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Projetar a arquitetura da Central de Registros

  • Artigo

Atualizado em: 2009-04-23

Neste artigo:

  • Planejar aplicativos Web

  • Determinar o número de sites da Central de Registros

  • Planejar bancos de dados

  • Planejar personalizações da Central de Registros

  • Planejar segurança

  • Planejar configurações de email

  • Planejar registros em log e relatórios

  • Planejar-se para pesquisa

Este artigo apresenta recomendações que podem ajudar a configurar e organizar os componentes lógicos de uma solução de gerenciamento de registros com base no Microsoft Office SharePoint Server 2007 e fornece orientação para configurar recursos fundamentais de sua solução de gerenciamento de registros. Para obter recomendações que podem ajudá-lo a configurar os componentes físicos de sua solução de gerenciamento de registros, consulte Topologia de gerenciamento de registros de design. Para obter uma visão geral dos recursos de gerenciamento de registros do Office SharePoint Server 2007, consulte Planejar o gerenciamento de registros.

Planejar aplicativos Web

O aplicativo Web IIS (Internet Information Services) é um programa hospedado no IIS que fornece informações da Web para o usuário em HTML. As soluções de site baseadas no Office SharePoint Server 2007 são criadas no contexto de aplicativos Web IIS. Quando você cria inicialmente um aplicativo Web usando o site de Administração Central do Office SharePoint Server 2007, você selecione um modelo de site e, em seguida, um conjunto de sites contendo esse site é criado. Depois que você cria inicialmente o aplicativo Web, pode adicionar mais conjuntos de sites.

Recomendamos que você hospede sites da Central de Registros em um aplicativo Web separado porque:

  • Ajuda a garantir que os registros armazenados no site da Central de Registros não serão misturados com documentos ativos no banco de dados.

  • Assegura que o site da Central de Registros não herde permissões ou outras configurações de segurança que possam estar presentes em aplicativos Web existentes.

  • Permite otimizar o agendamento do backup para atender às suas necessidades de gerenciamento de registros.

Se você precisar de vários sites da Central de Registros, não será necessário criar vários aplicativos Web. Um único aplicativo Web pode hospedar de forma eficaz vários sites da Central de Registros, cada um em seu próprio conjunto de sites. Para obter mais informações, consulte Determinar o número de sites da Central de Registros mais adiante neste artigo.

Ao configurar aplicativos Web para hospedar sites da Central de Registros, leve em consideração as seguintes recomendações de configuração geral:

  • Cota   A cota define o limite do conteúdo que pode ser adicionado a um conjunto de sites. Como o modelo de armazenamento para sites da Central de Registros oferece alto armazenamento combinado com baixo uso do site, há poucas vantagens na aplicação de uma cota a um conjunto de sites usado para gerenciamento de registros. No entanto, se quiser receber um aviso quando o site da Central de Registros chegar ao limite de sua capacidade de armazenamento, aplique um modelo de conta personalizado ao conjunto de sites que está hospedando um site da Central de Registros. Para obter mais informações sobre o armazenamento, consulte Planejar bancos de dados mais adiante neste capítulo.

  • Bloquear   Você pode bloquear um conjunto de sites para evitar que ele receba conteúdo. No gerenciamento de registros, bloquear um conjunto de sites para evitar a adição de conteúdo a um site da Central de Registros é raro e relacionado principalmente à manutenção de emergência, como quando um site atinge seu limite de capacidade de armazenamento.

  • Tamanho máximo de carregamento   Um aplicativo Web tem tamanho máximo de carregamento de a 50 megabytes (MB) para qualquer item, por padrão. Esse limite também é recomendado para arquivos que podem ser enviados a um site da Central de Registros por meio do serviço Web da Central de Registros.

  • Lixeira   A Lixeira é um mecanismo para excluir conteúdo de um site do SharePoint, como a Central de Registros. Ela foi criada para proteger o usuário contra a exclusão acidental de itens, pois permite que estes sejam recuperados. Configure Lixeiras para os sites de um aplicativo Web usando a Administração Central.

