Best practices en overwegingen voor het ontwerp van Documentinformatie (preview)
Samenzicht
Documentinformatie is een veelzijdige basis die toepasbaar is in verschillende processen en geschikt is voor elke werkstroom waarin documentbeoordeling wordt uitgevoerd. Deze bouwsteen kan worden geïntegreerd, of u nu een handmatige of geautomatiseerde methode nodig hebt om documenten binnen een subproces te overzien, af te handelen en te valideren.
Oplossingsarchitectuur van Documentinformatie biedt informatie over de architectuur van de bouwsteen. In dit artikel worden de optimale methoden en essentiële factoren uitgelegd waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen van een oplossing waarin de bouwsteen Documentinformatie is opgenomen. Door de aanbevelingen op te volgen, kunt u een configuratiegerichte strategie hanteren. U kunt ook optimaal gebruikmaken van de al bestaande functies en potentiële aanpassingsmogelijkheden ontdekken voor bedrijfsregels, gegevensclassificatie, verificatie, extractie en integratie om tegemoet te komen aan unieke uitbreidingsbehoeften.
De uitbreiding kan de vorm van de volgende nieuwe elementen hebben:
- Configuraties om nieuwe documenten of verwerkingsstappen te introduceren
- Modelgestuurde toepassingen met hergebruik van bestaande bedieningselementen, gegevensmodellen en configuraties
- Power Automate-stromen om nieuwe documenttypen, extra stappen of bedrijfsregels te introduceren tijdens het verwerken van het document
- Aangepaste AI Builder-modellen voor gegevensextractie, -verrijking of -verificatie
- Gegevensmodelelementen en autorisatieregels voor nieuwe persona’s
- Integraties met andere interne/externe systemen voor documentcategorisatie, gegevensextractie, verificatie en het verstrekken van ondersteunende informatie
- Archiveringsproces voor kostenoptimalisatie, retentie en prestaties
Het volgende diagram illustreert de uitbreidingsgebieden voor Documentinformatie voor de implementeerders met het gebruik van ingebouwde bedieningselementen, configuraties en automatisering van Documentinformatie en de aanpassingsmogelijkheden van Power Platform.
Download een afdrukbare PDF van dit diagram.
In dit artikel worden de genoemde uitbreidingsscenario's onderzocht en wordt een aanpak voor de implementatie ervan gepresenteerd, samen met overwegingen en best practices waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen van deze scenario's:
- Nieuw documenttype toevoegen aan Documentinformatie
- Documentinformatie toevoegen aan een bestaand proces in de modelgestuurde app
- Nieuwe verrijkingsstap toevoegen voor de validatie van agenten
- Aanvullende bedrijfsregels en gegevensbronnen voor documentverificatie opnemen
- Geëxtraheerde informatie uit het document toewijzen
- Het eigen AI-model gebruiken of de integratie met een oplossing voor gegevensextractie
- Integratie met andere hoofdgegevenssystemen voor documentbeheer
Scenario 1: Nieuw documenttype (documentdefinitie) toevoegen aan Documentinformatie
Scenario 1: Vereiste
De mogelijkheid om een nieuw documenttype toe te voegen, zoals een resultatenrekening, om de documentverwerking te automatiseren.
Scenario 1: Benadering
U kunt een nieuwe documentdefinitierecord maken met een automatische stroom door de beschreven stappen te volgen.
- De vereisten configureren
- Dataverse-definities toevoegen (bedrijfsscenario, documenttype, documentdefinitie, pijplijnstapdefinitie en, optioneel, stapvelddefinitie)
- Een aangepaste pijplijnstapstroom maken
- Een aangepaste pijplijnstroom maken
Als het nieuwe document geen automatische stroom vereist, hoeft u alleen een nieuwe documentdefinitierecord te maken, zoals hier beschreven. U kunt het nieuwe document maken zonder een aangepaste pijplijnstroom of aangepaste pijplijnstapstroom te definiëren.
De voorbeeld-app Onboarding van krediet verzendt voorbeelden van aangepaste pijplijnstromen en aangepaste pijplijnstappen en de configuratie voor de Documentinformatie-stroom voor het identiteitsdocument (ondersteund door id-lezer). Deze voorbeeldstromen kunnen u helpen het uitbreidingspad voor nieuwe documenttypen te begrijpen.
Scenario 1: Overwegingen en best practices
Dataverse-definities configureren
- In Documentinformatie zijn de definitierecords (Documentdefinitie, Pijplijnstapdefinitie, Stapvelddefinitie en tabellen voor statusberichten van pipelinedocumenten) oplossingsbewust. We raden u aan deze definities te verzenden als onderdeel van uw aangepaste oplossing.
