Roteiro de adoção do Microsoft Fabric: gerenciamento de alterações

Observação

Este artigo faz parte da série de artigos de roteiro de adoção do Microsoft Fabric. Para obter uma visão geral da série, consulte o roteiro de adoção do Microsoft Fabric.

Ao trabalhar para melhorar a adoção de BI (dados e business intelligence), você deve planejar um gerenciamento eficaz de alterações. No contexto de dados e BI, a gestão de mudanças inclui procedimentos que abordam o impacto da mudança para as pessoas em uma organização. Esses procedimentos protegem contra interrupções e perda de produtividade devido a alterações em soluções ou processos.

Observação

O gerenciamento eficaz de alterações é particularmente importante quando você migra para o Power BI.

O gerenciamento eficaz de alterações melhora a adoção e a produtividade porque:

• Ajuda os criadores e consumidores de conteúdo a usar a análise com mais eficiência e mais cedo.
• Limita a redundância em dados, ferramentas analíticas e soluções.
• Reduz a probabilidade de comportamentos de criação de risco que afetam recursos compartilhados (como capacidade do Fabric) ou conformidade organizacional (como segurança de dados e privacidade).
• Reduz a resistência à alteração que obstrui o planejamento e inibe a adoção do usuário.
• Reduz o impacto da mudança e da melhoria do bem-estar do usuário, reduzindo o potencial de interrupção, estresse e conflitos.

O gerenciamento eficaz de alterações é fundamental para a adoção bem-sucedida em todos os níveis. Para gerenciar a alteração com êxito, considere as principais ações e atividades descritas nas seções a seguir.

Importante

O gerenciamento de alterações é um obstáculo fundamental para o sucesso em muitas organizações. O gerenciamento eficaz de alterações requer que você entenda que se trata de pessoas, não de ferramentas ou processos.

O gerenciamento bem-sucedido de alterações envolve empatia e comunicação. Verifique se a alteração não é forçada ou a resistência à alteração é ignorada, pois ela pode ampliar as divisões organizacionais e inibir ainda mais a eficácia.

Dica

Sempre que possível, recomendamos que você descreva e promova a alteração como melhoria, o que é muito menos ameaçador. Para muitas pessoas, a mudança implica um custo em termos de esforço, foco e tempo. Como alternativa, melhorar significa um benefício porque trata-se de fazer algo melhor.

Tipos de alteração para gerenciar

Ao implementar dados e soluções de BI, você deve gerenciar diferentes tipos de alteração. Além disso, dependendo da escala e do escopo da implementação, você deve abordar diferentes aspectos da alteração.

Considere os seguintes tipos de alteração a serem gerenciados quando você planeja a adoção do Fabric.

Alterações no nível do processo

Alterações no nível do processo são alterações que afetam uma comunidade de usuários mais ampla ou toda a organização. Essas alterações normalmente têm um impacto maior e, portanto, exigem mais esforço para gerenciar. Especificamente, esse esforço de gerenciamento de alterações inclui planos e atividades específicos.

Aqui estão alguns exemplos de alterações no nível do processo.

• Altere de abordagens centralizadas para descentralizadas para propriedade (alteração na propriedade e no gerenciamento de conteúdo).
• Altere de empresa para departamental ou de equipe para entrega de conteúdo pessoal (alteração no escopo de entrega de conteúdo).
• Alteração da estrutura central da equipe (por exemplo, formando um Centro de Excelência).
• Alterações nas políticas de governança .
• Migração de outros produtos de análise para o Fabric e as alterações que essa migração envolve, como:
  • A separação de modelos e relatórios semânticos e uma abordagem baseada em modelo para análise.
  • A transição de exportações ou relatórios estáticos para relatórios analíticos interativos, que podem envolver filtragem e filtragem cruzada.
  • Passando da distribuição de relatórios como arquivos do PowerPoint ou arquivos simples para acessar relatórios diretamente do portal do Fabric.
  • Mudando de informações em tabelas, relatórios paginados e planilhas para visualizações e gráficos interativos.
  • Alterando de uma plataforma on-premises ou PaaS (plataforma como serviço) para uma ferramenta SaaS (software como serviço).

