Zapisywanie działań Outlook w CRM

Jako sprzedawca możesz zapisywać całą komunikację wychodzącą i przychodzącą z klientami w systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM). W ten sposób każdy w Twojej firmie może przeglądać odpowiednie działania i wykorzystywać je do budowania zaawansowanych usług, które pomogą Ci sprzedawać więcej.

Jednak aktualizowanie CRM o wszystkie Twoje działania we wszystkich kanałach komunikacji, z których korzystasz, jest żmudne i czasochłonne. Na szczęście możesz użyć Copilot dla działów sprzedaży, aby zapisać interakcje z programem Outlook (wiadomości e-mail i spotkania) w CRM za pomocą jednego dotknięcia lub kliknięcia.

Uwaga

• Jeśli używasz Dynamics 365 jako CRM, zwróć uwagę na następujące punkty:

  • Po zapisaniu wiadomości e-mail w usłudze Dynamics 365 odpowiedzi na tę wiadomość e-mail są automatycznie zapisywane w CRM, jeśli synchronizacja na serwerze jest włączona i jeśli na karcie Poczta e-mail w ustawieniach personalizacji Dynamics 365 jest zaznaczona dowolna opcja z wyjątkiem opcji Brak wiadomości e-mail.
  • Wersje robocze wiadomości e-mail i wersje robocze terminów można zapisywać w Dynamics 365. Wiadomości e-mail nie są natychmiast zapisywane w CRM. Są one zapisywane dopiero po ich wysłaniu. Spotkania są natychmiast zapisywane w CRM. Jeśli zaktualizujesz termin po jego zapisaniu w CRM, zmiany zostaną automatycznie zapisane w CRM.
  • Termin można zapisać w Dynamics 365 tylko wtedy, gdy termin przypada w godzinach pracy wszystkich uczestników. Jeśli czas terminu wykracza poza godziny pracy dowolnego uczestnika, terminu nie można zapisać w Dynamics 365. Aby uzyskać informacje na temat ustawiania godzin pracy dla użytkownika w Dynamics 365, przejdź do Ustawianie godzin pracy dla użytkownika.

• Jeśli używasz Salesforce jako swojego CRM, zwróć uwagę na następujące punkty:

  • Nie można zapisywać wersji roboczych wiadomości e-mail ani wersji roboczych terminów w usłudze Salesforce.
  • Odpowiedzi na zapisane e-maile i aktualizacje zapisanych wydarzeń nie są zapisywane automatycznie.

• Zapisywanie aktywności programu Outlook z udostępnionych skrzynek pocztowych nie jest obsługiwane.

• Zapisywanie spotkań cyklicznych w CRM nie jest obsługiwane.

• Jeśli zapiszesz działanie programu Outlook (wiadomość e-mail lub termin) za pomocą polecenia Pomoc Dynamics 365 App for Outlook, nie będzie ono wyświetlane jako zapisane w Copilot dla działów sprzedaży. Należy zapisać działanie programu Outlook przy użyciu Copilot dla działów sprzedaży. Jeśli ponownie zapiszesz działanie programu Outlook za pomocą Copilot dla działów sprzedaży, w systemie CRM zostanie utworzony zduplikowany rekord.

Zapisywanie działań programu Outlook z karty wyróżnienia

Aby zsynchronizować wiadomość e-mail lub spotkanie z programu Outlook z systemem CRM, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz wiadomość e-mail lub spotkanie, które chcesz zapisać w CRM, a następnie otwórz Copilot dla działów sprzedaży.

2. Na karcie Systemowej < CRM Zapisz wiadomość e-mail w> wybierz pozycję Zapisz .

   

   Jeśli połączysz Copilot dla działów sprzedaży ze środowiskiem Dynamics 365, a synchronizacja na serwerze nie jest włączona, podczas zapisywania działania programu Outlook po raz pierwszy zostanie wyświetlony monit o włączenie synchronizacji na serwerze dla skrzynki pocztowej. Aby uzyskać więcej informacji, przejdź do tematu Korzystanie z synchronizacji na serwerze z Copilot dla działów sprzedaży.

