Criar uma solicitação de cotação
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Este tópico explica como criar uma solicitação de cotação (RFQ).
Observação
O tópico inclui informações sobre os recursos que foram adicionados ou alterados em Microsoft Dynamics AX 2012 R3 e em .
Essa tarefa for parte de um processo maior
A ilustração a seguir mostra o processo ponta a ponta para a criação de uma RFQ, disponibilizando-a a fornecedores e avaliando ofertas retornadas por fornecedores. Este procedimento aborda as etapas numeradas.
.jpg "O processo completo de criação e envio de RFQs")
Pré-requisitos
A tabela a seguir mostra os pré-requisitos que devem estar funcionando antes de começar.
Categoria |
Pré-requisito |
|---|---|
Versão |
Microsoft Dynamics AX 2012 R3 com Compras e Fornecimento |
Tarefas de configuração relacionadas |
Configurar solicitações de cotação |
1. Preparar os campos iniciais em uma RFQ
Além das informações sobre as mercadorias ou serviços que você está emprestando ofertas, uma RFQ contém informações sobre a própria ordem. Por exemplo, você especifica requisitos de entrega e convida fornecedores específicos para fazer ofertas. Você especifica estas informações no formulário Nova solicitação de cotação.
Para preparar os campos iniciais na RFQ, siga estas etapas:
Clique em Compras > Comum > Solicitações de cotação > Todas as solicitações de cotação.
No Painel de Ação, na guia Cotação, clique em Solicitação de cotação.
No formulário Nova solicitação de cotação, selecione um Tipo de compra nas seguintes opções:
Ordem de compra – um contrato para comprar uma quantidade ou um valor específico de produtos de um fornecedor.
Contrato de compra – um contrato para comprar uma quantidade ou um valor específico de produtos durante um período. Se você selecionar esse tipo de compra, deverá selecionar o intervalo de datas que se aplica ao contrato de compra e o nome da pessoa que gerencia o contrato de compra.
Observação
Requisição de Compra – esse tipo é selecionado automaticamente ao criar uma RFQ diretamente de uma requisição de compra. Se você selecionar este tipo manualmente, será exibida uma mensagem de erro. Para obter mais informações, consulte Criar uma solicitação de cotação de uma requisição de compra.
No campo Moeda, selecione a moeda. O padrão é a moeda da entidade legal.
No campo Data de entrega, selecione a data limite para receber os itens.
No campo Data e hora de vencimento, especifique a data e a hora em que os fornecedores deverão responder à RFQ.
No campo ID do projeto, selecione um projeto se os itens da RFQ for para um projeto.
Se o endereço de entrega for diferente do endereço da entidade legal, clique em Endereço de entrega e então especifique um endereço de entrega.
Se houver um grupo de compradores para o solicitante dos itens, selecione-o no campo Grupo de compradores.
No campo Idioma, selecione o idioma em que você deseja receber ofertas. Um fornecedor pode alterar o idioma da oferta.
No campo Título do documento, digite uma descrição amigável para a RFQ.
Observação
As etapas 11 a 13 se aplicarão se você estiver executando o AX 2012 R3.
Na lista Tipo de solicitação, selecione o tipo desejado, como RFQ. Para obter mais informações, consulte Criar e usar um tipo de solicitação.
Se um método de pontuação estiver associado ao tipo, então esse será o padrão para a RFQ que você estiver criando. Você pode alterar o método de pontuação posteriormente, se quiser. Para obter mais informações, consulte Criação e uso de métodos e critérios de pontuação.
Se um departamento específico estiver fazendo a solicitação, especifique-o no campo Departamento solicitante.
Clique em OK para criar a RFQ. As informações são transferidas para a Cabeçalho da solicitação de cotação. Os status mais alto e mais baixo da RFQ é Criado.
2. Especifique os detalhes dos seus bens ou serviços solicitados
Depois de ter especificado as informações básicas sobre sua RFQ, você especificará os bens ou serviços para os quais deseja que os fornecedores façam ofertas.
