Belangrijkste taken: Beheer van inkooporders wijzigen

Artikel
08/03/2018

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Met wijzigingsbeheer kunt u de wijzigingen die u aanbrengt aan de inkooporders in uw organisatie beheren. Veranderingenbeheer introduceert een beheerde werkstroom die ervoor zorgt dat de inkooporders worden vergrendeld wanneer ze zijn goedgekeurd. De inkooporders kunnen niet worden gewijzigd totdat u de werkstroom wijzigen verzoek start. Wanneer de werkstroom wordt gestart, worden alle wijzigingen opgeslagen in een geschiedenislogboek zodat u de wijzigingen kunt bekijken en inkooporderversies kunt vergelijken.

Om het proces voor veranderingenbeheer te begrijpen, moet u begrijpen hoe het proces wijzigen in de levenscyclus van de inkooporder past. Er zijn zes goedkeuringsstatussen die de inkooporder doorloopt, van Concept tot Voltooid. Wijzigingsaanvragen kunnen slechts in twee van de goedkeuringsstatussen worden doorgevoerd.

Notitie

Een wijzigingsaanvraag kan niet worden geannuleerd. Deze moet altijd worden ingediend en goedgekeurd via de werkstroom.

Goedkeuringsstatus	Omchrijving	Wijzigingsaanvragen toegestaan
Concept	De inkooporder is een concept en is niet ingediend ter goedkeuring in de werkstroom inkooporder.	Nee
Wordt gecontroleerd	De inkooporder werd ingediend ter goedkeuring in de werkstroom inkooporder. In afwachting van goedkeuring.	Nee
Afgewezen	De inkooporder is geweigerd tijdens het goedkeuringsproces.	Nee
Goedgekeurd	De inkooporder werd goedgekeurd.	Ja
Bevestigd	De inkooporder is bevestigd. Een inkooporder kan niet worden bevestigd, totdat deze is goedgekeurd.	Ja
Voltooid	De inkooporder is definitief gemaakt. Het is financieel afgesloten en kan niet meer worden gewijzigd.	Nee

Inkooporderstatussen kunnen niet worden verhoogd voor intercompany-handelspartners wanneer wijzigingsbeheer is ingeschakeld. Inkooporders die zijn gemaakt door het fiatteren van geplande orders uit de hoofdplanning zijn ook altijd ingesteld op Goedgekeurd, ongeacht de instellingen van wijzigingsbeheer.

Wat u wilt doen?

Meer informatie over…

Wijzigingsbeheer instellen voor inkooporders

Werkstromen instellen voor wijzigingsbeheer

Een inkooporder wijzigen

Historie inkooporder weergeven en versies vergelijken

Help bij formulieren zoeken

Verwante taken zoeken

Meer informatie over…

Klik op deze koppelingen voor meer informatie over de concepten die in dit onderwerp worden besproken.

Informatie over inkoopordertypen

Informatie over boekingstypen van inkooporders

Wijzigingsbeheer instellen voor inkooporders

Klik op Inkoop en sourcing > Instellen > Parameters voor aanschaffing en sourcing.
Selecteer in het gebied Algemeen het Wijzigingsbeheer activeren selectievakje om wijzigingsbeheer in te schakelen voor inkooporders in de huidige rechtspersoon.
Schakel het selectievakje Negeren van instellingen toestaan per leverancier in als u de standaardinstellingen voor elke leverancier wilt kunnen overschrijven. Dit betekent dat u het wijzigingsbeheerproces voor elke leverancier kunt inschakelen of uitschakelen, ongeacht de instellingen voor de huidige rechtspersoon.

Notitie

Om de instellingen van wijzigingsbeheer voor elke leverancier te wijzigen, selecteer u het selectievakje Instellingen negeren op het sneltabblad Details over inkooporders in het formulier Leveranciers.

Terug naar boven

Werkstromen instellen voor wijzigingsbeheer

Een inkooporder moet een status Goedgekeurd hebben voordat u een wijziging aan de inkooporder kunt aanvragen. Een inkooporder kan deze status alleen hebben als deze wordt verwerkt door een werkstroom. Wanneer u wijzigingsbeheer dus inschakelt, moet u ook een werkstroom voor inkooporders instellen. U kunt dit doen op de lijstpagina Werkstromen voor aanschaffing en sourcing. Nadat u de werkstroom hebt ingesteld, moet u deze ook inschakelen. Zie Een workflow maken en Workflows voor inkoop en sourcing instellen voor meer informatie over het instellen van workflows.

