Introdução à adoção de Microsoft Syntex

Microsoft Syntex é um serviço baseado em nuvem que aplica a IA (inteligência artificial) para automatizar o processamento de conteúdo e a extração de conhecimento. Ele ajuda você a transformar seu conteúdo em dados estruturados que podem ser facilmente pesquisados, analisados e reutilizados.

Microsoft Syntex oferece uma gama de casos de uso para aprimorar o gerenciamento de conteúdo em uma empresa. Aqui estão alguns exemplos de como ele pode ser aplicado:

• Gerar documentos de rotina automaticamente – empregar o assembly de conteúdo para criar modelos modernos para arquivos que precisam ser gerados regularmente, como relatórios de manutenção de rotina.

• Gerar documentos em massa – utilize o assembly de conteúdo para gerar grandes quantidades de documentos semelhantes, por exemplo, renovações de contrato.

• Manipular documentos de entrada – use Microsoft Syntex para gerenciar e processar documentos comerciais de entrada, como formulários de seguro, verificações comerciais e contratos de aluguel.

• Facilitar a localização de informações – use Microsoft Syntex para aprimorar a descoberta e a usabilidade de documentos empresariais e informações de funcionários em bibliotecas de documentos, como políticas e procedimentos.

• Localizar detalhes do conteúdo — Centralize, organize e recupere conteúdo usando Microsoft Syntex para facilitar a descoberta de detalhes específicos, como informações de patente.

• Conformidade com documentos – Utilize Microsoft Syntex para ajudar a atender aos requisitos de retenção e confidencialidade para seus documentos comerciais, incluindo arquivos de eventos ou conferências.

Identificar cenários de negócios

Para se preparar para usar Microsoft Syntex em sua organização, primeiro você precisa entender os cenários em que ele será útil. O "por quê" ajuda a determinar quais recursos serão mais benéficos e se o processamento de documentos for necessário, qual tipo de modelo será necessário. Para atender a um resultado de negócios, pode ser útil combinar vários recursos de Microsoft Syntex. Use os cenários de exemplo e use casos para solicitar ideias sobre como você pode usar Microsoft Syntex em sua organização.

O conteúdo é a força vital da organização. Muitas unidades de negócios em sua organização são responsáveis pelo processamento de dados e podem estar fazendo isso hoje com uma combinação de processos manuais ou semi-automatizados que envolvem várias etapas. Usar Microsoft Syntex recursos pode ajudá-lo a melhorar as práticas de gerenciamento de conteúdo da sua organização, incluindo:

• Forneça pesquisa e filtragem avançadas para melhorar a localização e a recuperação da pesquisa.

• Defina a formatação condicional para exibir e filtrar documentos com facilidade.

• Gere um relatório do Power BI com um clique usando metadados extraídos.

• Crie regras na biblioteca de documentos ou fluxos de trabalho de negócios por meio do Power Automate.

• Verifique a conformidade por meio do aplicativo de rótulos de retenção e confidencialidade.

Considere sua lifecyle de conteúdo

Pensando no ciclo de vida de conteúdo típico em que o conteúdo é criado e recriado, até a compreensão e processamento de conteúdo e a descoberta e pesquisa de conteúdo, há muitos recursos dentro de Microsoft Syntex que podem ajudar sua empresa.

Criação e reutilização de conteúdo

No ciclo de vida do conteúdo, pode haver casos de uso para automatizar a criação de conteúdo, especialmente conteúdo transacional ou padronizado e o assembly de conteúdo pode ser útil para isso. O assembly de conteúdo pode gerar automaticamente documentos comerciais repetitivos padrão, como contratos, instruções de trabalho, contratos de serviço, cartas de consentimento, lançamentos de vendas e correspondência.

Depois de identificar tipos de documento repetitivos, você deseja identificar a fonte de dados que pode ser usada como fonte para os documentos. Ter uma lista ou fonte de dados para preencher os documentos permite que você faça isso de forma mais rápida, consistente e com menos erros criando modelos modernos e usando esses modelos para gerar documentos. Para usar esse recurso, uma assinatura do Azure precisa ser configurada no Microsoft Syntex configurado.

Colaboração de conteúdo

O recurso de anotações no Microsoft Syntex é usado para adicionar anotações e comentários ao conteúdo em bibliotecas de documentos, seja para si mesmo ou para colaborar com outras pessoas. O recurso de anotações pode ser usado sem modificar os arquivos originais, de modo que os registros originais sejam preservados.

