De transactie wordt normaal verwerkt.
  - Overschrijdingen toestaan – Gebruikers ontvangen geen waarschuwing wanneer ze een transactie invoeren. De transactie wordt normaal verwerkt.
- Gebruikersgroep opheffen – Klik op Instellingen voor het specificeren van een andere instelling voor budgetoverschrijdingen voor specifieke gebruikersgroepen. Zie Instellingen budgetoverschrijding configureren voor meer informatie.
- Ander projectbudget gebruiken voor budgetverificatie – Schakel dit selectievakje in om het budget van een ander project te gebruiken als het oorspronkelijke budget voor dit project. Het project dat u wilt gebruiken moet al zijn ingesteld voor budgetbeheer. Anders kunt u het project hier niet selecteren.
- Interval voor budgetbeheer – De bereik van perioden selecteren dat u voor dit project wilt gebruiken.
- Resterende budgetten transporteren – Selecteer dit selectievakje als u wilt dat budgetbedragen die aan het einde van de boekperiode niet zijn uitgegeven naar een volgende boekperiode worden getransporteerd.
- Transporteren van negatieve budgetten toestaan – Selecteer dit selectievakje als u wilt dat negatieve budgetbedragen worden getransporteerd naar een volgende boekperiode. Negatieve bedragen die worden getransporteerd, verlagen de budgetbedragen die in de toekomstige boekperiode beschikbaar zijn.
  
  Notitie
  
  Negatieve budgetten kunnen alleen maar voorkomen als Overschrijdingen toestaan is geselecteerd in het veld Standaardwaarde voor budgetoverschrijding.

Een origineel projectbudget maken

Klik op Projectbeheer en boekhouding > Algemeen > Projecten > Alle projecten.
Selecteer of open een project. Klik op het actievenster op het tabblad Project, op Bewerken om de velden bewerkbaar te maken. Ga naar het actievenster en klik op het tabblad Plan in de groep Budget op Projectbudget.
Selecteer op het formulier Projectbudget, op het sneltabblad Algemeen, onder Prognosemodellen, de prognosemodellen die u voor het originele en het resterende budget wilt gebruiken. Deze prognosemodellen worden gebruikt door projectbeheer en projectrapporten wanneer u werkelijke bedragen met gebudgetteerde bedragen vergelijkt.
Selecteer in het veld Budgetbron de bron die u voor de bedragen in het originele budget wilt gebruiken.
- Invoer – De originele budgetbedragen worden handmatig in het formulier ingevoerd.
- Prognose – De originele budgetbedragen worden uit een prognosemodel geladen.
  
  Notitie
  
  Het veld Prognosemodel wordt beschikbaar wanneer deze optie wordt geselecteerd.
- Projecttransacties – De originele budgetbedragen worden uit een bestaand projectbudget geladen.
  
  Notitie
  
  Het veld Project wordt beschikbaar wanneer deze optie wordt geselecteerd.
Afhankelijk van de budgetbron die u heeft geselecteerd, voert u een van de volgende stappen uit:
- Als u Invoer als de budgetbron heeft geselecteerd:
  1. Klik op het sneltabblad Kosten op Nieuw, en voer vervolgens de categorie en het originele budgetbedrag in voor uren, onkosten, en artikelen. Gebruik totaalbedragen, niet het aantal uren of artikelen.
    
    Notitie
    
    Als categorievalidatie voor het project is ingeschakeld, zijn alleen de projectcategorieën die aan het project worden toegewezen beschikbaar voor selectie in een budgetregel.
  2. Ga afhankelijk van uw programmaversie als volgt te werk:
    - In AX 2012 R3 en cumulatieve update 6 of later voor AX 2012 R2: Klik op het sneltabblad Opbrengsten op Aanmaken vanuit kostenbudgetregels. Een regel met een opbrengstbedrag wordt automatisch toegevoegd voor elke projectcategorie die u op het Sneltabblad Kosten invoert. Het opbrengstbedrag wordt gekopieerd van de verkoopwaarde voor de geselecteerde projectcategorie. Als geen verkoopwaarde voor de projectcategorie is opgegeven, wordt 0 het opbrengstbedrag voor de regel. U kunt het opbrengstbedrag wijzigen.
    - Of klik op het sneltabblad Opbrengsten op Nieuw, en voer vervolgens de categorie en het originele budgetbedrag in voor uren, onkosten, artikelen en bijzondere kosten. Gebruik totaalbedragen, niet het aantal uren of artikelen.
- Als u Prognose als de budgetbron heeft geselecteerd:
  1. Selecteer in het veld Prognosemodel het prognosemodel dat u als de bron wilt gebruiken van het originele budget en klik vervolgens op Waarden laden.
  2. Bekijk de bedragen die in het budget worden geladen en voer alle wijzigingen door die u voor dit project moet doen.
- Als u Projecttransacties als de budgetbron heeft geselecteerd:
  1. Selecteer in het veld Project het project dat u wilt gebruiken als de bron voor het originele budget, en klik vervolgens op Waarden laden.
  2. Bekijk de bedragen die in het budget worden geladen, en vervolgens alle benodigde wijzigingen in het budget.
Optioneel: Klik in het actievenster op het tabblad Budget op Budget toewijzen om het budget toe te wijzen. Zie Een projectbudget of budgetrevisie over perioden toewijzen voor meer informatie.
Klik op de knop Aanbieden om het budget naar werkstroom te verzenden.