Criar e gerenciar uma solicitação de exclusão

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Uma solicitação de exclusão em Solicitações de Direitos de Assunto permite que você marque itens de conteúdo para exclusão do seu ambiente do Microsoft 365. Depois que os colaboradores identificarem itens que devem ser excluídos durante o processo de revisão de dados, os aprovadores especificados poderão aprovar a solicitação. Quando a solicitação de exclusão é aprovada, um processo de fluxo de trabalho de exclusão começa para os itens marcados como Incluir para realizar a exclusão dentro de 30 dias após a aprovação.

Nota

As solicitações de exclusão não estão disponíveis para clientes de GCC (Comunidade governamental dos EUA) moderadas, GCC High e Departamento de Defesa (DoD).

Visão geral do processo

O processo básico para revisar e aprovar itens para exclusão é descrito abaixo.

Importante

Há etapas específicas necessárias para colaboradores e aprovadores durante esse processo. Verifique as etapas de colaboradores e etapas para obter detalhes dos aprovadores .

  1. Um administrador de solicitação de direitos de assunto cria a solicitação de exclusão e especifica um ou mais aprovadores. Em seguida, a solicitação avança para a estimativa e recuperação de dados.
  2. Os colaboradores revisam os dados coletados e marcam como Incluir os itens a serem excluídos.
  3. Os colaboradores completam sua revisão e notificam os aprovadores de que a solicitação está pronta para aprovação.
  4. Os aprovadores revisam a solicitação e decidem aprovar a solicitação para encaminhá-la e iniciar o fluxo de trabalho de exclusão ou Recomendar alterações, que interrompem o fluxo de aprovação e permite que os colaboradores façam ajustes e reenviem para aprovação.

Entender estágios de progresso para solicitações de exclusão

Uma solicitação de exclusão passa pelos mesmos estágios de progresso primário que os tipos de solicitação de acesso e exportação passam, com algumas etapas extras relacionadas ao processo de aprovação.

Exclusivo para excluir solicitações é a subconjunto Aprovação da fase De revisão de dados . A subconjunção Aprovação está ativa após os colaboradores concluirem sua revisão, conforme descrito abaixo em Etapas para colaboradores. Quando esse estágio estiver ativo, os aprovadores poderão executar sua revisão, conforme descrito abaixo em Etapas para aprovadores.

A lista abaixo destaca as diferenças de estágio de progresso a serem cientes de:

  • Guia Visão geral: a guia Visão geral em uma página de detalhes da solicitação de exclusão mostrará outros cartões status.

  • Aprovação status cartão: mostra quantos itens foram incluídos pelos colaboradores para exclusão, o status de aprovação e os aprovadores atribuídos à solicitação.

  • Itens incluídos para exclusão cartão: mostra a divisão de localização dos itens incluídos para exclusão.

  • Resumo da ação cartão: mostra o status de conclusão do fluxo de trabalho de exclusão. O cartão também mostra o número de itens incluídos para exclusão e quaisquer itens restantes, que são itens pendentes no processo de fluxo de trabalho ou que não conseguiram ter um rótulo de exclusão aplicado.

Criando uma solicitação de exclusão

Para criar uma solicitação de exclusão, você geralmente seguirá o mesmo processo para criar outros tipos de solicitações. A principal diferença é que você precisará atribuir um aprovador para a solicitação.

Aprovadores para solicitações de exclusão

Ao criar uma solicitação de exclusão, você deve atribuir pelo menos um usuário em sua organização como um aprovador para essa solicitação específica. A função do aprovador é executar uma aprovação no nível da solicitação para excluir itens marcados como Incluir. O aprovador poderá recomendar alterações se não conseguir aprovar a solicitação como está.

Você tem flexibilidade em quem atribuir a uma determinada solicitação. Um aprovador pode ser um gerenciador de privacidade ou alguém responsável pela exclusão de dados em sua organização. Um aprovador pode ser o mesmo usuário que criou a solicitação. No entanto, qualquer aprovador deve ser atribuído como tal dentro da solicitação.

