Udostępnij za pośrednictwem

Logika synchronizacji terminów, kontaktów i zadań

W tym artykule opisano sposób synchronizowania terminów, kontaktów i zadań między Dynamics 365 i programem Exchange. E‑mail jest synchronizowany osobno.

Domyślnie terminy, kontakty i zadania synchronizują się w obie strony między Dynamics 365 oraz programem Exchange. synchronizacja na serwerze, znana inaczej jako synchronizacja Exchange, jest preferowaną metodą synchronizacji. Synchronizacja odbywa się inaczej w zależności od synchronizowanego elementu i kierunku synchronizacji.

Wymagania dotyczące konfiguracji synchronizacji

Aby można było zsynchronizować terminy, kontakty i zadania, odpowiedni rekord skrzynki pocztowej w Dynamics 365 musi spełniać następujące wymagania. Pamiętaj, że skrzynki z kolejki nie obsługują synchronizacji terminów, kontaktów ani zadań.

  • Adres e-mail użytkownika został zatwierdzony.
  • Skrzynka pocztowa jest przetestowana i włączona.
  • Terminy, kontakty i zadania są ustawione tak, aby korzystały z synchronizacji po stronie serwera.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Połączenie z Exchange Online i Synchronizacja po stronie serwera.

Synchronizacja z Dynamics 365 do programu Exchange

Po zsynchronizowaniu elementu z programem Exchange jest ustalane połączenie. Synchronizacja jest zawsze dwukierunkowa. Każda zmiana po jednej stronie jest odzwierciedlona po drugiej stronie.

Opis filtrów synchronizacji

Filtry synchronizacji określają rekordy synchronizowane z Dynamics 365 do programu Exchange przy użyciu synchronizacji po stronie serwera. Filtry synchronizacji są wrażliwe na uprawnienia zabezpieczeń użytkownika dla każdego typu rekordu.

Gdy rekord Dynamics 365 spełnia po raz pierwszy kryteria filtru synchronizacji użytkownika, jest synchronizowany jako akcja Utwórz do skrzynki pocztowej użytkownika w programie Exchange. Kolejne aktualizacje rekordu w Dynamics 365 są synchronizowane z odpowiednim elementem programu Exchange jako akcja Update. Gdy rekord Dynamics 365, który został wcześniej zsynchronizowany z programem Exchange, nie spełnia już kryteriów filtru synchronizacji użytkownika, rekord Dynamics 365 jest synchronizowany jako Delete akcja programu Exchange. Może się to zdarzyć w przypadku rekordów Dynamics 365, które są fizycznie usunięte i które są logicznie usunięte. Rekord logicznie usunięty to dowolny rekord, który nadal istnieje w Dynamics 365, ale nie jest już zwracany przez filtr synchronizacji użytkownika. Dowiedz się więcej na temat usuwania fizycznego i logicznego w temacie Ignoruj logicznie usunięte elementy podczas synchronizacji , aby uzyskać więcej informacji na temat usuwania fizycznego i logicznego.

Aby ułatwić zilustrowanie tych różnych akcji synchronizacji, rozważmy następujący scenariusz:

Paul Cannon i Laura Norman są skonfigurowane do korzystania z gotowego filtru synchronizacji Moje aktywne kontakty , który domyślnie synchronizuje kontakty należące do użytkownika. Kontakt Linda Mitchell jest początkowo przypisany do Paula i jest synchronizowany ze skrzynką pocztową Paula w programie Exchange jako Utwórz podczas pierwszego cyklu synchronizacji Paula. Później Paul ponownie przypisuje wiersz kontaktu w Dynamics 365 do Laury. Podczas następnego cyklu synchronizacji Paula kontakt jest zsynchronizowany jako Usuń do skrzynki pocztowej Paula, ponieważ wiersz kontaktu nie spełnia już kryteriów filtrowania synchronizacji Paula. Podobnie kontakt jest synchronizowany ze skrzynką pocztową Laury jako Utwórz podczas jej następnego cyklu synchronizacji, ponieważ rekord spełnia teraz kryteria filtrowania synchronizacji. Aktualizacje kontaktu w Dynamics 365 nadal synchronizują się ze skrzynką pocztową programu Exchange Laury jako Update, o ile rekord Dynamics 365 nadal spełnia kryteria filtru synchronizacji Laury.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wybieranie rekordów do synchronizacji między aplikacjami zaangażowania klientów i programem Exchange.

