Criar um pedido e definir definições de pesquisa
Os utilizadores têm de ter todas as funções no grupo de funções Administradores de Pedidos de Direitos do Requerente (veja Permissões de privação) para criar um pedido. Existem duas formas de criar um pedido:
- A partir de um modelo, uma opção rápida que utiliza predefinições personalizadas; ou
- A opção personalizada , que é um processo orientado para percorrer todas as definições.
Sugestão
Da primeira vez que visitar a solução Pedidos de Direitos do Requerente , oferecemos uma forma simplificada de criar um pedido e explorar funcionalidades. Veja Introdução ao seu primeiro pedido abaixo.
Tipos de pedido
Os Pedidos de Direitos do Requerente de Priva suportam quatro tipos de pedidos:
Acesso: fornece um resumo das informações pessoais do titular dos dados da sua organização no Microsoft 365.
Exportar: fornece um resumo e um ficheiro exportado de itens de conteúdo que contêm as informações pessoais do titular dos dados. Estes são os itens revistos e marcados como Incluídos durante a revisão dos dados recolhidos pelas suas definições de pesquisa.
Lista etiquetada para seguimento: gera um resumo dos ficheiros que foram etiquetados durante a revisão de dados. Pode ver as etiquetas fornecidas pela Priva e configurar etiquetas personalizadas nas definições priva.
Eliminar: elimina itens de conteúdo que contêm as informações pessoais de um titular dos dados. Estes são os itens marcados como Incluir durante a revisão dos dados recolhidos, após a conclusão da aprovação.
Nota
A criação e gestão de um pedido de eliminação envolve passos exclusivos para além do que está listado neste artigo. Veja as instruções detalhadas em Criar e gerir um pedido de eliminação.
Introdução ao seu primeiro pedido
Quando inicia uma avaliação ou subscrição de Pedidos de Direitos do Requerente, oferecemos uma configuração simples e inicial para o seu primeiro pedido que utiliza as predefinições. Esta configuração pode ajudá-lo a explorar o fluxo de trabalho do pedido de direitos do requerente e a familiarizar-se com a respetiva funcionalidade.
Quando chegar pela primeira vez à página Pedidos de Direitos do Requerente, verá uma faixa na parte superior com um botão Começar . Quando um utilizador seleciona este botão, é apresentado um painel de lista de opções com as informações desse utilizador pré-preenchidas nos campos de nome e e-mail e mostra todas as predefinições.
Explorar a funcionalidade do pedido com as suas informações: Experimentar um pedido de direitos de requerente com base nas suas próprias informações pode ajudá-lo a obter familiaridade e conforto ao percorrer cada fase do processo. Verá o que uma pesquisa predefinida irá devolver e pode praticar a refinação dos resultados ao ajustar as definições de pesquisa. No separador Dados recolhidos , pode rever os itens na área de pré-visualização à direita e praticar a redação de texto, a aplicação de etiquetas, a introdução de notas e a marcação de itens a incluir ou excluir para o relatório final (encontre detalhes em Rever dados de um pedido de direitos do requerente).
- Não tem de utilizar as suas informações para criar o seu primeiro pedido. Se estiver pronto para iniciar um pedido para um titular dos dados, substitua o seu nome e endereço de e-mail pelas informações do titular dos dados.
Para aceitar todas as definições e criar o pedido, selecione Criar. O painel é fechado e verá o seu novo pedido listado na página Pedidos de Direitos do Requerente . Para alterar qualquer uma das predefinições antes de criar o pedido, selecione Editar detalhes do pedido, o que o coloca no assistente de criação de pedidos de direitos do requerente.
Nota
Qualquer pedido que criar contará para a sua avaliação ou atribuição de subscrição paga, independentemente das informações do titular dos dados utilizadas para o pedido. O período de retenção de dados padrão de 30 dias aplica-se após o pedido ser fechado. Saiba como alterar os períodos de retenção para pedidos de direitos do requerente.
Configuração rápida: Utilizar um modelo com predefinições
Ao criar um pedido diretamente a partir de um modelo, as predefinições destinam-se a ajudá-lo a começar a trabalhar rapidamente. Os três modelos correspondem aos três tipos de pedido: Acesso a dados, Exportação de dados e Dados etiquetados para ação adicional. Pode ver as predefinições de um modelo e fazer alterações durante o processo de criação do pedido.
