Gerenciar políticas de retenção para o Microsoft Teams.
Nota
Se você estiver vendo uma mensagem no Teams informando que os seus chats ou mensagens foram excluídos por uma política de retenção, consulte Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.
As informações nesta página são para administradores de TI que gerenciam essas políticas de retenção.
As políticas de retenção e os rótulos Microsoft 365 ajudam você a gerenciar com mais eficiência as informações em sua organização. Pode configurar as definições de retenção para manter os dados necessários para cumprir as políticas internas, os regulamentos do setor ou os requisitos legais da sua organização. Você também pode definir configurações de retenção para excluir dados que são considerados uma vulnerabilidade, que você não precisa mais manter ou que não têm valor legal ou comercial.
O Teams dá suporte a políticas de retenção para chat e mensagens de canal para que, como administrador, você possa decidir proativamente se deseja reter esses dados, excluí-los ou retê-los por um período específico de tempo e, em seguida, excluí-los. O início do período de retenção para essas ações é sempre baseado em quando uma mensagem é criada. Você pode aplicar uma política de retenção do Teams para toda a organização ou para usuários e equipes específicas. Não há suporte para rótulos de retenção no Teams.
Nota
Os canais partilhados são suportados por políticas de retenção.
Para saber mais sobre soluções de retenção no Microsoft 365, consulte Saiba mais sobre políticas de retenção e rótulos de retenção.
Os usuários que estão sujeitos a uma política de retenção do Teams devem ter uma licença apropriada, como o Office 365 E3 ou o Office 365 A3. Para outras opções de licenciamento para estas políticas de retenção, consulte a secção Gestão do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview da documentação de orientação de licenciamento do Microsoft 365 para segurança & conformidade. Para saber mais sobre o licenciamento do Teams, confira a Descrição do serviço do Microsoft Teams.
Como as políticas de retenção do Teams dão suporte a ações de retenção e exclusão
Se você configurar uma política de retenção do Teams para reter chats ou mensagens de canal, os usuários ainda poderão editar e excluir suas mensagens no aplicativo Teams. Embora os utilizadores já não vejam as mensagens pré-editadas ou eliminadas no Teams, os dados destas mensagens são armazenados numa localização segura concebida para pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos por administradores de conformidade. A exclusão permanente desses dados não ocorre antes do final do período de retenção configurado, ou se outra política de retenção estiver configurada para reter esses dados ou sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.
Quando uma política de retenção é configurada para excluir chats e mensagens de canal, essas mensagens se tornam elegíveis para exclusão automática. Se as mensagens continuarem a ser apresentadas na aplicação Teams, estas desaparecem daí e os utilizadores são informados de que uma política de retenção eliminou estas mensagens. Se as mensagens anteriormente estavam sujeitas a uma ação de retenção e foram editadas ou excluídas por usuários, essas mensagens agora serão excluídas do local seguro e não serão mais retornadas em pesquisas de Descoberta Eletrônica.
Para obter informações detalhadas sobre como essas políticas funcionam dependendo da configuração da política e das ações do usuário e quais dados de mensagem são incluídos e excluídos das políticas de retenção do Teams, consulte Saiba mais sobre a retenção do Microsoft Teams. Essa página também explica por que às vezes você pode ter atrasos quando as políticas de retenção excluem mensagens. Por exemplo, as mensagens podem ser visíveis para os utilizadores na aplicação Teams até sete dias após o período de expiração que configurou na política de retenção.
Se você configurar várias políticas de retenção do Teams com configurações de retenção diferentes, os princípios de retenção resolverão os conflitos. Por exemplo:
Se existir um conflito entre manter ou eliminar o mesmo conteúdo, o conteúdo é sempre mantido na localização protegida para que permaneça pesquisável com a Deteção de Dados Eletrónicos para administradores de conformidade.
Esse princípio também se aplica a mensagens que estão sob retenções de Descoberta Eletrônica por motivos legais ou de investigação.
Se existir um conflito durante quanto tempo pretende manter o mesmo conteúdo, este será mantido na localização protegida durante o período de retenção mais longo.
Esses dois princípios de retenção abordam a maioria dos conflitos que podem surgir quando você tem várias políticas de retenção para o Teams, mas para obter mais informações, consulte Os princípios de retenção ou o que tem precedência?
Quando usar as políticas de retenção para o Teams.
Em muitos casos, as organizações consideram os dados de chat privados como um número mais passivo do que as mensagens de canal, que geralmente são conversas mais relacionadas ao projeto.
Pode configurar de forma eficiente uma única política de retenção para todas as mensagens do Teams. Em alternativa, para um controlo mais detalhado, pode:
Ter políticas de retenção separadas para conversas privadas (1:1 ou 1:muitos chats), mensagens de canais padrão ou mensagens de canais privados.
Aplique as políticas apenas a utilizadores ou equipas específicos na sua organização. Para conversas do Teams e canais privados, pode selecionar a que utilizadores a política se aplica. Para mensagens de canal do Teams, você pode selecionar a quais equipes a política será aplicada.
Por exemplo, para mensagens de canal padrão: crie uma política de retenção para equipas específicas na sua organização e configure essa política com uma ação de eliminação após um ano. Em seguida, crie outra política de retenção para mensagens de canal padrão para todas as outras equipas e configure essa política com uma ação de eliminação após três anos.
Criar e gerenciar políticas de retenção para o Teams
Para criar ou editar uma política de retenção para mensagens do Teams, utilize as instruções de Criar e configurar uma política de retenção e o separador Política de retenção do Teams .
Essa página tem informações adicionais sobre como criar e gerenciar políticas de retenção para outras cargas de trabalho no Microsoft 365. Por exemplo, também poderá querer criar uma política de retenção para os grupos do Microsoft 365 reterem e eliminarem ficheiros acedidos no Teams e armazenados no OneDrive ou no SharePoint.
Os dados podem ser armazenados sob a forma de capturas de ecrã numa unidade local dos utilizadores finais através da funcionalidade Revocação do Windows e são geridos separadamente. Consulte o artigo Gerir Revocação do Windows para obter mais informações.
Experiência do usuário final
Para chats privados (chats individuais) ou chats em grupo, os usuários verão que chats mais antigos do que a configuração de política de retenção são excluídos e uma mensagem gerada automaticamente informa que "Excluímos mensagens mais antigas devido à política de retenção da sua organização" é exibida acima de mensagens ainda não excluídas. Por exemplo:
Para mensagens do Canal, os usuários (membros do canal) verão as mensagens excluídas desaparecerem da exibição depois que as mensagens expirarem. Se a mensagem excluída era uma mensagem pai de uma conversa encadeada, então, no lugar da mensagem pai, será exibida uma mensagem dizendo "Esta mensagem foi excluída por causa de uma Política de Retenção". Por exemplo:
Nota
As mensagens exibidas que os usuários veem como resultado de mensagens excluídas não são configuráveis no momento.
Os links nessas mensagens exibidas vão para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção. Esta documentação para usuários finais ajuda a responder perguntas básicas sobre por que suas mensagens foram excluídas. No entanto, como parte da implantação da política de retenção, certifique-se de se comunicar com os usuários e o suporte técnico sobre o impacto das configurações definidas.
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