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Identifique os requisitos de negócios para o SharePoint e o OneDrive

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Este artigo fornece uma visão geral dos recursos do SharePoint e do OneDrive que podem ajudar você a determinar a melhor forma de aproveitar esses serviços na sua organização. Use essas informações para ajudar você a planejar sua implementação e também para encontrar novos recursos que suas soluções atuais talvez não ofereçam.

Melhores práticas para a coleta de requisitos

Defina os percursos do usuário e os principais casos de uso. Como as pessoas na sua organização colaboram agora? Onde elas armazenam arquivos? Como elas compartilham notícias e outras informações? Uma parte importante do planejamento para o SharePoint e o OneDrive é documentar como a sua organização realiza tarefas de colaboração atualmente. Em seguida, você pode mapear essas tarefas para novos processos usando o SharePoint e o OneDrive. Essas tarefas podem se tornar casos de teste para sua distribuição do piloto inicial. Para obter informações sobre como o Microsoft 365 melhora a produtividade de diferentes setores, consulte a Biblioteca de Produtividade.

Avalie suas necessidades de migração. A maioria das organizações tem arquivos e outros conteúdos que desejam migrar para o Microsoft 365. Parte desse conteúdo pode estar sendo usado todos os dias pelas pessoas na sua organização. Migrar tudo isso pode levar tempo. Ao planejar sua distribuição, planeje como migrar o conteúdo e, ao mesmo tempo, manter a produtividade das pessoas em sua organização. Consulte Planejamento de migração para a distribuição do SharePoint e OneDrive para obter mais informações. Se você usa o SharePoint Server local, consulte OneDrive Híbrido e SharePoint no Microsoft 365. Se tiver registros em papel para importar, consulte Introdução ao Microsoft SharePoint Syntex.

Envolva as equipes jurídicas e de conformidade desde o início. A maioria das organizações tem requisitos legais ou de conformidade sobre como lidar com vários tipos de dados. O Microsoft 365 oferece muitas opções para ajudar você a manter a conformidade na sua organização. Ao planejar sua distribuição, envolva sua equipe jurídica ou de conformidade no início do processo para ajudar a manter seus requisitos de conformidade durante a transição para o SharePoint e o OneDrive. Consulte Criar um ambiente compatível com o SharePoint e o OneDrive para obter mais informações.

Alinhe o contrato entre os stakeholders. Garantir a participação e adesão de usuários de pessoas-chave na sua organização crucial para uma adoção bem-sucedida. Esse suporte pode vir de líderes focados em negócios, liderança de TI ou qualquer outra pessoa que tenha interesse em ver o Microsoft 365 bem-sucedido na organização. É importante ter o apoio de um líder executivo ou de negócios e de representantes do produto para ajudar a compartilhar o conhecimento com seus colegas. Independentemente de você estar delegando a função de representante do produto ou permitindo que esse papel seja desempenhado organicamente, os representantes são essenciais para a adoção do usuário.

Principais casos de uso do SharePoint e do OneDrive

Os principais casos de uso do SharePoint e do OneDrive incluem:

  • Armazenamento de arquivos
  • Colaboração em arquivos
  • Sites para colaboração em equipe
  • Sites para notícias e intranet

Se você estiver usando atualmente outros softwares ou serviços para habilitar esses casos de uso em sua organização, recomendamos mapear cada um de seus casos de uso atuais com os recursos do SharePoint e do OneDrive. Isso ajudará a garantir uma transição tranquila à medida que você implantar o SharePoint e o OneDrive e fornecerá uma lista de alterações de processos para comunicar aos seus usuários. (O treinamento e gerenciamento de alterações para a implantação do SharePoint e do OneDrive fornece uma lista de recursos que você pode compartilhar com seus usuários para ajudar vocês a começar a usar o SharePoint e o OneDrive).

As seções abaixo fornecem uma visão geral desses casos de uso com links para informações mais detalhadas.

Armazenamento de arquivos

As opções de armazenamento de arquivos no Microsoft 365 são o SharePoint e o OneDrive.

Os arquivos pessoais de trabalho são armazenados no OneDrive. Com o OneDrive, cada usuário tem um local no qual pode armazenar seus arquivos pessoais de trabalho. Esses arquivos não são compartilhados com ninguém por padrão, mas podem ser facilmente compartilhados com outras pessoas para colaboração.

Os arquivos compartilhados são armazenados no SharePoint. Os sites do SharePoint podem ser usados para armazenar arquivos que serão acessados por várias pessoas. As pessoas que têm acesso ao site têm acesso aos arquivos.

