Personalizar os fluxos do processo de negócio

Com o Dynamics 365 Sales, pode ajudar a garantir que os utilizadores introduzem os dados de maneira consistente e seguem os mesmos passos sempre que trabalham com um cliente através da criação de um fluxo do processo de negócio. Por exemplo, pode criar um fluxo de processo de negócio em que todos processem os pedidos do suporte ao cliente da mesma forma, ou solicitar aos utilizadores aprovação de uma fatura antes de submeter uma encomenda.

Requisitos de licença e de função

Tipo de requisito	Tem de ter
Licença	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Mais informações: Preços do Dynamics 365 Sales
Direitos de acesso	Administrador de Sistema ou Personalizador de Sistemas Mais informações: Direitos de acesso predefinidos para Sales

Como é que os fluxos de processo empresarial ajudam?

Os fluxos de processos de negócio utilizam a mesma tecnologia subjacente que outros processos, mas as capacidades extremamente que fornecem são diferentes das outras funcionalidades que utilize processos.

Com fluxos de processos de negócio, pode definir um conjunto de fases e passos apresentados num controlo na parte superior de um formulário. Cada fase contém um conjunto de passos. Cada passo representa um campo nos dados possam ser introduzidos. Os utilizadores avançam para a fase seguinte utilizando o botão A fase seguinte. Pode efetuar um passo de necessária para que os utilizadores deveria introduzir dados para o campo correspondente para poder avançar para a fase seguinte. Isto é denominado "faseamento de fase".

Os fluxos do processo de negócio parecem relativamente simples em comparação com outros tipos de processo. Isto deve-se ao facto de não fornecerem lógica de negócio condicional nem automatização, além de fornecer uma experiência simplificada para introdução de dados e controlar a introdução em fases. Contudo, quando combina-os com outros processos e personalizações, podem desempenhar um papel importante em poupar tempo aos utilizadores, reduzindo os custos de formação e aumentando a adoção por parte dos utilizadores.

Entidades disponíveis para os fluxos do processo de negócio

As entidades são conjuntos de registos. Pode utilizar as seguintes entidades para criar fluxos do processo de negócio no Dynamics 365 Sales Professional:

• Conta

• Contacto

• Fatura

• Oportunidade Potencial

• Oportunidade

• Proposta

Pode utilizar as seguintes entidades em fases adicionais adicionadas a um fluxo do processo de negócio:

• Conta

• Compromisso

• Contacto

• E-mail

• Fatura

• Oportunidade Potencial

• Oportunidade

• Chamada Telefónica

• Produto

• Proposta

• Tarefa

• Equipa

• User

Criar um fluxo de processo de negócio

Dependendo da licença que tem, selecione um dos seguintes separadores para obter mais informações:

Sales Premium e Sales Enterprise

1. Na aplicação Hub de Vendas, selecione o ícone Definições e, em seguida, selecione Definições avançadas.

2. Selecione Definições>Personalização>Personalizar o Sistema e, em seguida, selecione a área de personalização que deseja.

3. Siga as instruções em Criar uma fluxo de processo empresarial para criar ou personalizar um fluxo de processo empresarial,

Sales Professional

Personalizar um fluxo de processo empresarial

1. Certifique-se de que tem direitos de acesso de Administrador de Sistema ou Personalizador de Sistemas ou permissões equivalentes.

2. No mapa do site, selecione Definições de Vendas.

3. Em Personalização, selecione Fluxos do processo de negócio.

   

4. Na página Fluxos do processo de negócio, selecione Criar novo.

5. Introduza um nome para o fluxo do processo de negócio no campo Nome.

   O nome do processo não tem de ser exclusivo, mas tem de ser significativo para os utilizadores que necessitam de selecionar um processo. Pode alterar isto mais tarde.

6. Na lista Entidade, selecione a entidade em que pretende basear o processo.

   A entidade que selecionar afeta os campos disponíveis para os passos que podem ser adicionados à primeira fase do fluxo do processo. Não pode alterar isto depois de guardar o processo.