Para fornecer as especificações da sua solicitação, siga estas etapas:
No formulário Detalhes da solicitação de cotação, na guia rápida Linhas da solicitação de cotação, selecione um tipo de linha:
Item – um item que é rastreado como estoque no Microsoft Dynamics AX e tem um número de item. Item é o tipo de linha padrão.
Categoria – um bem ou serviço de não estoque, que você insere manualmente de uma hierarquia de categorias de compras.
Esta etapa se aplicará se você estiver executando o AX 2012 R3. Para permitir que fornecedores enviem ofertas lacradas, em Cabeçalho da solicitação de cotação, na lista Tipo de oferta, selecione Lacrada. As ofertas recebidas serão então criptografadas e ficarão inacessíveis até o início da tabulação de ofertas, após a data de fechamento da RFQ.
Observação
Os fornecedores só poderão usar a funcionalidade de oferta lacrada no portal de Fornecedor no Portal Empresarial do Microsoft Dynamics AX. Esta funcionalidade não está disponível com Sites Services for Microsoft Dynamics ERP.
Esta etapa se aplicará se você estiver executando o AX 2012 R3. Se desejar que o fornecedor possa oferecer substitutos ou alternativas, na guia rápida Geral, marque a caixa de seleção Permitir alternativas em linhas de resposta. É permitida uma alternativa por linha de categoria.
Insira informações para a linha, como informações de dimensões de estoque, de quantidade, de unidade, de preço e de desconto. Se quiser que o fornecedor preencha as informações, deixe os campos em branco.
A data de vencimento da RFQ e a data de entrega solicitada são copiadas do cabeçalho da RFQ. Você pode alterar as datas para cada linha.
Clique em Adicionar linha quantas vezes for necessário. Cada linha recebe um número, que aparecerá em todos os documentos relacionados à RFQ.
Observação
Se estiver executando AX 2012 R3, você pode usar o número da linha para classificar e filtrar por todos os documentos relacionados. Os números são incrementados em 10. Se você adicionar uma nova linha entre duas linhas existentes, ela receberá um número entre as duas linhas. Por exemplo, se a solicitação original tiver três linhas, elas serão numeradas como 10, 20 e 30. Se você adicionar uma linha entre as linhas 10 e 20, ela receberá o número 15.
Você também pode renumerar a lista, o que reatribuirá as linhas incrementadas em 10. Até você publicar ou enviar a solicitação, poderá adicionar mais linhas e renumerar a lista. No entanto, depois que você emitir uma confirmação de compra, não poderá renumerar a lista.
Para adicionar fornecedores, use um dos seguintes métodos:
Se você estiver executando o AX 2012 R3, poderá adicionar fornecedores à RFQ automaticamente, com base na categoria de compras dos itens solicitados. Na Guia Rápida Fornecedor, clique em Adicionar fornecedores automaticamente.
Como alternativa, na guia rápida Fornecedor, selecione um fornecedor no campo Conta de fornecedor. As informações de contato são adicionadas à RFQ. O status é Criado. Isso significa que as informações do fornecedor foram salvas na RFQ, mas você não enviou a RFQ para o fornecedor ou a publicou no portal do Fornecedor. Você pode adicionar um fornecedor a uma RFQ independentemente do status do fornecedor.
Observação
As informações específicas do fornecedor, como as condições de pagamento e a moeda, não são incluídas na FRQ.
Você pode anexar documentos ao cabeçalho e às linhas de uma RFQ.
Para anexar um documento ao cabeçalho de uma RFQ, no Painel de Ação, clique em Anexos.
Para anexar um documento à linha de uma RFQ, na guia rápida Linhas da solicitação de cotação, clique no ícone Documentos na linha.
Esta etapa se aplicará se você estiver executando o AX 2012 R3. Se houver um questionário que você deseja que os fornecedores preencham como parte da oferta, você poderá anexá-lo à RFQ clicando na guia Questionário e clicando em Adicionar. Para obter mais informações sobre questionários no AX 2012 R3, consulte Usando questionários.
