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Introdução ao Microsoft 365 Copilot - guia de administração

  • Artigo

Microsoft 365 Copilot é uma ferramenta de produtividade com tecnologia de IA que utiliza modelos de linguagem grandes (LLMs). Integra-se com os seus dados, com o Microsoft Graph e com Microsoft 365 Apps.

Funciona em conjunto com Microsoft 365 Apps populares, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e muito mais. O Copilot fornece assistência inteligente em tempo real, permitindo que os usuários aprimorem sua criatividade, produtividade e habilidades.

Este artigo aborda como os administradores de TI podem preparar a sua organização para o Copilot.

Dica

Se for um utilizador final, o Copilot Lab é um bom recurso.

Antes de começar

Esta secção fornece uma descrição geral dos pré-requisitos (acesso a centros de licenciamento e administração) e aplicações que podem utilizar o Copilot. Poderão existir mais requisitos em Microsoft Copilot requisitos do 365.

Pré-requisitos

Requisitos do aplicativo

Passo 1 – Otimizar a pesquisa no SharePoint

✅ Otimizar o conteúdo do SharePoint para pesquisa

Quando um utilizador faz um pedido ao Copilot, processa o pedido e, em seguida, gera uma resposta com LLMs. Os LLMs tiram partido do conteúdo do Microsoft Graph e do conteúdo Web (opcional).

O conteúdo no Microsoft Graph inclui e-mails, ficheiros, reuniões, conversas, calendários e contactos. Uma parte significativa destes dados é armazenada no SharePoint. O Copilot recolhe conteúdos do SharePoint da mesma forma que a Pesquisa do SharePoint reúne conteúdo.

Para tirar o máximo partido do Copilot e obter os melhores resultados, otimize os seus conteúdos do SharePoint para pesquisa:

Microsoft 365 Copilot permite que os utilizadores encontrem e acedam aos seus conteúdos através de pedidos de linguagem natural. O Copilot garante a segurança e privacidade dos dados ao seguir as obrigações existentes e ao integrar com as políticas da sua organização. Utiliza o conteúdo do Microsoft Graph com os mesmos controlos de acesso que outros serviços do Microsoft 365.

Para saber mais sobre privacidade com Microsoft 365 Copilot, consulte Dados, Privacidade e Segurança para o Microsoft 365 Copilot.

Passo 2 – Aplicar princípios do Acesso Just Enough

Impedir a partilha excessiva e controlar o acesso com o SharePoint e o OneDrive

Para se preparar para a adoção Microsoft 365 Copilot da sua organização, existem alguns passos altamente recomendados que pode seguir com o SharePoint e o OneDrive.

Para começar, pode:

✅ Reduzir a partilha excessiva acidental com as definições de partilha do SharePoint

Para minimizar a partilha acidental de conteúdos com resultados da Copilot, implemente as definições de partilha ao nível da organização e do site:

  1. Ao nível da organização:

    • Atualize as definições de partilha do SharePoint e do OneDrive para o seu inquilino, desde a partilha ao nível da organização até ligações de pessoas específicas.

    • Considere ocultar permissões de âmbito amplo dos seus utilizadores finais. Por exemplo, utilize o cmdlet do PowerShell do SharePoint Set-SPOTenant para ocultar "Todos exceto Utilizadores Externos" no controlo Seletor de Pessoas para que os utilizadores finais não possam utilizá-lo.

    • Utilize a Pesquisa Restrita do SharePoint (RSS) para restringir temporariamente os resultados do Copilot até 100 sites do SharePoint selecionados. Os sites subordinados dos sites hub não são contabilizados para o limite de 100.

      O RSS dá-lhe tempo para rever & permissões do site de auditoria. Deve ser utilizada apenas como uma solução temporária para dar tempo à sua organização para adotar o Copilot.

  2. Reduza a partilha excessiva acidental ao nível do site:

✅ Verificar as permissões e o acesso ao site no centro de administração do SharePoint

Para garantir que os dados estão seguros, veja Acesso e permissões de sites do SharePoint. Priorize sites que contenham informações confidenciais.

  1. No centro de administração do SharePoint, consulte Sites> Ativos selecione um site >Editar>Definições.

    Privado significa que apenas os utilizadores na sua organização com acesso ao site podem encontrá-lo. Público (predefinição) significa que qualquer pessoa na sua organização pode encontrar o site e aceder ao respetivo conteúdo.

    Captura de tela mostrando o painel de sites ativos do Centro de Administração do SharePoint.

  2. No separador Associação , reveja o acesso aos proprietários, membros e visitantes do site. Certifique-se de que apenas os utilizadores necessários têm acesso ao site.

✅ Identificar sites com conteúdo potencialmente partilhado e controlar o acesso

  1. Utilize os seguintes relatórios baseados na atividade do SharePoint Advanced Management (SAM) para identificar rapidamente os sites mais partilhados ativamente:

  2. Inicie uma Revisão de Acesso ao Site para os proprietários de sites confirmarem conteúdo partilhado em excesso e efetuarem passos de remediação. Os administradores do SharePoint podem utilizar a Política de Controle de Acesso Restrita para restringir o acesso a um site com conteúdo partilhado em excesso.