Selecionar a relação
Cada modelo permite-lhe selecionar o tipo de relação entre o titular dos dados e a sua organização, o que, por sua vez, determina as predefinições. Os pontos abaixo explicam como a relação que escolher afeta as definições de pesquisa nos modelos:
Funcionário atual: os resultados da pesquisa são adaptados para evitar e-mails ou chats do Teams em que o funcionário participou ou ficheiros que o funcionário criou. Esta definição simplifica os resultados da pesquisa, uma vez que os funcionários atuais geralmente têm acesso ao conteúdo que criaram ou à comunicação em que participaram.
Antigo funcionário: as definições de pesquisa priorizam a caixa de correio do antigo funcionário (se disponível) e os itens criados pelo funcionário. Estas definições visam devolver conteúdo que os antigos funcionários geraram ou em que participaram.
Cliente, Potencial colaborador e Outro: os resultados da pesquisa para estas relações não incluirão conteúdos criados pelo titular dos dados e incluirão apenas as versões mais recentes dos itens do SharePoint (saiba mais em opções de pesquisa avançadas).
Sugestão
Na página principal Pedidos de Direitos do Requerente , pode ordenar a sua lista de pedidos por relação na coluna Relação com a organização .
Passos para criar um pedido a partir de um modelo
Consoante o portal que estiver a utilizar:
- No novo portal Priva (pré-visualização), selecione Pedidos de Direitos do Requerente. Em Dados no Microsoft 365 no painel de navegação esquerdo, selecione Pedidos do Microsoft 365 e, em seguida, selecione Novo pedido.
- No portal de conformidade clássico do Microsoft Purview, selecione Pedidos de direitos do requerente no painel de navegação esquerdo. No canto superior direito do ecrã, selecione Criar um pedido.
Localize o tipo de pedido que pretende criar : Acesso a dados, Exportação de dados ou Dados etiquetados para mais ações e selecione Começar. É apresentado um painel de lista de opções.
Em Relação à organização, selecione a opção que descreve a relação entre o titular dos dados e a sua organização. Se selecionar Outro, é apresentado um campo de texto Outra relação no painel de lista de opções. Introduza um termo que faça sentido para a sua organização; por exemplo, "paciente" ou "estudante".
Se quiser rever todas as predefinições e efetuar alterações a qualquer uma delas, selecione o botão Ver definições . As definições são apresentadas no painel de lista de opções. Para alterar as definições, selecione Editar definições, o que o leva ao processo orientado descrito abaixo.
Introduza os detalhes do titular dos dados:
- O nome próprio e o apelido e o endereço de e-mail são campos obrigatórios. Para funcionários atuais e antigos, escrever o nome do titular dos dados no campo Procurar um titular dos dados irá apresentar uma lista de utilizadores à escolha. Também pode selecionar a ligação por baixo desse campo para introduzir manualmente o respetivo nome e e-mail.
- É opcional introduzir o país de residência do titular dos dados, o regulamento de privacidade associado ao respetivo pedido e um período de tempo.
Sugestão
O período de tempo predefinido irá procurar conteúdo criado ou modificado nos últimos 12 meses. Pode alterar esta definição para selecionar todo o conteúdo criado em qualquer altura ou definir um período de tempo personalizado.
Quando terminar, selecione Criar. É direcionado de volta para a página Pedido de Direitos do Requerente com o seu novo pedido listado na parte superior da lista de pedidos.
Por predefinição, o seu pedido tem o nome e o tipo de pedido do titular dos dados. Para editar o nome do pedido, selecione o pedido na lista para abrir a respetiva página de detalhes e selecione o comando Editar na parte superior do ecrã. Chega ao assistente de criação de pedidos. Selecione Seguinte até avançar para a página Nome do pedido , onde pode editar o nome e adicionar uma descrição.
Nenhum dos modelos é colocado automaticamente em pausa na fase de estimativa de dados. No entanto, pode alterar esta e outras definições de pesquisa ao selecionar Ver Definições no painel de lista de opções do modelo.
Configuração personalizada: Processo orientado para escolher todas as definições
A opção de pedido personalizado é um processo orientado para criar uma política. Comece por escolher um modelo e, em seguida, percorra cada definição para personalizar a sua política. As instruções abaixo fornecem detalhes sobre as definições básicas que se aplicam a cada um dos três tipos de política. Quando as definições diferem por tipo de política, ligamos a instruções específicas.
Siga os passos abaixo para criar um pedido:
Consoante o portal que estiver a utilizar:
- No novo portal Priva (pré-visualização), selecione Pedidos de Direitos do Requerente. Em Dados no Microsoft 365 no painel de navegação esquerdo, selecione Pedidos do Microsoft 365 e, em seguida, selecione Novo pedido
- No portal de conformidade clássico do Microsoft Purview, selecione Pedidos de direitos do requerente no painel de navegação esquerdo. No canto superior direito do ecrã, selecione Criar um pedido.