    A Lixeira pode ser configurada opcionalmente em dois estágios. Nesta configuração, quando um usuário exclui um item de uma biblioteca, ele vai para a Lixeira. O usuário pode recuperar o item da Lixeira ou excluí-lo. Quando o item é excluído, é enviado para a Lixeira de segundo estágio. Somente administradores de conjuntos de sites têm permissões para exibir itens excluídos na Lixeira de segundo estágio e destruí-los de forma permanente.

    Em um cenário de gerenciamento de registros, você poderia configurar uma Lixeira de segundo estágio para fornecer uma camada de proteção extra contra a destruição acidental de registros. Você também poderia configurar a Lixeira do site para nunca excluir itens automaticamente, mas exigir exclusão manual. Se fizer isso, você deverá fornecer a quantidade de memória adequada para conter os registros que coletará na Lixeira de segundo estágio.

  • Alertas   Os alertas são mensagens de notificação enviadas pelo Office SharePoint Server 2007 para proprietários de lista ou biblioteca em caso de alteração, adição ou exclusão de itens. No gerenciamento de registros, os alertas permitem que os gerentes de registros rastreiem o status dos registros sob sua responsabilidade. Configure alertas para todos os sites de um aplicativo Web usando a Administração Central. Assegure-se de que os alertas estão habilitados e que você permite um alto número de alertas por usuário.

  • Trabalho de timer   Os recursos usados no gerenciamento de registros dependem de processos agendados em segundo plano. A lista a seguir descreve o título do trabalho e o agendamento.

    • Relatórios Recorrentes de Uso de Política executados diariamente.

    • Processamento e Relatório de Isenções executado diariamente.

    • Processamento da Central de Registros executado diariamente.

    • Pesquisar e Processar executado diariamente.

    • Processamento de tarefas de fluxo de trabalho em massa executado diariamente.

    Pode-se alterar o agendamento de qualquer trabalho de timer usando a ferramenta de linha de comando Stsadm. Para obter mais informações, consulte Ferramenta de linha de comando Stsadm (Office SharePoint Server).

Determinar o número de sites da Central de Registros

Implemente o gerenciamento de registros no Office SharePoint Server 2007 criando e configurando um site da Central de Registros. Você pode obter uma solução de gerenciamento de registros de grande escala com um único site da Central de Registros. No entanto, em alguns casos, o número de registros a serem armazenados pode exigir que você divida o armazenamento em dois ou mais sites da Central de Registros.

Ao planejar quantos sites da Central de Registros serão implantados, trabalhe com sua equipe de TI para determinar o maior banco de dados que poderá sofrer backup e restauração com base nos seus requisitos de agendamento. Em uma solução de gerenciamento de registros, o conteúdo do banco de dados não é usado e as exclusões acidentais são muito raras (e, portanto, a restauração do banco de dados é muito rara). Lembre-se que embora seja recomendado um limite de banco de dados de conteúdo de 50 GB para muitas soluções do Office SharePoint Server 2007, essa recomendação é destinada a cenários nos quais é essencial uma recuperação rápida de documentos. Em cenários diferentes, podem ser obtidas implantações de banco de dados maiores. Por exemplo, consulte o seguinte artigo de blog no MSDN: Qual é o tamanho para um único banco de dados de conteúdo do SharePoint? (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86920\&clcid=0x416) (em inglês).

Você pode associar um banco de dados de conteúdo separado a cada conjunto de sites de um aplicativo Web, mas não a sites individuais de um conjunto de sites. Portanto, para associar bancos de dados de conteúdo separados a cada site da Central de Registros, crie cada site da Central de Registros em um conjunto de sites separado.

Se a solução de gerenciamento de registros exige vários sites da Central de Registros, pense em criar primeiro um modelo de site personalizado baseado no modelo de site da Central de Registros. O modelo de site personalizado deve conter os seguintes elementos: diretivas de gerenciamento das informações, definições de tipo de conteúdo e definições de coluna necessárias para a solução de gerenciamento de registros da sua organização. O modelo de site personalizado permite que você compartilhe facilmente esses elementos entre conjuntos de sites. Para obter mais informações sobre como criar modelos personalizados. consulte o Windows SharePoint Services 3.0 SDK (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86923\&clcid=0x416) (em inglês).

