Maneiras comuns de usar um formulário em um fluxo

Se você não sabe por onde começar, estas são algumas das maneiras mais comuns de usar o Microsoft Forms com o Power Automate:

• Enviar um email quando houver uma nova resposta de formulário
• Enviar um email para o respondente do formulário
• Enviar uma solicitação de aprovação com detalhes do formulário
• Adicionar respostas de formulário a uma planilha do Excel
• Obter um anexo de um formulário e enviá-lo por email

Enviar um email quando houver uma nova resposta de formulário

Você pode ativar as notificações por email para os proprietários do formulário nas configurações do formulário. Se você quiser que outra pessoa seja notificada quando uma resposta for enviada, crie uma notificação por email personalizada com o Power Automate.

O Power Automate permite que você use o novo designer ou o designer clássico para configurar o fluxo da nuvem. As etapas são semelhantes em ambos os designers. Saiba mais (com exemplos) em Identificar diferenças entre o novo designer e o designer clássico.

Novo designer

1. Peça ao Copilot para criar seu fluxo digitando o seguinte prompt:

   quando uma nova resposta ao MS Forms for enviada, envie um email

   O Power Automate retorna uma sugestão de fluxo que corresponde ao que você digitou.

   

2. Selecione Avançar.

3. Revise as conexões e selecione Criar fluxo para acessar o designer.

4. No designer, forneça os campos ausentes na ação Enviar um email* se o Copilot não a preencheu automaticamente para você.

   

Designer clássico

Começaremos com um modelo predefinido e o personalizaremos para ajudar nossos gerentes a planejar as férias dos funcionários.

1. Procure por Microsoft Forms na galeria de modelos do Power Automate e, em seguida, selecione o modelo chamado Notifique-me no Outlook quando um aluno concluir um teste.

2. Se necessário, entre nos conectores e selecione Continuar.

3. Na primeira etapa do fluxo, Quando uma nova resposta for enviada, selecione seu formulário na caixa ID do formulário.

4. Na próxima etapa do fluxo, Aplicar a cada, selecione seu formulário novamente no campo ID do Formulário. Deixe todo o resto inalterado.

5. Ignore a etapa do Office 365 Obter meu perfil (V2).

   Se você não precisar enviar o email para si mesmo, poderá excluir esta etapa.

6. Na etapa final do fluxo, Enviar um email, insira os destinatários, o assunto e o corpo do email. Selecione o conteúdo dinâmico para incluir detalhes da resposta do formulário em seu email.

   

7. Selecione o nome do fluxo na parte superior da tela do Power Automate e altere-o como quiser.

8. Salve e teste o fluxo.

Enviar um email para o respondente do formulário

Você pode ativar recibos de email para respondentes nas configurações do seu formulário. Se você quiser personalizar o email que eles recebem, use o Power Automate.

Novo designer

1. Peça ao Copilot para criar seu fluxo digitando o seguinte prompt:

   Enviar um email para o respondente junto com sua resposta

   O Copilot tenta configurar a maioria dos parâmetros na ação de email, como no exemplo a seguir:

   

2. Preencha o restante dos parâmetros na ação do email (Corpo do email).

   

3. Salve o fluxo.

Designer clássico

Siga as etapas para enviar um email quando houver uma nova resposta de formulário, mas envie o email para o respondente.

Enviar uma solicitação de aprovação com detalhes do formulário

Neste exemplo, começaremos com outro modelo predefinido e o personalizaremos para criar uma solicitação de aprovação de férias.

Novo designer

[Este tópico faz parte da documentação de pré-lançamento e está sujeito a alterações.]

1. Procure por Microsoft Forms na galeria de modelos do Power Automate e selecione o modelo chamado Enviar respostas de formulário para aprovação.

2. Entre ou crie os conectores, conforme necessário, e selecione Continuar.

3. Peça ao Copilot para criar seu fluxo digitando o seguinte prompt:

   quando uma nova resposta for enviada, inicie uma aprovação com megan@contoso.com e, se for bem-sucedida, envie um email para o respondente

   O Power Automate retorna uma sugestão de fluxo que corresponde ao que você digitou.

