Omówienie zapasów, zakupów i zwrotów

Możliwości aplikacji Dynamics 365 Field Service związane z zapasami to:

• Obsługa magazynów
• Korekty i przeniesienia zapasów
• Produkty zajmujące się zużywaniem i fakturowaniem podczas wykonywania zleceń pracy
• Zakupy
• Zwroty
• Arkusze magazynowe

W przypadku podstawowych wymagań dotyczących magazynowania wiele organizacji używa powyższych możliwości uwzględnionych w aplikacji Field Service. Aby zaspokajać bardziej złożone wymagania dotyczące zapasów, aplikacja Field Service została zaprojektowana w celu zintegrowania z systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Typowy przykład polega na zintegrowaniu z aplikacją Dynamics 365 Supply Chain Management przy użyciu wstępnie skompilowanego szablonu usługi Common Data Service typu „od potencjalnego klienta do środków pieniężnych„.

Wymagania wstępne

• Wiedza na temat możliwości katalogu produktów aplikacji Field Service ma krytyczne znaczenie, jeśli chcesz zacząć korzystać z zapasów, zakupów i zwrotów.

Uwaga

W magazynie są śledzone tylko produkty z typem produktu rozwiązania Field Service ustawionym na Zapasy. Pamiętaj o tym w przypadku dodawania produktów do zleceń pracy, zamówień zakupu oraz autoryzacji zwrotu (RMA) i oczekiwania zmian stanu zasobów.

Magazyny i zapasy produktów

Magazyn w aplikacji Field Service to dowolna lokalizacją firmowa, w której są przechowywane zasoby. Obejmuje to zarówno lokalizacje statyczne, jak i mobilne, takie jak:

• Magazyny
• Ciężarówki techników
• Centra dystrybucyjne
• Doki przeładunkowe

Zapasy w każdym magazynie są aktualizowane na podstawie użytych produktów ze zleceń pracy, zamówień zakupu, zwrotów, korekt i transferów. Jest to rejestrowane w powiązanej encji Zapasy produktu.

W przypadku każdego produktu w magazynie system śledzi następujące elementy:

• Ilość dostępna — liczba pozostałych jednostek do sprzedaży.
• Ilość przydzielona — liczba jednostek wyświetlanych obecnie w zleceniach pracy jako przydzielone produkty zleceń pracy.
• Ilość rzeczywista — suma ilości dostępnej i ilości przydzielonej. Mówiąc ogólnie, są to jednostki niesprzedane.
• Ilość w zamówieniu — liczba jednostek znajdujących się obecnie w zamówieniach zakupu, które nie zostały jeszcze odebrane ani dodane do zapasów. Mówiąc ogólnie, są to jednostki znajdujące się w drodze.

Korekty i przeniesienia zapasów

Korekty zapasów to funkcja, która umożliwia ręczne dodawanie lub odejmowanie zapasów z magazynów. Ta funkcja jest zwykle używana w przypadku rutynowych procedur sprawdzania w celu odzwierciedlenia braków i wad oraz porównania wielkości oczekiwanych zapasów z zapasami rzeczywistymi i dostosowanie się do ich różnicy.

Przeniesienia magazynowe to funkcja, która umożliwia przenoszenie zapasów z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Najbardziej typowym przykładem jest przeniesienie zapasów z magazynu do samochodu technika.

Istnieje również możliwość włączenia korekt i przeniesień w aplikacji mobilnej Field Service, aby na przykład umożliwić technikom spotkanie w terenie oraz zarejestrowanie przeniesienia magazynowego z jednego samochodu do drugiego.

Zapasy w zleceniu pracy

Dodawanie produktów do zleceń pracy i korzystanie z nich wpływa na zapasy.

Na przykład dodanie produktu jako szacowanego i przydzielonego (Stan wiersza ustawiony na Szacowany, Przydzielony i Tak) powoduje zarezerwowanie części zapasów z określonego magazynu, mimo że część ta nie jest faktycznie odejmowana.

Jeśli produkt ze zlecenia pracy jest używany podczas przetwarzania tego zlecenia (Stan wiersza ustawiony na Użyty), zapasy w pokrewnym magazynie są odejmowane według ilości produktu w zleceniu pracy. Zazwyczaj magazynem wymienionym w produkcie w zleceniu pracy jest samochód technika.