Para sites críticos para a empresa, existem funcionalidades na Gestão Avançada do SharePoint e no Microsoft Purview que pode utilizar:

Observação

A Gestão Avançada do SharePoint tem mais funcionalidades para o ajudar a preparar-se para o Copilot de forma rápida e em escala. Para saber mais, consulte Preparar-se para o Copilot para o Microsoft 365 com a Gestão Avançada do SharePoint (SAM).

Etiquetas de confidencialidade do Microsoft Purview

✅ Utilizar etiquetas de confidencialidade para proteger os seus dados

No portal do Microsoft Purview, pode criar etiquetas de confidencialidade (Etiquetas de confidencialidadeda proteção de> informações). Utilize estas etiquetas para identificar a confidencialidade dos dados na sua organização. Quando são aplicadas a itens como documentos e e-mails, as etiquetas adicionam uma camada adicional de proteção e podem afetar os resultados do Copilot.

SCaptura de tela mostrando a tela do Microsoft Purview para rótulos de confidencialidade.

A versão adicional posterior da proteção inclui:

  • O copilot Business Chat pode referenciar dados de diferentes tipos de itens. A etiqueta de confidencialidade com a prioridade mais alta é visível para os utilizadores.

  • Se a etiqueta aplicar encriptação, o Copilot verifica os direitos de utilização do utilizador. Para que o Copilot devolva dados desse item, tem de ser concedida ao utilizador permissões para copiar a partir do mesmo.

Com as etiquetas de confidencialidade, pode:

  1. Criar etiquetas ou ativar etiquetas predefinidas: se ainda não tiver etiquetas de confidencialidade, poderá ser elegível para ter algumas etiquetas predefinidas criadas automaticamente, como Pública, Geral e Confidencial. As etiquetas predefinidas são adequadas para itens como ficheiros, e-mails e reuniões. Pode modificar as etiquetas predefinidas e criar sempre as suas próprias etiquetas.

    Para saber mais, confira:

  2. Defina os requisitos de confidencialidade dos dados e reveja os seus sites do SharePoint & ficheiros no OneDrive. Concentre-se nos repositórios mais críticos e determine a sensibilidade dos dados nestes sites.

    Se estiver a pilotar o Copilot, implemente licenças copilot para utilizadores que tenham acesso a estes sites críticos. Em seguida, itera os restantes repositórios e expanda a sua base de utilizadores.

    Para obter uma estratégia mais detalhada para implementar e impulsionar a adoção, veja Passo 7 – Implementar em alguns utilizadores e medir a adoção (neste artigo).

  3. Ativar e aplicar etiquetas de confidencialidade: ative as etiquetas de confidencialidade para ficheiros no SharePoint e no OneDrive. Em seguida, com uma política de etiqueta de publicação, pode configurar uma etiqueta predefinida e os utilizadores podem aplicar manualmente as suas etiquetas. Para etiquetar em escala, utilize a etiquetagem automática para aplicar automaticamente etiquetas com base em informações confidenciais detetadas.

    Para obter mais informações sobre as diferentes formas de aplicar etiquetas de confidencialidade, veja Cenários comuns para etiquetas de confidencialidade.

    Um dos métodos de etiquetagem disponíveis é aplicar etiquetas de confidencialidade com base no conteúdo encontrado em documentos quando utiliza políticas de prevenção de perda de dados (DLP). As políticas DLP podem aplicar automaticamente etiquetas de confidencialidade quando são identificados tipos específicos de informação num documento, como dados pessoais que incluem endereços, informações fiscais ou números de passaporte.

    Com as políticas DLP, também pode:

Depois de aplicadas, as etiquetas de confidencialidade impõem as definições de proteção.

Para saber mais sobre etiquetas de confidencialidade, consulte Saiba mais sobre etiquetas de confidencialidade.

Atividade Copilot e Microsoft Purview

✅ Auditar a atividade copilot, criar políticas de retenção e utilizar a Deteção de Dados Eletrónicos e a conformidade de comunicação

No portal do Microsoft Purview, pode utilizar as seguintes funcionalidades para procurar conteúdos e atividades específicos que incluam pedidos e respostas da Copilot.

Dica

Para saber mais sobre estas proteções de segurança e conformidade do Microsoft Purview para a Copilot e como o Microsoft Purview Hub de IA pode ajudá-lo a implementá-las mais rapidamente, consulte Proteções de conformidade e segurança de dados do Microsoft Purview para aplicações de IA geradoras.

Passo 3 – Rever a privacidade da aplicação

✅ Rever as definições de privacidade das suas aplicações do Microsoft 365

As definições de privacidade nas suas aplicações do Microsoft 365 podem afetar a disponibilidade de funcionalidades Microsoft 365 Copilot. Para garantir que os utilizadores podem aceder às funcionalidades do Copilot, reveja as definições de privacidade nas suas aplicações do Microsoft 365.

Para saber mais, consulte Microsoft 365 Copilot e controlos de privacidade para experiências ligadas.