7. Selecione Iniciar o Estruturador.

   O novo processo é criado e, em seguida, o estruturador de fluxos do processo de negócio é aberto com uma única fase já criada para si.

   

Adicione fases ao seu fluxo do processo de negócio

Se os utilizadores avançarem de uma fase de negócio para outra no processo:

1. Arraste um componente Fase do separador Componentes e largue-o sobre um sinal + no estruturador.

   

2. Para definir as propriedades para uma fase, selecione a fase e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades no lado direito do ecrã:

   1. Introduza um Nome a apresentar.

   2. Se pretender, selecione uma Categoria para a fase. A categoria (como Qualificar ou Desenvolver) aparece como divisas na barra de processo.

      Pode selecionar de uma das seguintes categorias:

      • Qualificar

      • Desenvolver

      • Propor

      • Fechar

      • Identificar

      • Pesquisar

      • Resolver

      • Approval

   3. Selecione a Relação, se aplicável. As seleções disponíveis para a Relação variam de acordo com a entidade selecionada para a fase. Em alguns casos, não existem seleções para Relação.

      Introduza uma relação quando a fase anterior no processo é baseada noutra entidade (tipo registo). Recomendamos que selecione uma relação devido às vantagens seguintes:

      • As relações têm frequentemente mapas de atributos definidos que transportam automaticamente os dados entre registos, minimizando a introdução de dados.

      • Quando um utilizador seleciona Fase Seguinte na barra de processo de um registo, todos os registos que utilizem a relação são listados no fluxo do processo, fomentando a reutilização de registos do processo. Além disso, pode utilizar fluxos de trabalho para automatizar a criação de registos, de modo a que o utilizador só tenha de selecionar em vez de criar. Isto simplifica o processo.

   4. Quando tiver terminado de alterar as propriedades, selecione Aplicar.

Adicionar Passos dos Dados a uma fase

1. Para ver os Passos dos Dados numa fase, escolha Detalhes no canto inferior direito da fase.

   

2. Para adicionar mais passos, arraste o componente Passo dos Dados para a fase no separador Componentes.

3. Selecione o passo e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades:

   1. Introduzir um nome para a fase.

   2. Se pretender que os utilizadores introduzam dados para concluir um passo, selecione o campo apropriado na lista pendente Campo dos Dados.

   3. Selecione a caixa de verificação Obrigatório se os utilizadores tiverem de preencher o campo para concluir o passo antes de avançar para a fase seguinte do processo.

   4. Se tiver mais do que um Passo dos Dados, selecione a sequência para o passo.

   5. Selecione Aplicar quando terminar.

Adicionar uma ramificação (condição) ao processo.

1. Para adicionar uma condição de ramificação, arraste o componente Condição do separador Componentes para um sinal + entre duas fases.

   

2. Selecione a condição e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades.

3. Quando tiver terminado de definir as propriedades para a condição, selecione Aplicar.

Adicionar um fluxo de trabalho

1. Para invocar um fluxo de trabalho, arraste um componente Fluxo de Trabalho do separador Componentes para uma fase ou para o item Fluxo de Trabalho Global no estruturador. A adição de um fluxo de trabalho a uma fase ou a um item do Fluxo de Trabalho Global depende do seguinte:

   • Arraste-o para uma fase quando pretender acionar o fluxo de trabalho à entrada ou saída da fase. O componente de fluxo de trabalho tem de ser baseado na mesma entidade primária que a fase.

   • Arraste-o para o item Fluxo de Trabalho Global no canto inferior direito do estruturador se pretende acionar o fluxo de trabalho quando o processo é ativado ou quando o processo é arquivado (quando o estado é alterado para Concluído ou Abandonado). O componente de fluxo de trabalho tem de ser baseado na mesma entidade primária que o processo.