Você pode designar vários usuários em sua organização como aprovadores para uma solicitação. Ter vários aprovadores é útil para equilibrar o trabalho e fornecer cobertura fora do escritório. No entanto, apenas um único aprovador pode fornecer aprovação em uma solicitação. No caso de vários aprovadores, o primeiro a aprovar iniciará o processo de exclusão do fluxo de trabalho.

Um usuário com a função solicitação de direitos de assunto Administração pode adicionar ou alterar aprovadores após a criação de uma solicitação de exclusão. Na página de detalhes de uma solicitação, selecione Exibir detalhes da solicitação no cartão Detalhes, localize Aprovador e selecione Editar. A partir daqui, você pode remover aprovadores desmarcando a caixa ao lado de seus nomes e adicionar outros usuários como aprovadores.

Consulte Etapas para aprovadores para obter detalhes sobre como aprovar uma solicitação de exclusão.

Criando uma solicitação de exclusão de um modelo

Em geral, você seguirá as mesmas etapas para criar solicitações de um modelo, com as seguintes etapas extras:

  • Na lista de modelos de solicitação de dados, localize a exclusão de dados e selecione Introdução.
  • Em Atribuir aprovadores, comece a digitar o nome de um usuário que deve aprovar essa solicitação para que os itens sejam excluídos. Você pode selecionar vários usuários, mas deve selecionar pelo menos um.

Criando uma solicitação de exclusão da opção de configuração personalizada

Ao criar uma solicitação de exclusão usando a opção de instalação personalizada para um processo guiado, você seguirá as mesmas instruções descritas para configuração personalizada, com as seguintes etapas extras:

  • No assistente de criação de solicitação, na página Selecionar o tipo de solicitação , selecione o botão ao lado de Excluir. Em seguida, selecione Avançar.

  • Na página Configurações de solicitação , atribua um ou mais usuários para servir como aprovadores para a solicitação de exclusão. Selecione Atribuir aprovadores e, no painel Atribuir aprovadores, marcar a caixa ao lado do nome de um ou mais usuários. Quando terminar, selecione Adicionar.

  • Os nomes dos aprovadores escolhidos serão exibidos na página Configurações de solicitação . Selecione o comando Editar se você precisar fazer alterações. Quando terminar de atribuir aprovadores, selecione Avançar.

Em seguida, você continuará a nomear sua solicitação e concluir o processo de criação de solicitação.

Excluir fluxo de trabalho e como os itens são excluídos

Quando sua organização cria com êxito sua primeira solicitação de exclusão, Priva cria um rótulo de retenção com um resultado de exclusão chamado PrivaDelete. Depois que um aprovador aprova uma solicitação de exclusão, o fluxo de trabalho de exclusão começa. Cada item de conteúdo marcado como Include é avaliado para determinar se há um conflito que impediria a exclusão. Se não houver conflito, o rótulo priva delete será aplicado ao item para facilitar a exclusão.

Por que alguns itens podem não ser excluídos

Em alguns casos, o rótulo priva delete não será aplicado a um item. Isso pode acontecer pelos seguintes motivos:

  • O item de conteúdo é armazenado em um local que não tem suporte por rótulos de retenção.
  • O item de conteúdo já tem um rótulo de retenção aplicado, nesse caso, o rótulo priva delete não será aplicado. Os itens com um rótulo de retenção são realçados para você como um item Priorty a ser revisado.
  • O item de conteúdo não pode ser encontrado, como itens movidos ou excluídos manualmente.

Se algum problema interromper o aplicativo do rótulo de exclusão para itens qualificados, o aplicativo do rótulo será julgado automaticamente. Se o rótulo não puder ser aplicado após três dias, o processo de fluxo de trabalho continuará em um estágio concluído .

O resumo da ação cartão na página de detalhes da solicitação mostrará o número de itens restantes, o que significa itens que não receberam o rótulo, apesar de não terem conflitos conhecidos. Para ver quais itens tiveram conflitos ou falhas, examine o log de execução da ação. Os itens restantes terão uma Ação status valor de False e um valor detalhes de status de ação indicando o motivo pelo qual o rótulo não foi aplicado.