   

4. Selecione Avançar.

5. Revise as conexões e selecione Criar fluxo para acessar o designer.

6. No designer, forneça o ID do formulário, o email do aprovador e configure a ação do email.

   

7. Salve seu fluxo.

Designer clássico

1. Procure por Microsoft Forms na galeria de modelos do Power Automate e selecione o modelo chamado Enviar respostas de formulário para aprovação.

2. Entre ou crie os conectores, conforme necessário, e selecione Continuar.

3. Na primeira etapa do fluxo, "Quando uma nova resposta for enviada", selecione seu formulário na caixa ID do formulário.

4. Na próxima etapa do fluxo, , Aplicar a cada, selecione seu formulário novamente na caixa ID do Formulário. Deixe todo o resto inalterado.

5. Na próxima etapa do fluxo, "Iniciar e aguardar uma aprovação," selecione o Tipo de aprovação, digite um Título e insira os endereços de email dos aprovadores em Atribuído a. Selecione o conteúdo dinâmico para incluir detalhes da resposta do formulário na solicitação de aprovação.

   

6. Ignore a ação Condição.

7. Na etapa Se sim:

   • Excluir a ação do SharePoint que vem com o modelo.
   • Adicione uma ação Enviar um email (V2) do Outlook do Office 365.
   • Na caixa Para, selecione o conteúdo dinâmico Email dos Respondentes.
   • Informe o assunto e corpo do email.

8. Na etapa Se não:

   • Excluir a etapa "Obter meu perfil (V2)" do Office 365 que acompanha o modelo.
   • Na ação "Enviar um email (V2)", na caixa Para, selecione o conteúdo dinâmico Email dos Respondentes.
   • Informe o assunto e corpo do email.

9. Na parte superior da tela do Power Automate, selecione o nome do fluxo e altere-o como quiser.

10. Salve e teste o fluxo.

Para ver mais exemplos de fluxos de aprovação, acesse Gerenciar aprovações sequenciais.

Adicionar respostas de formulário a uma planilha do Excel

Neste exemplo, você cria um fluxo em branco. Continuando com o cenário de nossos exemplos anteriores, usaremos o fluxo para registrar os nomes dos funcionários e as datas de férias em uma tabela do Excel quando eles enviarem seu formulário de férias.

Novo designer

1. Crie uma planilha Excel se ela ainda não existir.

2. Do designer, basta pedir ao Copilot para criar seu fluxo digitando o seguinte prompt:

   Se aprovado, adicione a resposta do formulário à planilha do Excel

   O Power Automate retorna uma sugestão de fluxo que corresponde ao que você digitou.

   

3. Escolha a planilha Excel de sua preferência.

4. Nos respectivos campos da coluna, escolha o token de resposta do gatilho de formulários MS.

   Por exemplo, escolha o token início de férias no campo Início de férias da ação do Excel.

Designer clássico

1. Crie uma pasta de trabalho no Excel Online. Adicione uma tabela com uma coluna para cada pergunta em seu formulário. Salve e feche a pasta de trabalho.

2. No Power Automate, crie um fluxo da nuvem automatizado do zero. Selecione o gatilho do Microsoft Forms Quando uma nova resposta for enviada.

3. Na primeira etapa do fluxo, Quando uma nova resposta for enviada, selecione seu formulário na caixa ID do formulário.

4. Adicione esta etapa ao seu fluxo:

   • Procure por formulários e selecione Microsoft Forms.
   • Selecione Obter detalhes da resposta.
   • Selecione seu formulário na caixa ID do formulário.

5. Adicione esta etapa ao seu fluxo:

   • Procure por perfil e selecione Office 365 Usuários.
   • Selecione Obter perfil do usuário (V2).
   • Na caixa Usuário (UPN), selecione o conteúdo dinâmico Email dos Respondentes. Esta ação procurará o nome do respondente pelo endereço de email no formulário.

