Cenários básicos de planejamento em cenários e soluções de planejamento de BI

Artigo
06/21/2016

Aplica-se a: SharePoint Server 2010 Enterprise

Tópico modificado em: 2011-01-28

O O Microsoft Office 2010 apresenta um nível interessante de suporte para o planejamento básico e a entrada de dados para organizações. Os cenários de planejamento e entrada de dados estão relacionados à captura de dados que normalmente não existem em aplicativos de software LOB (linha de negócios) ou ERP (planejamento de recursos empresariais) e incluem o seguinte:

Dados relacionados a perspectivas futuras (planos, orçamentos e previsões) para uma organização
Dados específicos preparados e capturados manualmente

Já faz muitos anos que o Microsoft Excel é amplamente utilizado por operadores de informações para dar suporte aos requisitos anteriores e a atividades de modelagem corporativas mais sofisticadas e complexas.

Neste artigo:

Sobre cenários de planejamento
Benefícios da plataforma de Business Intelligence
Escopo da solução

Sobre cenários de planejamento

Planejamento básico e entrada de dados

Gerentes de linha precisam fornecer dados sobre o número de contratações planejadas e previstas de novas pessoas.
Gerentes de linha precisam fornecer dados para planos e previsões OPEX (operacionais e de despesas).
Gerentes de produtos de marketing precisam fornecer dados comparativos relacionados à participação no mercado, volumes de vendas, preços, receitas e valores financeiros sobre os concorrentes e produtos concorrentes.
Gerentes precisam fornecer dados para metas de KPIs (indicadores chave de desempenho) organizacionais.

Planejamento e entrada de dados sofisticados

Um operador de informações precisa criar um modelo de empresa para que outros gerentes avaliem dinamicamente o perfil de risco de como as alterações nas premissas de negócios (por exemplo, volumes de vendas, preços de matérias-primas e assim por diante) podem afetar a lucratividade, o fluxo de caixa e a estabilidade financeira.
Uma organização precisa permitir que os operadores de informações insiram novos projetos de gastos de capital sujeitos aos limites e abatimentos de capital atribuídos, e a gerência deve aprovar os projetos com base em critérios de projetos calculados comparativos.
Uma organização precisa permitir que os gerentes de aquisições e de fábrica modelem a cadeia de fornecedores e a capacidade de produção com base nos volumes de vendas de demanda mundial da função de vendas e marketing para otimizar a rentabilidade.
Uma organização requer que as previsões de vendas semanais sejam inseridas por sua força de vendas mundial de 2.000 vendedores, com análise e aprovação da equipe de gerenciamento de vendas.
Requisitos de segurança complexos para mais de centenas de milhares de usuários.
Grandes envios de dados de operadores de informações a partir de centenas de atualizações de registros de fatos, chegando a até centenas de milhares.

Outras características do nível básico versus sofisticado para o planejamento e da entrada de dados

Se considerarmos os exemplos anteriores, existem alguns outros aspectos que diferenciam os cenários básicos e sofisticados de planejamento e de entrada de dados. Entre eles, podemos incluir:

Esses cenários não incorporam muitas regras e cálculos de negócios em comparação com a quantidade de dados inseridos.
Os operadores de informações basicamente inserem dados e não precisam gerar resultados calculados com base nessa entrada de dados.
Os operadores de informações inserem dados numéricos, e não novos itens de linha, detalhes de produto, detalhes de projeto ou detalhes de novas contratações.
Os dados inseridos pelos operadores de informações exigem um processo de revisão e aprovação mínimo ou não precisam dele.
O modelo necessário para dar suporte à entrada de dados é um modelo único (geralmente, uma única planilha do Excel) ou, em outras palavras, o modelo tem dimensionalidade limitada de duas a cinco dimensões, com relativamente poucos membros ou itens em cada dimensão.

Esses cenários incorporam muitas regras de cálculos e têm complexidade crescente. Uma única alteração em um valor de entrada de dados pode exigir o recálculo de todo o modelo. Por exemplo, uma alteração no valor de um item como "Volume de Vendas Planejado" exigirá receitas de vendas, descontos por volume, custo de vendas e itens de despesas com base no volume a ser recalculado. Por sua vez, isso afetará os níveis de receita, as margens de lucro e o fluxo de caixa, entre outros.
Em cenários sofisticados, os operadores de informações muitas vezes exigem um alto grau de interatividade com regras calculadas e resultados, em que é necessário ver os resultados calculados como parte da entrada de dados (cenário de hipóteses)
Em muitas situações que envolvem planejamento orientado a pessoas e projetos, os operadores de informações precisam não apenas inserir os dados numéricos para o plano, mas também adicionar novas pessoas e projetos e ser capazes de alterar detalhes, por exemplo, especificando o nível de uma pessoa.
Cenários de planejamento e entrada de dados sofisticados afetarão o resultado potencial financeiro e de negócios de uma organização, e é muito importante que esses cenários sejam examinados adequadamente em nível de dados pela gerência da organização.
A complexidade da modelagem necessária para cenários de planejamento sofisticados pode abranger o seguinte:
- Vários modelos, o que é comparável a ter várias planilhas em uma pasta de trabalho do Excel e com planilhas do Excel vinculadas.
- Muitas dimensões (mais de cinco e mais de dez) por modelo para dar suporte ao cenário de planejamento, em conjunto com dimensões que contêm membros ou itens que variam desde dezenas de milhares até mais de centenas de milhares.
- Diversos detalhes de hierarquias, como planejamento na hierarquia de produtos em nível de marca e previsão de SKU.