Observação

Normalmente, desistir de processos baseados em exportação ou relatórios do Excel é um desafio significativo. Isso ocorre porque esses métodos geralmente são profundamente inseridos na organização e estão vinculados à autonomia e às habilidades de dados de seus usuários.

Alterações no nível da solução

Alterações no nível da solução são alterações que afetam uma única solução ou um conjunto de soluções. Essas alterações limitam seu impacto à comunidade de usuários dessas soluções e seus processos dependentes. Embora as alterações no nível da solução normalmente tenham um impacto menor, elas também tendem a ocorrer com mais frequência.

Observação

No contexto deste artigo, uma solução é criada para atender às necessidades comerciais específicas dos usuários. Uma solução pode assumir muitas formas, como um pipeline de dados, um "lakehouse", um modelo semântico ou um relatório. As considerações sobre o gerenciamento de alterações descritas neste artigo são relevantes para todos os tipos de soluções e não apenas projetos de relatório.

Aqui estão alguns exemplos de alterações no nível da solução.

• Alterações na lógica de cálculo para KPIs ou medidas.
• Alterações na forma como os dados mestres ou hierarquias para atributos de negócios são mapeados, agrupados ou descritos.
• Alterações na atualização de dados, detalhes, formato ou complexidade.
• Introdução a conceitos de análise avançada, como análise preditiva ou análise prescritiva ou estatísticas gerais (se a comunidade de usuários já não estiver familiarizada com esses conceitos).
• Alterações na apresentação de dados, como:
  • Estilo, cores e outras opções de formatação para visuais.
  • O tipo de visualização.
  • Como os dados são agrupados ou resumidos (como a alteração de diferentes medidas de tendência central, como média, mediana ou média geométrica).
• Alterações na forma como os consumidores de conteúdo interagem com dados (como conectar-se a um modelo semântico compartilhado em vez de exportar informações para cenários de uso pessoal).

A forma como você prepara planos e atividades de gerenciamento de alterações dependerá dos tipos de alteração. Para gerenciar as alterações com êxito e de forma sustentável, recomendamos que você implemente alterações incrementais.

Alterar o endereço de forma incremental

O gerenciamento de mudanças pode ser um empreendimento significativo. Adotar uma abordagem incremental pode ajudá-lo a facilitar a mudança de uma maneira sustentável. Para adotar uma abordagem incremental, você identifica as alterações de prioridade mais alta e as divide em partes gerenciáveis, implementando cada parte com fases iterativas e planos de ação.

As etapas a seguir descrevem como você pode resolver a alteração incrementalmente.

1. Defina o que está mudando: descreva a alteração delineando os estados antes e depois. Esclareça as partes específicas do processo ou da situação que você alterará, removerá ou introduzirá. Justifique por que essa alteração é necessária e quando ela deve ocorrer.
2. Descreva o impacto da alteração: para cada uma dessas alterações, calcule o impacto nos negócios. Identifique quais processos, equipes ou indivíduos a alteração afeta e quão disruptiva será para eles. Considere também quaisquer efeitos downstream que a alteração tenha em outras soluções ou processos dependentes. Efeitos downstream podem resultar em outras alterações. Além disso, considere quanto tempo a situação permaneceu a mesma antes de ser alterada. As alterações em processos mais antigos tendem a ter um impacto maior, à medida que as preferências e as dependências surgem ao longo do tempo.
3. Identificar prioridades: concentre-se nas alterações com o maior impacto potencial. Para cada alteração, delineia uma descrição mais detalhada das alterações e como ela afetará as pessoas.
4. Planeje como implementar incrementalmente a alteração: identifique se as alterações de alto impacto podem ser divididas em estágios ou partes. Para cada parte, descreva como ela pode ser implementada incrementalmente em fases para limitar seu impacto. Determine se há restrições ou dependências (como quando alterações podem ser feitas ou por quem).
5. Crie um plano de ação para cada fase: planeje as ações que você executará para implementar e dar suporte a cada fase da alteração. Além disso, planeje como você pode reduzir a interrupção em fases de alto impacto. Certifique-se de incluir um plano de reversão em seu plano de ação, sempre que possível.