6. Adicione esta etapa ao seu fluxo:

   • Procure por Excel e selecione Excel Online (Business).
   • Selecione Adicionar uma linha em uma tabela.
   • Selecione o Local e a Biblioteca de Documentos.
   • Selecione o ícone da pasta e navegue até a pasta de trabalho do Excel que você criou anteriormente.
   • Selecione a Tabela.
   • Em cada coluna da tabela, selecione o conteúdo dinâmico correspondente.

7. Selecione o nome do fluxo na parte superior da tela do Power Automate e altere-o como quiser.

8. Salve e teste o fluxo.

   

Você pode usar um modelo para adicionar uma etapa de aprovação antes que uma resposta de formulário seja adicionada à tabela do Excel.

Obter um anexo de um formulário e enviá-lo por email

Neste exemplo, criaremos um outro fluxo do zero. Usaremos o fluxo para criar um link de compartilhamento para um arquivo carregado em nosso formulário de férias e enviaremos o link por email.

Selecione seu formulário

1. No Power Automate, crie um fluxo da nuvem automatizado do zero.

2. Selecione o gatilho do Microsoft Forms Quando uma nova resposta for enviada.

3. Na primeira etapa do fluxo, Quando uma nova resposta for enviada, selecione seu formulário na caixa ID do formulário.

4. Adicione uma etapa ao seu fluxo:

   • Procure por formulários e, em seguida, selecione Microsoft Forms.
   • Selecione Obter detalhes da resposta.
   • Selecione seu formulário na caixa ID do formulário.

Use um esquema JSON para encontrar o arquivo carregado

1. Salve e teste o fluxo. Certifique-se de carregar um arquivo para o seu formulário.

   Esta etapa permite que o Power Automate use a execução de teste para gerar um esquema JSON de amostra para o arquivo carregado.

2. Na página de informações do seu fluxo, em histórico de execuções de 28 dias, selecione a execução de teste.

   

3. Expanda a etapa Obter detalhes da resposta e copie o conteúdo da saída de carregamento do arquivo.

   

4. No canto superior direito da janela, selecione o ícone de lápis Editar para abrir a tela de fluxo.

5. Adicione uma etapa ao seu fluxo:

   • Procure por "analisar" e selecione Analisar JSON.

   • Na caixa Conteúdo, selecione o conteúdo dinâmico que corresponde à opção de carregamento de arquivo no formulário.

     

6. Selecione Gerar da amostra.

7. Em Inserir um conteúdo de amostra de JSON, selecione a caixa e cole a saída de carregamento do arquivo copiada anteriormente e selecione Concluído.

   

   A ação Analisar JSON deve ficar assim depois que você selecionar Concluído:

   

Criar um link de compartilhamento e envie o email com URL

1. Adicione uma etapa ao seu fluxo:

   • Procure por "criar link de compartilhamento" e selecione a ação Criar link de compartilhamento do OneDrive for Business.

   • Selecione a caixa Arquivo. O painel de conteúdo dinâmico é aberto. Selecione a guia Expressão.

   • Digite a seguinte expressão: first(body('Parse_JSON'))?['id']

   • Selecione o Tipo de link e o Escopo do link.

   • Selecione OK.

     

2. Adicione uma etapa ao seu fluxo:

   • Procure por "enviar email" e selecione a ação Enviar um email (V2) do Office 365 Outlook.

   • Informe os destinatários, assunto e corpo do email. Selecione o conteúdo dinâmico para incluir detalhes da resposta do formulário em seu email.

     

Converter o URL em um link clicável

Para tornar o URL do arquivo compartilhado um link clicável no email, você precisará usar o editor HTML e uma tag de âncora:

1. Na barra de ferramentas do corpo do email, selecione o ícone Exibição de HTML (</>).
2. Inclua o conteúdo dinâmico URL da Web e nome em uma tag de âncora para transformá-los em um link e no título do link, respectivamente.

Neste, vamos inserir o seguinte HTML no corpo do email, onde o texto entre colchetes indica o conteúdo dinâmico:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

Veja um exemplo:

Você pode combinar obter um anexo de um formulário e criar um fluxo de aprovação.