- Elke documentdefinitie kan slechts één extractiestap en één verrijkingsuitvoer bevatten, zodat de gebruikersinterface voor documenten de uitvoer weergeeft op het tabblad Geëxtraheerde details.
- De velden waarvan de waarden in de gebruikersinterface worden weergegeven, kunnen worden gedefinieerd als lokaliseerbaar en kunnen een meertalige omgeving ondersteunen (de weergavenamen van de stappen en velden, de beschrijvingen van de stapstatussen en de pijplijnaanbevelingen).
- De verrijkingsstap moet altijd gepaard gaan met een extractiestap. Nadat een stap is gedefinieerd als Verrijking, kan de uitvoer van de stap worden weergegeven in de gebruikersinterface voor Documentbeheer als onderdeel van Documentvoorbeeld op het tabblad Geëxtraheerde details , onder Ondersteunende informatie.
- We raden u aan velden voor Vereist voor goedkeuring niet te markeren als Alleen lezen in een extractiestap.
Aangepaste pijplijnstroom en -stapstroom
- Als de extractiestap is gedefinieerd als de eerste stap voor de documentdefinitie met behulp van de kolom Order, voert de hoofdpijplijn de stap automatisch uit. U hoeft de extractiestap niet toe te voegen aan de aangepaste pijplijn.
- Bij elke stap kan naast het veld Onbewerkte uitvoer ook het veld Uitvoer worden geplaatst.
- We raden u aan de aangepaste stappen uit te voeren binnen het bereik van try-catch-blokken om in alle gevallen definitieve pijplijnaanbevelingen te bieden.
- Valideer of het ingebouwde AI-model de taal, indeling en grootte en vertragingslimieten en het bereik (de id-lezer ondersteunt bijvoorbeeld alleen paspoorten en enkele geldige Amerikaanse identiteitsdocumenten) van uw vereiste ondersteunt.
- Plan prestatietestscenario's voor schaalbaarheid en valideer voor elke waarneming van vertragingslimieten en time-outs tijdens gegevensverrijking, verificatie en andere stappen. Als dergelijke fouten weinig voorkomen, kunt u het beleid voor opnieuw proberen toepassen, zoals weergegeven, om de Power Automate-acties te laten slagen. Door het beleid voor opnieuw proberen toe te passen, worden de stromen vertraagd in plaats van dat ze mislukken.
Andere overwegingen en best practices
- Ontwerp een archiveringsproces voor het document dat de groei van de aantekeningtabel regelt om de opslagkosten te optimaliseren en de prestaties op peil te houden.
- Geüploade documenten worden opgeslagen in de tabel Notitie (Annotatie), die Dataverse Bestandsopslag gebruikt voor kostenoptimalisatie. Het is echter niet mogelijk om de documenten te hosten buiten Dataverse voor de verwerking van documentinformatie en u kunt ook de native servergebaseerde SharePoint-integratie niet gebruiken. Om de groei van gegevens en kostenoptimalisatie te beheersen, raden we u aan documenten te archiveren op basis van uw zakelijke vereisten. U kunt de nieuwe aanpak gebruiken om een oplossingsbewuste -regel voor gegevensretentie op de lange termijn (preview) te definiëren voor de notitie-entiteit of de oude aanpak gebruiken om een bulkverwijderingstaak te definiëren voor het verwijderen van oude documenten.
- Controleer de ondersteunde bestandsextensies en zorg ervoor dat u de omgevingsvariabele (Ondersteunde bestandstypen) dienovereenkomstig bijwerkt om specifieke typen te beperken.
- Voor de veiligheid en prestaties raden we u aan de grootte van het document te beperken. De standaard maximaal toegestane grootte als bijlagebestand is 5120 KB/5 MB en u kunt de waarde aanpassen via de instelling Maximale bestandsgrootte instellen voor bijlagen in de systeeminstellingen.
- De huidige oplossing ondersteunt de extractie van velden voor Latijnse tekens en tabelextractie wordt nog niet ondersteund.
Scenario 2: Documentinformatie toevoegen aan een bestaand proces in de modelgestuurde app
Scenario 2: Vereiste
De mogelijkheid om mogelijkheden van Documentinformatie, zoals documentverificatie, beoordeling en gegevensextractie, toe te voegen aan een bestaand proces dat is geïmplementeerd met behulp van modelgestuurde PowerApps, zoals het onboarden van kredieten of accounts.