Na opção Personalizado , selecione Começar. É levado para o assistente de criação de pedidos.
Na página Informações do titular dos dados, a introdução do nome próprio e apelido do titular dos dados é opcional, mas o endereço de e-mail é obrigatório. Selecione Adicionar identificador do requerente de dados para fornecer mais informações para ajudar a pesquisa, como alcunhas, endereço ou número de telefone. Selecione Adicionar residência para escolher o país de residência do titular dos dados. Selecione a opção que identifica a forma como o titular dos dados está relacionado com a sua organização. Se escolher Outro, introduza um termo para descrever a relação que faz sentido para a sua organização; por exemplo, "paciente" ou "estudante". Selecione Seguinte para avançar para o passo seguinte.
Na página Localizações , decida onde pretende procurar as informações do titular dos dados. Escolha uma ou ambas as seguintes localizações ao mover o botão de alternar de estado junto a cada opção para a posição Ativado :
Exchange: procure dados em caixas de correio do Exchange e em conversas individuais ou de grupo do Teams. Pode optar por procurar todas as contas do Exchange na sua organização ou selecionar Escolher contas para selecionar utilizadores individuais no painel de lista de opções de caixas de correio do Exchange .
SharePoint: procure dados em sites do SharePoint, sites do OneDrive para Empresas e canais do Teams. Pode optar por procurar todos os sites do SharePoint na sua organização ou selecionar Escolher sites para selecionar utilizadores individuais no painel de lista de opções de sites do SharePoint .
Sugestão
Para obter ajuda com a identificação dos termos de pesquisa adequados, consulte os seguintes tópicos:
- Sites e URLs do SharePoint: Gerir sites no centro de administração do SharePoint fornece orientações sobre como ordenar e filtrar sites e como procurar um site do SharePoint. Utilize esta opção para localizar URLs para introduzir no campo de pesquisa no painel de lista de opções de sites do SharePoint .
- Chats e canais do Teams: Get-Team mostra como encontrar equipas no Microsoft Teams ao fornecer propriedades ou informações específicas.
- Sites e URLs do OneDrive: acerca dos URLs do OneDrive fornece informações sobre o formato e propriedades adequados para o URL do OneDrive de um utilizador. Utilize esta opção para o ajudar a identificar sites do OneDrive na sua pesquisa.
Na página Definir definições de pesquisa , pode optar por efetuar alterações à pesquisa predefinida ao escolher entre várias opções de pesquisa avançadas. Eis onde também pode optar por obter uma estimativa primeiro antes de os dados serem devolvidos automaticamente. Se escolher qualquer uma destas opções, quando selecionar Seguinte , avançará para ecrãs adicionais. Obtenha detalhes em Definir definições de pesquisa abaixo. Se não quiser alterar a sua pesquisa, deixe todas as opções em branco e selecione Seguinte para avançar para a fase seguinte.
Na página Selecionar o tipo de pedido, selecione o tipo de pedido : Access, Export ou Tagged list para dar seguimento (veja as descrições acima). Indique se o pedido diz respeito a um regulamento de privacidade de dados. Reveja ou faça alterações ao prazo de conclusão, que é predefinido para duas semanas após a data de criação do pedido. Em seguida, selecione Seguinte.
Na página Confirmar ou editar o nome deste pedido , pode manter ou editar o nome amigável fornecido para o pedido e introduzir uma descrição opcional. Em seguida, selecione Seguinte.
Na página Rever e concluir , reveja o resumo do que introduziu durante os passos anteriores. Qualquer campo pode ser editado ao selecionar a ligação Editar em cada secção. Quando terminar, selecione Criar pedido.
Verá um ecrã de confirmação assim que o pedido tiver sido criado. Selecione Concluído para regressar ao ecrã principal Pedidos de Direitos do Requerente. O novo pedido está listado na parte superior da sua lista de pedidos. Selecione-a na lista para começar a rever e a trabalhar nas fases de progresso.