Een workflow vertegenwoordigt een bedrijfsproces. Een werkstroom definieert hoe een document zich door het systeem begeeft en geeft aan wie een taak moet voltooien of een document moet goedkeuren. Als uw organisatie werkt met het werkstroomsysteem, levert dat tal van voordelen op:

Consistente processen: u kunt het goedkeuringsproces voor specifieke documenten definiëren, zoals opdrachten tot inkoop en onkostennota's. Door gebruik van het werkstroomsysteem garandeert u dat documenten op een consistente, efficiënte manier worden verwerkt en goedgekeurd.
Zichtbaarheid van processen: met het werkstroomsysteem kunt u de status, historie en prestatiegegevens van een specifiek workflowexemplaar volgen. Op deze manier kunt u bepalen of de werkstroom moet worden gewijzigd om de efficiëntie te verbeteren.
Gecentraliseerde werklijst: gebruikers kunnen een gecentraliseerde werklijst raadplegen om na te gaan welke werkstroomtaken en -goedkeuringen aan hen zijn toegewezen. Deze werklijst is beschikbaar op de rollencentrumpagina's van de Microsoft Dynamics AX-client en van Enterprise Portal.

Zie voor een overzicht van de workflow in Microsoft Dynamics AX Overzicht van het workflowsysteem en Workflowconcepten.

Klik op Inkoop en sourcing > Instellen > Werkstromen voor aanschaffing en sourcing.
Klik in het actievenster op Nieuw.
Selecteer het type werkstroom dat u wilt maken en klik op Workflow maken.
Ontwerp de workflow in de workfloweditor door workflowelementen op het tekenpapier te slepen.
Elk element van de workflow configureren. Zie Het workflowsysteem configureren voor meer informatie.
Herhaal stappen 2 tot en met 5 om extra workflows voor inkoop en sourcing.

Terug naar boven

Een inkooporder wijzigen

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Inkooporders > Alle inkooporders.

– of –

Klik op Leveranciers > Algemeen > Inkooporders > Alle inkooporders.
Selecteer de inkooporder. Ga naar het actievenster en klik op het tabblad Inkooporder in de groep Onderhouden op Wijziging aanvraag.

Notitie

De geselecteerde inkooporder kan alleen worden gewijzigd als is deze goedgekeurd. Als het wijzigingsbeheer niet is ingeschakeld, kan een inkooporder worden goedgekeurd wanneer deze wordt gemaakt. Als het wijzigingsbeheer is ingeschakeld, kan een inkooporder worden goedgekeurd via een werkstroom.
Voer de vereiste wijzigingen op de inkooporder in. De goedkeuringsstatus is ingesteld op Concept, en de inkooporder moet opnieuw door alle fiatteurs worden goedgekeurd voordat de inkooporder kan worden verwerkt.

Terug naar boven

Historie inkooporder weergeven en versies vergelijken

Wanneer u een inkooporder wijzigt, wordt een kopie van de wijzigingen opgeslagen. Alle wijzigingen die u op de het kopniveau en op het regelniveau maakt, worden opgeslagen. Vervolgens kunt u het verschil tussen de goedgekeurde inkooporder en de wijzigingen bekijken en kunt u de inkooporderversies vergelijken.

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Inkooporders > Alle inkooporders.

– of –

Klik op Leveranciers > Algemeen > Inkooporders > Alle inkooporders.
Selecteer de inkooporder.
Ga naar het actievenster en klik op het tabblad Beheren in de groep Historie op Versies van inkooporders vergelijken.
Bekijk in het formulier Versies van inkooporders vergelijken de wijzigingen die zijn aangebracht in de geselecteerde inkooporder. Alle wijzigingen in afzonderlijke velden worden weergegeven op het sneltabblad Gewijzigde velden. Deze waarden gelden voor de inkooporderregels:
- Uitroepteken – een of meer wijzigingen zijn aangebracht aan de bestaande gegevens.
- Selectievakje – er zijn geen wijzigingen aangebracht aan de bestaande gegevens.
- Plusteken – Er is een nieuwe inkoopregel toegevoegd.
- Rode X – de regel is verwijderd.
Klik op Sluiten om terug te keren naar de lijstpagina Alle inkooporders.
Ga naar het actievenster en klik op het tabblad Beheren in de groep Historie op Inkooporderversies weergeven.
In het formulier Versies van inkooporder kunt u een lijst bekijken van de beschikbare versies van de geselecteerde inkooporder. U kunt de lijst sorteren op de wijzigingsdatum of goedkeuringsstatus.