Lógica da sincronização para compromissos, contatos e tarefas

Este artigo explora como compromissos, contatos e tarefas são sincronizados entre Dynamics 365 e o Exchange. Os emails são sincronizados separadamente.

Por padrão, compromissos, contatos e tarefas sincronizam as duas maneiras entre o Dynamics 365 e o Exchange. Sincronização no servidor, também conhecida como sincronização do Exchange , é o método preferido. A sincronização ocorre de forma diferente dependendo do item que está sendo sincronizado e da direção de sincronização.

Requisitos de configuração da sincronização

Antes de sincronizar compromissos, contatos e tarefas, o registro de caixa de correio correspondente no Dynamics 365 deve atender aos seguintes requisitos. Observe que as caixas de correio da fila não oferecem suporte à sincronização de compromissos, contatos e tarefas.

  • O endereço de email do usuário ser aprovado.
  • A caixa de correio ser testada e estar habilitada.
  • Os compromissos, contatos e tarefas estarem definidos para usar a sincronização no servidor.

Para obter mais informações, consulte Conectar para Exchange Online e Server-side synchronization.

Sincronizar do Dynamics 365 para o Exchange

Depois que um item for sincronizado com o Exchange, um link é estabelecido. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer alteração de um lado é refletida do outro.

Noções básicas sobre filtros de sincronização

Os filtros de sincronização determinam os registros que sincronizam do Dynamics 365 para o Exchange usando a sincronização no lado do servidor. Os filtros de sincronização diferenciam os privilégios de segurança do usuário para cada tipo de registro.

Quando um registro do Dynamics 365 atende aos critérios de filtro de sincronização de um usuário pela primeira vez, o registro é sincronizado como uma ação Criar para a caixa de correio exchange do usuário de destino. As atualizações subsequentes do registro em Dynamics 365 são sincronizadas com o item correspondente do Exchange como uma ação Update. Quando um registro do Dynamics 365 que foi sincronizado anteriormente com o Exchange não atende mais aos critérios de filtro de sincronização do usuário, o registro do Dynamics 365 é sincronizado como uma ação Delete para o Exchange. Isso pode ocorrer para registros do Dynamics 365 que são excluídos fisicamente e aqueles que são excluídos logicamente. Um registro excluído logicamente é qualquer registro que ainda existe no Dynamics 365, mas não é mais retornado pelo filtro de sincronização do usuário. Saiba mais sobre exclusões físicas e lógicas em Ignorar itens excluídos logicamente durante a sincronização para obter mais informações sobre exclusões físicas e lógicas.

Para ajudar a ilustrar essas diferentes ações de sincronização, considere o seguinte cenário:

Paul Cannon e Laura Norman estão configurados para usar o filtro de sincronização My Active Contacts pré-configurado, que, por padrão, sincroniza os contatos pertencentes ao usuário. Um contato Linda Mitchell pertence inicialmente a Paul e é sincronizado para a caixa de correio de Paul no Exchange como um Create durante o primeiro ciclo de sincronização de Paul. Mais tarde, Paulo atribui novamente a linha de contato no Dynamics 365 a Laura. Durante o próximo ciclo de sincronização de Paul, o contato é sincronizado como uma Delete para a caixa de correio de Paul, pois a linha de contato não atende mais aos critérios do filtro de sincronização de Paul. Da mesma forma, o contato é sincronizado com a caixa de correio de Laura como um Create durante o próximo ciclo de sincronização de Laura, pois o registro agora atende aos critérios do filtro de sincronização de Laura. As atualizações para o contato no Dynamics 365 continuam a ser sincronizadas com a caixa de correio do Exchange de Laura como uma Atualização, desde que o registro do Dynamics 365 continue a atender aos critérios de filtro de sincronização de Laura.

Para obter mais informações, vá para Escolher os registros para sincronizar entre aplicativos de envolvimento do cliente e o Exchange.

Note

As ações criar, atualizar e excluir no Dynamics 365 e seus comportamentos de sincronização associados ao Exchange variam de acordo com o tipo de registro. Consulte as seções a seguir para cada tipo de registro para entender como essas ações afetam a sincronização entre o Dynamics e o Exchange.