O que acontece depois de o pedido ser criado
Calculamos uma estimativa da quantidade de dados que espera encontrar com base nos parâmetros de pesquisa que começa imediatamente. Visite a página de detalhes do seu pedido em alguns minutos a uma hora para ver os resultados da estimativa e se o pedido passou para a fase seguinte. O seu pedido irá progredir automaticamente da Estimativa de dados para a Obtenção de dados, exceto nas seguintes circunstâncias:
Se tiver selecionado receber primeiro uma lista de dados no Passo 5, Definir definições de pesquisa, poderá ver detalhes sobre a sua pesquisa e efetuar alterações à sua pesquisa antes de obter todos os dados. Terá de avançar manualmente para a próxima fase da Obtenção de dados se tiver feito uma pausa na Estimativa de dados.
Se não tiver escolhido parar na estimativa de dados, mas prevermos que a sua pesquisa produzirá um grande volume de dados, verá uma barra de mensagens na parte superior do pedido com uma ligação para editar a sua pesquisa antes de prosseguir para a Obtenção de dados.
Visite Data estimate and retrieval (Estimativa e obtenção de dados) para saber mais sobre estas fases.
Definir definições de pesquisa
Quando cria um pedido de direitos de assunto, é executada uma pesquisa predefinida com base nas suas seleções na página Localizações do assistente de criação. Se quiser realizar uma pesquisa mais direcionada ou se quiser obter uma estimativa dos seus dados antes de obter os itens de conteúdo, pode efetuar essas seleções na página Definições de pesquisa do assistente de criação de pedidos.
Opções de pesquisa avançadas
- Refinar a sua pesquisa: esta opção permite-lhe especificar propriedades adicionais para ajudar a identificar o titular dos dados entre os dados da sua organização. Depois de escolher esta opção, ser-lhe-á pedido para adicionar mais parâmetros de pesquisa, explicados abaixo em Refinar a sua pesquisa.
- Incluir conteúdo criado pelo titular dos dados: esta opção procura conteúdos criados pelo titular dos dados. Os exemplos incluem ficheiros criados ou carregados para o SharePoint pelo titular dos dados. Selecionar esta opção pode aumentar significativamente a quantidade de dados devolvidos.
- Incluir todas as versões dos itens: se tiver selecionado o SharePoint como uma localização de pesquisa, a consulta de pesquisa predefinida devolve apenas a versão atual dos itens do SharePoint. A verificação desta caixa devolve as versões atuais e todas as versões anteriores dos itens do SharePoint, o que lhe permite rever uma quantidade significativamente maior de dados.
Sugestão
Pode optar por carregar material adicional para permitir que Priva identifique titulares de dados com base em valores de dados exatos. Para saber mais, veja Correspondência de dados para Pedidos de Direitos do Requerente.
Estimativa de dados
A primeira opção Obter uma estimativa apresenta uma estimativa da quantidade de dados que esperamos encontrar antes de os seus dados serem obtidos automaticamente. Quando a estimativa for apresentada na página de detalhes do pedido, pode optar por ver os resultados da pesquisa e pré-visualizar uma amostragem dos itens que foram detetados. Se os itens representarem os resultados esperados, terá de selecionar Obter dados para continuar com a obtenção real de itens de conteúdo. Obtenha mais detalhes sobre a fase de estimativa de dados.
Refinar a pesquisa
Se selecionar Refinar a sua pesquisa na página Definições de pesquisa ou se tiver colocado em pausa na fase Estimativa de dados e optar por editar a consulta de pesquisa, ser-lhe-á pedido que forneça uma ou mais condições para direcionar ainda mais os resultados da pesquisa. Quando terminar de efetuar seleções nesta secção, a obtenção de dados do pedido será baseada nas suas definições de pesquisa.
Os detalhes explicados abaixo também são o que lhe será pedido para fornecer se tiver colocado em pausa na fase Estimativa de dados e optar por editar a consulta de pesquisa.
Condições
Na página Definir definições de pesquisa , selecione Adicionar condições de pesquisa. É aberto um painel refinar a lista de opções de pesquisa. Selecione Adicionar condições para ver um menu de opções para as condições que pode fornecer. Os exemplos incluem o nome do item, os nomes dos remetentes e destinatários, o tipo de dados pessoal e se o item foi partilhado externamente fora da sua organização. Quando seleciona um item no menu, introduz um valor e designa se a pesquisa deve incluir algum, todos ou nenhum dos valores introduzidos. Os campos de texto dos valores suportam múltiplas entradas separadas por ponto e vírgula. Quando terminar de adicionar condições, selecione Guardar para fechar o painel de lista de opções e, em seguida, selecione Seguinte.
Próximas etapas
Depois de criar o pedido, vê-o listado na página de pedido de direitos do requerente. Para saber mais sobre como proceder à revisão, consulte Rever dados e colaborar em pedidos.