Informacje o udostępnionych skrzynkach pocztowych na platformie Microsoft 365

W tym artykule wyjaśniono, jakie są udostępnione skrzynki pocztowe, kiedy z nich korzystać, zagadnienia dotyczące licencjonowania, ograniczenia i typowe scenariusze rozwiązywania problemów.

Używaj udostępnionych skrzynek pocztowych, gdy wiele osób potrzebuje dostępu do tej samej skrzynki pocztowej, na przykład dla:

  • Adresy informacji o firmie.
  • Obsługa adresów e-mail.
  • Recepcja lub skrzynki pocztowe w recepcji.
  • Wszelkie inne skrzynki pocztowe udostępnione przez wiele osób.

Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą wysyłać jako lub wysyłać w imieniu udostępnionej skrzynki pocztowej. Udostępnione skrzynki pocztowe są przydatne w przypadku skrzynek pocztowych pomocy i pomocy technicznej, ponieważ użytkownicy mogą wysyłać wiadomości e-mail z pomocy technicznej firmy Contoso lub odbiór budynku 7.

Przed utworzeniem udostępnionej skrzynki pocztowej

Poznaj następujące elementy przed utworzeniem udostępnionej skrzynki pocztowej:

Limity licencjonowania i magazynu skrzynek pocztowych

  • Licencjonowanie: udostępniona skrzynka pocztowa może przechowywać do 50 GB danych bez przypisywania do niej licencji.

    Ostrzeżenie

    Gdy udostępniona skrzynka pocztowa osiągnie limit magazynu skrzynki pocztowej, możesz otrzymać wiadomość e-mail przez pewien czas, ale nie możesz wysłać nowej wiadomości e-mail. Po pewnym czasie udostępniona skrzynka pocztowa przestaje otrzymywać wiadomości e-mail, a nadawcy do skrzynki pocztowej otrzymują potwierdzenie braku dostawy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz limity Exchange Online.

  • Scenariusze wymagające dodatkowych licencji: Następujące scenariusze wymagają dodatkowych licencji:

    • Udostępniona skrzynka pocztowa o pojemności ponad 50 GB: udostępnione skrzynki pocztowe są ograniczone do 50 GB. Aby zwiększyć limit rozmiaru do 100 GB, udostępnionej skrzynce pocztowej należy przypisać licencję Exchange Online plan 2.

    • Udostępniona skrzynka pocztowa z archiwizowaniem w miejscu: aby zwiększyć rozmiar skrzynki pocztowej archiwum, wymagana jest licencja Exchange Online Plan 2 lub licencja Exchange Online Plan 1 z licencją dodatku Exchange Online — archiwum. Przypisanie jednej z tych licencji umożliwia również automatyczne rozszerzanie archiwizacji w celu zwiększenia pojemności magazynu archiwum.

    • Udostępniona skrzynka pocztowa wstrzymana w postępowaniu sądowym: aby wstrzymać udostępnioną skrzynkę pocztową, udostępniona skrzynka pocztowa musi mieć licencję Exchange Online plan 2 lub licencję Exchange Online Plan 1 z licencją dodatku Exchange Online — archiwum.

    • Funkcje zaawansowane: aby zastosować zaawansowane funkcje, takie jak Microsoft Defender dla Office 365, Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych w Microsoft Purview (Premium) lub zasad przechowywania, licencje mogą być wymagane. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wskazówki dotyczące licencjonowania platformy Microsoft 365 dotyczące zabezpieczeń & zgodności.

      Aby uzyskać instrukcje krok po kroku dotyczące przypisywania licencji, zobacz Przypisywanie licencji do użytkowników.

  • Wymagania dotyczące subskrypcji: aby utworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową, musisz zasubskrybować plan usługi Microsoft 365 dla firm, który zawiera wiadomość e-mail (usługę Exchange Online). Subskrypcja Aplikacje Microsoft 365 dla firm nie zawiera poczty e-mail. Microsoft 365 Business Standard zawiera wiadomość e-mail.

  • Wymagania licencyjne dotyczące dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej: aby uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej, użytkownik musi mieć licencjonowaną Exchange Online skrzynkę pocztową, ale udostępniona skrzynka pocztowa nie wymaga oddzielnej licencji. Dostęp delegata musi odbywać się za pośrednictwem własnej skrzynki pocztowej delegata.

Dostęp i uprawnienia

  • Uprawnienia użytkownika: aby użyć udostępnionej skrzynki pocztowej, przypisz uprawnienia do użytkowników za pośrednictwem członkostwa. Tylko osoby z organizacji mogą korzystać z udostępnionej skrzynki pocztowej.

  • Użytkownicy zewnętrzni: nie możesz udzielić osobom spoza firmy, takim jak osoby z kontem Gmail, dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej. Jeśli chcesz udzielić osobom spoza firmy dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej, rozważ utworzenie grupy dla programu Outlook. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Tworzenie grupy platformy Microsoft 365 w centrum administracyjnym.