Passo 4 – Atualizar canais

✅ Utilizar o Canal Atual ou o Canal Empresarial Mensal para atualizar aplicações

Microsoft 365 Copilot segue a prática padrão Microsoft 365 Apps para implementação e atualizações. Está disponível em todos os canais de atualização, exceto no Semi-Annual Enterprise Channel.

Suas opções:

  • Os canais de produção incluem Canal Atual e Canal Empresarial Mensal.

    • O Canal Atual fornece aos seus utilizadores as funcionalidades mais recentes da aplicação Microsoft 365 assim que estiverem prontos. Proporciona a melhor experiência para um produto em rápida mudança, como o Copilot.

    • O Canal Empresarial Mensal dá mais previsibilidade de quando estas novas funcionalidades de aplicações do Microsoft 365 são lançadas todos os meses. É uma boa opção para as organizações que pretendem validar as novas funcionalidades antes de serem lançadas para o Canal Atual.

  • Os canais de pré-visualização incluem Canal Atual (Pré-visualização) e Canal Beta.

    Como sempre, os canais de pré-visualização são uma ótima opção para validar o produto antes de serem lançados para o restante da organização. Para saber mais, confira Visão geral dos canais de atualização e Canais do Microsoft 365 Insider.

Há várias maneiras de gerenciar canais para dispositivos de usuário. Para saber mais, consulte Alterar o canal de atualização do Microsoft 365 para habilitar o Copilot.

Passo 5 – Aprovisionar licenças de Microsoft 365 Copilot

✅ Atribuir licenças copilot com o Centro de administração do Microsoft 365

O próximo passo é atribuir licenças para que os utilizadores possam começar a utilizar o Copilot. Pode gerir licenças de Microsoft 365 Copilot no Centro de administração do Microsoft 365. Pode atribuir a utilizadores individuais ou a grupos de utilizadores e reatribuir licenças a outros utilizadores.

Quando as licenças são atribuídas, o Copilot aparece nas aplicações do Microsoft 365, como o Word e o Excel. Para utilizar o Copilot, os utilizadores iniciam sessão na aplicação com a respetiva conta escolar ou profissional e o ficheiro tem de ser editável (não só de leitura).

Para saber mais, confira:

Passo 6 – Configurar as definições do Copilot

✅ Configurar mais funcionalidades do Copilot

No Centro de administração do Microsoft 365>Copilot, existem mais funcionalidades do Copilot que beneficiam os administradores e as definições que pode configurar que beneficiam a sua organização.

Você pode:

  • Ver a status de atribuições de licenças do Copilot
  • Aceder às informações mais recentes no Copilot
  • Gerir controlos de conformidade e segurança de dados
  • Submeter comentários em nome dos utilizadores
  • Configurar plug-ins e permissões
  • Ativar a utilização de dados Web como dados de base no Copilot

Para saber mais, consulte Gerir Microsoft 365 Copilot com a página Copilot.

Passo 7 – Implementar em alguns utilizadores e medir a adoção

✅ Criar um grupo de adotantes iniciais

Existem muitas utilizações de Microsoft 365 Copilot nas várias aplicações de produtividade do Microsoft 365. Além disso, existem oportunidades para os utilizadores encontrarem valor de formas diferentes.

Para ajudar a impulsionar a adoção, crie um grupo de adotantes iniciais. Este grupo pode ajudá-lo a compreender como os utilizadores estão a utilizar o Copilot e como é valioso para eles.

  1. Identifique usuários em vários grupos de negócios em sua organização, idealmente com alto uso de recursos do Microsoft 365 existentes. Pode identificar estes utilizadores ao rever as métricas de utilização no Centro de administração do Microsoft 365.

  2. Atribua estes utilizadores Microsoft 365 Copilot licenças e integre-as com os recursos disponíveis no hub de adoção do Microsoft 365 Copilot, incluindo o kit de inclusão de utilizadores.

  3. À medida que estes utilizadores se sentem mais confortáveis com a utilização do Copilot, podem falar sobre como o utilizam melhor e onde é mais valioso para eles. Estas informações fornecem-lhe campeões de produtos que podem ajudar outros utilizadores a adotar e utilizar o Copilot em toda a sua organização.

    Com sua comunidade estabelecida de pioneiros ou campeões, eles podem falar melhor com seus colegas dentro da organização e contextualizar o valor do Copilot para melhor atender às suas necessidades. Essa estrutura também fornece aos departamentos de TI uma maneira escalonável de lidar com perguntas por meio de Campeões, desenvolvendo uma equipe de especialistas em toda a organização.

    Para saber mais sobre a adoção de condução, visite o centro de adoção Microsoft 365 Copilot.

✅ Obter informações e sentimentos do utilizador

Para medir o impacto do Copilot na sua organização, utilize o Dashboard do Copilot de Viva Insights. Viva Insights dá aos líderes organizacionais e aos decisores de TI informações sobre a preparação, a adoção, o impacto e o sentimento dos utilizadores.

Para saber mais, confira:

Mais recursos