Uwaga

Utwórz, Update i Delete akcje w Dynamics 365 i skojarzone z nimi zachowania synchronizacji w programie Exchange różnią się w zależności od typu rekordu. Zapoznaj się z poniższymi sekcjami dla każdego typu rekordu, aby dowiedzieć się, jak te akcje wpływają na synchronizację między Dynamics a programem Exchange.

Synchronizacja z programu Exchange do Dynamics 365

Terminy, kontakty i zadania są synchronizowane z programu Exchange do Dynamics 365 tylko wtedy, gdy spełnione są następujące wymagania:

  • Element został utworzony w Dynamics 365 dla aplikacji Outlook.
  • Element jest śledzony w Dynamics 365 za pomocą Dynamics 365 dla Outlook.
  • Kategoria Śledzone do Dynamics 365 jest stosowana w programie Outlook lub innym kliencie poczty e-mail, a nie w programie Dynamics 365 dla Outlooka.

Uwaga

Synchronizacja po stronie serwera synchronizuje terminy z kategorią Tracked to Dynamics 365 jeśli termin znajduje się w głównym folderze Kalendarz lub jego podfolderach. Elementy w innych folderach kalendarza nie są synchronizowane.

Zrzut ekranu skrzynki pocztowej w Outlooku, pokazujący terminy, które można zsynchronizować z głównego folderu Kalendarz.

Po spełnieniu tych wymagań synchronizacja po stronie serwera tworzy element w Dynamics 365 i ustanawia łącze. Synchronizacja jest zawsze dwukierunkowa. Każda zmiana z jednej strony zostanie odzwierciedlona z drugiej strony.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Synchronizacja terminów

Sposób synchronizacji terminów między Dynamics 365 a programem Exchange zależy od kierunku synchronizacji i właściwości terminu.

Organizator terminu

Organizator terminu jest kluczowym polem synchronizacji terminów. To powoduje różne zachowania synchronizacyjne. Na przykład tylko organizator terminu Dynamics 365 może synchronizować i dystrybuować terminy z Dynamics 365 do uczestników programu Exchange. Podczas tworzenia terminów przy użyciu dostosowań, takich jak Power Automate lub kod niestandardowy, upewnij się, że organizator jest poprawnie określony. Pole organizatora nie jest domyślnie widoczne w formularzu spotkania. Możesz ją dodać do formularzy, widoków lub zaawansowanych kwerend, aby potwierdzić, że wartość jest obecna i poprawna.

Jeśli organizator terminu zostanie zmieniony w Dynamics 365 po zsynchronizowaniu z programem Exchange, może to spowodować, że oryginalny organizator wyda anulowanie. Może się tak zdarzyć, ponieważ termin nie spełnia już warunków filtrów synchronizacji użytkownika. Ponadto nowy organizator może zsynchronizować termin jako nowe spotkanie w programie Exchange. Zachowanie wysyłania odwołania od poprzedniego organizatora można zmodyfikować za pomocą OrgDBOrgSetting o nazwie DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Uwaga

Termin utworzony w Dynamics 365 jest wyświetlany jako utworzony przez system, jeśli spełnione są następujące warunki:

  • Użytkownik, który śledził spotkanie, nie jest organizatorem
  • OrgDBOrgSetting o nazwie DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities jest ustawiony na domyślna wartość False.

Jeśli organizator spotkania Outlook jest użytkownikiem Dynamics 365, właścicielem jest organizator. Jeśli organizator nie jest użytkownikiem Dynamics 365, właścicielem jest użytkownik, który go śledził.

Synchronizowanie terminów z Dynamics 365 do programu Exchange

  • Mapping: Terminy w Dynamics 365 są synchronizowane do Exchange jako spotkania.

  • Stan spotkania: Jeśli stan terminu w Dynamics 365 to Zakończony, Anulowany lub Wolny (Otwarte), stan terminu jest synchronizowany z programem Exchange jako Wolny. Jeśli stan terminu w Dynamics 365 to Busy (Zaplanowane), termin jest synchronizowany z programem Exchange jako Busy.

  • Przypomnienie: przypomnienie nie jest ustawiane, jeśli od terminu upłynęło więcej niż siedem dni lub stan terminu to Wolny (otwarty).

  • Zaproszenia: zaproszenia nie są wysyłane, jeśli:

    • Termin jest w przeszłości.
    • Nie są zapraszani uczestnicy.
    • Użytkownik synchronizowania terminu nie jest organizatorem.
    • Żadna z następujących właściwości nie uległa zmianie: Temat, Tekst, Lokalizacja, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizator, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Uwaga

System nie sprawdza konfliktów planowania w programie Exchange przed zsynchronizowaniem terminów z Dynamics 365. W Dynamics 365 można użyć narzędzi Scheduling tools w Dynamics 365, aby centralnie zarządzać rezerwacjami terminów, aby zapobiec konfliktom.