Sincronizar do Exchange com o Dynamics 365

Compromissos, contatos e tarefas são sincronizados do Exchange para Dynamics 365 somente quando os seguintes requisitos são atendidos:

  • O item foi criado no aplicativo Dynamics 365 para Outlook.
  • O item é rastreado para o Dynamics 365 no Dynamics 365 for Outlook.
  • A categoria Tracked to Dynamics 365 é aplicada em Outlook ou em outro cliente de email, não Dynamics 365 para Outlook.

Note

A sincronização no lado do servidor sincroniza compromissos com a categoria Tracked to Dynamics 365 se o compromisso estiver na pasta Calendário principal ou em suas subpastas. Os itens em outras pastas de calendário não são sincronizados.

Captura de tela de uma caixa de correio no Outlook mostrando compromissos que podem ser sincronizados da pasta calendário principal.

Quando esses requisitos são atendidos, a sincronização do servidor cria o item em Dynamics 365 e estabelece um link. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer alteração em um lado será refletida no outro.

Para obter mais informações, consulte:

Sincronizando compromissos

A sincronização de compromissos entre o Dynamics 365 e o Exchange depende da direção de sincronização e das propriedades do compromisso.

Organizador de compromissos

O organizador de compromissos é um campo importante para a sincronização de compromissos. Ele gera comportamentos de sincronização diferentes. Por exemplo, somente o organizador de compromissos do Dynamics 365 pode sincronizar e distribuir compromissos de Dynamics 365 para participantes do Exchange. Ao criar compromissos usando personalizações como Power Automate ou código personalizado, verifique se o organizador está especificado corretamente. O campo organizador não fica exposto no formulário de compromisso por padrão. Você pode adicioná-lo a formulários, exibições ou consultas de localização avançada, conforme necessário, para confirmar se o valor está presente e se está correto.

Se um organizador de compromissos for alterado no Dynamics 365 depois de sincronizado com o Exchange, isso poderá fazer com que o organizador original emita um cancelamento. Isso pode acontecer porque o compromisso não atende mais às condições dos filtros de sincronização do usuário. Além disso, o novo organizador pode sincronizar o compromisso como uma nova reunião no Exchange. O comportamento de envio de cancelamento do organizador anterior pode ser modificado usando o OrgDBOrgSetting nomeado DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Note

Um compromisso criado no Dynamics 365 será exibido como criado pelo SYSTEM se as seguintes condições forem verdadeiras:

  • O usuário que rastreou o compromisso não é o organizador
  • A OrgDBOrgSetting denominada DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities é definida como o valor padrão False.

Se o organizador da reunião do Outlook for um usuário do Dynamics 365, o proprietário será o organizador. Caso o organizador não seja usuário do Dynamics 365, o proprietário será o usuário que rastreou o evento.

Sincronizando compromissos de Dynamics 365 para o Exchange

  • Mapping: Os compromissos no Dynamics 365 sincronizam com o Exchange como reuniões.

  • Status do compromisso: se o status do compromisso no Dynamics 365 for Concluído, Cancelado ou Livre (Aberto), o status do compromisso será sincronizado no Exchange como Livre. Se o status do compromisso no Dynamics 365 estiver Ocupado (Agendado), o compromisso será sincronizado com o Exchange como Ocupado.

  • Lembrete: nenhum lembrete será definido se o compromisso tiver uma data de mais de sete dias no passado ou se o status do compromisso for Livre (Aberto).

  • Convites: nenhum convite será enviado se:

    • O compromisso estiver no passado.
    • Nenhum participante for convidado.
    • O usuário sincronizando o compromisso não for o organizador.
    • Nenhuma das seguintes propriedades foi alterada: Assunto,Localização, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizador, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Note

O sistema não verifica se há conflitos de agendamento no Exchange antes de sincronizar compromissos do Dynamics 365. Você pode usar as ferramentas de agendamento no Dynamics 365 para gerenciar centralmente as reservas de compromissos para ajudar a evitar conflitos.

