Criar mensagem de e-mail na aplicação Copilot for Sales

Quando compõe um novo e-mail ou responde aos clientes por e-mail, o Copilot for Sales utiliza IA para sugerir conteúdo, poupando-lhe tempo e esforço para compor a mensagem perfeita para avançar com um negócio. Escolha a partir de categorias de respostas predefinidas ou introduza o seu próprio texto e a IA gera o conteúdo sugerido. Poderá utilizar o conteúdo sugerido tal como está ou modificar para satisfazer as suas necessidades.

Nota

• Esta funcionalidade está disponível apenas quando é ativada pelo seu administrador. Mais informações: Configurar conteúdo do e-mail sugerido no Outlook
• O conteúdo gerado por IA é apenas uma sugestão. É sua responsabilidade rever e editar o conteúdo sugerido para se certificar de que é exato e apropriado antes de enviar o e-mail.

Requisitos de licença

As capacidades mencionadas neste artigo só estão disponíveis para utilizadores com a licença padrão do Copilot for Sales. Se tiver a licença premium do Copilot for Sales pode ver a experiência integrada no Microsoft Outlook. Para mais informações, consulte Criar rascunho de mensagem de e-mail utilizando informações de vendas no Outlook.

Anatomia do conteúdo sugerido

Anotação	Descrição
1	As informações do CRM são apresentadas a azul. Mais informações: Ver origem de dados no conteúdo sugerido
2	Hora de reunião sugerida. Mais informações: Adicionar ou remover sugestão de reunião
3	Partilhe comentários através da seta para cima ou da seta para baixo. Mais informações: Partilhar comentários
4	Altere a oportunidade utilizada no conteúdo sugerido. Mais informações: Melhorar o conteúdo sugerido com outra oportunidade
5	Adicionar o conteúdo sugerido ao e-mail.
6	Copie o conteúdo sugerido e cole-o no e-mail ou chat do Teams.
7	Menu Mais opções para: Restaurar conteúdo sugerido para a versão anterior. Mais informações: Restaurar conteúdo sugerido Gerar outra versão do conteúdo sugerido. Comece novamente e gere novo conteúdo sugerido.
8	Menu Ajustar rascunho para: Definir o comprimento do conteúdo sugerido Ajustar o tom do conteúdo sugerido Adicionar ou remover sugestão de reunião Definir o idioma do conteúdo sugerido Refinar conteúdo sugerido

Idiomas suportados

Para ver uma lista de idiomas suportados, consulte Idiomas suportados.

O e-mail e o pedido personalizado têm de estar num dos idiomas suportados para gerar o conteúdo sugerido.

Criar uma resposta de e-mail utilizando categorias predefinidas

Pode obter respostas sugeridas quando responde ao e-mail de um cliente ou quando está a ler um.

1. No Outlook:

   • Abra um cliente de e-mail e selecione Responder. Na mensagem em faixa no início do e-mail de rascunho, selecione Utilizar o Copilot agora.

   • Quando estiver a ler um e-mail, abra o painel do Copilot for Sales.

2. No cartão Informações importantes do e-mail, selecione a seta para baixo junto do botão Criar rascunho de e-mail e selecione uma categoria predefinida.

   

3. Reveja o conteúdo sugerido.

   Para gerar uma sugestão diferente, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Tentar novamente.

   Também pode restaurar o conteúdo sugerido para a versão anterior ou, se necessário, Refinar o conteúdo sugerido.

4. Selecione Adicionar a e-mail para colar o conteúdo no corpo do e-mail.

   Nota

   O conteúdo existente no corpo do e-mail não é substituído. O conteúdo sugerido é pré-anexado a qualquer conteúdo existente no corpo do e-mail.

   

5. Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário e, em seguida, envie-o.

Crie uma mensagem de e-mail usando o pedido personalizado

Se as categorias de resposta predefinidas não se adequarem aos seus requisitos, pode introduzir o pedido personalizado para gerar conteúdo sugerido.

Pode obter conteúdo sugerido de e-mail quando responde ao e-mail de um cliente, lê um e-mail ou compõe um novo e-mail.

Nota

• As informações do CRM não são apresentadas quando utiliza pedido personalizado para o conteúdo de e-mail sugerido gerado.

• Também pode gerar conteúdo sugerido para e-mails que também contenham endereços de e-mail internos. Se todos os endereços de e-mail forem internos, verá apenas a opção para introduzir pedido personalizado. Se adicionar um endereço de e-mail externo, são disponibilizadas categorias de resposta predefinidas.