O Microsoft Teams usa sites do SharePoint para armazenar arquivos. Quando você carrega um arquivo na guia Arquivos do Teams, ele é armazenado em um site do SharePoint. (Para obter mais informações sobre como o Teams e o SharePoint interagem, consulte Visão geral da integração do Teams e do SharePoint)

Colaboração em arquivos

No SharePoint e no OneDrive, o usuário pode usar o Microsoft 365 Apps (uma versão do Office que está disponível em muitos planos do Microsoft 365) para criar e editar documentos. Outros aplicativos podem ser usados para criar e editar outros tipos de arquivos. Esses arquivos podem ser facilmente compartilhados com outras pessoas, inclusive pessoas de fora da sua organização (se você permitir).

Compartilhe arquivos do OneDrive usando links compartilháveis. No OneDrive, os arquivos de um usuário são privados por padrão. Os usuários podem compartilhar arquivos do OneDrive com outras pessoas usando links compartilháveis que dão a outras pessoas acesso ao arquivo. Podem ser criados links que concedem acesso a pessoas específicas ou a qualquer pessoa na sua organização. A pessoa que compartilhou o arquivo pode remover o acesso de outras pessoas editando ou excluindo o link.

Colaborar em um site ou equipe. Em um site do SharePoint ou em uma equipe do Microsoft Teams, todos os membros do site ou da equipe têm acesso aos arquivos armazenados e podem colaborar facilmente com eles.

Compartilhe arquivos do SharePoint usando links compartilháveis. Se um usuário precisar compartilhar um arquivo do SharePoint com alguém de fora do site ou da equipe, ele poderá usar links compartilháveis da mesma forma que faz no OneDrive.

Sincronizar arquivos para acesso offline. Com o aplicativo de sincronização do OneDrive, os usuários podem sincronizar arquivos entre o computador e a nuvem do Microsoft 365. Quando os usuários adicionam, alteram ou excluem um arquivo ou pasta localmente, o arquivo ou pasta é adicionado, alterado ou excluído na nuvem e vice-versa. Os usuários podem trabalhar com arquivos sincronizados diretamente no Explorador de Arquivos ou no Finder e nos aplicativos que usam. Sempre que o usuário estiver online, todas as alterações feitas por ele ou por outros usuários serão sincronizadas automaticamente.

Para obter mais detalhes sobre a colaboração de arquivos no SharePoint e no OneDrive, consulte Introdução à colaboração de arquivos no Microsoft 365, desenvolvido pelo SharePoint e Colaboração de arquivos no SharePoint com o Microsoft 365.

Intranet

Um dos principais recursos do SharePoint é uma ampla variedade de opções e ferramentas para criar sites de intranet para sua organização. Sua intranet pode incluir a página de destino principal da organização, portais para comunicações corporativas e sites individuais para departamentos ou divisões (como TI ou RH).

Mover sua intranet para o SharePoint no Microsoft 365 pode demorar um pouco, principalmente se você já tiver um conteúdo extenso na intranet. Recomendamos que você realize essa tarefa depois de concluir a distribuição do SharePoint e do OneDrive.

Para obter detalhes sobre como criar uma intranet usando o SharePoint, consulte Introdução e roteiro para uma intranet inteligente e Planejar uma intranet inteligente usando o SharePoint.

Governança e conformidade

A governança e a conformidade são fundamentais para muitas organizações. Como parte do planejamento para o SharePoint e o OneDrive, considere quais recursos de conformidade você deseja distribuir antecipadamente. Com os recursos de conformidade implementados com antecedência, você pode reduzir o risco de incidentes de conformidade. Consulte Criar um ambiente compatível com o SharePoint e o OneDrive para obter detalhes sobre quais recursos de conformidade devem ser considerados como parte da distribuição do SharePoint e do OneDrive.

Chaves para uma adoção por parte dos usuários bem sucedida

A adoção do usuário é importante para o êxito geral de qualquer novo aplicativo ou serviço. Idealmente, para sentir que maximizou seu investimento no SharePoint e no OneDrive, você precisa maximizar a participação do usuário com eles.

Criar reconhecimento por meio de campanhas de percepção, como anúncios, eventos de lançamento, boletins informativos, reuniões gerais, concursos e brindes é um caminho fundamental para a maximização da adoção. Além disso, fornecer conhecimento aos usuários por meio de sessões em estilo de sala de aula e guias de autoajuda ajuda-os a se sentirem capacitados para usar o OneDrive e o SharePoint.

Para obter mais informações sobre adoção de usuários e gerenciamento de alterações ao implantar o SharePoint e o OneDrive, consulte Treinamento e gerenciamento de alterações para implantar o SharePoint e o OneDrive

Próximas etapas

Plano para o OneDrive e o SharePoint Híbridos

Planejar o SharePoint e o OneDrive no Microsoft 365