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Definir limites de trabalho em andamento

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Os limites de trabalho em andamento (WIP), uma prática Kanban crucial, restringem o trabalho que sua equipe assume em cada estágio. Ao enfatizar a conclusão antes de iniciar um novo trabalho, as equipes geralmente experimentam maior produtividade e melhor qualidade de software.

A definição de limites de WIP para cada estágio adiciona restrições flexíveis ao número de itens permitidos nas colunas correspondentes. É possível exceder esses limites, mas seu quadro exibe contagens de itens ao lado de cada limite. Use este artigo como um guia para definir e implementar limites de WIP.

Pré-requisitos

Categoria Requisitos
Níveis de Acesso No mínimo, acesso Básico.
Permissões Para definir as configurações da equipe: membro do grupo de segurança Administradores de projeto ou ter a função Administrador de equipe. Para obter mais informações, confira Alterar permissões no nível do projeto.

Determine os limites iniciais de WIP

Execute as ações a seguir para determinar os limites iniciais de WIP.

  • Avalie o trabalho atual: conte os itens presentes em suas colunas existentes para definir os limites iniciais de WIP.
  • Definir limites baseados em equipe: defina limites que não excedam dois ou três itens por membro da equipe trabalhando em um estágio. Por exemplo, com três membros da equipe, o limite de WIP é seis, três desenvolvedores X duas tarefas/desenvolvedor.
  • Comece por baixo: comece com limites baixos para identificar gargalos e resolver problemas de processo prontamente.

Fique dentro dos limites de WIP

Depois de definir seus limites de WIP, acompanhe como sua equipe fica dentro dos limites.

Respeitar os limites de WIP significa que as equipes não efetuam pull de itens em uma coluna se isso fizer com que o número de itens na coluna exceda o limite de colunas. Quando isso ocorre, seu quadro faz comentários imediatos. Esses comentários devem funcionar como um sinal para a equipe se concentrar imediatamente nas atividades para reduzir o número de itens na coluna.

Imagem de exemplo de um quadro mostrando uma coluna acima do limite de WIP.

Embora seja simples em teoria, manter-se dentro dos limites de WIP pode forçar indivíduos, equipes e organizações a sair de sua zona de conforto. Os membros da equipe que gostam de multitarefa podem se sentir restritos. Outros podem estar ociosos enquanto esperam que o trabalho seja concluído em um estágio upstream.

Para obter as vantagens de restringir o trabalho em andamento, sua equipe deve se reunir com frequência para discutir as alterações no processo.

Identifique os gargalos

Para otimizar o fluxo de valor, você naturalmente deseja identificar e eliminar gargalos. Gargalos indicam que o desperdício existe no processo geral de fluxo de trabalho.

Monitore seu quadro ao longo do tempo para saber onde ocorrem gargalos. Quando vários itens ficam em uma coluna sem trabalho por vários dias, ocorreu um gargalo. Os gargalos normalmente ocorrem quando os limites de WIP são muito altos. No entanto, nenhum gargalo pode indicar que os limites de WIP são muito baixos.

Tirar instantâneos periódicos do quadro pode catalogar visualmente onde o trabalho flui sem problemas e onde os gargalos aparecem.

Captura de tela de instantâneos de exemplo.

Esses instantâneos podem mostrar à sua equipe as seguintes informações:

  • Número médio de itens em um estágio ou coluna de fluxo de trabalho
  • A proporção de itens que estão sendo trabalhados em relação ao número de membros da equipe em um estágio ou coluna do fluxo de trabalho
  • Número de itens que permaneceram em um estágio ou coluna de fluxo de trabalho por durações estendidas
  • Número de itens concluídos e taxa média de produtividade em um período de tempo específico

Elimine o desperdício

Para resolver gargalos em seu processo de fluxo de trabalho, é essencial identificar as fontes de desperdício. O desperdício refere-se a qualquer coisa que não seja estritamente necessária para alcançar os resultados desejados. No desenvolvimento de software, as formas comuns de resíduos incluem:

  • Código ou recursos não utilizados
  • Defeitos que exigem retrabalho
  • Atrasos ou tempo de espera
  • Transferências entre equipes ou processos
  • Requisitos insuficientes
  • Comunicação ineficiente

Para eliminar o desperdício, participe de discussões em equipe para identificar causas e encontrar soluções aceitáveis de forma colaborativa.

Definir limites de WIP

Com uma compreensão de como você deseja usar os limites de WIP, realize as etapas a seguir para defini-los. Verifique se você já mapeou o fluxo de trabalho da sua equipe para colunas.

  1. Abra o seu quadro.

  2. Selecione o ícone de engrenagem para configurar o quadro e definir as configurações gerais da equipe.

    Captura de tela mostrando as configurações Abrir quadro de uma equipe, navegação vertical.

  3. Escolha Colunas e, em seguida, uma guia de coluna para definir o limite de WIP para essa coluna.

    Captura de tela mostrando quadro, colunas personalizadas, colunas padrão, processo Agile, definir limites de WIP.

    Observação

    Diferentes títulos de coluna e opções estão disponíveis com base no processo que foi usado para criar seu projeto e se sua equipe optou por tratar bugs como requisitos ou tarefas semelhantes.

  4. Quando terminar, selecione Salvar.

Limites, desafios e soluções de WIP

As equipes ocasionalmente excedem os limites de WIP em um ou dois itens. Se você exceder os limites com frequência em três ou mais itens, revise os processos ou ajuste os limites.

Sua equipe deve se envolver em discussões após várias semanas de uso dos limites de WIP. Identifique desafios, decida de forma colaborativa sobre soluções e ajuste os limites conforme necessário. A lista a seguir não é exaustiva, mas abrange equipes de desafios comuns e soluções comprovadas.

Desafios de WIP

  • Dinâmica social: os membros da equipe podem ter dificuldade em seguir regras. Alguns se rebelam, outros entendem mal a aplicabilidade e alguns assumem trabalho extra além dos limites acordados. As crenças multitarefa também podem dificultar a adesão.

  • Variabilidade do trabalho: tamanhos de itens desiguais, por exemplo, histórias de usuários e bugs, afetam o fluxo de trabalho. As estimativas variadas, como horas, dias e pontos de história, exigem restrições de WIP personalizadas.

  • Ignorando problemas sistêmicos: as equipes geralmente persistem em meio a gargalos em vez de lidar com problemas subjacentes de fluxo de trabalho.

  • Mudança de cultura: a implementação de limites de WIP envolve ajustes no sistema, na cultura e na equipe.

Soluções para gerenciar o WIP

  • Desenvolver uma cultura de produtividade da equipe: aborde a tensão entre a produtividade individual e a da equipe. Incentive práticas que melhorem a eficiência geral do fluxo de trabalho.

  • Dimensionar o trabalho adequadamente: discuta o tamanho do trabalho antes de iniciar as tarefas. Divida itens grandes em tarefas menores.

  • Priorizar itens de alto valor: quando ocioso, concentre-se em mover os itens upstream para frente. Procure ajuda quando estiver bloqueado ou enfrentando desafios de entrega.

  • Alocação de equipe de recursos: garanta especialistas adequados em cada estágio de trabalho para evitar gargalos.

  • Desenvolver um entendimento compartilhado: promova a compreensão da equipe sobre as práticas Kanban . Realize retrospectivas regulares e documente as políticas.

  • Fazer ajustes orientados por métricas: monitore as métricas de WIP e de prazo de entrega para ajustes de processo.

  • Gerenciar a mudança de cultura: aplique os princípios de gerenciamento de mudanças e promova a propriedade da equipe durante a implementação do limite de WIP.