2. Selecione o fluxo de trabalho e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades:

   1. Introduza um nome a apresentar.

   2. Selecione quando o fluxo de trabalho deve ser acionado.

   3. Opcionalmente, na caixa Fluxos de Trabalho, procure um fluxo de trabalho ativo a pedido existente que corresponda à entidade fase.

   4. Selecione Aplicar quando terminar.

Definir a ordem do fluxo do processo

Se tiver mais de um fluxo de processo de negócio para uma entidade, terá de definir o processo que é atribuído automaticamente aos novos registos.

Para definir a ordem:

• Na barra de comandos, escolha Ordenar Fluxo do Processo.

Para os registos novos ou registos que ainda não têm um fluxo do processo associado, o fluxo do processo de negócio que um utilizador tem acesso primeiro é o que será utilizado.

Validar e guardar o fluxo do processo de negócio

1. Para validar o fluxo do processo de negócio, escolha Validar na barra de comandos. Os eventuais erros no fluxo do processo de negócio são realçados em vermelho. Terá de corrigi-los antes de poder guardar o fluxo do processo de negócio.

2. Para guardar o processo como rascunho enquanto continua a trabalhar no mesmo, escolha Guardar na barra de comandos.

Ativar um fluxo do processo de negócio

• Para ativar o processo e disponibilizá-lo para os utilizadores, escolha Ativar na barra de comandos.

Editar um fluxo do processo de negócio

Pode editar os fluxos do processo de negócio existentes, conforme necessário. Se os seus processos de negócio forem alterados, ou apenas pretender efetuar pequenas modificações, pode simplesmente abrir o fluxo do processo de negócio e alterar a maior parte das propriedades.

Pode alterar o seguinte:

• Fases ou outros componentes

• Propriedades dos componentes existentes

• Nome

• Descrição

Não pode alterar o seguinte:

• Entidade na qual o fluxo de processo é baseado

• Nome do sistema para o fluxo do processo de negócio

• Proprietário

• Categoria

Para editar um fluxo do processo de negócio:

1. No mapa do site, selecione Definições de Vendas.

2. Em Personalização, selecione Fluxos do processo de negócio.

3. Selecione o nome do fluxo do processo de negócio que pretende editar na coluna Nome do Processo.

Remover um componente do fluxo do processo de negócio

1. Selecione o componente no estruturador e, em seguida, selecione Eliminar na parte superior do ecrã (ou prima a tecla Delete).

2. Na caixa de diálogo Confirmar Eliminação, selecione OK.

3. Opcionalmente, selecione Validar para confirmar que a eliminação não resultou em erros no fluxo do processo de negócio.

4. Selecione Guardar para guardar as alterações.

Adicionar componentes ao fluxo do processo de negócio

Para adicionar mais fases e modificar as propriedades dos componentes no fluxo do processo de negócio, siga os passos sobre a criação de um fluxo de processo de negócio anteriormente neste tópico.

Criar uma imagem do fluxo do processo de negócio

Pode criar facilmente uma imagem do fluxo do processo de negócio a partir do estruturador. Isto pode facilitar a partilha do fluxo do processo com outros utilizadores ou a impressão do fluxo do processo. A imagem é criada no formato Portable Network Graphics (. png). Apenas a tela de estrutura é capturada na imagem criada. Não irá capturar os ícones de comando nem os separadores Componentes e Propriedades.

Para criar a imagem:

• Abra o fluxo do processo de negócio para o qual pretende criar uma imagem e, em seguida, escolha Instantâneo na parte superior do ecrã. O ficheiro. png que é criado é apresentado no canto inferior esquerdo do ecrã.

Não consegue encontrar as opções na sua aplicação?

Existem três possibilidades:

• Não tem a licença ou função necessária.
• O seu administrador não ativou a funcionalidade.
• A sua organização está a utilizar uma aplicação personalizada. Contacte o seu administrador para saber os passos exatos. Os passos descritos neste artigo são específicos das aplicações Hub de Vendas e Sales Professional de origem.

Consulte também

Personalizar formulários
Personalizar vistas