Atualmente, as ferramentas de anotação incluem caneta e realce, em que as cores podem ser selecionadas juntamente com uma borracha para remover traços de tinta e anotações anteriores. Depois de configurar uma assinatura do Azure em seu locatário para Microsoft Syntex, esse recurso será habilitado para seus usuários. Talvez você queira considerar fornecer detalhes aos usuários finais sobre o recurso, especialmente para grupos empresariais que podem marcar ou anotar documentos fortemente.

Compreensão e processamento de conteúdo

Usar Microsoft Syntex para automatizar a classificação e a extração de dados do conteúdo usando o processamento de documentos e os recursos de marcação de taxonomia ou marcação de imagem podem economizar tempo e dinheiro minimizando o risco de erros de digitação ou informações perdidas.

Microsoft Syntex pode executar diferentes tipos de tarefas em seu conteúdo, incluindo classificação, extração e palavras-chave. A tabela a seguir mostra essas tarefas e recursos relacionados.

Tarefa	Descrição	recurso Microsoft Syntex
Classificação	Identifica o tipo de conteúdo que o arquivo representa (por exemplo, um relatório, uma fatura ou um formulário)	Processamento de documentos não estruturados
Extração	Identifica informações com base em uma entidade de dentro de um documento	Processamento de documentos estruturados Processamento de documentos de forma livre Processamento de documentos predefinidos Reconhecimento óptico de caracteres
Marcação de palavra-chave	Sugere informações com base em uma propriedade ou decisão sobre um documento usando palavras-chave	Marcação de taxonomia Marcação de imagem

Conformidade de conteúdo

Os modelos de processamento de documentos também podem ser usados para adicionar conformidade, fazendo com que eles apliquem rótulos de confidencialidade e rótulos de retenção ao conteúdo adicionado a bibliotecas de documentos com modelos configurados com eles.

Depois que o tipo de conteúdo e os metadados estiverem disponíveis em uma biblioteca de documentos, os usuários empresariais poderão executar muitas ações nos dados, incluindo criar novas exibições sobre o conteúdo, criar relatórios, mover conteúdo com base em determinadas informações presentes usando regras e criar fluxos de trabalho de processo de negócios para aprovações, adicionar dados a outros sistemas, gerar ordens de trabalho e muitas outras tarefas que podem ter sido feitas manualmente.

Capacidade de descoberta de conteúdo

Usar recursos de processamento de documentos em Microsoft Syntex pode melhorar a experiência de pesquisa, pois cada pedaço de metadados extraídos do conteúdo agora será pesquisável. O recurso de consulta de conteúdo permite que você execute consultas específicas baseadas em metadados em bibliotecas de documentos do SharePoint. Você pode fazer consultas mais rápidas e precisas com base em valores de coluna de metadados específicos, em vez de apenas pesquisar palavras-chave.

Além de classificar e extrair dados do conteúdo adicionado a uma biblioteca do SharePoint, sua organização pode ter conteúdo bloqueado atualmente em imagens que são desafiadoras de localizar. O serviço OCR (reconhecimento óptico de caracteres) no Microsoft Syntex permite extrair texto impresso ou manuscrito de imagens e documentos. Exemplos de imagens incluem cartazes, desenhos e rótulos de produtos. Exemplos de documentos incluem artigos, relatórios, formulários e faturas. O texto normalmente é extraído como palavras, linhas de texto e parágrafos ou blocos de texto, permitindo o acesso à versão digital do texto digitalizado. As informações extraídas são indexadas na pesquisa e podem ser disponibilizadas para recursos de conformidade, como DLP (prevenção contra perda de dados ).

Planejar para começar

Ao começar a usar Microsoft Syntex, você vai querer avaliar o estado atual e as necessidades da organização em relação ao gerenciamento, processamento e análise de conteúdo. Pode ajudar a identificar repositórios de conteúdo chave específicos usados por grupos em sua organização e discutir com essas equipes seus processos e cenários de negócios atuais. Há casos em que eles estão gerenciando conteúdo manualmente que podem ser automatizados? Isso pode incluir casos em que eles estão lidando com a ingestão de formulários ou documentos padrão, como documentos de RH ou pedidos de compra para processamento ou se eles estão gerando conteúdo repetido em escala, como cartas de oferta ou propostas. Ou áreas em que eles estão fazendo suas anotações por meio de caneta e papel ou um aplicativo de terceiros em que agora você pode fazer isso em seu ambiente existente do SharePoint.

Ao pensar em quais cenários de negócios considerar, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Isso resolve um problema real?
• Será amplamente usado ou terá amplo impacto?
• É possível?
• Você pode medir o sucesso?