Dica

Um farm do Office SharePoint Server 2007 pode apontar para um único site de destino da Central de Registros como local para o qual os registros de sites do farm serão enviados. Se um farm que hospeda documentos ativos deve apontar para vários sites da Central de Registros, use o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 para implementar um roteador personalizado no site de destino da Central de Registros para rotear registros de entrada para o site da Central de Registros de destino adequado. Para fazer isso em sua solução personalizada, você deve modificar a tabela de roteamento de registros no site da Central de Registros de destino para passar uma solicitação de envio de registro ao site adequado da Central de Registros. Para obter uma descrição completa da programação do modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0, consulte o Office SharePoint Server 2007 SDK (Software Development Kit) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x416).

Para obter mais informações sobre o planejamento do armazenamento de banco de dados, consulte Planejar o desempenho e a capacidade (Office SharePoint Server). Para obter informações sobre o planejamento de repositórios de conteúdo de grande porte, consulte Planejar o armazenamento de conteúdo corporativo.

Planejar bancos de dados

Um site da Central de Registros deve ser capaz de armazenar um grande número de itens. Como o site age como arquivo morto, as interações do usuário com os itens armazenados e com o site são geralmente mínimas. Portanto, os bancos de dados para gerenciamento de registros geralmente devem ser planejados para maximizar o armazenamento e a segurança às custas do desempenho do site.

O planejamento do backup e da recuperação dos bancos de dados usados no gerenciamento de registros também requer consideração especial. No gerenciamento de registros, a meta é geralmente manter os registros por um período de tempo, com base nas necessidades de negócios ou legais e, passado esse período, excluí-los. No backup de sites da Central de Registros, a meta é proteger contra a exclusão acidental de registros e oferecer um meio de recuperação após um desastre no site, como o ataque por código mal-intencionado. O objetivo não é preservar outra cópia do conteúdo do site. As cópias de backup de registros poderiam ser retidas inadvertidamente por mais tempo que os próprios registros, o que pode tornar as cópias passíveis de descoberta.

Conforme descrito na seção anterior, planeje associar um banco de dados de conteúdo separado a cada site da Central de Registros e crie cada site da Central de Registros em um conjunto de sites separado. Depois de determinar o número de sites da Central de Registros necessários, reúna-se com o departamento de TI para determinar, em relação a cada site da Central de Registros:

  • O tamanho do banco de dados de conteúdo. Quanto mais conteúdo precisar de backup, mais tempo levará o backup.

  • A frequência com que você fará o backup do banco de dados de conteúdo. A frequência de backup do banco de dados de conteúdo depende dos tipos de registros que você está retendo, da frequência na qual os registros são adicionados ao site da Central de Registros e da disponibilidade de sua equipe de TI para executar operações de backup.

  • A janela de serviço para a restauração do conteúdo da Central de Registros. Refere-se ao tempo no qual sua equipe de TI pode responder a uma crise e restaurar dados, com base no último backup. O tamanho da janela de serviço depende da quantidade de dados a serem restaurados, o que, por sua vez, está relacionada ao tamanho do banco de dados de conteúdo. Para determinar a janela de serviço adequada para restaurar conteúdo, você deve equilibrar a rapidez com que você quer restaurar dados e a quantidade de dados que você deseja armazenar.

Integrar outros recursos a um site da Central de Registros

Use o modelo de site da Central de Registros para criar sites de registros no Office SharePoint Server 2007. Embora o site da Central de Registros forneça uma solução de gerenciamento de registros com recursos completos, suas metas de gerenciamento de registros podem exigir que você aprimore a solução de gerenciamento de registros padrão adicionando outros recursos do Office SharePoint Server 2007. As personalizações geralmente incluem:

  • Exibição de métricas do site da Central de Registros. Os dados da Central de Registros podem ser exibidos em planilhas do Microsoft Office Excel 2007, processadas em Web Parts de KPIs ou agregadas em um painel do site. Dependendo de como você configurar a segurança, será possível limitar a disponibilidade dessas informações para gerentes de registros. Você também poderá permitir que os profissionais de informação usem estes dados para exibir o status dos registros que eles enviaram. Para obter mais informações sobre a integração de informações de negócios no Office SharePoint Server 2007, consulte Planejar business intelligence.

