Criar uma organização consciente dos custos

Conforme descrito em Motivações: por que motivo estamos a mudar para a cloud?, existem muitas razões sólidas para uma empresa adotar a cloud. Quando a redução de custos é um fator primário, é importante criar uma organização consciente dos custos.

Garantir a consciência dos custos não é uma atividade única. Tal como outros tópicos de adoção da cloud, é iterativo. O diagrama seguinte descreve este processo para se concentrar em três atividades interdependentes: visibilidade, responsabilidade e otimização. Estes processos são reproduzidos em macros e micro níveis, que descrevemos detalhadamente neste artigo.

Figura 1: Destaque da organização consciente dos custos.

Processos gerais conscientes dos custos

• Visibilidade: Para que uma organização tenha consciência dos custos, precisa de visibilidade sobre esses custos. A visibilidade numa organização consciente dos custos requer relatórios consistentes para as equipas que adotam a cloud, as equipas financeiras que gerem os orçamentos e as equipas de gestão responsáveis pelos custos. Esta visibilidade é conseguida ao estabelecer:

  • O âmbito de relatório correto.
  • Organização de recursos adequada (grupos de gestão, grupos de recursos, subscrições).
  • Limpar estratégias de identificação.
  • Controlos de acesso adequados (RBAC do Azure).

• Responsabilidade: A responsabilidade é tão importante como a visibilidade. A responsabilidade começa com orçamentos claros para os esforços de adopção. Os orçamentos devem ser bem estabelecidos, claramente comunicados e baseados em expectativas realistas. A responsabilidade requer um processo iterativo e uma mentalidade de crescimento para impulsionar o nível certo de responsabilidade.

• Otimização: A otimização é a ação que cria reduções de custos. Durante a otimização, as alocações de recursos são modificadas para reduzir o custo de suportar várias cargas de trabalho. Este processo requer iteração e experimentação. Cada redução de custos reduz o desempenho. Encontrar o equilíbrio certo entre o controlo de custos e as expectativas de desempenho do utilizador final exige entradas de várias partes.

As secções seguintes descrevem as funções que várias equipas desempenham no desenvolvimento de uma organização consciente dos custos.

Equipa de estratégia da cloud

A construção da consciência dos custos nos esforços de adoção da cloud começa ao nível da liderança. Para ser eficaz a longo prazo, a equipa de estratégia da cloud deve incluir um membro da equipa financeira. Se a sua estrutura financeira responsabilizar os gestores empresariais pelos custos da solução, também devem ser convidados a aderir à equipa. Além das atividades principais que são normalmente atribuídas à equipa de estratégia da cloud, todos os membros da equipa de estratégia da cloud também devem ser responsáveis por:

• Visibilidade: A equipa de estratégia da cloud e a equipa de governação da cloud precisam de saber os custos reais dos esforços de adoção da cloud. Dada a visão de nível executivo desta equipa, devem ter acesso a vários âmbitos de custos para analisar as decisões de gastos. Normalmente, um executivo precisa de visibilidade sobre os custos totais em todos os gastos com a cloud. Contudo, como membros ativos da equipa de estratégia da cloud, também devem conseguir ver os custos por unidade de negócio ou por unidade de faturação para validar o showback, o estorno ou outros modelos de contabilidade na cloud.

• Responsabilidade: Devem ser estabelecidos orçamentos entre a estratégia da cloud, a governação da cloud e as equipas de adoção da cloud com base nas atividades de adoção esperadas. Quando ocorrem desvios do orçamento, a equipa de estratégia da cloud e a equipa de governação da cloud têm de ser parceiros para determinar rapidamente o melhor caminho para remediar os desvios.

• Otimização: Durante os esforços de otimização, a equipa de estratégia da cloud pode representar o valor de investimento e retorno de cargas de trabalho específicas. Se uma carga de trabalho tiver um valor estratégico ou impacto financeiro na empresa, os esforços de otimização de custos devem ser monitorizados de perto. Se não existir nenhum impacto estratégico na organização e nenhum custo inerente ao mau desempenho de uma carga de trabalho, a equipa de estratégia da cloud poderá aprovar a sobre otimização. Para impulsionar estas decisões, a equipa tem de conseguir ver os custos num âmbito por projeto.

Equipa de adoção da cloud

A equipa de adoção da cloud está no centro de todas as atividades de adoção. Então, são a primeira linha de defesa contra gastos excessivos. Esta equipa tem um papel ativo nas três fases de consciência de custos.

• Visibilidade:

  • Deteção: É importante que a equipa de adoção da cloud tenha visibilidade sobre os objetivos de poupança de custos do esforço. Basta indicar que o esforço de adoção da cloud ajudará a reduzir os custos é uma receita para falhas. A visibilidade específica é importante. Por exemplo, se o objetivo for reduzir a TCO do datacenter em 3% ou as despesas operacionais anuais em 7%, divulgue esses objetivos de forma precoce e clara.
  • Telemetria: Esta equipa precisa de visibilidade sobre o impacto das suas decisões. Durante as atividades de migração ou inovação, as suas decisões têm um efeito direto nos custos e no desempenho. A equipa precisa de equilibrar estes dois fatores concorrentes. A monitorização do desempenho e a monitorização de custos que estão no âmbito dos projetos ativos da equipa são importantes para fornecer a visibilidade necessária.