  • Logowanie: udostępniona skrzynka pocztowa nie jest przeznaczona do bezpośredniego logowania przy użyciu skojarzonego konta użytkownika. Zawsze blokuj logowanie do udostępnionego konta skrzynki pocztowej i pozostaw go zablokowanym.

  • Administracja ról: użytkownicy z rolami administratora programu Exchange mogą tworzyć udostępnione skrzynki pocztowe.

  • Hasło udostępnionej skrzynki pocztowej: każda udostępniona skrzynka pocztowa ma odpowiednie konto użytkownika z hasłem wygenerowanym przez system, które nie jest znane lub przeznaczone do użycia. Nie używaj konta do logowania się do udostępnionej skrzynki pocztowej.

Obsługa klienta i użycie

  • Korzystanie z aplikacji Outlook dla systemów Android i Outlook dla systemu iOS: oprócz używania Outlook w sieci Web z przeglądarki w celu uzyskiwania dostępu do udostępnionych skrzynek pocztowych można również użyć aplikacji Outlook dla systemu iOS lub aplikacji Outlook dla systemu Android. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Dodawanie udostępnionej skrzynki pocztowej do aplikacji Outlook dla urządzeń przenośnych. Inną opcją jest utworzenie grupy dla udostępnionej skrzynki pocztowej. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Porównanie grup.

  • Zbyt wielu użytkowników: udostępniona skrzynka pocztowa obsługuje maksymalnie 25 użytkowników. Jeśli zbyt wielu użytkowników uzyskuje dostęp do skrzynki pocztowej w tym samym czasie, mogą wystąpić błędy połączenia lub zduplikowane komunikaty. Jeśli potrzebujesz większej liczby użytkowników, zamiast tego użyj grupy platformy Microsoft 365.

  • Usuwanie wiadomości: nie można uniemożliwić użytkownikom usuwania wiadomości w udostępnionej skrzynce pocztowej. Aby ograniczyć usuwanie, utwórz grupę platformy Microsoft 365 zamiast udostępnionej skrzynki pocztowej. Grupa platformy Microsoft 365 w programie Outlook zapewnia dostęp współdzielony do poczty e-mail i kalendarza, ale używa innego modelu niż udostępniona skrzynka pocztowa. Aby zapoznać się z porównaniem tych dwóch elementów, zobacz Porównanie grup. Aby dowiedzieć się więcej o grupach, zobacz Dowiedz się więcej o grupach platformy Microsoft 365.

Zagadnienia dotyczące zabezpieczeń i zgodności

  • Szyfrowanie: Email wysyłane z udostępnionej skrzynki pocztowej nie mogą być szyfrowane, ponieważ skrzynka pocztowa nie ma własnego kontekstu zabezpieczeń (nazwy użytkownika i hasła). W związku z tym nie można przypisać do niego klucza szyfrowania. Jeśli członkowie szyfrują wiadomości przy użyciu własnych kluczy, inni członkowie mogą nie być w stanie odczytać tych wiadomości.

  • Blokada postępowania sądowego: Udostępnione skrzynki pocztowe wymagają dodatkowych licencji w celu obsługi blokady sporów sądowych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Licencjonowanie i limity magazynu skrzynki pocztowej.

Zarządzanie skrzynkami pocztowymi

Rozwiązywanie problemów z udostępnioną skrzynką pocztową

W tej sekcji opisano typowe problemy, które mogą wystąpić podczas tworzenia lub używania udostępnionych skrzynek pocztowych oraz sposobu ich rozwiązywania.

Błąd podczas tworzenia udostępnionych skrzynek pocztowych

Jeśli próbujesz nadać udostępnionej skrzynce pocztowej nazwę, która jest już używana, zostanie wyświetlony następujący komunikat o błędzie:

Adres serwera proxy "smtp:<shared mailbox name>" jest już używany przez adresy proxy lub LegacyExchangeDN o nazwie "<name>". Wybierz inny adres serwera proxy

Aby na przykład utworzyć dwie udostępnione skrzynki pocztowe o nazwie info@domain1 i info@domain2, wykonaj jedno z następujących dwóch zadań:

Błąd wysyłania uprawnień podczas korzystania z udostępnionej skrzynki pocztowej

Jeśli utworzysz udostępnioną skrzynkę pocztową, a następnie spróbujesz wysłać z niej wiadomość, może zostać wyświetlony następujący komunikat o błędzie:

Nie można wysłać tej wiadomości. Nie masz uprawnień do wysyłania wiadomości w imieniu określonego użytkownika.

Ten komunikat pojawia się, gdy na platformie Microsoft 365 występuje problem z opóźnieniem replikacji. Znika za około godzinę, gdy informacje o nowej udostępnionej skrzynce pocztowej (lub dodanym użytkowniku) są replikowane we wszystkich centrach danych. Poczekaj godzinę, a następnie spróbuj ponownie wysłać wiadomość.

Zawartość pokrewna

  • Ostatnia aktualizacja o