Gerar relatórios e fechar uma solicitação

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Neste artigo: entenda o tipo de relatórios gerados em Solicitações de Direitos de Entidade. Saiba mais sobre os períodos de retenção para os dados coletados e encontre instruções para fornecer resultados ao titular dos dados e fechar a solicitação.

Depois de concluir sua revisão de dados para uma solicitação de direitos de assunto, o próximo estágio é gerar os relatórios necessários para atender à solicitação. Priva criará relatórios e coletará os arquivos marcados como Incluir durante o processo de revisão de dados. Os arquivos selecionados desses pacotes de dados podem ser enviados à sua entidade de dados para concluir a solicitação.

Entender relatórios

Depois de selecionar Concluir a revisão na fase De revisão de dados da solicitação de direitos do assunto, os relatórios finais da solicitação começarão a ser gerados automaticamente. Na guia Relatórios da página de detalhes de solicitações de direitos de assunto, a coluna Status indica quando a geração de relatório está em andamento e quando um relatório está pronto para baixar. Pode levar até 30 minutos para concluir a criação dos relatórios.

Os relatórios são divididos em duas seções:

  1. Relatórios para o assunto de dados: esses relatórios contêm informações que podem ser retornadas ao titular dos dados como parte do cumprimento da solicitação. É aqui que você encontrará o pacote de dados que contém arquivos para enviar ao assunto de dados.

    Importante

    Um pacote de dados só será gerado se você marcar itens como Incluir durante a revisão de dados.

    Importante

    Um pacote de dados só será gerado para tipos de solicitações de Exportação e Acesso . Um pacote de dados não será gerado para uma lista marcada para solicitação de acompanhamento . Examine os detalhes sobre tipos de solicitação de direitos de assunto.

  2. Relatórios para uso interno: esses relatórios são para os registros internos da sua organização relacionados à solicitação de direitos do assunto. Eles incluem um log de auditoria e uma lista de todos os arquivos aos quais você aplicou marcas durante a revisão de dados, a fim de acompanhar ou tomar medidas adicionais.

Nota

Quando os relatórios são gerados, a organização conclui a solicitação enviando os relatórios apropriados de maneira segura para o titular dos dados, a fim de atender à solicitação de direitos do assunto.

Ponta

Excluir solicitações (versão prévia) gera um relatório exclusivo explicando os resultados do fluxo de trabalho de exclusão. Obtenha detalhes no relatório de log de execução da ação.

Pacote de dados

O pacote de dados de solicitação de direitos de assunto contém itens marcados como Incluir durante a fase de revisão de dados do processo. O pacote de dados é gerado como um arquivo zip. Quando estiver pronto para download, selecione a linha do relatório na guia Relatórios da página de detalhes da solicitação de direitos do assunto. Um painel de sobrevoo será aberto com um botão para Baixar o relatório. As próximas instruções de O que fazer no painel de sobrevoo fornecem uma referência rápida de como trabalhar com o conteúdo.

Quando estiver pronto para baixar o pacote de dados, selecione Baixar, localize seu download e abra o arquivo zip baixado.

Conteúdo do pacote de dados

O arquivo zip do pacote de dados contém os seguintes itens:

  • Uma pasta chamada Azure: esta pasta contém os principais materiais para seu assunto de dados. Confira a explicação detalhada abaixo.
  • Arquivos fora da pasta do Azure : eles podem incluir duas planilhas chamadas Resultados e Resumo. Esses arquivos fora da pasta do Azure são fornecidos para referência e devem ser usados principalmente pelos administradores da sua organização.

Quando Priva identifica e recupera arquivos para uma solicitação de direitos de assunto, os arquivos que ele exporta nesse processo são renomeados usando identificadores exclusivos para ajudar a proteger dados pessoais. Você pode fazer referência cruzada aos nomes exclusivos com os nomes de arquivo originais usando o arquivo Export_load_file.csv . Como os nomes de arquivo originais podem incluir informações confidenciais, você deve seguir suas políticas que se aplicam a essas informações.

Nota

Recomendamos examinar cuidadosamente o conteúdo dessa pasta e enviar apenas os arquivos necessários ao seu assunto de dados. Você deve avaliar sua resposta para garantir que ela seja adaptada para atender aos requisitos da lei aplicável.