1. No Outlook:

   • Ao responder ao e-mail de um cliente ou ao escrever um novo e-mail, selecione Utilizar o Copilot agora na mensagem em faixa no início do e-mail de rascunho.

   • Quando estiver a ler um e-mail, abra o painel do Copilot for Sales.

2. No cartão Informações importantes do e-mail, selecione Criar rascunho de e-mail.

   

   Nota

   As categorias de resposta predefinidas não estão disponíveis enquanto escreve um novo e-mail. Só pode inserir um pedido personalizado ou criar um e-mail para resumir a sua reunião de vendas.

3. Na caixa de texto, introduza uma expressão para descrever o tipo de resposta que pretende enviar.

4. Para utilizar um pedido sugerido, selecione e, em seguida, escolha um pedido. Mais informações: Utilizar pedidos sugeridos

5. Para utilizar um pedido guardado, selecione e, em seguida, escolha o pedido que pretende utilizar. Mais informações: Guardar e reutilizar pedidos personalizados

   

6. Selecione Criar rascunho.

7. Reveja o conteúdo sugerido.

   Para gerar uma sugestão diferente, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Tentar novamente.

   Também pode restaurar o conteúdo sugerido para a versão anterior ou, se necessário, Refinar o conteúdo sugerido.

8. Selecione Adicionar a e-mail para colar o conteúdo no corpo do e-mail.

   Nota

   O conteúdo existente no corpo do e-mail não é substituído. O conteúdo sugerido é pré-anexado a qualquer conteúdo existente no corpo do e-mail.

9. Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário e, em seguida, envie-o.

Melhores práticas de pedidos personalizados

Aqui estão algumas melhores práticas para escrever pedidos personalizados:

• Mantenha-o conciso: embora o motor da IA possa processar pedidos mais longos, os pedidos mais curtos são mais simples de utilizar e podem ajudá-lo a obter respostas visadas.

• Seja específico: quanto mais específico for na mensagem, maior a segmentação da resposta. Por exemplo, em vez de perguntar "Qual é a sua comida favorita?", poderia perguntar "Qual o seu tipo de comida mexicana favorita?"

• Utilizar contexto: para ajudar a IA a compreender melhor o que está a pedir, certifique-se de que inclui contexto relevante nos seus pedidos.

• Evite utilizar pronomes pessoais: não inclua pronome pessoais (por exemplo, "Eu", "meu") nos seus pedidos.

• Mantenha-se apropriado: a IA utiliza um modelo de linguagem de finalidade geral e pode gerar respostas a uma grande variedade de mensagens. É sempre boa ideia manter as suas mensagens apropriadas para uma audiência geral.

Utilizar pedidos sugeridos

Quando introduz um pedido personalizado, os pedidos sugeridos são gerados com base no contexto do seu e-mail. Pode selecionar um pedido sugerido para adicioná-lo à caixa de texto do pedido personalizado. Pode também adicionar mais detalhes ou adicionar outros pedidos.

1. Abra o Copilot for Sales e selecione Criar rascunho de e-mail.

2. Selecione para ver sugestões de pedidos.

3. Selecione o pedido que pretende utilizar.

   

4. Adicione mais detalhes ou adicione outros pedidos.

5. Selecione Criar rascunho.

Guarde e reutilize pedidos personalizados

Ao criar uma mensagem de e-mail usando o pedido personalizado, pode guardar o pedido para utilização futura. Isso ajuda a economizar tempo e esforço quando precisar de enviar mensagens semelhantes para vários destinatários. Pode guardar até três pedidos e reutilizá-los como e quando necessário.

Guardar um pedido personalizado

1. Gere conteúdo sugerido usando pedido personalizado.

2. Na parte superior do conteúdo sugerido, passe o rato sobre o pedido e selecione o ícone de estrela .

   

   O pedido é guardado e apresentado em Favoritos, quando cria uma nova mensagem de e-mail usando o pedido personalizado.

   

Use um pedido guardado

1. Abra o Copilot for Sales e selecione Criar rascunho de e-mail.

2. Selecione e, em seguida, selecione o pedido que pretende utilizar.

   

Remover um pedido guardado

Pode guardar no máximo três pedidos. Se pretender guardar mais pedidos, deve remover um pedido existente.

1. Abra o Copilot for Sales e selecione Criar rascunho de e-mail.

2. Na secção Favoritos, selecione o ícone de estrela do pedido que pretende remover.

   Alternativamente, pode gerar conteúdo sugerido usando o pedido guardado e selecionar o ícone de estrela ao lado do pedido.