Quando a exclusão acontece após a conclusão do fluxo de trabalho

O resumo da ação cartão status passa para Concluído depois que a lógica de fluxo de trabalho de exclusão da aplicação do rótulo de exclusão estiver concluída e os relatórios estiverem prontos. Uma status concluída não significa que os itens foram excluídos. A exclusão de itens rotulados sem conflitos pode levar até 30 dias após a aprovação.

Depois que a solicitação passar pela fase gerar relatórios, você poderá verificar se o rótulo de exclusão foi aplicado ou não examinando a listagem de item de conteúdo no log de execução de ação na guia Relatórios da página de detalhes da solicitação. Recomendamos verificar localmente o ambiente do Microsoft 365 dentro de 30 dias após a aprovação de uma solicitação para verificar se ocorreu a exclusão.

Como o Priva funciona com Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview

Se sua organização usar recursos de gerenciamento do ciclo de vida de dados do Purview, como rótulos de retenção para reter documentos para fins regulatórios, o fluxo de trabalho de solicitação de exclusão respeitará suas configurações atuais. O rótulo PrivaDelete não será aplicado a itens que têm um rótulo de retenção existente. Quando o rótulo priva delete é aplicado a um item, a plataforma de retenção executa a resolução de conflitos com base nos princípios de retenção. Se um item marcado para exclusão entrar em conflito com um rótulo de retenção ou registros existente, seu administrador de solicitação de direitos de assunto terá visibilidade sobre esses conflitos por meio do log de execução da ação. Essa visibilidade pode ajudar o administrador a resolver problemas com os administradores de gerenciamento de vida de dados ou gerenciamento de registros da sua organização e responder ao titular dos dados sobre por que determinados itens não puderam ser excluídos.

Saiba mais sobre políticas de retenção, rótulos de retenção e os princípios de retenção no Microsoft 365.

Concluindo uma solicitação de exclusão

As solicitações de exclusão seguem o mesmo processo de estimativa e recuperação de dados que todas as outras solicitações. Quando um colaborador revisar os dados, ele designa quais itens de conteúdo excluir marcando itens como Incluir durante a revisão de dados.

Colaboradores e aprovadores devem concluir etapas extras exclusivas para excluir solicitações. As responsabilidades de cada função são descritas abaixo.

Etapas para colaboradores

Quando o estágio Recuperar dados for concluído, os colaboradores devem seguir as etapas abaixo enquanto trabalham no estágio revisar dados de uma solicitação de exclusão. Os colaboradores que não possuem a função solicitação de direitos de assunto Administração precisarão que o criador da solicitação envie um link direto para a página de detalhes da solicitação para exibir e trabalhar na solicitação. Obtenha detalhes em Colaboração para revisão de dados.

Nota

Quando uma solicitação de exclusão é criada, o administrador de solicitação de direitos do assunto que criou a solicitação é o único colaborador inicialmente. O criador da solicitação ou outro administrador de solicitação de direitos de assunto pode adicionar mais colaboradores.

Etapa Explicação Ação a ser tomada
1. Examine os dados coletados. Os colaboradores revisam todos os itens coletados na guia Dados coletados da solicitação e decidem o que incluir para exclusão. Selecione o nome de um item na lista e, na área de revisão de conteúdo à direita, examine seu conteúdo. Se o item deve ser excluído, selecione o comando Incluir na parte superior da lista de itens ou no menu de ação de três pontos ao lado do nome ou no botão na parte inferior da área de revisão. Marque os outros itens conforme apropriado de acordo com o processo de revisão de dados.
2. Revisão completa. Quando você tiver marcado como Incluir todos os itens que estão no escopo da exclusão, selecione o botão Concluir revisão no canto superior direito da tela. Um painel de flyout resume os arquivos incluídos para exclusão, exibe os aprovadores e fornece um campo de anotações. Selecione Concluir revisão no canto superior direito da tela. No painel Enviar dados revisados para o flyout de aprovação, examine o resumo dos itens para exclusão, adicione notas para aprovadores e selecione Concluir revisão.