   Alternatywnie można zapisać działanie programu Outlook w programie CRM z powiązanej karty rekordów.

3. W obszarze Połącz z rekordem możesz wybrać rekord, z którym chcesz połączyć działanie.

   • Domyślnie Copilot dla działów sprzedaży wyświetla oparte na sztucznej inteligencji sugestie dotyczące klientów i szans sprzedaży, które są powiązane z kontaktami w działaniu. Wybierz jeden z sugerowanych rekordów, aby się z nim połączyć.

     Uwaga

     Niektóre sugestie dotyczące możliwości oparte na sztucznej inteligencji są udostępniane tylko wtedy, gdy wiadomość e-mail i zawartość spotkania są w języku angielskim.

   • Alternatywnie użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć inny rekord dowolnego typu rekordu dodany przez administratora do Copilot dla działów sprzedaży i połączyć się z nim.

   • Aby zapisać wiadomość e-mail lub spotkanie w CRM bez nawiązywania połączenia z rekordem, wybierz opcję Zapisz bez nawiązywania połączenia. Wiadomość e-mail lub spotkanie jest nadal skojarzone z kontaktami w polach Do , DW i UDW .

   Uwaga

   • Podczas wyszukiwania rekordu, z którym chcesz się połączyć, w wynikach wyszukiwania wyświetlana jest nazwa rekordu i pola kluczowe wybrane przez administratora. Aby uzyskać więcej informacji na temat pól kluczowych, przejdź do tematu Wybieranie pól kluczowych dla widoku mini.
   • Można połączyć się ze wszystkimi typami rekordów, które administrator włączył dla działań i dodał do Copilot dla działów sprzedaży. Aby uzyskać informacje na temat dodawania typów rekordów, przejdź do tematu Dodawanie nowego typu rekordu (lub obiektu Salesforce).

   Na karcie Powiązane kontakty są wyświetlane kontakty w działaniu, ponieważ działanie jest wyświetlane na ich osi czasu.

   

4. W sekcji Dodaj kategorie wiadomości e-mail wprowadź informacje, aby skategoryzować wiadomość e-mail lub spotkanie w CRM. Pola są wyświetlane tylko wtedy, gdy administrator skonfigurował je do kategoryzacji.

5. (Opcjonalnie) Wybierz i zapisz załączniki, które chcesz przechowywać w CRM.

6. W sekcji Zapisz załączniki wybierz i zapisz załączniki, które chcesz przechowywać w CRM. Ta sekcja jest wyświetlana tylko wtedy, gdy administrator włączył funkcję zapisywania załączników.

   

   Załączniki są zapisywane w rekordzie aktywności, który jest powiązany z wiadomością e-mail lub spotkaniem w CRM. Nie możesz zapisać załącznika? Dowiedz się, dlaczego.

7. Wybierz pozycję Zapisz.

   Wiadomość e-mail lub spotkanie zostanie połączone z wybranym rekordem i zapisane w CRM.

   • Na karcie Połączone z jest pokazany połączony rekord i jego typ.
   • Ikona załącznika pokazuje liczbę załączników, które zostały zapisane w CRM.
   • Ikona tagu pokazuje liczbę pól kategoryzacji, jeśli zostały wybrane.

   

Uwaga

Jeśli używasz Salesforce jako swojego CRM, zwróć uwagę na następujące punkty:

• Jeśli rozszerzone środowisko poczty e-mail jest wyłączone, podczas zapisywania działań programu Outlook może zostać wyświetlony komunikat o błędzie. Aby uzyskać informacje o tym, jak naprawić błąd, przejdź do strony rozszerzone środowisko poczty e-mail wyłączone. Jeśli skontaktowano się z pomocą techniczną firmy Microsoft w celu zapisania działań programu Outlook bez włączania rozszerzone środowisko poczty e-mail, działanie zostanie zapisane jako rekord zadania w usłudze Salesforce. Jeśli włączone jest rozszerzone środowisko poczty e-mail, aktywność jest zapisywana jako rekord wiadomości e-mail.

