Fluxo de trabalho de solicitações de direitos de assunto para dados no Microsoft 365

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Nota

Este artigo fornece diretrizes para atender às solicitações de direitos de assunto para dados no ambiente microsoft 365 da sua organização. Para saber mais sobre solicitações de direitos de assunto para dados além do Microsoft 365, comece a aprender sobre solicitações de direitos de assunto para obter dados além do Microsoft 365 (versão prévia).

Solicitações de direitos de assunto para dados no Microsoft 365 incorpora automação e ferramentas robustas de fluxo de trabalho para ajudá-lo em cada estágio de cumprimento da solicitação. Depois de criar uma solicitação no sistema, assumiremos o trabalho de identificar e coletar dados e fornecer ferramentas para facilitar a análise colaborativa.

Quando você cria uma solicitação, as informações fornecidas são usadas para procurar correspondências sobre seu assunto de dados no ambiente microsoft 365 da sua organização. Os itens correspondentes são cumpridos para que você examine, faça escolhas sobre o que incluir e redigir informações conforme necessário. Vários usuários podem colaborar nessas etapas na interface Solicitações de Direitos de Assunto. A página de detalhes de cada solicitação fornece status sobre os estágios de progresso e as diretrizes sobre as próximas etapas a serem tomadas.

Principais funcionalidades

Início imediato da avaliação de dados

Priva usa as funcionalidades fundamentais do Microsoft 365 para identificar tipos de dados pessoais nos dados da sua organização. Assim que você cria uma solicitação, a solução começa imediatamente a funcionar identificando os arquivos, emails, sites e chats que contêm os dados pessoais do titular dos dados. Os itens de conteúdo são recuperados em poucas horas, dependendo da quantidade de dados. Se esperamos encontrar um volume alto, fornecemos a você a chance de refinar seus parâmetros de pesquisa antes de coletar os dados.

Ajuda na priorização de conteúdo para revisão

Talvez seja necessário examinar uma grande quantidade de dados coletados para a solicitação do titular dos dados. Fornecemos insights sobre a tela de detalhes de cada solicitação e sugerimos quais itens priorizar para revisão. Itens prioritários incluem arquivos que podem ser confidenciais ou itens que contêm mais de dados pessoais de uma pessoa. Esses itens realçam o conteúdo que pode precisar de redação ou outras considerações de tratamento especial.

Ferramentas internas de colaboração e edição do Teams para facilitar a revisão de dados

Assim que você cria a solicitação, um canal dedicado do Teams é configurado automaticamente para essa solicitação. A adição de stakeholders relevantes à medida que os colaboradores de solicitação os convida para o chat para ajudar a analisar e tomar decisões sobre os itens recuperados. Usando ferramentas de redação internas dentro da solicitação, os colaboradores podem marcar arquivos em uma tela de revisão ao lado da lista de itens. Se determinado conteúdo exigir uma ação de acompanhamento adicional, você poderá aplicar marcas definidas pela sua organização para ajudar a identificar os itens e tomar a ação posteriormente.

Relatórios gerados automaticamente

Depois que você terminar de revisar os dados e decidir o que incluir para a solicitação, geramos relatórios para você. Os relatórios incluem qualquer pacote de dados relevante que você enviará para o assunto de dados, logs de auditoria e um resumo dos arquivos marcados para que você possa concluir todas as ações de acompanhamento necessárias.

Estender e integrar com sua estratégia de solicitação de assunto

Estenda os recursos de automação usando um dos modelos internos do Power Automate para configurar fluxos para tarefas comuns, como definir lembretes de calendário ou criar registros de suas solicitações no ServiceNow. Você também pode usar a API de Solicitação de Direitos de Entidade do Microsoft 365 para introduzir a automação à sua estratégia de direitos de assunto existente.

Estágios de progresso para solicitações

Cada solicitação passa por vários estágios. Alguns estágios avançam automaticamente e outros estágios são avançados manualmente após a conclusão de determinadas etapas, como revisar arquivos.

  • Estimativa de dados: antes de recuperar os dados, Priva estima a quantidade de dados que espera encontrar. Dependendo da quantidade de dados, a solicitação pode ou não se mover automaticamente para o próximo estágio de recuperação de dados. Você pode definir uma solicitação para pausar no estágio de estimativa antes de coletar dados; saiba mais em estimativa e recuperação de dados.

  • Recuperar dados: todos os arquivos, emails, chats, imagens e outros itens de conteúdo são reunidos. Quando esse estágio é concluído, a solicitação passa automaticamente para o próximo estágio de revisão de dados. Saiba mais em estimativa e recuperação de dados.

  • Examine os dados: os colaboradores revisam todos os dados coletados, decidem quais pertencem à solicitação e executam tarefas como redigir conteúdo e adicionar anotações de caso. Saiba mais sobre a revisão de dados para uma solicitação de direitos de assunto. Depois de concluir a revisão de dados, você avança manualmente para o próximo estágio para gerar relatórios.

    Nota

    As solicitações de exclusão envolvem um subconjunto de aprovação adicional na etapa de dados de revisão. Confira detalhes em Criar e gerenciar uma solicitação de exclusão.