Se você incluir um item que tenha um rótulo de retenção aplicado, seu status de revisão será exibido como "incluído", mas ele não será excluído pelo fluxo de trabalho de exclusão; examinar detalhes.
3. Notifique os aprovadores. Agora você notifica os aprovadores de que a solicitação de exclusão está pendente de sua aprovação. Os aprovadores não são notificados automaticamente quando uma solicitação está pronta para sua aprovação.

A página Avançar cartão na página de detalhes da solicitação mostra um subconjunto aprovação em Análise de dados. Um cartão status de aprovação mostra o status de aprovação como Pendente. A guia Dados coletados é somente leitura até que um aprovador conclua sua revisão.		 Acesse a página de detalhes da solicitação. No canto superior direito da tela, selecione o menu suspenso Compartilhar e escolha Copiar link, que copia um link direto para a solicitação. Deixe os aprovadores saberem que a solicitação está pronta para sua revisão e forneça-lhes o link para a solicitação. Atualize a página de detalhes da solicitação para ver os cartões status atualizados.
4. Verifique se há aprovação. Quando o aprovador concluir sua revisão, ele poderá aprovar a solicitação de exclusão ou pode recomendar alterações. Siga as instruções à direita, dependendo do resultado. Se aprovado: aguarde a conclusão das ações de fluxo de trabalho de exclusão, examine os relatórios para facilitar a comunicação interna e externa conforme apropriado.

Se não for aprovada: a página de detalhes da solicitação exibirá uma mensagem que o aprovador recomenda alterações e o estado "Aprovação" em andamento cartão não estará mais ativo. Visite a guia Dados coletados , que agora está desbloqueada. Filtrar por marcas(s) que o aprovador usou e/ou exibir as notas de arquivo deixadas pelo aprovador em itens de conteúdo. Você pode discutir e ajustar conforme necessário. Quando terminar, selecione Concluir revisão no canto superior direito da página de detalhes da solicitação. Deixe o aprovador saber que pode examinar a solicitação de aprovação.

Quando o aprovador concluir a aprovação e aprovar a solicitação, o estágio examinar dados será concluído. O fluxo de trabalho de exclusão começa automaticamente e a solicitação passa para o estágio Gerar relatórios .

Importante

Depois que a solicitação for aprovada, o processo de exclusão será iniciado automaticamente e não poderá ser cancelado.

A página de detalhes da solicitação agora mostra um resumo da ação cartão mostrando o número de itens a serem excluídos e o status do fluxo de trabalho de exclusão como Em andamento ou Concluído. Uma status concluída significa que o processo de exclusão do fluxo de trabalho foi concluído. Alguns itens podem não ser qualificados para exclusão devido a um conflito. Sugerimos verificar o log de execução de ação para verificar os itens que Priva foi capaz de aplicar com êxito seu rótulo de exclusão.

Etapas para aprovadores

Um colaborador enviará aos aprovadores um link direto para a solicitação quando eles estiverem prontos para que você a examine para aprovação. Neste ponto, a solicitação está no estágio Examinar dados com uma subconjunção de Aprovação ativa. Ao obter o link, copie-o e cole-o no navegador e siga as etapas abaixo.

Etapa Explicação Ação a ser tomada
1. Encontre itens para exclusão na guia Dados para aprovação . Na página de detalhes da solicitação, a guia Dados para aprovação lista todos os itens marcados pelos colaboradores para exclusão. Essa guia é exclusiva para excluir solicitações e só aparece para aprovadores. Se a página não mostrar nenhum item incluído para aprovação de exclusão ainda, isso significa que os colaboradores ainda não terminaram a revisão. Os itens serão exibidos quando os colaboradores selecionarem Concluir revisão. Selecione a guia Dados para aprovação para iniciar sua revisão.
2. Examine todos os itens. A lista mostra apenas os itens marcados como Incluir durante o processo de revisão de dados dos colaboradores. Para cada item, você pode selecionar seu nome na lista e examinar seu conteúdo e quaisquer anotações de arquivo, na área de revisão de conteúdo à direita.
3. Alterações recomendadas, se necessário. Se você determinar que a solicitação não pode ser aprovada como está, use marcas e anotações para comunicar quais alterações são necessárias para aprovar. Selecione um ou mais itens e selecione o comando Aplicar marcas acima da lista de itens para aplicar uma marca. Você pode adicionar anotações ao aplicar uma marca para fornecer mais diretrizes e contexto. Você também pode adicionar uma nota de arquivo para itens individuais na área de revisão de conteúdo à direita.
4. Avance o processo. Quando terminar de examinar a solicitação, selecione Concluir aprovação no canto superior direito da tela. Um painel Aprovar solicitação ou recomendar alterações é exibido, o que resume os arquivos marcados para exclusão. Na seção Observação , você pode adicionar mais anotações para colaboradores. Se você aprovar a exclusão: Selecione Aprovar no painel de sobrevoo. Essa ação concluirá o estágio Examinar dados e iniciará o fluxo de trabalho para iniciar o processo de exclusão. Seu trabalho na solicitação já está concluído.