  • Exibição de diretivas. Usando listas e Web Parts, você pode adicionar documentação à sua home page da Central de Registros descrevendo as diretivas vigentes na Central de Registros, as métricas de uso de diretiva e outras informações que tornam o uso pretendido — e as restrições — do site mais transparentes. Para obter mais informações sobre a personalização da página Web, consulte a documentação do sistema de Ajuda do Office SharePoint Server 2007, a documentação do Microsoft Office SharePoint Designer 2007 e o Office SharePoint Server 2007 SDK (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218\&clcid=0x416).

  • Integração de formulários, pesquisa e fluxos de trabalho para gerenciamento de registros físicos. Uma solução de armazenamento e gerenciamento de registros físicos também é uma solução de rastreamento de inventário, já que a correlação deve ser mantida entre as listas que rastreiam itens no site da Central de Registros e os itens físicos reais que os itens da lista representam. Usando formulários para pesquisar e solicitar a recuperação de registros físicos e usando fluxos de trabalho para atribuir a tarefa de recuperar os registros, você pode implementar uma solução que atende às necessidades de manutenção de registros físicos e eletrônicos. Para obter mais informações, consulte o seguinte white paper que descreve uma implementação de uma solução de gerenciamento de registros físicos na Microsoft: Simplificando o gerenciamento de registros usando o fluxo de trabalho do SharePoint Server 2007 (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80869\&clcid=0x416) (em inglês).

Para obter informações sobre o uso de modelos do site da Central de Registros, consulte Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).

Planejar segurança

Para ajudar a garantir a segurança e a imutabilidade dos registros que você está armazenando, planeje cuidadosamente a configuração de segurança de seus sites da Central de Registros. Você também deve levar em consideração documentar sua estratégia de segurança de forma que, se necessário, você possa apresentar as medidas tomadas para proteger seus registros.

Etapas gerais para proteger sua solução de gerenciamento de registros

Crie seu farm de servidores e o aplicativo Web que contém os sites da Central de Registros de forma que eles sejam o mais seguros possível. Por exemplo, é altamente improvável que você queria permitir acesso a um aplicativo Web que hospede os sites da Central de Registros por meio da zona de segurança da Internet, que permite acesso anônimo.

Releia atentamente a documentação de segurança do Office SharePoint Server 2007, especialmente o capítulo Planejar a segurança do farm de servidores (Office SharePoint Server), e trabalhe com sua equipe de TI para garantir a implementação da segurança adequada para sua solução de gerenciamento de registros. Esse capítulo contém orientações úteis relacionadas à segurança:

  • Reforço da segurança de servidores Web e servidores de banco de dados.

  • Proteção das comunicações.

  • Lista de verificação do projeto de topologia.

Dica

Não configure o aplicativo Web no qual o site da Central de Registros está sendo executado para usar autenticação de formulários. Isso exigirá que você habilite envios anônimos para o site da Central de Registros.

Configurar permissões nos sites da Central de Registros

No modelo de segurança do Office SharePoint Server 2007, permissões individuais, como a permissão para adicionar itens a uma biblioteca de documentos, são agrupadas em níveis de permissão, que autorizam os usuários daquele nível a executar conjuntos de ações correlatas, como colaborar com o conteúdo de um site. Você pode atribuir níveis de permissão a grupos determinados de usuários ou diretamente a usuários individuais. Quando usuários ou grupos são associados a objetos passíveis de proteção, como listas, bibliotecas, itens de lista, documentos ou sites, seus níveis de permissão padrão se aplicam ao objeto, ou você pode alterar seus níveis de permissão para o objeto em questão. O Office SharePoint Server 2007 inclui um grupo de níveis de permissão padrão. Você pode exibir e alterar os níveis de permissão de um conjunto de sites usando o link Permissões avançadas da página Configurações de Site. Para obter uma descrição completa do modelo de segurança do Office SharePoint Server 2007, consulte Planejar e projetar a segurança (Office SharePoint Server).