Synchronizowanie anulowanych i usuniętych terminów z Dynamics 365 do programu Exchange

Exchange wysyła anulowanie spotkania do uczestników, gdy spotkanie zostanie usunięte ze skrzynki pocztowej organizatora.

Jeśli termin zostanie usunięty w Dynamics 365, nie zostanie wysłane anulowanie, jeśli:

  • Termin jest w przeszłości.
  • Użytkownik synchronizowania terminu nie jest organizatorem terminu.
  • Termin nie ma uczestników.

Domyślnie terminy anulowane w Dynamics 365 nie są synchronizowane z programem Exchange jako Canceled. Aby zmienić to zachowanie, włącz opcję SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange w OrgDbOrgSettings. Po włączeniu tego ustawienia anulowanie terminu w Dynamics 365 anuluje spotkanie w programie Exchange, co spowoduje wysłanie anulowania do uczestników.

Gdy termin zostanie usunięty w Dynamics 365 i zsynchronizowany z programem Exchange, termin zostanie usunięty w programie Exchange tylko wtedy, gdy zostaną spełnione wszystkie następujące warunki:

  • Termin jest połączony.
  • Użytkownikiem synchronizującym jest organizator spotkań.
  • Spotkanie odbędzie się w przyszłości.
  • Termin nie został logicznie usunięty.

Jeśli wszystkie te warunki nie są spełnione, spotkanie nadal istnieje w Exchange, ale jest niepołączone.

Podczas śledzenia spotkania cyklicznego Dynamics 365 nie wysyła nowych zaproszeń do uczestników, jeśli:

  • Wszystkie wystąpienia serii nadal istnieją w Outlook i w programie Exchange.
  • Nie dodano ani nie usuwano uczestników.

Jeśli organizator usunął poprzednie wystąpienia serii, Dynamics 365 widzi je jako brakujące w programie Exchange. Odtwarza je i wysyła uczestnikom nowe zaproszenie.

Synchronizowanie terminów z programu Exchange do Dynamics 365

  • Mapping: Spotkania w programie Exchange są synchronizowane z Dynamics 365 jako terminy. Spotkania cykliczne są synchronizowane z Dynamics 365 jako główne cykliczne spotkanie i jego instancje. Jeśli poszczególne wystąpienia spotkania cyklicznego są modyfikowane w programie Exchange, synchronizują się z Dynamics 365 jako rekordy terminów wyjątków.

  • Status spotkania i Stan wolny/zajęty (Free/Busy): Jeśli status spotkania w programie Exchange to Free, status spotkania jest synchronizowany z Dynamics 365 jako Free. Jeśli status to Completed lub Canceled w Dynamics 365, status spotkania w Dynamics 365 jest ustawiony na Completed. Jeśli stan to Otwórz w Dynamics 365, status spotkania jest ustawiony na Wolne. Jeśli stan terminu programu Exchange jest ustawiony na Praca gdzie indziej, termin Dynamics 365 jest ustawiony na stan Otwarty a status to Wolne. Jeśli stan terminu programu Exchange to Busy, termin Dynamics 365 jest ustawiony na Busy (Zaplanowane).

  • Terminy ze stanem Ukończone lub Anulowane w Dynamics 365: Jeśli stan terminu w Dynamics 365 jest "Ukończone" lub "Anulowane", wszelkie zmiany spotkania w programie Exchange nie są synchronizowane z Dynamics 365.

  • Rezerwacja spotkań i zarządzanie konfliktami: Kiedy spotkanie jest śledzone w Dynamics 365, synchronizacja po stronie serwera używa interfejsu API rezerwacji, aby upewnić się, że uczestnicy są dostępni w określonym czasie. Jeśli na przykład kalendarz organizatora w Dynamics 365 ma w tym samym czasie inny termin, rezerwacja nie powiedzie się, a termin nie zostanie zsynchronizowany. Użytkownik może rozwiązać konflikt planowania, wybrać opcję ignorowania go i chcieć synchronizację terminu. Rezerwacja z Dynamics 365 w Outlook automatycznie pomija konflikt planowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znaleziono konflikt terminarza podczas zapisywania wizyty [temat wizyty] z programu Exchange do programu Microsoft Dynamics 365.

Synchronizowanie anulowanych i usuniętych terminów z programu Exchange do Dynamics 365

Po usunięciu śledzonego terminu lub terminu wyjątku w programie Exchange termin nie jest usuwany w Dynamics 365 podczas synchronizacji, jeśli:

  • Stanem jest Zakończone lub Anulowane.
  • Termin jest w przeszłości.
  • Użytkownik synchronizowania terminu nie jest organizatorem terminu.