• Responsabilidade: A equipa de adoção da cloud tem de estar ciente dos orçamentos predefinidos associados aos seus esforços de adoção. Quando os custos reais não estão alinhados com o orçamento, há uma oportunidade de criar responsabilidade. A responsabilidade não equivale a penalizar a equipa de adoção por exceder o orçamento, uma vez que o excesso orçamental pode resultar das decisões de desempenho necessárias. Em vez disso, a responsabilidade significa educar a equipa sobre os objetivos e como as suas decisões afetam esses objetivos. Além disso, a responsabilidade inclui fornecer uma caixa de diálogo na qual a equipa pode comunicar sobre decisões que levaram a gastos excessivos. Se essas decisões estiverem desalinhadas com os objetivos do projeto, este esforço proporciona uma boa oportunidade para fazer uma parceria com a equipa de estratégia da cloud para tomar melhores decisões.

• Otimização: Este esforço é um ato de balanceamento, uma vez que a otimização dos recursos pode reduzir o desempenho das cargas de trabalho que suportam. Por vezes, não é possível realizar poupanças antecipadas ou orçamentadas para uma carga de trabalho porque a carga de trabalho não tem um desempenho adequado com os recursos orçamentados. Nesses casos, a equipa de adoção da cloud tem de tomar decisões sábias e comunicar alterações à equipa de estratégia da cloud e à equipa de governação da cloud para que os orçamentos ou as decisões de otimização possam ser corrigidos.

Equipa de governação da cloud

Geralmente, a equipa de governação da cloud é responsável pela gestão de custos em todo o esforço de adoção da cloud. Conforme descrito no tópico de disciplina do Cost Management da metodologia de Governação do Cloud Adoption Framework, a gestão de custos é a primeira das Cinco Disciplinas de Governação da Cloud. Estes artigos descrevem uma série de responsabilidades mais profundas para a equipa de governação da cloud.

Este esforço centra-se nas seguintes atividades relacionadas com o desenvolvimento de uma organização consciente dos custos:

• Visibilidade: A equipa de governação da cloud trabalha como elemento da equipa de estratégia da cloud para planear orçamentos de adoção da cloud. Estas duas equipas também trabalham em conjunto para rever regularmente as despesas reais. A equipa de governação da cloud é responsável por garantir telemetria de desempenho e relatórios de custos consistentes e fiáveis.

• Responsabilidade: Quando ocorrem desvios orçamentais, a equipa de estratégia da cloud e a equipa de governação da cloud têm de ser parceiros para determinar rapidamente o melhor caminho para remediar os desvios. Geralmente, a equipa de governação da cloud irá agir sobre essas decisões. Por vezes, a ação pode ser uma preparação simples para a equipa de adoção da cloud afetada. A equipa de governação da cloud também pode ajudar a otimizar recursos implementados, alterar opções de desconto ou até implementar opções automatizadas de controlo de custos, como bloquear a implementação de recursos não planeados.

• Otimização: Depois de os recursos serem migrados ou criados na cloud, pode utilizar ferramentas de monitorização para avaliar o desempenho e a utilização desses recursos. Os dados de monitorização e desempenho adequados podem identificar recursos que devem ser otimizados. A equipa de governação da cloud é responsável por garantir que as ferramentas de monitorização e relatório de custos são implementadas de forma consistente. Também podem ajudar as equipas de adoção a identificar oportunidades para otimizar com base no desempenho e na telemetria de custos.

Centro de excelência da cloud

Embora não seja normalmente responsável pela gestão de custos, o CCoE pode ter um impacto significativo nas organizações conscientes dos custos. Muitas decisões fundamentais de TI afetam os custos em escala. Quando o CCoE faz a sua parte, os custos podem ser reduzidos para vários esforços de adoção da cloud.

• Visibilidade: Qualquer grupo de gestão ou grupo de recursos que aloja recursos de TI principais deve estar visível para a equipa do CCoE. A equipa pode utilizar estes dados para criar oportunidades para otimizar.

• Responsabilidade: Embora normalmente não seja responsável pelo custo, o CCoE pode responsabilizar-se por criar soluções repetíveis que minimizem os custos e maximizem o desempenho.

• Otimização: Dada a visibilidade do CCoE para várias implementações, a equipa está numa posição ideal para sugerir sugestões de otimização e ajudar as equipas de adoção a otimizar melhor os recursos.

Passos seguintes

Praticar estas responsabilidades em cada nível da empresa ajuda a impulsionar uma organização consciente dos custos. Para começar a agir nesta documentação de orientação, reveja a introdução da preparação organizacional para ajudar a identificar as estruturas de equipa certas.

Identificar as estruturas de equipa certas