Criar e gerir um pedido de eliminação

Um pedido de eliminação nos Pedidos de Direitos do Requerente permite-lhe marcar itens de conteúdo para eliminação do seu ambiente do Microsoft 365. Depois de os colaboradores identificarem os itens que devem ser eliminados durante o processo de revisão de dados, os aprovadores especificados podem aprovar o pedido. Quando o pedido de eliminação é aprovado, é iniciado um processo de eliminação do fluxo de trabalho para os itens marcados como Incluir para executar a eliminação no prazo de 30 dias após a aprovação.

Nota

Os pedidos de eliminação não estão disponíveis para clientes do Us Government Community (GCC) Moderado, GCC High e Departamento de Defesa (DoD).

Descrição geral do processo

O processo básico de revisão e aprovação de itens para eliminação está descrito abaixo.

Importante

Existem passos específicos necessários para colaboradores e aprovadores durante este processo. Certifique-se de que revê os passos para colaboradores e passos para aprovadores para obter detalhes.

1. Um administrador de pedido de direitos de requerente cria o pedido de eliminação e especifica um ou mais aprovadores. Em seguida, o pedido avança para a estimativa e obtenção de dados.
2. Os colaboradores analisam os dados recolhidos e marcam como Incluir os itens a serem eliminados.
3. Os colaboradores completam a revisão e notificam os aprovadores de que o pedido está pronto para aprovação.
4. Os aprovadores analisam o pedido e decidem Aprovar o pedido para avançar e iniciar o fluxo de trabalho eliminar ou Recomendar alterações, o que interrompe o fluxo de aprovação e permite que os colaboradores façam ajustes e submetam novamente para aprovação.

Compreender as fases de progresso dos pedidos de eliminação

Um pedido de eliminação percorre as mesmas fases de progresso primárias que os tipos de pedidos de acesso e exportação passam, com algumas fases adicionais relacionadas com o processo de aprovação.

Exclusivo para eliminar pedidos é a sub-fase Aprovação da fase rever dados . A sub-fase Aprovação está ativa depois de os colaboradores concluírem a revisão, conforme descrito abaixo em Passos para colaboradores. Quando esta fase está ativa, os aprovadores podem efetuar a revisão conforme descrito abaixo em Passos para aprovadores.

A lista abaixo realça as diferenças da fase de progresso a ter em conta:

• Separador Descrição geral: o separador Descrição geral numa página de detalhes do pedido de eliminação irá mostrar outros cartões de status.

• Status card de aprovação: mostra quantos itens foram incluídos pelos colaboradores para eliminação, a aprovação status e os aprovadores atribuídos ao pedido.

• Itens incluídos para eliminação card: mostra a discriminação da localização dos itens incluídos para eliminação.

• Resumo da ação card: mostra o status de conclusão do fluxo de trabalho eliminar. O card também mostra o número de itens incluídos para eliminação e quaisquer itens restantes, que são itens pendentes no processo de fluxo de trabalho ou que não conseguiram aplicar uma etiqueta de eliminação.

Criar um pedido de eliminação

Para criar um pedido de eliminação, geralmente seguirá o mesmo processo para criar outros tipos de pedidos. A principal diferença é que terá de atribuir um aprovador para o pedido.

Aprovadores para pedidos de eliminação

Quando cria um pedido de eliminação, tem de atribuir pelo menos um utilizador na sua organização como aprovador para esse pedido específico. A função do aprovador é efetuar uma aprovação ao nível do pedido para eliminar itens marcados como Incluir. O aprovador pode recomendar alterações se não conseguir aprovar o pedido tal como está.

Tem flexibilidade em quem atribui a um determinado pedido. Um aprovador pode ser um gestor de privacidade ou alguém responsável pela eliminação de dados na sua organização. Um aprovador pode ser o mesmo utilizador que criou o pedido. No entanto, qualquer aprovador tem de ser atribuído como tal no pedido.

Pode designar vários utilizadores na sua organização como aprovadores para um pedido. Ter vários aprovadores é útil para equilibrar o trabalho e fornecer cobertura fora do escritório. No entanto, apenas um único aprovador pode fornecer aprovação num pedido. No caso de vários aprovadores, o primeiro a aprovar iniciará o processo de eliminação do fluxo de trabalho.