(Spotkanie wyjątkowe jest szczególnym przypadkiem powtarzającego się spotkania, które zostało indywidualnie zmodyfikowane).

Synchronizowanie terminów związanych z usługą

  • Mapping: Umówienia serwisowe w Dynamics 365 są synchronizowane z Exchange jako spotkania.

  • Zaproszenia i anulowania: zaproszenia i anulowania nigdy nie są wysyłane w przypadku terminów usługi.

  • Kopie: podczas synchronizacji użytkownicy otrzymają własną kopię terminu usługi w swoich skrzynkach pocztowych. Nie ma głównego organizatora terminów związanych z usługą.

Synchronizowanie kontaktów

  • Mapping: Kontakty w Dynamics 365 synchronizują się z programem Exchange jako kontakty.

  • Synchronizacja adresów: zobacz Synchronizacja adresów kontaktów.

  • Usunięte kontakty:

    • Kontakty usunięte w Dynamics 365 są usuwane w programie Exchange tylko wtedy, gdy użytkownik synchronizacji nie jest właścicielem kontaktu.
    • Kontakty usunięte w programie Exchange są usuwane w Dynamics 365 tylko wtedy, gdy użytkownik synchronizacji jest właścicielem kontaktu.

Zadania synchronizacji

Sposób synchronizacji zadań między Dynamics 365 a programem Exchange zależy od kierunku synchronizacji i właściwości zadania.

Synchronizowanie zadań z Dynamics 365 do programu Exchange

  • Mapping: Faksy, listy, rozmowy telefoniczne oraz zadania w Dynamics 365 synchronizują się z programem Exchange jako zadania.

  • Reminder: Jeśli termin ukończenia zadania minął więcej niż dzień temu, a stan zadania w Dynamics 365 jest Otwarte lub Zaplanowane, przypomnienie jest ustawione podczas synchronizacji.

  • Due date: Zaplanowana data zakończenia zadania w Dynamics 365 jest synchronizowana z programem Exchange jako data ukończenia zadania.

  • Stan zadania: gdy nie jest podana wartość procentowa:

    • Zadanie Otwarte synchronizuje się z Exchange jako Nieuruchomione.
    • Zadanie Zakończone lub Anulowane synchronizuje się z programem Exchange jako Zakończone.

  • Data zakończenia: rzeczywista data zakończenia zadania jest synchronizowana z programem Exchange jako data zakończenia zadania.

  • Deleted tasks: Zadania usunięte w Dynamics 365 są usuwane w programie Exchange tylko wtedy, gdy ich stan w programie Exchange nie jest Completed.

  • Zapełnianie automatyczne: Zadania oznaczone jako Complete w Dynamics 365 mają wartość w polu actualEnd. Jeśli pole actualEnd zadania jest wypełnione, a data jest przeszła, zadanie automatycznie synchronizuje się do Exchange jako Zakończone. Jeśli używasz dostosowań do reaktywacji zadania, pamiętaj, aby usunąć datę actualEnd, aby uniknąć automatycznego ukończenia zadania przez synchronizację po stronie serwera.

Synchronizowanie zadań z programu Exchange do Dynamics 365

  • Mapping: Zadania w programie Exchange są synchronizowane z Dynamics 365 jako zadania.

  • Stan zadania: Zadania, które nie zostały rozpoczęte, są synchronizowane z Exchange do Dynamics 365 jako Nie rozpoczęto.

  • Rzeczywisty start zadania: Gdy zadanie utworzone w programie Exchange synchronizuje się z Dynamics 365, pole actualStart jest ustawiane na bieżący znacznik czasu.

  • Deleted tasks: Domyślnie faksy, listy, rozmowy telefoniczne i zadania usunięte w programie Exchange również są usuwane w Dynamics 365. To zachowanie można zmienić, przełączając ustawienie OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Percent Complete: Zadania oznaczone jako 100% ukończone są synchronizowane z Dynamics 365 jako Ukończone.

Zaawansowane ustawienia synchronizacji

Ignorowanie logicznie usuniętych elementów podczas synchronizacji

Gdy jakiś element nie pasuje już do filtrów synchronizacji, zwykle dzieje się tak z jednego z dwóch powodów:

  • Jego rekord nie istnieje już w Dynamics 365, ponieważ został fizycznie usunięty.
  • Jego rekord nadal istnieje w Dynamics 365, ale nie można go już uzyskać. Albo użytkownik powiązany ze skrzynką utracił dostęp do elementu, albo właściwości elementu zmieniły się i nie pasuje on już do filtrów synchronizacji. Ten warunek jest nazywany usunięciem logicznym.