Dica

Planeje iterativamente como implementará cada fase dessas alterações incrementais como parte de seu planejamento tático trimestral.

Quando você planeja reduzir o impacto das alterações na adoção do Power BI, considere as atividades descritas nas seções a seguir.

Comunicar efetivamente a alteração

Certifique-se de descrever de forma clara e concisa as alterações planejadas para a comunidade de usuários. A comunicação importante deve ter origem no patrocinador executivo ou em outro líder com autoridade relevante. Certifique-se de comunicar os detalhes a seguir.

• O que está mudando: qual é a situação agora e o que será após a mudança.
• Por que ele está mudando: o benefício e o valor da alteração para o público.
• Quando a mudança ocorrer: uma estimativa de quando a alteração entrará em vigor.
• Contexto adicional: onde as pessoas podem ir para obter mais informações.
• Informações de contato: com quem as pessoas devem entrar em contato para fornecer comentários, fazer perguntas ou levantar preocupações.

Considere manter um histórico de comunicações em seu portal centralizado. Dessa forma, é fácil encontrar comunicações, intervalos e detalhes das alterações depois que elas ocorrem.

Importante

Você deve comunicar a alteração com aviso avançado suficiente para que as pessoas estejam preparadas. Quanto maior o impacto potencial da alteração, mais cedo você deve comunicá-la. Se circunstâncias inesperadas impedirem o aviso prévio, explique por que na sua comunicação.

Planejar treinamento e suporte

As alterações em ferramentas, processos e soluções normalmente exigem treinamento para usá-las com eficiência. Além disso, o suporte extra pode ser necessário para responder a perguntas ou responder a solicitações de suporte.

Aqui estão algumas ações que você pode executar para planejar o treinamento e o suporte.

• Centralize o treinamento e o suporte usando um portal centralizado. O portal pode ajudar a organizar discussões, coletar comentários e distribuir materiais de treinamento ou documentação por tópico.
• Considere incentivos para incentivar o apoio autossustentável dentro de uma comunidade.
• Agende horas de escritório recorrentes para responder a perguntas e fornecer orientação.
• Crie e demonstre cenários de ponta a ponta para que as pessoas pratiquem um novo processo.
• Para alterações de alto impacto, prepare planos de treinamento e suporte que avaliem realisticamente o esforço e as ações necessárias para evitar que a alteração cause interrupções.

Observação

Essas ações de treinamento e suporte serão diferentes dependendo da escala e do escopo da alteração. Para mudanças de alto impacto e em larga escala (como a transição de abordagens empresariais para abordagens de autoatendimento gerenciado em dados e BI), você provavelmente precisará desenvolver planos iterativos e multifásicos que abranjam vários períodos de planejamento. Nesse caso, considere cuidadosamente o esforço e os recursos necessários para proporcionar êxito.

Envolver liderança executiva

O suporte executivo é fundamental para o gerenciamento eficaz de alterações. Quando um executivo dá suporte a uma mudança, ele demonstra sua importância estratégica ou benefício para o restante da organização. Esse endosso e reforço de cima para baixo é particularmente importante para mudanças de alto impacto e em grande escala, que têm um potencial maior de interrupção. Para esses cenários, certifique-se de se envolver ativamente e de envolver seu patrocinador executivo para endossar e reforçar a mudança.

Cuidado

A resistência à mudança da liderança executiva geralmente é um sinal de alerta de que é necessário um alinhamento mais forte entre os negócios e as estratégias de BI. Nesse cenário, considere sessões de alinhamento específicas e ações de gerenciamento de alterações com liderança executiva.