Um utilizador com a função Administração Pedido de Direitos do Requerente pode adicionar ou alterar aprovadores após a criação de um pedido de eliminação. Na página de detalhes de um pedido, selecione Ver detalhes do pedido no card Detalhes, localize Aprovador e selecione Editar. A partir daqui, pode remover aprovadores ao desmarcar a caixa junto aos respetivos nomes e adicionar outros utilizadores como aprovadores.

Veja Passos para aprovadores para obter detalhes sobre como aprovar um pedido de eliminação.

Criar um pedido de eliminação a partir de um modelo

Em geral, irá seguir os mesmos passos para criar pedidos a partir de um modelo, com os seguintes passos adicionais:

• Na lista de modelos de pedidos de dados, localize Eliminação de dados e selecione Começar.
• Em Atribuir aprovadores, comece a escrever o nome de um utilizador que deve aprovar este pedido para que os itens sejam eliminados. Pode selecionar vários utilizadores, mas tem de selecionar, pelo menos, um.

Criar um pedido de eliminação a partir da opção de configuração personalizada

Quando cria um pedido de eliminação com a opção de configuração personalizada para um processo guiado, seguirá as mesmas instruções descritas para a Configuração personalizada, com os seguintes passos adicionais:

• No assistente de criação de pedidos, na página Selecionar o tipo de pedido , selecione o botão junto a Eliminar. Em seguida, selecione Seguinte.

• Na página Definições do pedido , atribua um ou mais utilizadores para servirem de aprovadores para o pedido de eliminação. Selecione Atribuir aprovadores e, no painel de lista de opções Atribuir aprovadores, marcar a caixa junto ao nome de um ou mais utilizadores. Quando terminar, selecione Adicionar.

• Os nomes dos aprovadores escolhidos serão apresentados na página Definições do pedido . Selecione o comando Editar se precisar de fazer alterações. Quando terminar de atribuir aprovadores, selecione Seguinte.

Em seguida, irá dar um nome ao pedido e concluir o processo de criação do pedido.

Eliminar fluxo de trabalho e como os itens são eliminados

Quando a sua organização cria com êxito o seu primeiro pedido de eliminação, Priva cria uma etiqueta de retenção com um resultado de eliminação denominado PrivaDelete. Assim que um aprovador aprovar um pedido de eliminação, o fluxo de trabalho de eliminação é iniciado. Cada item de conteúdo marcado como Incluir é avaliado para determinar se existe um conflito que impeça a eliminação. Se não houver conflito, a etiqueta priva delete é aplicada ao item para facilitar a eliminação.

Por que motivo alguns itens podem não ser eliminados

Em alguns casos, a etiqueta de eliminação Priva não será aplicada a um item. Isto pode acontecer pelos seguintes motivos:

• O item de conteúdo é armazenado numa localização que não é suportada por etiquetas de retenção.
• O item de conteúdo já tem uma etiqueta de retenção aplicada, caso em que a etiqueta de eliminação Priva não será aplicada. Os itens com uma etiqueta de retenção são realçados para si como um item do Priorado a rever.
• Não é possível localizar o item de conteúdo, como itens que são movidos ou eliminados manualmente.

Se algum problema interromper a aplicação da etiqueta de eliminação para itens qualificados, a aplicação da etiqueta será repetida automaticamente. Se a etiqueta não puder ser aplicada após três dias, o processo de fluxo de trabalho continuará numa fase Concluída .

O resumo da ação card na página de detalhes do pedido mostrará o número de Itens restantes, o que significa que os itens que não receberam a etiqueta apesar de não terem conflitos conhecidos. Para ver que itens tiveram conflitos ou falhas, reveja o registo de execução da ação. Os itens restantes terão um valor de Ação statusfalso e um valor Detalhes do Estado da Ação que indica o motivo pelo qual a etiqueta não foi aplicada.