Benefícios da plataforma de Business Intelligence

Quais são os benefícios e as vantagens da utilização do O Microsoft Office 2010 e do SQL Server 2008 R2 para cenários de planejamento e entrada de dados?

A importante capacidade que o Office 2010 e o SQL Server 2008 R2 fornecem é habilitar a entrada de dados em um modelo de dados centralizado, especificamente o SQL Server 2008 Analysis Services com suporte por tabelas de bancos de dados relacionais do SQL Server. Por que isso é importante?

Até mesmo nos cenários mais básicos de planejamento e entrada de dados, é comum que as organizações exijam que mais de uma pessoa insira dados no mesmo formulário ou modelo de entrada de dados (geralmente, uma planilha do Excel). As implicações são:

Os operadores de informações precisam criar várias pastas de trabalho e distribuí-las a outros operadores para a entrada de dados.
Os dados são potencialmente duplicados em cada pasta de trabalho.
As alterações e atualizações em um modelo de planilha distribuída podem ser problemáticas, manuais e demoradas.
Não há segurança no nível de dados nas pastas de trabalho.
Os dados são armazenados individualmente em pastas de trabalho separadas, e não há um recurso central de armazenamento de dados.
A agregação de dados de muitas pastas de trabalho distribuídas pode ser problemática, manual e demorada.
Os dados que são coletados no processo não podem ser facilmente reutilizados sem manipulação manual, por exemplo, sendo copiados e colados em outros aplicativos.
As regras de negócios e premissas e estruturas organizacionais implementadas em cada pasta de trabalho aumentam o risco de problemas na qualidade dos dados.

Portanto, quais são os benefícios do uso do SQL Server como modelo de dados centralizado?

Conforme destacado anteriormente, o SQL Server 2008 Analysis Services fornece um modelo de dados centralizado que facilita a manutenção e a atualização (por usuários técnicos), em comparação com marts distribuídos.
A segurança no nível de dados pode ser aplicada ao modelo de dados do Analysis Services, limitando os usuários que podem ver determinados dados e controlando os locais em que eles podem inserir dados.
O Analysis Services é o mecanismo OLAP líder de mercado e, com a inclusão de hierarquias nas dimensões, os dados são automaticamente agregados.
O Analysis Services dá suporte a muitas ferramentas e à conectividade de dados, para que os dados inseridos e armazenados possam ser reutilizados com outros aplicativos.
As vantagens do uso do Excel 2010 com o Analysis Services para entrada de dados e relatórios incluem:
- Os operadores de informações usam o familiar Excel para entrada de dados via Tabelas Dinâmicas com recursos de write-back.
- Os operadores de informações podem projetar seus próprios formulários para entrada de dados, com base em um modelo de dados consistente e prescrito. Observe que, no Excel 2010, a criação de tabelas dinâmicas com uma região definida para entrada de dados, como a área de entrada para um intervalo especificado de períodos de tempo, não está disponível de forma nativa e, para obtê-la, é necessária uma personalização.
- Os operadores de informações ainda podem usar todos os recursos específicos oferecidos pelo Excel.

Usando o SharePoint, a revisão e a aprovação de documentos podem ser usadas para o fluxo de trabalho de processos.

Escopo da solução

Para o escopo destes artigos, vamos projetar uma solução com base em um conjunto de cenários de planejamento para uma empresa fictícia chamada AdventureWorks. A solução será chamada de Planejamento da AdventureWorks.

Os exemplos de empresas, organizações, produtos, pessoas, locais e eventos aqui mencionados são fictícios. Nenhuma associação com qualquer empresa, organização, produto, pessoa, local ou evento é intencional nem deve ser pressuposta como real.

Vamos demonstrar como a solução baseada na plataforma Microsoft 2010 pode atender aos requisitos de negócios a seguir para a nossa empresa fictícia

O planejamento, o orçamento e a previsão darão suporte ao envio de dados simultâneo de pelo menos 10 operadores de informações.
A segurança dos dados deve ser aplicada por região geográfica.
A previsão é realizada mensalmente, e o orçamento é preparado anualmente.
O ano fiscal começa em janeiro de cada ano.
A entrada de dados para a previsão é realizada no nível de SKU de produto. Você também pode inserir dados em vários níveis de uma hierarquia, como o nível da marca do produto caso a hierarquia esteja definida como computador do cliente por meio da utilização da funcionalidade de "membro de dados" do SSAS. Na nossa solução, demonstraremos a entrada no nível de SKU.
A entrada de dados é realizada de acordo com diferentes regiões geográficas e em diferentes moedas.
Exibição financeira única da organização em diferentes tipos de moedas em todas as regiões geográficas (conversão de moeda).
Carregamento de valores reais do sistema de origem. O período de previsão se inicia após o fechamento do período contábil e se estende até o fim do ano fiscal. O fechamento do período contábil muda a cada mês.
O departamento de recursos humanos atualiza anualmente as taxas de pagamento de acordo com o nível salarial.
Os gerentes de linha usam premissas de nível salarial para ajustar e alocar novos funcionários.

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