Gerenciar documentos do SharePoint

O Microsoft Dataverse oferece suporte à integração ao SharePoint Online, que permite que você use os recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint no Dataverse. O Power Pages oferece suporte ao carregamento e à exibição de documentos no SharePoint diretamente em um formulário básico ou de várias etapas em um site. Com esse recurso, os usuários do site podem exibir, baixar, adicionar e excluir documentos de uma página da Web. Os usuários do site também podem criar subpastas para organizar seus documentos.

Observação

• O gerenciamento de documentos funciona apenas com o SharePoint Online.
• O gerenciamento de documentos tem suporte com a integração baseada em servidor.

Para trabalhar com os recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint no Dataverse, você deve:

1. Habilitar a funcionalidade de gerenciamento de documentos para o seu ambiente

2. Configurar a integração do SharePoint no centro de administração do Power Platform

3. Habilitar o gerenciamento de documentos para tabelas

4. Configurar o formulário apropriado nos documentos do Power Apps

5. Criar a permissão de tabela adequada e atribuí-la à função Web adequada

Etapa 1: habilitar a funcionalidade de gerenciamento de documentos em aplicativos baseados em modelo

Você deve habilitar a funcionalidade de gerenciamento de documentos em aplicativos baseados em modelo usando a integração baseada em servidor do SharePoint. A integração com os aplicativos do SharePoint baseada em servidor permite que aplicativos baseados em modelo e o SharePoint executem uma conexão de servidor para servidor. O registro do site padrão do SharePoint é usado pelo Power Pages. Para obter informações sobre como habilitar a funcionalidade de gerenciamento de documentos em aplicativos baseados em modelo, consulte Configurar aplicativos baseados em modelo para usar SharePoint Online.

Observação

As instruções podem se referir aos aplicativos do Dynamics 365 Customer Engagement. Você pode habilitar o SharePoint Online para integração ao Dataverse sem os aplicativos do Dynamics 365 habilitados.

Etapa 2: Configurar a integração do SharePoint no centro de administração do Power Platform

Para usar os recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint, é necessário habilitar a integração do SharePoint no centro de administração do Power Platform.

Habilitar integração com o SharePoint

Observação

Você deve ser um administrador global para habilitar a integração do SharePoint.

1. Abra o centro de administração do Power Platform.

   1. Em Recursos, escolha Sites do Power Pages.

   2. Selecione o site onde deseja habilitar a integração do SharePoint. Selecione Gerenciar no menu principal.

   Or

   1. Na seção Ambientes, selecione o ambiente que contém o site em que deseja habilitar a integração do SharePoint.

   2. Na área Recursos, escolha Sites do Power Pages.

   3. Selecione o site onde deseja habilitar a integração do SharePoint. Selecione Gerenciar no menu principal.

2. Na página de informações do site, na seção Serviços, selecione o controle Integração do SharePoint para a posição Sim.

   

3. Selecione Habilitar na janela de confirmação. Essa configuração habilitará o site para se comunicar com o SharePoint. Enquanto a integração do SharePoint estiver sendo habilitada, o site reiniciará e estará indisponível por alguns minutos. Uma mensagem será exibida quando a integração do SharePoint for habilitada.

Desabilitar a integração com o SharePoint

Observação

Você deve ser um administrador global para desabilitar a integração do SharePoint.

1. Abra o centro de administração do Power Platform.

   1. Em Recursos, escolha Sites do Power Pages.

   2. Selecione o site onde deseja desabilitar a integração do SharePoint. Selecione Gerenciar no menu principal.

   Or

   1. Na seção Ambientes, selecione o ambiente que contém o site em que deseja desabilitar a integração do SharePoint.

   2. Na área Recursos, escolha Sites do Power Pages.

   3. Selecione o site onde deseja habilitar a integração do SharePoint. Selecione Gerenciar no menu principal.

2. Na página de informações do site, na seção Serviços, selecione o controle Integração do SharePoint para a posição Não.

3. Selecione Desabilitar na janela de confirmação. Desativar essa configuração desabilitará a comunicação com o SharePoint. Durante o processo, o site reiniciará e ficará indisponível por alguns minutos. Uma mensagem será exibida quando a integração do SharePoint for desabilitada.

Habilitar ou desabilitar a integração do SharePoint atualizará o aplicativo do Microsoft Entra para o site e adicionará ou removerá as permissões do SharePoint necessárias, respectivamente. Você também será redirecionado para dar seu consentimento para que as alterações sejam feitas no aplicativo do Microsoft Entra.