Scenario 2: Benadering
De ingebouwde mogelijkheden zijn uitbreidbaar door middel van de configuratie om nieuwe procesentiteiten of de bestaande toepassingsentiteit te koppelen om informatie te documenteren. Het volgende entiteitsrelatiediagram laat zien hoe de huidige toepassingstabel in Basisprincipes van onboarding is gekoppeld aan Documentinformatie via de tabel Documentaanvraag met behulp van het veld Context. Als de toepassingsentiteit niet voorziet in de behoefte voor het bestaande proces, kunt u een relatie tussen de aangepaste entiteit en de tabel Documentverzoek met hetzelfde veld Context instellen aangezien dit een polymorf veld is. U kunt desgewenst een relatie toevoegen aan de tabel Gerelateerde partij, zodat u over een koppeling naar de primaire persoon beschikt om aanvullende informatie binnen te halen. U kunt de Dataverse-API of XRMToolbox-communitytool gebruiken om relaties toe te voegen aan bestaande polymorfe opzoekvelden.
Nadat de relatie met de tabel Documentaanvraag is gemaakt, kunt u het veld Context instellen met de waarde van uw record Aangepaste entiteit en voor het veld Betreffende de waarde in de record Gerelateerde partij gebruiken.
Scenario 2: Overwegingen en best practices
- Beoordeel de bruikbaarheid en uitbreiding van het bestaande basisgegevensmodel van de toepassing Basisprincipes van onboarding voordat u aangepaste procestabellen maakt, aangezien dit wordt geleverd met ingebouwde bedieningselementen, werkstromen en automatisering.
Scenario 3: Nieuwe verrijkingsstap toevoegen voor de validatie van agenten
Scenario 3: Vereiste
De mogelijkheid om ondersteunende informatie toe te voegen zodat de agent het document kan verifiëren. U kunt bijvoorbeeld de salarisclassificatie toevoegen aan de geëxtraheerde gegevensweergave of informatie zoals de kredietscore aan de geëxtraheerde gegevens toevoegen voor verder gebruik.
Scenario 3: Benadering
U moet de volgende stappen uitvoeren om aan de vereiste te voldoen. U kunt het artikel Verrijkingsstap raadplegen voor details.
1. De verrijkingsstap definiëren in de tabel Definities van pipelinestap
U moet per documenttype een verrijkingsstap definiëren in de tabel Definities van pipelinestap met type = Verrijking.
Hieronder volgt de voorbeeldconfiguratiestap Verrijking die is meegeleverd als onderdeel van het voorbeelddocument Documentinformatie voor identificatie.
2. Verrijkingsvelden definiëren in de tabel Velddefinitie van stap
U moet elk veld definiëren dat als ondersteunende informatie moet worden ingevoerd. Deze velden kunnen alleen-lezen zijn (door Alleen-lezen = Ja in te stellen) of kunnen bewerkbaar worden gemaakt in de gebruikersinterface (door Alleen-lezen = Nee in te stellen).
In de opgegeven voorbeeldconfiguratie wordt de kredietscore gedefinieerd als de ondersteunende informatie. U kunt alle informatie uit Dataverse of andere systemen in de verrijkingsprocesstroom gebruiken.
3. Een aangepaste pijplijnstapstroom maken
U moet op de hier beschreven wijze een nieuwe Power Automate-stroom maken met een handmatige trigger met specifieke invoervelden. De stroom moet specifieke acties hebben om gegevens uit de bron op te halen, vanuit Dataverse of vanuit een bestaand registratiesysteem. U moet een actie Opstellen toevoegen om deze verrijkingswaarden in een json-indeling te plaatsen, zoals opgegeven.
Ten slotte moet deze uitvoerinformatie worden ingesteld in het uitvoerveld van de onderstaande actie om de kernstroom voor de actie Postpipelinestap aan te roepen.
4. De actie toevoegen aan de aangepaste pipeline om de aangepaste pipelinestapstroom aan te roepen
U moet een actie toevoegen aan de aangepaste pipelinestroom om de aangepaste pipelinestapstroom aan te roepen. Hieronder volgt de momentopname van de voorbeeldstroom Pipeline van identificatiedocument waarin de acties worden weergegeven die aangepaste pipelinestapstromen aanroepen.
Scenario 3: Overweging en best practices
Per documentdefinitie kunt u één verrijkings- en één extractiestap definiëren.
De verrijkingswaarde moet naar de actie Postpipelinestap worden verzonden in de json-indeling, zoals opgegeven:
export interface IEnrichmentOutput{
fields: {
[field_external_id: string]: {
value: string;
originalValue: string;
}
}
}
Scenario 4: Aanvullende bedrijfsregels en gegevensbronnen voor documentverificatie opnemen
Scenario 4: Vereiste
De mogelijkheid om aanvullende bedrijfsregels en gegevensbronnen voor documentverificatie op te nemen.