Quando a eliminação ocorre após a conclusão do fluxo de trabalho

O resumo da ação card status passa para Concluído após a lógica de eliminação do fluxo de trabalho de aplicação da etiqueta de eliminação estar concluída e os relatórios estarem prontos. Uma status Concluída não significa que os itens tenham sido eliminados. A eliminação de itens etiquetados sem conflitos pode demorar até 30 dias após a aprovação.

Após o pedido passar pela fase gerar relatórios, pode verificar se a etiqueta de eliminação foi aplicada ou não ao rever o item de conteúdo listado no registo de execução de ações no separador Relatórios da página de detalhes do pedido. Recomendamos que verifique o ambiente do Microsoft 365 no prazo de 30 dias após a aprovação de um pedido para verificar se a eliminação ocorreu.

Como a Priva funciona com Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview

Se a sua organização utilizar capacidades de gestão do ciclo de vida de dados do Purview, como etiquetas de retenção para reter documentos para fins regulamentares, o fluxo de trabalho eliminar pedido cumpre as definições atuais. A etiqueta PrivaDelete não será aplicada a itens que tenham uma etiqueta de retenção existente. Quando a etiqueta priva delete é aplicada a um item, a plataforma de retenção executa a resolução de conflitos com base nos princípios de retenção. Se um item marcado para eliminação entrar em conflito com uma etiqueta de retenção ou registos existente, o administrador do pedido de direitos do requerente tem visibilidade sobre esses conflitos através do registo de execução da ação. Esta visibilidade pode ajudar o administrador a resolver problemas com a gestão do ciclo de vida dos dados da sua organização ou os administradores de gestão de registos e responder ao titular dos dados sobre o motivo pelo qual determinados itens não puderam ser eliminados.

Saiba mais sobre políticas de retenção, etiquetas de retenção e os princípios de retenção no Microsoft 365.

Concluir um pedido de eliminação

Os pedidos de eliminação seguem a mesma estimativa de dados e o mesmo processo de obtenção que todos os outros pedidos. Quando um colaborador revê os dados, designa os itens de conteúdo a eliminar ao marcar itens como Incluir durante a revisão de dados.

Os colaboradores e aprovadores têm de concluir passos adicionais exclusivos para eliminar pedidos. As responsabilidades de cada função são descritas abaixo.

Passos para colaboradores

Quando a fase Obter dados estiver concluída, os colaboradores devem seguir os passos abaixo enquanto trabalham na fase Rever dados de um pedido de eliminação. Os colaboradores que não possuam a função Administração Pedido de Direitos do Requerente precisarão que o criador do pedido lhes envie uma ligação direta para a página de detalhes do pedido para ver e trabalhar no pedido. Obtenha detalhes em Colaboração para revisão de dados.

Nota

Quando é criado um pedido de eliminação, o administrador do pedido de direitos do requerente que criou o pedido é o único colaborador inicialmente. O criador do pedido, ou outro administrador do pedido de direitos do requerente, pode adicionar mais colaboradores.