3. Defina as respostas da solicitação de cotação
Você pode especificar as informações que deseja receber de fornecedores quando eles fizerem uma oferta em uma RFQ. Os campos selecionados no formulário Campos de resposta padrão da solicitação de cotação são impressos na folha de resposta enviada aos fornecedores.
Também é possível definir os campos padrão que se aplicam a todas as respostas a RFQs (ofertas). Para obter mais informações, consulte Defina as respostas da solicitação de cotação.
Observação
Em alguns casos, talvez você queira criar uma resposta real a RFQ para um fornecedor. Para obter mais informações, consulte Criar uma resposta a uma solicitação de cotação.
Para alterar campos de resposta de uma RFQ específica das configurações padrão, siga estas etapas:
Clique em Compras > Comum > Solicitações de cotação > Todas as solicitações de cotação.
Selecione a RFQ com a qual deseja trabalhar.
No Painel de Ação, na guia Cotação, clique em Configurar resposta à solicitação de cotação.
No formulário Campos de resposta padrão da solicitação de cotação, marque ou desmarque as caixas de seleção que correspondam às informações que deseja receber.
4. Enviar a RFQ e a folha de resposta da RFQ
Observação
Se a chave de configuração Public Sector estiver instalada, use a etapa 6, "Publicar a RFQ".
Depois de especificar todos os detalhes, será necessário permitir que os fornecedores exibam a RFQ.
As folhas de resposta contêm campos que devem ser preenchidos pelos fornecedores aos quais você envia a RFQ. Uma RFQ e uma folha de resposta são criadas para cada fornecedor, e um diário de RFQ é criado. O diário de RFQ contém a RFQ e a folha de resposta. Para disponibilizar sua RFQ para os fornecedores selecionados no caso da RFQ, siga estas etapas:
Clique em Compras > Comum > Solicitações de cotação > Todas as solicitações de cotação.
Selecione a RFQ com a qual deseja trabalhar. O status mais baixo da RFQ deve ser Criado ou Enviado.
Se o status mais baixo de uma linha for Criado, há pelo menos um fornecedor para o qual ela não foi enviada. Se o status mais baixo de uma linha for Enviado, pelo menos um fornecedor não respondeu e você pode reenviar a RFQ para eles.
No Painel de Ação, clique em Enviar.
No formulário Enviando uma solicitação de cotação, verifique se os fornecedores na lista são aqueles dos quais você deseja receber a RFQ. Para remover qualquer fornecedor, selecione o fornecedor e clique em Excluir.
Observação
Os fornecedores excluídos usando o formulário Enviando uma solicitação de cotação não serão removidos da RFQ e poderão ver a RFQ nas listas Todas as solicitações de cotação e Solicitações de cotação fechadas no portal do Fornecedor.
No painel inferior, selecione as linhas da RFQ para enviar, e exclua todas as linhas que você não deseja enviar.
Se quiser imprimir a RFQ e a folha de respostas, continue na etapa 5, Imprimir a RFQ e a folha de resposta da RFQ. Caso contrário, no formulário Enviando uma solicitação de cotação, click em OK para enviar a RFQ para os fornecedores selecionados.
Observação
Se estiver instalado e o bloqueio da RFQ estiver habilitado em Parâmetros de compras somente determinados campos serão editáveis. A RFQ permanecerá neste estado bloqueado, a menos que você crie um aditamento. Para obter mais informações, consulte Modificar uma solicitação de cotação.
5. [Opcional] Imprimir a RFQ e a folha de resposta da RFQ
Se você imprimir a RFQ quando enviá-la, uma RFQ e uma folha de respostas serão impressas para cada fornecedor e será criado um diário de RFQ. O diário de RFQ contém a RFQ e a folha de resposta. Diários de RFQ são criados sempre que uma RFQ é atualizada com o formulário Enviando uma solicitação de cotação.
Para imprimir sua RFQ, siga estas etapas:
No painel inferior, após selecionar as linhas da RFQ para enviar e excluir as linhas que você não deseja enviar, clique em Imprimir.