A tabela abaixo lista os grupos e os níveis de permissão padrão para sites da Central de Registros.

Grupo Nível de permissão

Remetentes da Central de Registros via Serviços da Web

Acesso limitado

Membros

Contribuir

Proprietários

Controle Total

Visitantes

Leitura

Visualizadores

Somente Exibição

O grupo Remetentes da Central de Registros via Serviços da Web, que tem a permissão Adicionar Itens no site da Central de Registros, é destinado a conceder acesso limitado a usuários que enviam registros de outros farms de servidores. Para cada aplicativo Web do quais os registros serão enviados, você deverá adicionar as contas de domínio sob as quais os conjuntos de aplicativos são executados naquele aplicativo Web para o grupo Remetentes da Central de Registros via Serviços da Web. Quando usuários enviam registros desses aplicativos Web, esta é a conta sob a qual os registros serão enviados ao site da Central de Registros. Note que os usuários que enviam registros não precisam participar de qualquer grupo do conjunto de sites que contém o site da Central de Registros.

Se você estiver planejando alterar os níveis de permissão padrão ou adicionar grupos personalizados, considere as permissões necessárias para executar tarefas de gerenciamento de registros. As tarefas e as permissões necessárias são listadas na tabela a seguir:

Esta tarefa Requer esta permissão Neste objeto protegível

Enviar ao site da Central de Registros

Editar Itens

Adicionar Itens

Site de origem

Site da Central de Registros

Chamar o Serviço da Web de Repositório de Registros

Adicionar Itens

Site da Central de Registros

Gerenciar registros

Editar Itens

Site da Central de Registros

Criar entradas de séries de registros

Editar Itens

Lista de roteamento de registros

Criar pausas

Adicionar Itens

Lista Isenções

Gerenciar e liberar pausas

Editar Itens

Exibir Itens

Arquivo isentos

Lista Isenções

Exibir registros em resultados da pesquisa

Exibir itens.

Site da Central de Registros

Além disso, considere os seguintes pontos ao configurar permissões no site da Central de Registros:

  • Em geral, conceda apenas a gerentes de registros e a membros da equipe jurídica permissões de Editar Itens em conteúdos do site da Central de Registros. No caso de conteúdo confidencial, você pode limitar o conjunto de usuários com permissões de Editar Itens atribuindo a eles permissões no nível de biblioteca de documentos, pasta ou até mesmo item de lista. Por exemplo, um documento altamente confidencial pode ter um único gerente de registros designado para gerenciá-lo.

  • Como a lista de Pausas pode conter informações altamente confidenciais, limite o conjunto de usuários da lista de Pausas aos membros da equipe que podem criar pausas e que podem colocar itens em pausa.

  • O site da Central de Registros inclui um exclusivo nível de permissão, Conclusão do Envio à Central de Registros, que é automaticamente concedido (temporariamente) aos usuários para permitir que eles preencham metadados de registros faltando.

Maximizando o comportamento do armazenamento

Configure bibliotecas de documentos em um site da Central de Registros de forma a maximizar o comportamento do armazenamento das bibliotecas, protegendo contra exclusão ou modificação acidental de registros. A maximização do comportamento do armazenamento inclui as seguintes ações:

  • Exigir que os documentos sejam verificados na entrada e na saída.

  • Criar versões maiores e menores de documentos e não conceder a ninguém o nível de permissão Excluir Versões.

  • Não limitar o número de versões a serem mantidas.

  • Habilitar a auditoria.

  • Auditar todos os eventos.

Para obter uma visão geral da versão e outras configurações de gerenciamento de documentos, consulte Planejar o controle de versão, a aprovação de conteúdo e os check-outs. Para obter uma descrição da diretiva de gerenciamento de informações de auditoria, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.