• Jeśli zapiszesz wiadomość e-mail w Salesforce CRM, a liczba znaków w treści wiadomości e-mail programu Outlook (w tym znaczniki HTML) przekroczy maksymalną liczbę znaków, które można przechowywać w rekordach wiadomości e-mail Salesforce, wiadomość e-mail zostanie obcięta, a następnie zapisana. Na karcie Połączono z zostanie wyświetlony komunikat o obcięciu.

  

Zapisywanie działań programu Outlook z pokrewnej karty rekordów

Copilot dla działów sprzedaży pokazuje rekordy powiązane z zapisanymi kontaktami w wiadomości e-mail. Wszystkie rekordy tego samego typu rekordu są wyświetlane na karcie dla tego typu rekordu. Z Karty możesz zapisać wiadomość e-mail w swoim CRM.

Uwaga

Jeśli wiadomość e-mail lub spotkanie zostało już zapisane w programie CRM z karty wyróżnienia, nie można zapisać jej ponownie z powiązanej karty rekordów.

1. Otwórz wiadomość e-mail lub spotkanie, które chcesz zapisać w CRM, a następnie otwórz Copilot dla działów sprzedaży.

2. Na < karcieTyp rekordu> umieść wskaźnik myszy na rekordzie, w którym chcesz zapisać wiadomość e-mail lub spotkanie, wybierz przycisk Więcej akcji (...), a następnie wybierz pozycję Zapisz wiadomość e-mail na <typ systemu> CRM. Na przykład, aby zapisać wiadomość e-mail na koncie w Dynamics 365, umieść kursor na koncie w karcie Konta , wybierz Więcej akcji ( ...), a następnie wybierz Zapiszwiadomość e-mail w Dynamics 365 .

3. Na karcie (typ rekordu) umieść wskaźnik myszy na rekordzie, w którym chcesz zapisać wiadomość e-mail lub spotkanie, wybierz pozycję Więcej akcji (...), a następnie wybierz pozycję Zapisz i połącz wiadomość e-mail. Jeśli na przykład chcesz zapisać wiadomość e-mail na koncie, umieść kursor na koncie na karcie Konta , wybierz pozycję Więcej akcji ( ...), a następnie wybierz pozycjęZapisz i połącz wiadomość e-mail .

   Możesz też wybrać rekord, aby otworzyć jego szczegóły. Ze szczegółów wybierz Więcej akcji (...) >Zapisywanie i łączenie poczty e-mail.

   Wiadomość e-mail lub spotkanie zostanie połączone z wybranym rekordem i zapisane w CRM. Na karcie Połączone z jest pokazany połączony rekord i jego typ.

Uwaga

• Jeśli Administrator domyślnie włączył funkcję zapisywania wszystkich załączników, kwalifikujące się załączniki są automatycznie zapisywane w CRM.
• Jeśli Administrator wyłączył możliwość zapisywania załączników lub domyślnie wyłączył możliwość zapisywania wszystkich załączników, załączniki nie są zapisywane w programie CRM.

Zapisywanie działań programu Outlook za pomocą szybkich akcji CRM na bannerach poczty e-mail

Gdy czytasz wiadomość e-mail klienta od kontaktów zewnętrznych, jeśli wiadomość e-mail nie została zapisana w systemie CRM, wiadomość na banerze u góry wiadomości e-mail zawiera szybką akcję CRM, której możesz użyć do zapisania wiadomości e-mail.

1. Otwórz wiadomość e-mail, która ma co najmniej jeden kontakt zewnętrzny.

2. W wiadomości na bannerze wybierz opcję Zapisz tę wiadomość e-mail.

3. W okienku Copilot dla działów sprzedaży w obszarze Połącz z rekordem wybierz rekord, z którym chcesz połączyć spotkanie.

   

4. (Opcjonalnie) Wybierz i zapisz załączniki, które chcesz przechowywać w CRM.

   Załączniki są zapisywane w rekordzie aktywności, który jest powiązany z wiadomością e-mail lub spotkaniem w CRM. Nie możesz zapisać załącznika? Dowiedz się, dlaczego.

