Definir limites de trabalho em andamento

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Uma prática essencial do Kanban — limites de trabalho em andamento, chamados de "limites WIP" — restringe a quantidade de trabalho que sua equipe realiza em cada estágio de trabalho. Ele foi projetado para concentrar sua equipe na conclusão de itens antes de iniciar um novo trabalho. Embora seja contra-intuitivo no início, muitas equipes acham que os limites de WIP os ajudam a aumentar a produtividade e melhorar a qualidade do software.

Você define limites WIP para cada estágio de trabalho, correspondentes a cada coluna intermediária. O limite define uma restrição flexível no número de itens permitidos dentro da coluna. Nada impede que você mova mais itens para a coluna e ultrapasse o limite. Seu quadro Kanban mostra a contagem de itens em cada estágio ao lado de cada limite.

Definir limites de WIP é simples, mas aderir aos limites exige um comprometimento da equipe. A adoção bem-sucedida dos limites WIP envolve uma mudança de cultura. Ele move as equipes de um foco na produtividade individual para um da produtividade da equipe.

Para obter mais informações, consulte Visão geral do Kanban.

Pré-requisitos

• Para definir as configurações de equipe, você deve ser adicionado à função administrador de equipe ou ser membro do grupo de segurança Administradores do Projeto. Para ser adicionado, confira Adicionar um administrador de equipe ou Alterar permissões no nível do projeto.
• Você deve receber acesso Básico ou superior para exercer todos os recursos de lista de pendências e quadros. Os usuários com acesso de Stakeholder só podem editar itens de trabalho no quadro e adicionar marcas existentes a um item de trabalho. Os stakeholders não podem adicionar itens de trabalho ou atualizar campos exibidos em cartões. Saiba mais em Sobre nível de acesso.

Determine os limites iniciais de WIP

Faça com que sua equipe determine os limites iniciais de WIP a serem definidos e como usá-los e monitorá-los. Poucas regras se aplicam a quais números definir, pois podem variar com base em vários fatores. Execute as seguintes ações para determinar quais limites definir:

• Defina limites com base nos trabalhos atuais em andamento. Conte os itens presentes em suas colunas Kanban existentes.
• Defina limites que não excedam dois ou três itens por membro da equipe que funcionam dentro de um estágio. Por exemplo, se você tiver três membros da equipe e cada membro da equipe puder trabalhar em não mais do que duas tarefas por vez, o limite de WIP resultante será 6 (= 3 desenvolvedores X 2 tarefas/desenvolvedor).
• Comece com limites baixos para ajudar sua equipe a descobrir gargalos mais rapidamente e identificar problemas de processo a serem resolvidos.

Fique dentro dos limites de WIP

Depois de definir seus limites de WIP, você deverá acompanhar como sua equipe fica dentro dos limites.

Respeitar os limites de WIP significa que as equipes não efetuam pull de itens em uma coluna se isso fizer com que o número de itens na coluna exceda o limite de colunas. Quando isso ocorre, seu quadro Kanban faz comentários imediatos. Esses comentários devem funcionar como um sinal para a equipe se concentrar imediatamente nas atividades para reduzir o número de itens na coluna.

Embora seja simples em teoria, manter-se dentro dos limites de WIP pode forçar indivíduos, equipes e organizações a sair de sua zona de conforto. Os membros da equipe que gostam de multitarefa podem se sentir restritos. Outros podem estar ociosos enquanto esperam que o trabalho seja concluído em um estágio upstream.

Para obter as vantagens de restringir o trabalho em andamento, sua equipe deve se reunir com frequência para discutir as alterações no processo.

Identifique os gargalos

Para otimizar o fluxo de valor, você naturalmente deseja identificar e eliminar gargalos. Gargalos indicam que o desperdício existe no processo geral de fluxo de trabalho.

Monitore seu quadro Kanban ao longo do tempo para saber onde ocorrem gargalos. Quando vários itens ficam em uma coluna sem trabalho por vários dias, isso significa que ocorreu um gargalo. Os gargalos normalmente ocorrem quando os limites de WIP são muito altos. No entanto, nenhum gargalo pode indicar que os limites de WIP são muito baixos.

Tirar instantâneos periódicos do quadro Kanban pode catalogar visualmente onde o trabalho flui sem problemas e onde os gargalos aparecem.

Esses instantâneos podem mostrar à sua equipe as seguintes informações:

• Quantos itens existem em média em uma fase/coluna de fluxo de trabalho
• Quantos itens estão sendo trabalhados versus membros da equipe que trabalham em uma fase/coluna de fluxo de trabalho
• Quantos e quais itens permaneceram em um estágio/coluna de fluxo de trabalho por longos períodos de tempo
• Quantos itens a equipe concluiu no final de um período de uma, duas ou três semanas

Elimine o desperdício

Como os gargalos sinalizam o desperdício em seu processo de fluxo de trabalho, você precisa identificar a fonte desperdício. O Kanban define como desperdício qualquer coisa não estritamente necessária para produzir resultados desejados.