Scenario 4: Benadering
Documentverificatie kan handmatig of automatisch worden uitgevoerd, afhankelijk van uw bedrijfsproces voor een specifiek documenttype. Met de ingebouwde documentstroom kunt u een aangepaste pipelinestap toevoegen om een geautomatiseerde bedrijfsregel voor verificatie in te stellen. Deze regel kan gebruikmaken van de betrouwbaarheidsscore die wordt gegenereerd door het gegevensextractiemodel en kan ook worden uitgebreid om geëxtraheerde gegevens en informatie uit interne of externe verificatiebronnen op te nemen.
U moet de volgende stappen uitvoeren om aan de vereiste te voldoen. Raadpleeg Aangepaste stroom voor verificatie voor meer informatie.
1. Een nieuwe definitie van pipelinestappen definiëren
U moet per documenttype een nieuwe stap definiëren in de tabel Definities van pipelinestap met type = Anders. U kunt uw drempel voor succes en falen definiëren om te bepalen of u het document automatisch wilt goedkeuren, als onduidelijk wilt markeren of de automatisering wilt laten mislukken om het document handmatig te laten beoordelen.
Hier is een voorbeeldconfiguratie voor de verificatiestap die is opgenomen in het voorbeelddocument Documentinformatie voor identificatie.
2. Een aangepaste pijplijnstapstroom maken
U moet op de hier beschreven wijze een nieuwe Power Automate-stroom maken met een handmatige trigger met specifieke invoervelden, inclusief gegevensextractie-uitvoer met een betrouwbaarheidsscore. U kunt de betrouwbaarheidsscore uitsluitend gebruiken om de documentstatus voor verificatie te bepalen en ook andere gegevensbronnen of documentverificatiesystemen gebruiken om uw bedrijfsregels te implementeren. De berekende documentstatusinformatie moet worden ingesteld in het uitvoerveld van de onderstaande actie om de kernstroom voor de actie Postpipelinestap aan te roepen.
3. De actie toevoegen aan de aangepaste pipeline om de aangepaste pipelinestapstroom aan te roepen
U moet een actie toevoegen aan de aangepaste pipelinestroom om de aangepaste pipelinestapstroom aan te roepen die in de vorige stap is gemaakt. Hieronder volgt de momentopname van de voorbeeldstroom Pipeline van identificatiedocument waarin de acties worden weergegeven die aangepaste pipelinestapstromen aanroepen. U kunt de uitvoer van de verificatiestap nemen en deze weergeven voor de pipelinedocumentstatus die wordt weergegeven in de gebruikersinterface.
Scenario 4: Overweging en best practices
Elke stap moet de kernstromen Prepipelinestap en Postpipelinestap gebruiken om de status aan te geven met behulp van de stapdefinitie-id en de pipeline-id van de bovenliggende stroom. De aangepaste pijplijnstroom die deze stappen uitvoert, verzamelt de resultaten van alle stappen en bepaalt de volledige pijplijnstatus op basis van de kernstroom Na de pijplijn. Al deze stap- en pipelineresultaten worden weergegeven in de gebruikersinterface.
Scenario 5: Geëxtraheerde informatie uit het document toewijzen
Scenario 5: Vereiste
De mogelijkheid om de geëxtraheerde informatie uit het geüploade document toe te wijzen aan Dataverse-tabellen of interne/externe gegevensbronnen.
Scenario 5: Benadering
U kunt aan de vereiste voldoen door uw aangepaste pipelinestroom uit te breiden met aanvullende acties om de uitvoer van gegevensextractie te transformeren. De uitvoer van gegevensextractie is toegankelijk via de ingebouwde hulpkernstroom Pipelinedetails ophalen of u kunt dezelfde informatie ophalen uit het veld Onbewerkte uitvoer i de tabel Documentpipelinestap. Json-schema voor uitvoer van gegevensextractie is als volgt:
export interface IExtractionOutput {
pageCount: number;
collection: string;
collectionConfidence: number;
fields: {
[field_external_id: string]: {
value: string;
originalValue: string;
confidence: number;
};
};
}
U kunt een actie Opstellen gebruiken zoals opgegeven om deze uitvoerinformatie te parseren en deze informatie te gebruiken om Dataverse-tabellen of interne/externe gegevensbronnen te voeden.
Scenario 6: Gebruik van eigen AI-model of integratie met een oplossing voor gegevensextractie
Scenario 6: Vereiste
De mogelijkheid om uw eigen AI-model mee te nemen voor gegevensextractie of te integreren met een intern/extern systeem voor gegevensextractie uit het document.