Etapa	Explicação	Ação a tomar
1. Reveja os dados recolhidos.	Os colaboradores analisam todos os itens recolhidos no separador Dados recolhidos do pedido e decidem o que incluir para eliminação.	Selecione o nome de um item na lista e, na área de revisão de conteúdos à direita, reveja o respetivo conteúdo. Se o item tiver de ser eliminado, selecione o comando Incluir na parte superior da lista de itens ou no menu de ação de três pontos junto ao respetivo nome ou no botão na parte inferior da área de revisão. Marque os outros itens conforme adequado de acordo com o processo de revisão de dados.
2. Concluir revisão.	Quando tiver marcado como Incluir todos os itens que estão no âmbito da eliminação, selecione o botão Concluir revisão no canto superior direito do ecrã. Um painel de lista de opções resume os ficheiros incluídos para eliminação, apresenta os aprovadores e fornece um campo de notas.	Selecione Concluir revisão no canto superior direito do ecrã. No painel Submeter dados revistos para lista de opções de aprovação , reveja o resumo dos itens para eliminação, adicione notas para aprovadores e selecione Concluir revisão. Se incluir um item que tenha uma etiqueta de retenção aplicada, o respetivo status de revisão será apresentado como "incluído", mas não será eliminado pelo fluxo de trabalho eliminar; rever detalhes.
3. Notifique os aprovadores.	Agora, notifique os aprovadores de que o pedido de eliminação está pendente da respetiva aprovação. Os aprovadores não são notificados automaticamente quando um pedido está pronto para aprovação. A card Progresso na página de detalhes do pedido mostra uma subesta de Aprovação por baixo de Rever dados. Uma card de status de Aprovação mostra a status de aprovação como Pendente. O separador Dados recolhidos é só de leitura até que um aprovador conclua a revisão.	Aceda à página de detalhes do pedido. No canto superior direito do ecrã, selecione o menu pendente Partilhar e selecione Copiar ligação, que copia uma ligação direta para o pedido. Informe os aprovadores de que o pedido está pronto para revisão e forneça-lhes a ligação para o pedido. Atualize a página de detalhes do pedido para ver os cartões de status atualizados.
4. Verificar a aprovação.	Quando o aprovador concluir a revisão, poderá aprovar o pedido de eliminação ou recomendar alterações. Siga as instruções à direita, consoante o resultado.	Se for aprovada: aguarde pela conclusão das ações do fluxo de trabalho de eliminação, reveja os relatórios para facilitar a comunicação interna e externa conforme adequado. Se não for aprovada: a página de detalhes do pedido apresenta uma mensagem a indicar que o aprovador recomenda alterações e o estado "Aprovação" em curso card deixará de estar ativa. Visite o separador Dados recolhidos , que está agora desbloqueado. Filtre por etiqueta(s) que o aprovador utilizou e/ou veja as notas de ficheiro deixadas pelo aprovador nos itens de conteúdo. Pode debater e ajustar conforme necessário. Quando terminar, selecione Concluir revisão no canto superior direito da página de detalhes do pedido. Informe o aprovador de que pode rever o pedido de aprovação.

Quando o aprovador concluir a aprovação e aprovar o pedido, a fase Rever dados é concluída. O fluxo de trabalho de eliminação é iniciado automaticamente e o pedido é movido para a fase Gerar relatórios .

Importante

Assim que o pedido for aprovado, o processo de eliminação será iniciado automaticamente e não poderá ser cancelado.

A página de detalhes do pedido mostra agora um Resumo da ação card a mostrar o número de itens a eliminar e o status do fluxo de trabalho eliminar como Em curso ou Concluído. Uma status Concluída significa que o processo de eliminação do fluxo de trabalho foi concluído. Alguns itens podem não ser elegíveis para eliminação devido a um conflito. Sugerimos que verifique o registo de execução de ações para verificar se a Priva conseguiu aplicar com êxito a etiqueta de eliminação.

Passos para aprovadores

Um colaborador enviará aos aprovadores uma ligação direta para o pedido quando estiverem prontos para serem revistos para aprovação. Neste momento, o pedido encontra-se na fase Rever dados com uma sub-fase de Aprovação ativa. Quando receber a ligação, copie-a e cole-a no browser e siga os passos abaixo.