Sincronizando compromissos cancelados e excluídos de Dynamics 365 para o Exchange

O Exchange envia um cancelamento de compromisso aos participantes quando o compromisso é excluído na caixa de correio do organizador.

Se o compromisso for excluído no Dynamics 365, nenhum cancelamento será enviado se:

  • O compromisso estiver no passado.
  • O usuário sincronizando o compromisso não for o organizador do compromisso.
  • O compromisso não tiver participantes.

Por padrão, os compromissos cancelados em Dynamics 365 não são sincronizados com o Exchange como Canceled. Para alterar esse comportamento, ative SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange em OrgDbOrgSettings. Quando essa configuração está habilitada, o cancelamento de um compromisso no Dynamics 365 cancela a reunião no Exchange, que envia o cancelamento aos participantes.

Quando um compromisso é excluído no Dynamics 365 e sincronizado com o Exchange, o compromisso é excluído no Exchange somente se todas as seguintes condições forem atendidas:

  • O compromisso estiver vinculado.
  • O usuário fazendo a sincronização é o organizador.
  • O compromisso não está no futuro.
  • O ambiente não foi logicamente excluído.

Se todas essas condições forem atendidas, o compromisso ainda existirá no Exchange, mas não estará vinculado.

Ao acompanhar uma reunião recorrente, Dynamics 365 não enviará novos convites aos participantes se:

  • Todas as ocorrências da série ainda existem no Outlook e no Exchange.
  • Nenhum participante for adicionado ou excluído.

Se o organizador tiver excluído instâncias anteriores da série, Dynamics 365 as verá como ausentes do Exchange. Ele as recriará e enviará um novo convite aos participantes.

Sincronizando compromissos do Exchange com o Dynamics 365

  • Mapeamento: reuniões no Exchange sincronizadas com o Dynamics 365 como compromissos. Reuniões recorrentes sincronizadas com o Dynamics 365 como um compromisso principal e suas instâncias. Se instâncias individuais de uma reunião recorrente forem modificadas no Exchange, elas serão sincronizadas para Dynamics 365 como registros de compromisso de exceção.

  • Status do compromisso e estado Livre/Ocupado: se o estado do compromisso no Exchange for Livre, o estado do compromisso será sincronizado com o Dynamics 365 como Livre. Se o estado for Completed ou Canceled no Dynamics 365, o status do compromisso no Dynamics 365 será definido como Completed. Se o estado for Open em Dynamics 365, o status do compromisso será definido como Free. Se o status Free/Busy do compromisso do Exchange estiver definido como Trabalhando em outro lugar, o compromisso Dynamics 365 é definido como o estado Aberto e o status é Livre. Se o status do compromisso do Exchange estiver Ocupado, o compromisso do Dynamics 365 será definido como Ocupado (Agendado).

  • Compromissos com estado concluído ou cancelado no Dynamics 365: Se o estado do compromisso no Dynamics 365 for Concluído ou Cancelado, qualquer alteração na reunião no Exchange não será sincronizada com o Dynamics 365.

  • Agendamento de compromissos e gestão de conflitos: Quando um compromisso é rastreado no Dynamics 365, a sincronização do lado do servidor utiliza a API de agendamento para assegurar que os participantes estejam disponíveis no horário especificado. Por exemplo, se o calendário do organizador no Dynamics 365 tiver outro compromisso ao mesmo tempo, a reserva falhará e o compromisso não será sincronizado. O usuário pode resolver o conflito de agendamento, optar por ignorá-lo e permitir que o compromisso seja sincronizado mesmo assim. O agendamento do Dynamics 365 pelo Outlook suprime automaticamente o conflito de programação. Para obter mais informações, consulte Um conflito de agendamento foi encontrado ao salvar o compromisso [assunto do compromisso] no Exchange para o Microsoft Dynamics 365.