Envolver partes interessadas

Para gerenciar efetivamente as alterações, você também pode adotar uma abordagem de baixo para cima envolvendo os stakeholders, que são as pessoas que a mudança afeta. Quando você cria um plano de ação para resolver as alterações, identifique e envolva os principais stakeholders em sessões focadas e limitadas. Dessa forma, você pode entender o impacto da mudança nas pessoas cujo trabalho será afetado pela alteração. Anote suas preocupações e suas ideias sobre como você pode diminuir o impacto dessa mudança. Certifique-se de identificar quaisquer efeitos potencialmente inesperados da alteração em outras pessoas e processos.

Manipular a resistência à alteração

É importante enfrentar a resistência às mudanças, pois ela pode ter impactos negativos substanciais na adoção e na produtividade. Ao lidar com a resistência à alteração, considere as seguintes ações e atividades.

• Envolva seu patrocinador executivo: A autoridade, a credibilidade e a influência do patrocinador executivo são essenciais para apoiar a gestão de mudanças e resolver disputas.
• Identificar problemas de bloqueio: quando a alteração interrompe a maneira como as pessoas trabalham, essa alteração pode impedir que as pessoas concluam eficazmente as tarefas em suas atividades regulares. Para esses problemas de bloqueio, identifique possíveis soluções alternativas ao levar em conta as alterações.
• Concentre-se em dados e fatos em vez de opiniões: a resistência à mudança às vezes é devido a opiniões e preferências, porque as pessoas estão familiarizadas com a situação antes da mudança. Entenda por que as pessoas têm essas opiniões e preferências. Talvez seja devido à conveniência, porque as pessoas não querem investir tempo e esforço no aprendizado de novas ferramentas ou processos.
• Concentre-se em perguntas e processos empresariais em vez de requisitos: as alterações geralmente introduzem novos processos para resolver problemas e concluir tarefas. Novos processos podem levar a uma resistência à mudança porque as pessoas se concentram no que perdem em vez de entender completamente o que há de novo e por quê.

Além disso, você pode ter um impacto significativo na resistência às mudanças ao envolver promotores e detratores.

Identificar e envolver promotores

Os promotores são indivíduos vocais e confiáveis em uma comunidade de usuários que defendem uma ferramenta, uma solução ou uma iniciativa. Os promotores podem ter um impacto positivo na adoção porque podem influenciar os colegas a entender e aceitar mudanças.

Para gerenciar efetivamente a alteração, você deve identificar e envolver os promotores no início do processo. Você deve envolvê-los e informá-los sobre a mudança para melhor utilizar e ampliar sua defesa.

Dica

Os promotores que você identifica também podem ser ótimos candidatos para sua rede de campeões.

Identificar e envolver detratores

Detratores são o oposto dos promotores. Eles são indivíduos vocais e confiáveis em uma comunidade de usuários que se opõem a uma ferramenta, solução ou iniciativa. Detratores podem ter uma influência negativa significativa na adoção porque podem convencer os colegas de que a mudança não é benéfica. Além disso, os detratores podem defender soluções alternativas ou marcadas para a aposentadoria, tornando mais difícil desativar ferramentas, soluções ou processos antigos.

Para gerenciar efetivamente a alteração, você deve identificar e envolver detratores no início do processo. Dessa forma, você pode atenuar o potencial impacto negativo que eles têm. Além disso, se você resolver suas preocupações, você pode converter esses detratores em promotores, ajudando seus esforços de adoção.

Dica

Uma fonte comum de detratores são os proprietários de conteúdo para soluções que serão modificadas ou substituídas. Às vezes, a mudança pode ameaçar esses proprietários de conteúdo, que são incentivados a resistir à mudança na esperança de que sua solução permaneça em uso. Nesse caso, identifique esses proprietários de conteúdo antecipadamente e envolva-os na alteração. Dar a esses indivíduos um senso de propriedade da implementação os ajudará a abraçar e até mesmo defender a favor da mudança.

Perguntas a fazer

Use perguntas como as encontradas abaixo para avaliar o gerenciamento de alterações.