Marque a caixa de seleção Imprimir solicitação de cotação para imprimir a RFQ selecionada e marque a caixa de seleção Imprimir folha de respostas de solicitação de cotação para imprimir uma folha de resposta da RFQ. Para obter mais informações sobre como definir campos na folha de resposta da RFQ, consulte Defina as respostas da solicitação de cotação.
Marque a caixa de seleção Imprimir preços/valores de solicitação de cotação para imprimir preços e valores na RFQ.
Para escolher como imprimir folhas de respostas, clique em Opções de impressão avançadas.
Clique em OK para imprimir a RFQ e a folha de resposta da RFQ.
Uma RFQ será impressa para cada fornecedor, onde as linhas terão o status mais baixo de Criado ou Enviado e o status mais alto de Criado ou Enviado. As linhas canceladas e as linhas com respostas registradas não serão impressas. Diários de RFQ são criados sempre que uma RFQ é atualizada com o formulário Enviando uma solicitação de cotação.
No formulário Enviando uma solicitação de cotação, click em OK para enviar a RFQ para os fornecedores selecionados.
6. Publique a RFQ (setor Público)
Para Setor público no Microsoft Dynamics AX 2012 R3, você pode tornar sua RFQ disponível para qualquer fornecedor que visite o portal de Fornecedor e ao mesmo tempo enviá-la para os fornecedores selecionados no exemplo da RFQ, executando as seguintes etapas:
Clique em Compras > Comum > Solicitações de cotação > Todas as solicitações de cotação.
Selecione a RFQ com a qual deseja trabalhar.
(Em Painel de Ação, no grupo de Processar, clique em Enviar e publicar no Portal do fornecedor).
No formulário Enviando e publicando a solicitação de cotação, clique em OK e, em seguida, clique em OK no Log de informações que aparece.
A RFQ será mostrada na lista Solicitações de cotação abertas. Todos os fornecedores com acesso ao portal poderão exibir a RFQ. Os diários de RFQ são criados toda vez que você atualiza uma RFQ usando o formulário Enviando e publicando a solicitação de cotação.
Observação
Se estiver instalado e o bloqueio da RFQ estiver habilitado em Parâmetros de compras, a RFQ agora permanecerá bloqueada. Apenas alguns campos serão editáveis, a menos que você crie um aditamento. Para obter mais informações, consulte Modificar uma solicitação de cotação.
Próxima etapa
Você pode alterar uma RFQ que já foi enviada aos fornecedores e enviá-la novamente. Se estiver no setor público e a RFQ for publicada no portal do Fornecedor, você pode republicar a versão alterada. Para obter mais informações, consulte Modificar uma solicitação de cotação.
No entanto, normalmente, a próxima etapa será comparar e avaliar as ofertas devolvidas a você. Isso pode envolver a pontuação e a classificação das ofertas. Você poderá então rejeitar ou aceitar linhas em ofertas de um ou mais fornecedores. Você também pode devolver ofertas a fornecedores para obter mais informações. Para obter mais informações sobre estas etapas, consulte Compare ofertas e conceda um contrato. Para obter informações sobre as etapas percorridas por fornecedores para que respondam à RFQ, consulte Sobre ofertas de fornecedor.
Tarefas relacionadas
Configurar solicitações de cotação
Criar e usar um tipo de solicitação
Criação e uso de métodos e critérios de pontuação
Criar uma solicitação de cotação de uma requisição de compra
Defina as respostas da solicitação de cotação
Criar uma resposta a uma solicitação de cotação
Modificar uma solicitação de cotação
Compare ofertas e conceda um contrato
Informações técnicas para administradores de sistemas
Se você não tiver acesso às páginas que são usadas para concluir essa tarefa, entre em contato com o administrador do sistema e forneça as informações que são mostradas na tabela a seguir.
Categoria |
Pré-requisito |
|---|---|
Chaves de configuração |
A chave de configuração Public Sector deve estar habilitada para publicar RFQs. |
Funções de segurança |
Para exibir RFQs publicadas, você deverá ser membro de uma função de segurança que inclua os direitos Fornecedor (Externo) – Setor Público. |