Conteúdo da pasta do Azure

Abra a pasta do Azure e abra o arquivo AEDExport.zip , que contém outra pasta de arquivo com um nome longo composto por números e letras. Abra a pasta com o nome longo para revelar o conteúdo descrito abaixo:

  • Extracted_text_files pasta: contém texto extraído dos arquivos nativos (onde há suporte).
  • Pasta NativeFiles : contém todos os itens marcados durante a revisão de dados como Incluído, em seu formato de arquivo nativo. Cada item nesta pasta recebe um nome de arquivo exclusivo para proteger dados pessoais. Você pode fazer referência cruzada a esses nomes exclusivos com o nome do arquivo original usando o arquivo Export_load_file.csv, explicado abaixo.
    • Os arquivos redigidos usando a função Annotate durante o processo de revisão de dados estão na pasta NativeFiles e têm o sufixo "_burn.pdf".
  • Export_load_file.csv arquivo: contém os nomes de arquivo originais para que você possa cruzá-los com os nomes de arquivo exclusivos fornecidos na pasta NativeFiles.
  • Arquivo de texto resumo: fornece um resumo dos tipos de arquivos no pacote de dados, o número de arquivos e seu tamanho.
O que fazer com o conteúdo da pasta

Abra a pasta do Azure e os arquivos zip, conforme explicado acima. Sua próxima tarefa é examinar os itens, determinar o que enviar para o assunto de dados e modificar o conteúdo do arquivo zip, se necessário.

Por exemplo, para uma solicitação de exportação em que o sujeito de dados deseja receber uma cópia de todos os itens que contêm seus dados pessoais mantidos pela organização, você deseja examinar de perto os itens na pasta NativeFiles e remover qualquer item que você não queira enviar de volta para o assunto de dados.

Para uma solicitação de acesso em que o sujeito de dados deseja receber um resumo de todas as informações pessoais mantidas pela organização, você deseja se concentrar no arquivo de texto Resumo .

Modifique o arquivo zip para remover qualquer conteúdo que você não queira incluir no pacote final. Depois de concluído, envie o arquivo zip de maneira segura para o sujeito de dados que fez a solicitação de direitos do assunto.

Log de auditoria

O log de auditoria é um arquivo CSV que fornece um registro da progressão de estágios para cada solicitação de direitos de entidade. Ele lista cada estágio do processo juntamente com a data e a hora concluídas e o nome de usuário do indivíduo que concluiu a etapa.

Relatórios de arquivos marcados

Os relatórios rotulados como Arquivos marcados como... são arquivos CSV que listam os itens de conteúdo aos quais as marcas foram aplicadas durante o processo de revisão de dados. As marcas são usadas para sinalizar itens de conteúdo para obter mais atenção ou ação da organização. Saiba mais sobre as configurações para marcas.

Períodos de retenção para relatórios e dados

Os relatórios gerados por solicitações de direitos de assunto e dados associados, como arquivos anotados salvos no Azure, são armazenados por um período de tempo especificado. O período de retenção padrão é de 30 dias a partir da data em que uma solicitação de direitos de assunto é fechada.

O período de retenção de dados é definido em Configurações de Priva e se aplica a todas as solicitações de direitos de entidade. Para exibir ou alterar o período de retenção de dados, siga as etapas abaixo:

  1. Em qualquer lugar no Solicitações de direitos do titular Priva, selecione Configurações (o ícone de engrenagem) no canto superior direito da tela.
  2. Selecione Períodos de retenção de dados na navegação à esquerda.
  3. No menu suspenso Dados coletados e relatórios , selecione 30 dias ou 90 dias como o período de retenção.
  4. Selecione Salvar para salvar suas configurações.

Verifique se os períodos de retenção de dados escolhidos estão em conformidade com as políticas e as obrigações legais da sua organização.

Fechar a solicitação

Quando você tiver realizado todas as ações necessárias relacionadas à solicitação de direitos do assunto, marque a solicitação como fechada selecionando Fechar a solicitação no canto superior direito da página de detalhes da solicitação. Uma solicitação fechada significa que ela não está mais ativa e indica que nenhum trabalho adicional é necessário para atender à solicitação original do titular dos dados à sua organização.

As solicitações fechadas não podem ser aberta novamente, mas você pode retornar à solicitação para exibir detalhes e anotações da solicitação. Os relatórios da solicitação são mantidos de acordo com o período de retenção estabelecido.

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