Os resíduos comuns no desenvolvimento de software incluem:

• Código ou recursos não utilizados
• Defeitos que levam ao retrabalho
• Atrasos ou tempo gasto esperando por algo
• Entregas de uma pessoa, equipe ou processo de negócios para outra
• Requisitos insuficientes
• Comunicação lenta ou ruim

Eliminação de chamadas de desperdício para discussões em equipe para identificar causas e soluções aceitáveis para a equipe.

Definir limites de WIP

Com uma compreensão de como você deseja usar os limites de WIP, realize as etapas a seguir para defini-los. Se você não mapeou o fluxo de trabalho da sua equipe para colunas Kanban, faça isso primeiro.

1. Abrir seu quadro Kanban.

2. Selecione o ícone de engrenagem para configurar o quadro e definir as configurações gerais da equipe.

   

3. Escolha Colunas e, em seguida, uma guia de coluna para definir o limite de WIP para essa coluna.

   

   Observação

   Diferentes títulos de coluna e opções estão disponíveis com base no processo que foi usado para criar seu projeto e se sua equipe optou por tratar bugs como requisitos ou tarefas semelhantes.

4. Quando terminar, selecione Salvar.

Limites, desafios e soluções de WIP

As equipes ocasionalmente excedem os limites de WIP em um ou dois itens. No entanto, se sua equipe frequentemente exceder os limites em três ou mais itens, ela deverá examinar processos ou ajustar os limites.

Depois que uma equipe tiver trabalhado com os limites de WIP por várias semanas, discuta os desafios que os membros da equipe têm. Em seguida, decida quais soluções eles gostariam de usar e ajuste os limites conforme necessário. A lista a seguir, embora não exaustiva, indica alguns dos desafios comuns enfrentados pelas equipes e soluções comprovadas para superá-los.

Desafios de WIP

• Dinâmica social. Quando se trata de seguir regras, os membros da equipe podem se sentir desafiados. Alguns naturalmente querem se rebelar. Outros não veem que a regra se aplica a eles ou não enxergam aquilo que fazem como algo que quebra as regras. Alguns membros da equipe podem assumir trabalhos extras fora do escopo do que foi acordado. E ainda, outros não querem desistir de realizar diversas tarefas, pois acreditam que essa é a chave para sua produtividade e conquista individual.

• Variabilidade do trabalho em andamento. A grande variabilidade no tamanho dos itens de trabalho — histórias e bugs dos usuários — pode influenciar negativamente no fluxo de trabalho geral. Por exemplo, itens com estimativas que variam de 4 horas a 14 dias, ou de 2 a 55 story points, não podem ser contados da mesma forma quando se trata de restringir o trabalho em andamento.

• Ignorando problemas sistêmicos. Em vez de resolver problemas de fluxo de trabalho quando ocorrem gargalos, as equipes seguem em frente, dedicando mais tempo para superar o gargalo.

• Mudança de cultura. A adoção de limites de WIP introduz alterações no sistema, na cultura e na equipe.

Soluções para gerenciar o WIP

• Crie uma cultura de produtividade da equipe. Lide com a tensão natural que existe entre a produtividade individual e a produtividade da equipe. Identifique maneiras pelas quais os membros da equipe podem aumentar a produtividade geral da equipe e do processo de fluxo de trabalho.

• Dimensione o trabalho para minimizar a variabilidade. Antes do início do trabalho em qualquer item, a equipe deve discutir o tamanho geral do trabalho necessário e determinar se ele pode ser dividido em tarefas menores.

• Concentre-se no fluxo de itens de alta prioridade. Quando ociosos, os membros da equipe perguntam como podem ajudar a mover um item upstream para frente. Quando bloqueados ou desafiados a entregar um item a tempo, os membros da equipe pedem ajuda para concluir um item.

• Forneça recursos para auxiliar na capacidade da equipe para cada estágio de trabalho. Gargalos podem ocorrer quando não há especialistas suficientes que trabalham em um estágio específico. Determine maneiras de aumentar as habilidades da equipe em cada estágio do trabalho ou adicione recursos conforme necessário para atender a um estágio de trabalho em que há falta de pessoal.

• Crie uma compreensão compartilhada. Esforce-se continuamente para aumentar a compreensão da equipe sobre como trabalhar usando as práticas Kanban. Execute ações que permitam que os membros da equipe contribuam para processar mudanças. Considere agendar retrospectivas regulares ou reuniões de equipe para discutir o que funciona bem e o que precisa mudar. Documente as políticas de equipe para limitar a ambiguidade.

• Use métricas para ajustar processos. Periodicamente, verifique as métricas Kanban do trabalho em andamento e os prazos de entrega para determinar quando as alterações precisam ser feitas.

• Gerencie as mudanças de cultura de forma consciente. As pessoas querem dar o seu melhor — um princípio fundamental do Kanban e suas disciplinas associadas. Aplique os princípios de gerenciamento de alterações à medida que você adota novas práticas. Crie maior propriedade dentro da equipe para o sucesso da implementação de limites de WIP.

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