Zamówienia zakupu

Zamówienia zakupu (PO, purchase order) są używane do zamawiania produktów do magazynu lub bezpośrednio do zlecenia pracy w celu wykonania pracy na miejscu.

Na procesie zamówienia zakupu składają się następujące elementy:

1. Zażądanie produktów od dostawcy przez utworzenie zamówienia zakupu i dodanie produktów objętych zamówieniem zakupu.
2. Uzyskanie zatwierdzenia.
3. Udokumentowanie przyjęcia produktów przez utworzenie przyjęcia zamówienia zakupu i produktów objętych przyjęciem zamówienia zakupu. Spowoduje to dodanie odebranych produktów do zapasów w magazynie lub jako produktów objętych zleceniem pracy.

Zwroty

Czasami ta sama organizacja, która instaluje części i sprzęt w lokalizacji klienta, musi przetworzyć danego produktu lub składnika majątku klienta.

Typowe przykłady przyczyn inicjowania zwrotów to:

• Część lub sprzęt jest wadliwy
• Klient jest niezadowolony
• Potrzebna jest naprawa, która nie nastąpi na miejscu, ale w lokalizacji usługodawcy lub producenta
• Sprzęt znajdował się w lokalizacji klienta jako część kończącej się dzierżawy, która nie zostanie odnowiona

Aplikacja Field Service obsługuje trzy wbudowane typy zwrotów:

• Zwrot do magazynu
• Zwrot do dostawcy
• Zmiana własności sprzętu

Aby wystawić zwrot, należy wykonać trzy kroki:

1. Utworzenie autoryzacji zwrotu (RMA): wszystkie zwroty produktów są inicjowane przy użyciu autoryzacji zwrotu. Autoryzacja zwrotu wskazuje produkty, które mają zostać zwrócone, oraz wszystkie inne ważne informacje, takie jak ceny. Określa również akcję przetwarzania, która jest typem zwrotu.
2. Utworzenie przyjęcia autoryzacji zwrotu: zwrot nie zostanie sfinalizowany do momentu utworzenia przyjęcia autoryzacji zwrotu. Przyjęcie RMA potwierdza, że odebrano właściwy produkt i ilość, oraz zawiera datę i informacje o osobie zajmującej się przyjęciem.
3. Następuje wykonanie korekt zapasów i składników majątku klienta: odbywa się to automatycznie w tle.

Inne ważne funkcje autoryzacji zwrotu umożliwiają wystawienie kredytu dla klientów, którzy inicjują zwroty, oraz rejestrowanie zwrotów jako części historii usług dotyczących składników majątku klienta.

Arkusze magazynowe

Wszystkie transakcje dotyczące zapasów są rejestrowane w encji Arkusze magazynowe, które można znaleźć przy użyciu funkcji wyszukiwania zaawansowanego. Jeśli na przykład dany produkt został przydzielony do zlecenia pracy, jest tworzony arkusz magazynowy zwiększający przydzieloną ilość o jeden. Jeśli ten sam produkt będzie używany do zrealizowania zlecenia pracy, zostanie utworzony inny arkuszu magazynowy zmniejszający ilość rzeczywistą. Dzieje się tak w przypadku wszystkich operacji zwiększania i zmniejszania stanu zapasów produktu. Zasadniczo arkusze magazynowe pełnią rolę rejestru zapasów w aplikacji Field Service.

Szczególnie ważne jest to, że arkusze magazynowe są czasami używane do integrowania transakcji zapasów w aplikacji Field Service z zewnętrznymi systemami ERP, w zależności od architektury integracji. Aby ułatwić operacje integracji i zwiększyć ich elastyczność, można tworzyć arkusze magazynowe ręcznie.

Zagadnienia dotyczące konfiguracji

• Dodanie roli zabezpieczeń Zakup zapasów do istniejącej roli zabezpieczeń użytkownika (dyspozytor lub zasób) umożliwi mu tworzenie i edytowania encji powiązanych z zapasami, takich jak magazyn, zamówienia zakupu i autoryzacje zwrotu.
• Dodając magazyn do każdego zasobu z możliwością zarezerwowania, można zdefiniować magazyn domyślny, który będzie używany w przypadku, gdy dany zasób z możliwością rezerwacji skorzysta z produktu objętego zleceniem pracy.