Se você não autorizar:

• A ação de habilitar ou desabilitar a integração do SharePoint não será concluída, e uma mensagem de erro será exibida.

• Sua credencial do Microsoft Entra pronta para uso no site não funcionará.

Etapa 3: habilitar o gerenciamento de documentos para tabelas

Você deve habilitar o gerenciamento de documentos para que as tabelas armazenem documentos relacionados a registros de tabela no SharePoint. Para obter informações sobre como habilitar o gerenciamento de documentos para tabelas, consulte Habilitar o gerenciamento de documentos do SharePoint para tabelas específicas.

Etapa 4: configurar o formulário adequado para exibir documentos

Configuração de formulários do Dataverse

Você precisará configurar o formulário do Dataverse adicionando um componente de subgrade que permitirá trabalhar com documentos relacionados em uma página da Web.

Identifique a tabela e o formulário correspondente em que você deseja usar recursos do gerenciamento de documentos.

Abra o Designer de formulário do espaço de trabalho de dados para a tabela que você deseja usar para recursos de gerenciamento de documentos.

1. Selecione Adicionar componente

2. Selecione o componente Subgrade.

3. Para Tabela, escolha Locais do documento.

4. Para Exibição padrão, selecione Locais de Documentos Ativos

5. Escolha Concluído.

Você pode especificar o nome e o rótulo de acordo com a sua necessidade. Salve e publique o formulário depois que a subgrade for adicionada e configurada.

Observação

O gerenciamento de documentos deve estar habilitado para a tabela para a qual você pode editar o formulário. Mais informações: Habilitar o gerenciamento de documentos para tabelas

Configuração do Power Pages

Configure um componente de formulário ou componente de formulário de várias etapas para uma página da Web usando o formulário do Dataverse com a subgrade que você criou anteriormente.

A configuração Dados deste formulário na guia Dados da configuração do formulário deve ser definida como Atualiza um registro existente para poder carregar os arquivos.

Observação

O carregamento de arquivo requer a existência do registro da tabela pai. Se a configuração Dados deste formulário for Criar um registro, o carregamento do documento não funcionará porque o registro da tabela pai não será criado enquanto o formulário não for enviado.

Etapa 5: criar a permissão de tabela adequada e atribuí-la à função Web adequada

Dois registros de permissão de tabela são necessários para estabelecer o acesso necessário para exibir e carregar documentos.

1. Acesse a área de trabalho Configurar e selecione Permissões de tabela.
2. Crie um registro Permissão de tabela especificando a Tabela usada no formulário básico ou de várias etapas configurado anteriormente.
3. Selecione um Tipo de acesso e o relacionamento do tipo de acesso que seja apropriado para o comportamento do formulário que você deseja.
4. Habilite os privilégios Leitura e Acrescentar a para permitir o acesso de leitura a documentos e, como opção, habilite o privilégio Gravação para permitir carregamentos de documentos.
5. Em Funções, selecione uma função Web apropriada.
6. Na guia Permissões filho, selecione + Novo
7. Dê um Nome à permissão (pode ser qualquer um).
8. Selecione o Local do documento como a tabela.
9. Selecione o Relacionamento
10. Selecione Permissões
    • Os privilégios mínimos para permitir o acesso de leitura a documentos são Ler, Criar e Acrescentar.
    • Inclua privilégios Gravar para o acesso de carregamento de documentos.
    • Inclua Excluir para permitir a exclusão de um documento.
11. Selecione Salvar

Observação

Uma permissão de tabela secundária correspondente na entidade Local do Documento precisa ser criada para cada instância do registro de permissão de tabela principal que existe na tabela do formulário básico ou formulário de várias etapas em que os documentos precisam ser exibidos.

O formulário na página da Web mostrará uma lista de arquivos e pastas. Dependendo das permissões da tabela, haverá a possibilidade de Adicionar arquivos, Nova pasta e Excluir.

Configurar tamanho de carregamento de arquivo

Por padrão, o tamanho do arquivo está definido como 10 MB. Entretanto, você pode configurar o tamanho do arquivo para um máximo de 50 MB usando a configuração do site SharePoint/MaxUploadSize.

Tamanho máximo do arquivo do download

Recomendamos limitar o tamanho dos arquivos individuais disponíveis para download a 250 MB ou menos. Se você usa portais para baixar arquivos maiores do SharePoint, a operação poderá atingir o tempo limite após alguns minutos.

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