Scenario 6: Benadering
Begin met een configuratiegerichte benadering of een benadering met weinig code om vooraf gebouwde AI-modellen te beoordelen of een aangepast documentverwerkingsmodel te maken in AI Builder. Valideer vervolgens of deze ingebouwde mogelijkheden voldoen aan uw vereisten voor gegevensextractie.
Als u uw eigen AI-model naar AI Builder wilt meenemen, kunt u de stappen ondernemen die worden beschreven in het AI Builder-artikel en de informatie in de zelfstudie raadplegen. Het alternatieve pad kan zijn om de aangepaste pipelinestroom voor documentinformatie rechtstreeks te integreren met uw gegevensextractiesysteem.
U moet de volgende stappen uitvoeren om aan de vereiste te voldoen.
1. De extractiestap definiëren in de tabel Definities van pipelinestap
U moet per documenttype een extractiestap definiëren in de tabel Definities van pipelinestap met type = Extractie.
Hieronder volgt een voorbeeld van de configuratie Extractie voor het identificatiedocumenttype. Als u een ingebouwd model gebruikt, kunt u het AI Builder-model instellen, anders kunt u dit leeg laten.
2. Extractievelden definiëren in de tabel Velddefinitie van stap
U moet elk veld in de gegevensextractie-uitvoer definiëren.
3. Een aangepaste pijplijnstapstroom maken
Voor het gebruik van ingebouwde AI-modellen hoeft u geen aangepaste pipelinestapstroom te definiëren en geen extra acties toe te voegen aan de aangepaste pipelinestroom. Voor aangepaste modellen moet u echter op de hier beschreven wijze een nieuwe stroom maken met een handmatige trigger met specifieke invoervelden. De stroom moet specifieke acties bevatten om gegevens uit het gegevensextractiemodel of de gegevensextractiesystemen te halen. Vervolgens moet u een actie Opstellen toevoegen om deze extractiewaarden in een json-indeling te plaatsen, zoals opgegeven:
export interface IExtractionOutput {
pageCount: number;
collection: string;
collectionConfidence: number;
fields: {
[field_external_id: string]: {
value: string;
originalValue: string;
confidence: number;
};
};
}
Ten slotte moet deze uitvoerinformatie worden ingesteld in het uitvoerveld van de onderstaande actie om de kernstroom voor de actie Postpipelinestap aan te roepen.
4. De actie toevoegen aan de aangepaste pipeline om de aangepaste pipelinestapstroom aan te roepen
U moet een actie toevoegen aan de aangepaste pipelinestroom om de aangepaste pipelinestapstroom aan te roepen die is gemaakt voor gegevensextractie. De uitvoer van de stapstroom voor gegevensextractie wordt gebruikt om de geëxtraheerde details in te vullen, zoals opgegeven. De betrouwbaarheidsscore van het model en elk veld kan worden gebruikt voor documentverificatie en het dienovereenkomstig instellen van de documentstatus.
Scenario 6: Overweging en best practices
- U moet overwegen of het gegevensextractiemodel de documenttaal, -indeling en -grootte kan ondersteunen.
- U moet vóór gebruik de betrouwbaarheid, prestaties en nauwkeurigheid van uw eigen gegevensextractiemodellen beoordelen. Zorg ervoor dat de vertragingslimieten of doorvoer van het betreffende model voldoen aan de behoeften van het bedrijf.
- Controleer de beperkingen voor het scenario waarin u uw eigen AI-model inbrengt in AI Builder.
Scenario 7: Integratie met andere hoofdgegevenssystemen voor documentbeheer
Scenario 7: Vereiste
De mogelijkheid om te integreren met het hoofdsysteem voor documentbeheer voor documenten.
Scenario 7: Benadering
Momenteel uploadt en leest Documentinformatie documenten uit de tabel Notities ( Aantekening) in Dataverse die zijn gekoppeld aan de documentaanvraag. U moet de documenten in Dataverse krijgen voor verwerking. U kunt twee aangepaste API's (UploadDocument en DeleteDocument) integreren om documenten in te dienen en te verwijderen, zoals weergegeven.
Download een afdrukbare PDF van dit diagram.
Scenario 7: Overweging en best practices
- Overweeg voor batch- of asynchrone integraties de richtlijnen te gebruiken die worden gedeeld in het artikel over integratieontwerpen.
- Registreer de gegenereerde id's (Aantekening, Document en Documentaanvraag) in uw systemen voor traceerbaarheid en integratie met documentinformatie.