Se você não aprovar a solicitação de exclusão: Selecione Recomendar alterações no painel de sobrevoo e use o campo de anotações para comunicar as marcas usadas nos arquivos e resumir as recomendações. A solicitação permanece no estágio De revisão de dados . Os colaboradores receberão uma mensagem na parte superior da página de detalhes da solicitação que você recomenda alterações antes da aprovação. Os colaboradores podem discutir e ajustar conforme necessário, concluir a revisão e, em seguida, notificar os aprovadores de que a solicitação está pronta para aprovação. Em seguida, você pode examinar a solicitação novamente.

Depois de conceder sua aprovação, suas tarefas como aprovador serão concluídas. Sua guia Dados para aprovação passa para um estado somente leitura, o que significa que você não pode alterar a status de itens, aplicar marcas ou inserir anotações. O fluxo de trabalho de exclusão começa automaticamente e a solicitação passa para o estágio Gerar relatórios .

Importante

Depois que os itens são aprovados para exclusão, o processo de exclusão é iniciado automaticamente e não pode ser cancelado.

Relatório de log de execução de ação

O log de execução de ação é um relatório gerado depois que a solicitação de exclusão é avançada por meio do estágio Gerar relatórios . O relatório é um arquivo CSV para download encontrado na guia Relatórios da página de detalhes de uma solicitação de direitos de assunto. Cada item aprovado marcado como Incluir durante a revisão de dados é exibido em uma linha do relatório.

Cada linha no relatório mostra a ID do item, que é um identificador exclusivo para o arquivo, e colunas de dados explicando o que aconteceu com esse item no processo de exclusão.

Examine o log de execução de ação para verificar as atividades relacionadas aos itens de conteúdo. As colunas no arquivo CSV incluem:

  • Aprovação UPN: o usuário que aprovou a solicitação de exclusão.
  • Data de aprovação: a data aprovada.
  • Ação: o valor "ApplyRetentionLabel" é o aplicativo do rótulo priva delete.
  • Ação status: um valor de True significa que o rótulo foi aplicado. Um valor de False significa que o rótulo não foi aplicado.
  • Detalhes do status da ação: quando a ação status é "False", esta coluna lista o motivo pelo qual um rótulo não pôde ser aplicado. Por exemplo, a localização do item não dá suporte a rótulos de retenção ou o item tinha um rótulo de retenção existente ou outra falha impediu o aplicativo do rótulo.
  • Data da ação: a data em que a ação foi aplicada.

O log de execução de ação inclui a ID imutável de um item, o caminho, o remetente/autor e o assunto/título de um item. Essa lista pode ser uma referência útil ao verificar se os itens aprovados para exclusão foram rotulados com PrivaDelete, bem como para validar a exclusão. A lista também pode ajudar se outros stakeholders da organização precisarem lidar com itens que foram ignorados devido a um conflito. Se você planeja baixar e manter esse arquivo para referência futura, recomendamos limpar todos os dados pessoais do arquivo, que podem ser encontrados nas colunas Caminho, Remetente/Autor e Assunto/Título .

Assim como acontece com todos os outros relatórios, o log de execução de ação é excluído 30 dias após o fechamento da solicitação, a menos que você tenha escolhido a opção de 90 dias para o período de retenção de dados. Consulte Períodos de retenção para relatórios e dados.

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