Domyślnie synchronizacja na serwerze powoduje wysłanie operacji usuwania do programu Exchange w obu przypadkach. Aby zmienić to zachowanie i zignorować usuwanie logiczne, należy włączyć opcję DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync w OrgDbOrgSettings.

Aby uzyskać więcej informacji na temat filtrów synchronizacji, zobacz:

Zezwalaj na kopiowanie elementów

Kiedy w Exchange kopiowany jest jakikolwiek połączony element, synchronizacja po stronie serwera domyślnie ignoruje akcję kopiowania. To zachowanie pozwala uniknąć tworzenia zduplikowanych informacji w Dynamics 365. Aby zmienić to zachowanie i wprowadzić zduplikowane elementy z Exchange, wyłącz opcję IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox w ustawieniach OrgDbOrgSettings.

Synchronizowanie załączników terminów, adresów kontaktowych i zadań w Outlook

Poniższe sekcje dotyczą synchronizacji wykonywanej za pośrednictwem Dynamics 365 dla Outlook lub synchronizacji po stronie serwera. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zintegruj swój system poczty elektronicznej.

Zrzut ekranu przedstawiający kartę Synchronizacja ustawień systemowych w Dynamics 365 dla Outlook.

Synchronizowanie załączników terminów

Użytkownicy mogą dołączać dokumenty, obrazy, nagrania i inne pliki do terminów tworzonych w Dynamics 365 lub w Dynamics 365 dla aplikacji Outlook. Domyślnie załączniki nie są uwzględniane podczas synchronizacji terminów. Aby je włączyć:

  1. W Dynamics 365 Outlook przejdź do Settings>Administration>Ustawienia systemu.
  2. Na karcie Synchronization wybierz pozycję Synchronizuj załączniki terminów z Outlook lub Exchange.
Rozważania dotyczące synchronizowania załączników
  • Jeśli wyłączysz synchronizację załączników, załączniki nie są wyświetlane w terminach w Dynamics 365. Nadal pojawiają się one w terminach programu Dynamics 365 dla Outlook.
  • Nie można zsynchronizować załączników w terminach powtarzających się lub w terminach serwisowych.
  • Załączniki mogą wydłużyć czas synchronizacji. Jeśli korzystasz z sieci o małej przepustowości, możesz oszczędnie korzystać z załączników.

Synchronizacja adresów kontaktowych

Na karcie Synchronization w Dynamics 365 dla Outlook wybierz jedną z następujących opcji, aby wybrać sposób synchronizowania adresów kontaktowych:

  • Synchronizowanie adresu wysyłkowego tylko w Outlook contact: Jeden adres wysyłkowy jest synchronizowany między Dynamics 365 a Outlook. Jest to wystarczające dla większości organizacji i stanowi wartość domyślną.

  • Synchronizuj wszystkie trzy adresy (Business, Home, Other) w Outlook kontakt: Wszystkie trzy adresy poczty Outlook (Business, Home i Other) są synchronizowane między Dynamics 365 i Outlook.

Ostrzeżenie

Jeśli masz już istniejące dane, zmiana ustawienia synchronizacji wszystkich trzech adresów może spowodować ich utratę. Gdy to ustawienie jest włączone, atrybuty istniejących śledzonych kontaktów są zamieniane. Zalecamy przetestowanie tej opcji przed wdrożeniem, aby zrozumieć, jak ponowne mapowanie wpływa na środowisko i dane. W większości przypadków należy mieć pełne dane po jednej stronie (zwykle Dynamics 365) i zsynchronizować się z drugą stroną (zwykle Outlook lub Exchange).

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Które pola można synchronizować między aplikacjami Dynamics 365 a Outlook?

Synchronizowanie zadań przypisanych w Outlook

Domyślnie zadania tworzone w Dynamics 365 dla Outlook nie są synchronizowane z Dynamics 365. Aby je zsynchronizować, na karcie Synchronization na karcie Dynamics 365 dla Outlook wybierz pozycję Synchronizuj zadania przypisane w Outlook.

Uwagi dotyczące synchronizacji zadań
  • Powtarzające się zadania nie mogą być synchronizowane.
  • Osoba przypisująca zadanie i osoba, której zadanie jest przypisywane, muszą być w tej samej organizacji.
  • Zadania nie mogą być synchronizowane z wieloma adresami e-mail.

Zobacz także

  • Last updated on