• Há uma função ou equipe responsável pelo gerenciamento de alterações na organização? Em caso afirmativo, como eles estão envolvidos em dados e iniciativas de BI?
• A mudança é vista como um obstáculo para alcançar o sucesso estratégico entre as pessoas na organização? A importância do gerenciamento de mudanças é reconhecida na organização?
• Há algum promotor significativo para soluções e processos de BI e dados na comunidade de usuários? Por outro lado, há algum detrator significativo?
• Quais esforços de comunicação e treinamento são executados para iniciar novas ferramentas e soluções de dados? Quanto tempo duram?
• Como a alteração na comunidade de usuários é tratada (por exemplo, com novas contratações ou pessoas promovidas)? Quais atividades de integração introduzem esses novos indivíduos a soluções, processos e políticas existentes?
• As pessoas que criam relatórios do Excel se sentem ameaçadas ou frustradas por iniciativas para automatizar relatórios com ferramentas de BI?
• Até que ponto as pessoas associam suas identidades às ferramentas que usam e às soluções que criaram e possuem?
• Como as alterações nas soluções existentes são planejadas e gerenciadas? As alterações são planejadas, com um roteiro visível ou reativas? As pessoas recebem notificação suficiente sobre as próximas alterações?
• Com que frequência as alterações interrompem os processos e as ferramentas existentes?
• Quanto tempo leva para desativar sistemas herdados ou soluções quando novos ficam disponíveis? Quanto tempo leva para implementar alterações nas soluções existentes?
• Até que ponto as pessoas concordam com a declaração que estou sobrecarregada com a quantidade de informações que sou obrigado a processar? Até que ponto as pessoas concordam com o sentimento que as coisas estão mudando muito, muito rapidamente?

Níveis de maturidade

Uma avaliação do gerenciamento de alterações avalia a eficiência com que a organização pode promulgar e responder às alterações.

Os níveis de maturidade a seguir ajudarão você a avaliar seu estado atual de gerenciamento de alterações, no que diz respeito a dados e iniciativas de BI.

Level	Estado do gerenciamento de alterações
100: Inicial	• A alteração geralmente é reativa e também é mal comunicada. • A finalidade ou os benefícios da alteração não são bem compreendidos e a resistência à alteração causa conflitos e interrupções. • Nenhuma equipe ou funções claras é responsável pelo gerenciamento de alterações para iniciativas de dados.
200: Repetível	• Os tomadores de decisão e liderança executiva reconhecem a necessidade de gerenciamento de alterações em projetos e iniciativas de BI e dados. • Alguns esforços são feitos para planejar ou comunicar mudanças, mas são inconsistentes e muitas vezes reativos. A resistência à alteração ainda é comum. A alteração geralmente interrompe os processos e as ferramentas existentes.
300: Definido	• Planos ou funções formais de gerenciamento de alterações estão em vigor. Esses planos incluem táticas de comunicação e treinamento, mas não são seguidos de forma consistente ou confiável. A alteração ocasionalmente interrompe processos e ferramentas existentes. • O gerenciamento de alterações bem-sucedido é defendido por indivíduos-chave que ultrapassam os limites organizacionais.
400: Habilitado	• A empatia e a comunicação eficaz são parte integrante das estratégias de gerenciamento de mudanças. • Os esforços de gerenciamento de mudanças pertencem a determinadas funções ou equipes, e a comunicação eficaz resulta em uma compreensão clara da finalidade e dos benefícios da mudança. A alteração raramente interrompe processos e ferramentas existentes.
500: Eficiente	• A alteração é parte integrante da organização. As pessoas na organização entendem a inevitabilidade da mudança e a veem como uma fonte de impulso em vez de interrupções. A alteração quase nunca interrompe desnecessariamente processos ou ferramentas existentes. • Os processos sistemáticos abordam a alteração como um desafio das pessoas e não dos processos.

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No próximo artigo da série de roteiros de adoção do Microsoft Fabric, em conclusão, saiba mais sobre os recursos relacionados à adoção que você pode achar valiosos.