Sincronizando compromissos cancelados e excluídos do Exchange para Dynamics 365

Quando um compromisso acompanhado ou um compromisso de exceção é excluído no Exchange, o compromisso não é excluído no Dynamics 365 durante a sincronização se:

  • O estado for Concluído ou Cancelado.
  • O compromisso estiver no passado.
  • O usuário sincronizando o compromisso não for o organizador do compromisso.

(Um compromisso de exceção é uma instância específica de uma reunião recorrente que foi modificada individualmente.)

Sincronizando compromissos de serviço

  • Mapping: Os compromissos de serviço no Dynamics 365 são sincronizados com o Exchange como reuniões.

  • Convites e cancelamentos: convites e cancelamentos nunca são enviados para compromissos de serviço.

  • Cópias: durante a sincronização, os usuários obtêm sua própria cópia do compromisso de serviço em suas caixas de correio. Não há nenhum organizador central para os compromissos de serviço.

Sincronizando contatos

  • Mapping: Contatos em Dynamics 365 sincronizam com o Exchange como contatos.

  • Sincronização de endereço: consulte Sincronização de endereço para contatos.

  • Contatos excluídos:

    • Os contatos excluídos no Dynamics 365 serão excluídos no Exchange somente se o usuário sincronizado não for o proprietário do contato.
    • Os contatos excluídos no Exchange serão excluídos no Dynamics 365 somente se o usuário sincronizado for o proprietário do contato.

Sincronizar tarefas

Como a sincronização de tarefas entre Dynamics 365 e o Exchange depende da direção de sincronização e das propriedades da tarefa.

Sincronizando tarefas de Dynamics 365 para o Exchange

  • Mapping: Faxes, cartas, chamadas telefônicas e tarefas no Dynamics 365 sincronizam com o Exchange como tarefas.

  • Lembrete: se a data de conclusão da tarefa tiver passado mais de um dia e o estado da tarefa no Dynamics 365 for Aberto ou Agendado, um lembrete será definido durante a sincronização.

  • Due date: A data de término agendada da tarefa em Dynamics 365 sincroniza com o Exchange como a data de conclusão da tarefa.

  • Status da tarefa: quando a porcentagem concluída não é especificada:

    • uma tarefa Aberta é sincronizada no Exchange como Não iniciada.
    • uma tarefa Concluída ou Cancelada é sincronizada com o Exchange como Concluída.

  • Data de conclusão: a data de término real da tarefa é sincronizada com o Exchange como a data de conclusão da tarefa.

  • Tarefas excluídas: as tarefas que são excluídas no Dynamics 365 são excluídas no Exchange somente se o status no Exchange não for Concluído.

  • Task auto-completion: Tarefas marcadas como Complete em Dynamics 365 têm um valor no campo actualEnd. Se o campo actualEnd uma tarefa estiver preenchido e a data estiver no passado, a tarefa será sincronizada com o Exchange como Concluída automaticamente. Se você usa personalizações para reativar uma tarefa, certifique-se de limpar a data de actualEnd para evitar que a sincronização no servidor conclua a tarefa automaticamente.

Sincronizando tarefas do Exchange com Dynamics 365

  • Mapping: Tarefas do Exchange são sincronizadas com o Dynamics 365 como tarefas.

  • Status da tarefa: As tarefas que não foram iniciadas no Exchange são sincronizadas com o Dynamics 365 como Não Iniciada.

  • Início real da tarefa: quando um tarefa que é criada no Exchange é sincronizada com o Dynamics 365, seu campo actualStart é definido como o carimbo de data/hora atuais.

  • Deleted tasks: Por padrão, faxes, cartas, chamadas telefônicas e tarefas excluídas no Exchange também são excluídas no Dynamics 365. Esse comportamento pode ser alterado alternando o OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Percent Complete: Tarefas definidas como 100% concluídas são sincronizadas para o Dynamics 365 como Concluídas.

Configurações avançadas de sincronização

Ignorar itens logicamente excluídos durante a sincronização

Quando um item não tem mais correspondência nos filtros de sincronização, normalmente é por um dos seguintes motivos:

  • Seu registro não existe mais em Dynamics 365 porque foi fisicamente excluído.
  • Seu registro ainda existe em Dynamics 365, mas não pode mais ser acessado. O usuário associado à caixa de correio perdeu acesso ao item ou as propriedades do item foram alteradas e ele não tem mais correspondência nos filtros de sincronização. Essa condição é chamada de exclusão lógica.