  • Gerar relatórios: quando a revisão de dados é feita, um usuário avança manualmente para esta etapa. Priva gera os relatórios finais, que incluem o pacote de dados a ser compartilhado com o titular dos dados e relatórios internos para os registros da sua organização. Saiba mais sobre como gerar relatórios.

  • Feche a solicitação: quando todo o trabalho for concluído, feche a solicitação para indicar que ela é considerada concluída. Saiba mais sobre como gerar relatórios para que você possa atender e fechar a solicitação.

Entendendo a página de detalhes da solicitação

Dependendo do portal que você está usando, abra a página de detalhes de uma solicitação navegando até um dos seguintes locais:

  • Entre no portal do Microsoft Priva (versão prévia) e selecione Solicitações de Direitos de Assunto. Em Dados no Microsoft 365 à esquerda, selecione Solicitações do Microsoft 365 e selecione uma solicitação na lista para abrir sua página de detalhes.

  • Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview e selecione Solicitações de direitos de assunto na navegação à esquerda. Selecione um nome de solicitação na lista para abrir sua página de detalhes.

A página de detalhes da solicitação fornece detalhes sobre as propriedades da solicitação, os resultados da pesquisa e o status da solicitação. A página de detalhes é o hub para trabalhar e colaborar no gerenciamento dos arquivos encontrados, na criação de relatórios e nas exportações e na conclusão da solicitação. Encontre detalhes sobre o que está em cada guia da página:

Guia Visão geral

A guia Visão geral da página de detalhes da solicitação fornece detalhes sobre a solicitação, um indicador de progresso mostrando sua etapa atual e informações importantes sobre os dados encontrados. Esta página tem cartões de status individuais explicados abaixo.

Detalhes

O Cartão de Detalhes exibe informações básicas para orientá-lo à solicitação, como o prazo, a data de criação, a descrição e a regulamentação de privacidade relacionada.

Progresso

O Progress cartão lista cada etapa no processo: Estimativa de dados, Recuperar dados, Revisar dados, Gerar relatórios e Fechar a solicitação. Um círculo azul preenchido ao lado da etapa indica a etapa em que você está atualmente. Uma marca de seleção dentro do círculo azul significa que a etapa está concluída. Um círculo vazio em branco significa que a etapa ainda não começou.

Resumo da estimativa de dados

O resumo da estimativa de dados cartão é exibido quando a solicitação é pausada no estágio de estimativa de dados. Ele mostra o local e o número de itens que sua pesquisa deve recuperar.

Número total de itens encontrados

O número total de itens encontrados cartão exibe o número de itens de conteúdo encontrados e suas localizações no Microsoft 365.

Itens prioritários a serem revisados

Os itens Prioritários a serem analisados mostram itens que talvez você queira priorizar quando iniciar a revisão de dados. O bloco exibe uma contagem de itens que pertencem às seguintes categorias:

Como localizar seus itens de prioridade:

Primeiro, verifique se você habilitou sua exibição deles em sua tabela de itens coletados de dados seguindo as etapas abaixo:

  • Na guia Dados coletados , selecione Personalizar colunas na parte superior da lista de itens.
  • No painel Editar colunas, coloque um marcar ao lado de tipos prioritários.
  • Selecione Aplicar. Sua lista de itens agora terá uma coluna Tipos prioritários .

Agora você pode identificar os itens de prioridade e localizá-los classificando a coluna Tipo de prioridade para agrupar tipos semelhantes.

Guia Dados coletados

Quando todos os itens que correspondem às configurações de pesquisa são identificados, eles são coletados e apresentados na guia Dados coletados . Ao lado da lista de itens está uma tela de visualização para revisar cada item, fazer redações e marcar itens como incluir ou excluir. Leia mais detalhes sobre a etapa de revisão e colaboração de dados.

Guia Anotações

A guia Anotações permite que os colaboradores insiram anotações sobre o trabalho feito na solicitação. Essas anotações são visíveis para todos que trabalham na solicitação, mas não serão incluídas no relatório final ou compartilhadas com o titular dos dados.

Guia Colaboradores

A guia Colaboradores exibe todos os usuários que foram convidados a colaborar nos dados coletados e em qualquer canal associado do Teams para a solicitação. O criador da solicitação é listado automaticamente como colaborador. Convide novos colaboradores selecionando o comando Adicionar colaborador e inserindo o nome de um usuário para selecioná-los em uma lista. Saiba mais detalhes sobre a colaboração para revisão de dados.

Guia Relatórios

A guia Relatórios exibe todos os relatórios gerados automaticamente quando você avança para o estágio de relatórios gerados . Os relatórios são separados em duas categorias: relatórios para você compartilhar com o titular dos dados e relatórios destinados ao uso interno da sua organização. Obtenha detalhes sobre como trabalhar com relatórios.

Guia Histórico

A guia Histórico resume eventos de nível superior para a solicitação, incluindo alterações de estágio de progresso e agregações para o número de itens incluídos, excluídos, redigidos e marcados.

Próximas etapas

Visite Criar uma solicitação de direitos de assunto para saber como ser declarado com sua primeira solicitação.

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