Planejar configurações de email

Planeje a configuração de seus aplicativos Web que hospedam sites da Central de Registros para dar suporte ao envio de emails. Muitos cenários de gerenciamento de registros são habilitados pela integração de email ao site da Central de Registros. A lista abaixo descreve exemplos comuns desses cenários.

  • Podem ser configurados alertas para que uma mensagem de email seja enviada quando um registro é alterado ou adicionado.

  • Podem ser configurados fluxos de trabalho para integração com email, de forma que os usuários sejam notificados de tarefas de fluxo de trabalho impeditivas via email.

  • Quando um novo usuário é adicionado ao site, pode ser enviado um email com um link e outras informações sobre o site.

Se sua solução de gerenciamento de registros inclui integração com o Microsoft Exchange 2007, configure também os aplicativos Web para dar suporte ao recebimento de email. Para obter mais informações, consulte Planejar retenção de registros de mensagens de email. No entanto, se você habilitar o recebimento de email, não configure as bibliotecas usadas para gerenciamento de registros para aceitar a entrada de mensagens. Os registros não devem ser enviados diretamente a uma biblioteca por email.

Para obter mais informações sobre a configuração da integração de email com o Office SharePoint Server 2007, consulte os seguintes recursos:

Planejar registros em log e relatórios

Os recursos de log e relatório ajudam os gerentes de registros a rastrear alterações de registros nos sites da Central de Registros e também fornecem provas do uso de diretivas em um site da Central de Registros. A lista abaixo descreve os recursos de log e relatório presentes no Office SharePoint Server 2007

  • Logs de auditoria   O recurso de auditoria registra em log os eventos e operações realizados em documentos e itens de lista, como a edição de um documento ou item, a verificação da entrada ou saída de um documento ou item e a alteração de permissões em um documento ou item. Você também pode usar o modelo de objeto de auditoria para gravar eventos personalizados no log de auditoria. Para obter mais informações, consulte o SDK (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86923\&clcid=0x416) (em inglês) do Office SharePoint Server 2007.

    No gerenciamento de registros, use a auditoria para proteger a segurança de seus sites da Central de Registros. Você pode configurar a auditoria como parte de uma diretiva de gerenciamento de informações que você aplica a uma lista ou biblioteca de documentos, ou configurar a auditoria para auditar eventos de todo o conjunto de sites.

    Os dados de auditoria de um conjunto de sites são armazenados no banco de dados SQL. Você pode gerar relatórios dinamicamente com base nos dados da auditoria. Para isso, na página Configurações do Site, na seção Administração do Conjunto de Sites, clique em Relatórios do log de auditoria. Você pode exibir e interagir com os relatórios do Office Excel 2007. Os relatórios incluem:

    • Modificações de conteúdo   Mostra todos os eventos que modificaram conteúdo no site.

    • Exclusão   Mostra todos os eventos que causaram a exclusão de conteúdo do site.

    • Configurações de segurança   Mostra todos os eventos que alteraram as configurações de segurança do site.

    Usando o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0, você também pode gerar relatórios personalizados, que serão listados com os relatórios padrão na página Exibir Relatórios de Auditoria.

  • **Relatórios de uso de diretiva de gerenciamento de informação   **Para rastrear o uso de diretivas de um conjunto de sites e produzir um registro do uso de diretivas para verificação de conformidade, você pode configurar relatórios de uso de diretiva de gerenciamento de informações na Administração Central. Os relatórios são gerados como arquivos XML que podem ser exibidos no Office Excel 2007 ou usados como entrada para uma solução personalizada. Você pode especificar a biblioteca no seu site no qual os relatórios serão armazenados, o agendamento recorrente para a criação de relatórios e pode, opcionalmente, oferecer um modelo de relatório alternativo. Você pode exibir relatórios de uso de diretiva de gerenciamento de informações da mesma forma que exibe relatórios de log de auditoria. (Na página Configurações do Site do conjunto de sites, na seção Administração do Conjunto de Sites, clique em Relatórios do log de auditoria.