5. Wybierz pozycję Zapisz.

Uwaga

• Obecnie wiadomości banerowe, które zawierają szybkie akcje CRM, są dostępne w maksymalnie dwóch zewnętrznych wiadomościach e-mail na użytkownika dziennie. Jeśli nie chcesz, aby te banery były wyświetlane, poproś administratora o ich wyłączenie.

Uwagi dotyczące załączników

Zapisując wiadomość e-mail lub spotkanie w systemie CRM, możesz również zapisać wszelkie załączniki, które są częścią wiadomości e-mail lub spotkania. Należy jednak wziąć pod uwagę następujące ograniczenia związane z załącznikami:

• Załączniki, które są zbyt duże lub mają niedozwolony typ pliku, nie mogą być zapisywane w CRM. Administrator CRM konfiguruje ograniczenia dotyczące typu i rozmiaru pliku. Zastosowanie wszelkich zmian w tej konfiguracji w Copilot dla działów sprzedaży może potrwać do godziny. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania ograniczeń dotyczących typu i rozmiaru pliku, przejdź do:

  • Dla Dynamics 365: Konfigurowanie limitu rozmiaru pliku i rozszerzeń plików
  • Dla Salesforce: Rozmiar pliku i limity udostępniania

• Załączników śródwierszowych nie można zapisać w CRM. Załączniki wbudowane to obrazy lub pliki, które są wyświetlane w treści wiadomości e-mail. Przykłady obejmują podpisy e-mail, obrazy lub pliki, które są wklejane do treści wiadomości e-mail.

• W Salesforce załączniki są zapisywane jako pliki w rekordach aktywności.

• W Dynamics 365, jeśli zapisywanie załączników dla terminów jest wyłączone w synchronizacji na serwerze, załączniki do spotkań nie mogą być zapisywane w CRM z Copilot dla działów sprzedaży. Dowiedz się więcej o synchronizowaniu załączników do spotkań.

Uwaga

Sekcja Zapisz załączniki jest wyświetlana tylko wtedy, gdy administrator włączył funkcję zapisywania załączników.

Edytowanie działań w programie Outlook

Jeśli chcesz zaktualizować szczegóły działania w programie Outlook po zapisaniu działania w CRM, możesz je edytować, a następnie ponownie zapisać zmiany w CRM.

Możesz aktualizować następujące pola w działaniu:

• Połączony rekord
• Kategorie e-mail
• Powiązane kontakty

Uwaga

Edycja jest dostępna tylko dla działań, które zostały zapisane w Dynamics 365.

Aby edytować aktywność, wybierz przycisk Więcej akcji (...) na karcie Połączono z w okienku bocznym Copilot dla działów sprzedaży, wybierz opcję Edytuj zapisane szczegóły wiadomości e-mail i wprowadź niezbędne zmiany.

Usuń zapisane wiadomości e-mail z CRM

Jeśli połączysz Copilot dla działów sprzedaży ze środowiskiem Dynamics 365 i włączysz synchronizację na serwerze, możesz użyć Copilot dla działów sprzedaży, aby usunąć zapisane wiadomości e-mail i spotkania, które nie są już istotne z Twojego CRM. W ten sposób pomagasz utrzymać CRM w czystości i aktualności.

Uwaga

Usuwanie jest dostępne tylko dla działań, które zostały zapisane w Dynamics 365.

1. Otwórz wiadomość e-mail lub spotkanie zapisane w CRM, a następnie otwórz Copilot dla działów sprzedaży.

2. Wybierz kartę Dynamics 365.

3. Na karcie Połączono z wybierz przycisk Więcej akcji ( ... ), a następnie wybierz Usuń wiadomość e-mail z Dynamics 365.

   

   Wiadomość e-mail zostanie usunięta z usługi Dynamics 365, a Ty otrzymasz wiadomość z potwierdzeniem.

Zobacz też

Konfigurowanie sposobu zapisywania wiadomości e-mail i wydarzeń programu Outlook w programie CRM