Por padrão, a sincronização no servidor envia uma operação de exclusão para o Exchange em ambos os casos. Para alterar esse comportamento e ignorar as exclusões lógicas, ative DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync em OrgDbOrgSettings.

Para obter mais informações sobre os filtros de sincronização, consulte:

Permitir itens copiados

Quando um item vinculado é copiado no Exchange, a sincronização no servidor ignora a ação de cópia por padrão. Esse comportamento evita a criação de informações duplicadas em Dynamics 365. Para alterar esse comportamento e trazer itens duplicados do Exchange, desative IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox em OrgDbOrgSettings.

Sincronizando anexos de compromisso, endereços de contato e tarefas no Outlook

As seções a seguir se aplicam à sincronização feita por meio de Dynamics 365 para Outlook ou sincronização do lado do servidor. Para obter mais informações, consulte Integrar seu sistema de email.

Captura de tela da guia Sincronização de Configurações do Sistema no Dynamics 365 para Outlook.

Sincronizando anexos de compromissos

Os usuários podem anexar documentos, imagens, gravações e outros arquivos a compromissos criados em Dynamics 365 ou no Dynamics 365 para Outlook aplicativo. Por padrão, os anexos não são incluídos quando os compromissos são sincronizados. Para incluí-los:

  1. Em Dynamics 365 para Outlook, vá para Settings>Administration>System Settings.
  2. Na guia Sincronização, selecione Sincronizar anexos de compromisso com Outlook ou Exchange.
Considerações ao sincronizar anexos
  • Se você desativar a sincronização de anexos, os anexos não aparecerão em compromissos no Dynamics 365. Eles ainda aparecem nos compromissos do Dynamics 365 para Outlook.
  • Não é possível sincronizar os anexos nos compromissos recorrentes ou nos compromissos de serviço.
  • Os anexos podem aumentar os tempos de sincronização. Talvez você queira usar anexos com moderação se estiver usando uma rede com pouca largura de banda.

Sincronizando endereços de contato

Na guia Sincronização no Dynamics 365 para Outlook, selecione uma das seguintes opções para escolher como os endereços de contato são sincronizados:

  • Sincronizar somente o endereço de correspondência no contato do Outlook: É sincronizado um único endereço de correspondência entre o Dynamics 365 e o Outlook. Isso é o suficiente para a maioria das organizações e é o padrão.

  • Sincronizar todos os três endereços (Business, Home, Other) em Outlook contact: Todos os três endereços de endereçamento Outlook (Business, Home e Other) são sincronizados entre Dynamics 365 e Outlook.

Aviso

Se você tiver dados existentes, alterar a configuração para sincronizar todos os três endereços pode causar a perda de dados. Os atributos de contatos rastreados existentes são mapeados novamente quando essa configuração é habilitada. Recomendamos que você teste essa opção antes da implantação para entender como o remapeamento afeta seu ambiente e seus dados. Na maioria dos casos, você deve ter os dados completos de um lado (normalmente Dynamics 365) e sincronizar com o outro lado (normalmente Outlook ou Exchange).

Para obter mais informações, consulte Quais campos podem ser sincronizados entre aplicativos Dynamics 365 e Outlook?

Sincronizando tarefas atribuídas no Outlook

Por padrão, as tarefas criadas em Dynamics 365 para Outlook não são sincronizadas com Dynamics 365. Para sincronizá-los, na guia Sincronização no Dynamics 365 para Outlook, selecione Sincronizar tarefas atribuídas em Outlook.

Considerações ao sincronizar tarefas
  • Não é possível sincronizar as tarefas recorrentes.
  • A pessoa atribuindo a tarefa e a pessoa para a qual a tarefa é atribuída devem estar na mesma organização.
  • Não é possível sincronizar tarefas com vários endereços de email.

Consulte também

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