Planejar-se para pesquisa

A pesquisa é uma ferramenta importante de gerenciamento de registros. Por exemplo, se você quiser implementar uma suspensão na qual uma ou mais diretivas de validade de itens são suspensas devido a litígios ou outras contingências, deve localizar primeiro os itens. Como a estrutura de pastas de sites da Central de Registros não conduz à navegação e como os itens a serem suspendidos podem ser distribuídos em várias bibliotecas e listas de um ou mais sites da Central de Registros, a forma mais eficaz de localizar itens é usando a pesquisa.

As considerações para pesquisa em um contexto de gerenciamento de registros incluem:

  • Determinação de SSPs (Provedores de Serviços Compartilhados).

  • Planejamento de indexação.

  • Planejamento de pesquisa de metadados.

  • Gerenciamento de escopos de pesquisa.

Determinar o SSP

Um SSP é um agrupamento lógico de serviços compartilhados e seus recursos de suporte. Os SSPs podem compartilhar serviços entre farms de servidores. Um dos serviços que um SSP pode fornecer é a indexação de conteúdo e metadados. No Office SharePoint Server 2007, isso é fornecido pelo serviço Office SharePoint Server Search.

Trabalhe com seus administradores de pesquisa para garantir que um ou mais SSPs exclusivos estejam disponíveis para indexar o conteúdo em seus sites da Central de Registros. Ao indexar o conteúdo da Central de Registros usando SSPs dedicados, você ajuda a proteger registros contra exposição indesejada para os usuários que não têm permissões para exibir ou usar os registros.

Dica

Mesmo que você use um SSP comum ou compartilhado, a segurança do documento é ainda respeitada por item com base nas permissões do usuário para acessar o conteúdo.

Planejar a indexação

Um IFilter permite que o serviço Office SharePoint Server Search faça a indexação de um tipo específico de arquivo, como o arquivo .docx do Microsoft Office Word 2007. Verifique se os administradores de pesquisa sabem quais tipos de registros são gerenciados nos sites da Central de Registros, se os tipos de arquivo adequados estão habilitados para indexação e se o IFilters está pronto para indexação de vários tipos de registros. (O serviço Office SharePoint Server Search inclui IFilters para tipos de arquivos comuns.)

Dica

Documentos do mesmo tipo que são produzidos por diferentes versões de um aplicativo podem exigir diferentes IFilters. Saiba quais são as versões usadas na sua organização e comunique essa informação aos administradores de pesquisa.

Planejar a pesquisa de metadados

Trabalhe com os administradores de pesquisa para gerenciar propriedades de metadados. Algumas propriedades de metadados devem ser associadas umas às outras para pesquisa porque contêm o mesmo tipo de informação. Por exemplo: se seus sites da Central de Registros contêm registros de mensagens de email e registros de documentos, uma pesquisa de conteúdo criado por uma pessoa específica deve tratar o campo "De" do email e o campo "Autor" dos documentos como itens de metadados equivalentes.

Gerenciar escopos de pesquisa

Um escopo de pesquisa limita o alcance da pesquisa com base nos locais a serem pesquisados, restrições de metadados ou outros critérios. Um ou mais escopos de pesquisa podem ser associados à interface do usuário de pesquisa para que os usuários possam detalhar o alcance da pesquisa. Em cenários de gerenciamento de registros, pode ser útil definir escopos de pesquisa com base no tipo de registro, na identidade do gerente de registros que conduz a pesquisa ou em outros critérios relacionados aos registros. Trabalhe com seu administrador de pesquisa para analisar o armazenamento de registros e determinar a melhor forma de definir os escopos de pesquisa para sua solução de gerenciamento de registros.

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponível em Manuais disponíveis para download do Office SharePoint Server 2007.

Consulte também

Conceitos

Planejar o gerenciamento de registros
Planejar o armazenamento de conteúdo corporativo
Planejar e projetar a segurança (Office SharePoint Server)
Planejar o desempenho e a capacidade (Office SharePoint Server)

Outros recursos

SDK do Office SharePoint Server 2007
Demonstração: adicionar uma biblioteca a um site da Central de Registros