Etapa	Explicação	Ação a tomar
1. Localize itens para eliminação no separador Dados para aprovação .	Na página de detalhes do pedido, o separador Dados para aprovação lista todos os itens que os colaboradores marcaram para eliminação. Este separador é exclusivo para eliminar pedidos e só é apresentado para aprovadores. Se a página mostrar Ainda não foram incluídos itens para aprovação de eliminação, isso significa que os colaboradores ainda não terminaram a revisão. Os itens serão apresentados assim que os colaboradores selecionarem Concluir revisão.	Selecione o separador Dados para aprovação para iniciar a sua revisão.
2. Reveja todos os itens.	A lista mostra apenas os itens marcados como Incluir durante o processo de revisão de dados dos colaboradores.	Para cada item, pode selecionar o respetivo nome na lista e rever o respetivo conteúdo e quaisquer notas de ficheiro, na área de revisão de conteúdos à direita.
3. Alterações recomendadas, se necessário.	Se determinar que o pedido não pode ser aprovado tal como está, utilize etiquetas e notas para comunicar as alterações necessárias para aprovar.	Selecione um ou mais itens e, em seguida, selecione o comando Aplicar etiquetas acima da lista de itens para aplicar uma etiqueta. Pode adicionar notas quando aplica uma etiqueta para fornecer mais orientações e contexto. Também pode adicionar uma nota de ficheiro para itens individuais na área de revisão de conteúdos à direita.
4. Avançar o processo.	Quando terminar de rever o pedido, selecione Concluir aprovação no canto superior direito do ecrã. É apresentado um painel de lista de opções Aprovar pedido ou recomendação de alterações , que resume os ficheiros marcados para eliminação. Na secção Nota , pode adicionar mais notas aos colaboradores.	Se aprovar a eliminação: Selecione Aprovar no painel de lista de opções. Esta ação irá concluir a fase Rever dados e iniciar o fluxo de trabalho para iniciar o processo de eliminação. O seu trabalho no pedido está agora concluído. Se não aprovar o pedido de eliminação: Selecione Recomendar alterações no painel de lista de opções e utilize o campo de notas para comunicar as etiquetas que utilizou em ficheiros e resumir recomendações. O pedido permanece na fase Rever dados . Os colaboradores receberão uma mensagem na parte superior da página de detalhes do pedido que recomenda alterações antes da aprovação. Os colaboradores podem debater e ajustar conforme necessário, concluir a revisão e, em seguida, notificar os aprovadores de que o pedido está pronto para aprovação. Em seguida, pode rever o pedido novamente.

Depois de dar a sua aprovação, as suas tarefas como aprovador são concluídas. O separador Dados para aprovação muda para um estado só de leitura, o que significa que não pode alterar a status de itens, aplicar etiquetas ou introduzir notas. O fluxo de trabalho de eliminação é iniciado automaticamente e o pedido é movido para a fase Gerar relatórios .

Importante

Assim que os itens forem aprovados para eliminação, o processo de eliminação é iniciado automaticamente e não pode ser cancelado.

Relatório de registo de execução de ações

O registo de execução de ações é um relatório gerado assim que o pedido de eliminação for avançado através da fase Gerar relatórios . O relatório é um ficheiro CSV transferível encontrado no separador Relatórios da página de detalhes de um pedido de direitos de requerente. Cada item aprovado que foi marcado como Incluir durante a revisão de dados aparece numa linha do relatório.

Cada linha no relatório mostra o ID do item, que é um identificador exclusivo do ficheiro, e colunas de dados que explicam o que aconteceu a esse item no processo de eliminação.

Reveja o registo de execução de ações para verificar as atividades relacionadas com itens de conteúdo. As colunas no ficheiro CSV incluem:

• UPN de Aprovação: o utilizador que aprovou o pedido de eliminação.
• Data de aprovação: a data aprovada.
• Ação: o valor "ApplyRetentionLabel" é a aplicação da etiqueta de eliminação Priva.
• Ação status: um valor de Verdadeiro significa que a etiqueta foi aplicada. Um valor de Falso significa que a etiqueta não foi aplicada.
• Detalhes do Estado da Ação: quando a ação status é "Falso", esta coluna indica o motivo pelo qual não foi possível aplicar uma etiqueta. Por exemplo, a localização do item não suporta etiquetas de retenção ou o item tinha uma etiqueta de retenção existente ou outra falha impediu a aplicação da etiqueta.
• Data da ação: a data em que a ação foi aplicada.

O registo de execução de ações inclui o ID imutável, o caminho, o remetente/autor e o assunto/título de um item. Esta lista pode ser uma referência útil ao verificar se os itens aprovados para eliminação foram etiquetados com PrivaDelete, bem como para validar a eliminação. A lista também pode ajudar se outros intervenientes na organização precisarem de processar itens que foram ignorados devido a um conflito. Se planear transferir e manter este ficheiro para referência futura, recomendamos que remova todos os dados pessoais do ficheiro, que podem ser encontrados nas colunas Caminho, Remetente/Autor e Assunto/Título .

Tal como acontece com todos os outros relatórios, o registo de execução da ação é eliminado 30 dias após o pedido ser fechado, a menos que tenha escolhido a opção de 90 dias para o período de retenção de dados. Veja Períodos de retenção para relatórios e dados.

Exclusão de responsabilidade legal

Microsoft Priva exclusão de responsabilidade legal