Os comandos Microsoft Syntex na ferramenta de avaliação do Microsoft 365 também podem ajudar a identificar áreas potenciais do ambiente do SharePoint que podem se beneficiar de Microsoft Syntex recursos.

Se você não tiver certeza de por onde começar, considere verificar os modelos de site Microsoft Syntex disponíveis em seu locatário depois de configurar Microsoft Syntex e configurar sua assinatura do Azure. Esses modelos estão disponíveis em todos os sites de equipe e são predefinidos, prontos para implantação e personalizáveis. Use esses modelos para iniciar um site profissional para gerenciar, processar e acompanhar a status de documentos comerciais em sua organização usando vários recursos de Microsoft Syntex. Esses sites podem ajudá-lo a demonstrar recursos para equipes de negócios e iniciar a previsão e o desenvolvimento de cenários para sua organização ilustrando como os recursos podem agregar valor para áreas de negócios, como gerenciamento de contratos e contabilidade.

Identificar as funções e responsabilidades para sua organização

Ao determinar quem em sua organização precisará estar envolvido em seus projetos de Microsoft Syntex, ele ajudará a mapear os recursos necessários. As funções na tabela a seguir podem estar envolvidas, dependendo dos recursos que você selecionar para usar.

Por exemplo, se você estiver focado no processamento de documentos, a função de administrador do SharePoint será fundamental para criar e gerenciar centros de conteúdo necessários para gerenciar modelos em escala. Se você estiver focado em recursos como OCR e conformidade, o administrador de conformidade do Purview será necessário. Se a marcação de taxonomia for perseguida, é importante entender o gerenciamento do repositório de termos corporativos ou determinar se você usará um centro de conteúdo.

Administrador	Requisito	Responsibilities
Administrador de Assinaturas do Azure	Microsoft Entra função	Configurar configurações de assinatura do Azure, examinar o gerenciamento de custos da Microsoft nos dados do Azure
Administrador de conformidade do Purview	Microsoft Entra função	Planejar configurações de conformidade, como rótulos de confidencialidade e políticas de retenção e configurações de OCR
Administrador do SharePoint	Microsoft Entra função	Reunir casos de uso comercial, determinar se os recursos serão habilitados em todos os sites ou em sites selecionados Gerenciar centros de conteúdo e permissões Estabelecer práticas recomendadas e examinar análise de modelo
Administrador do Power Platform	Microsoft Entra função	Configurar o ambiente do Dataverse (se necessário) para modelos estruturados e de forma livre
Administrador do SharePoint Term Store	Configurado pelo administrador do SharePoint no centro de administração do SharePoint	Gerenciar conjuntos de termos corporativos, determinar se os usuários finais podem modificar determinados conjuntos de termos
Microsoft Syntex usuário comercial (gerenciando modelos, usando o assembly de conteúdo)	Permissões gerenciadas no nível do site ou em centros de conteúdo Permissões de edição de inserção de conteúdo Permissões de Gerenciamento de Listas do SharePoint em que você deseja publicar modelos ou usar recursos de assembly de conteúdo	Reunir casos de uso comercial Criar, treinar e aplicar modelos

Considerações de configuração e configuração

O planejamento para uma implantação de Microsoft Syntex envolve determinar quais recursos você habilitará e planejará os custos usando a calculadora de custos Microsoft Syntex para ajudar na previsão de custos para Microsoft Syntex, especialmente com o advento dos serviços de pagamento conforme o uso. Essa ferramenta fornece uma melhor compreensão dos padrões de uso da sua organização e dos custos estimados para que você possa tomar decisões mais informadas. Também é útil em conjunto com a ferramenta avaliação do Microsoft 365, que analisa sua arquitetura de informações e realça bibliotecas com tipos de conteúdo do cliente e colunas estendidas que podem se beneficiar da automação alimentada pelo Syntex.

Lista de verificação de preparação

Para se preparar para implementar Microsoft Syntex, você precisa:

1. Planejar o estado final

   • Planeje para aproveitar o valor de recursos Microsoft Syntex em áreas como:
     • Pesquisar
     • Filtragem e formatação de exibição
     • Conformidade
     • Automação

2. Identificar

   • Entender a arquitetura de informações existente e o uso de recursos de gerenciamento de conteúdo.
   • Algum tipo de conteúdo existente é um bom candidato para modelos?
   • Quais processos existentes seriam aprimorados por metadados?
   • Quanto conteúdo você processará?

3. Design

   • Crie sua abordagem para arquitetura de informações, metadados gerenciados e tipos de conteúdo.
   • Crie o processo para definição, criação e gerenciamento.