   

Melhorar conteúdo sugerido com outra oportunidade

Se utilizar uma categoria de resposta (Efetuar uma proposta ou Resolver uma questão) que utiliza um registo de oportunidade para gerar o conteúdo sugerido, é apresentada uma mensagem a indicar que o conteúdo gerado é baseado na oportunidade. Se existirem várias oportunidades relacionadas com o contacto, poderá selecionar outra oportunidade para voltar a regenerar o conteúdo.

Se existirem várias oportunidades relacionadas com o contacto, a IA seleciona a oportunidade mais relevante. Pode selecionar outra oportunidade, se a oportunidade selecionada anteriormente não estiver correta e, em seguida, voltar a gerar o conteúdo sugerido.

Se não existirem mais oportunidades abertas identificadas pelo modelo de IA, não será apresentada nenhuma opção para selecionar uma oportunidade.

1. Gerar a resposta sugerida utilizando uma categoria de resposta apropriada. Na mensagem na parte inferior da resposta sugerida, selecione Alterar.

   

2. Em Oportunidade relevante, selecione a oportunidade que pretende que o conteúdo gerado referencie.

   

   Nota

   • O Copilot for Sales apresenta oportunidades relacionadas com os contactos no e-mail.

   • As informações apresentadas abaixo das oportunidades são apresentadas conforme personalizado pelo seu administrador. Mais informações: Selecionar campos-chave para a vista minimizada

3. Selecione Criar um novo rascunho.

   É gerada uma nova resposta com base na oportunidade selecionada.

Ver origem de dados no conteúdo sugerido

Ver informações sobre dados obtidos do seu CRM e Office 365, como contacto, oportunidades, conta e e-mail no conteúdo sugerido.

Os dados do CRM utilizados no conteúdo sugerido são apresentados com a cor azul. Selecione o conteúdo para ver informações sobre os dados do CRM. Também pode abrir um registo no CRM para ver os detalhes completos selecionando no cartão de registo do CRM.

Os dados de e-mail utilizados no conteúdo sugerido são apresentados com números de citação. Selecione o número da citação para ver informações sobre o conteúdo de e-mail utilizado.

São apresentadas as seguintes informações no conteúdo sugerido:

• Do CRM:

  • Contacto

  • Conta

  • Oportunidade

  • Produto

  • Atividade

• Do Office 365:

  • Disponibilidade

  • E-mail

Refinar conteúdo sugerido

Depois de gerar o conteúdo sugerido, pode refinar ainda mais os resultados ao fornecer uma nova mensagem que se baseia na sugestão anterior. Isto permite otimizar as respostas de e-mail de acordo com as suas necessidades e preferências. Por exemplo, tornar formal, tornar mais curto ou sugerir uma reunião na próxima semana.

1. Gerar a resposta sugerida utilizando uma categoria de resposta apropriada.

2. Selecione Ajustar rascunho.

3. Em Adicionar detalhes, adicione as alterações que pretende que sejam efetuadas no conteúdo e, em seguida, selecione Atualizar. Por exemplo, forneça um desconto de 10% na próxima compra.

4. Reveja o conteúdo sugerido.

   Para gerar uma sugestão diferente, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Tentar novamente.

   Também pode restaurar o conteúdo sugerido para a versão anterior ou, se necessário, refinar o conteúdo sugerido.

5. Selecione Adicionar a e-mail para colar o conteúdo no corpo do e-mail.

   Nota

   O conteúdo existente no corpo do e-mail não é substituído. O conteúdo sugerido é pré-anexado a qualquer conteúdo existente no corpo do e-mail.

6. Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário e, em seguida, envie-o.

Definir o comprimento do conteúdo sugerido

Pode definir o comprimento do conteúdo sugerido como curto, médio ou longo. O comprimento predefinido é médio.

1. Gerar a resposta sugerida utilizando uma categoria de resposta apropriada.

2. Selecione Ajustar rascunho.

3. Em Comprimento, selecione o comprimento do conteúdo que pretende utilizar e, em seguida, selecione Atualizar.

4. Reveja o conteúdo sugerido.

   Para gerar uma sugestão diferente, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Tentar novamente.

   Também pode restaurar o conteúdo sugerido para a versão anterior ou, se necessário, Refinar o conteúdo sugerido.

5. Selecione Adicionar ao e-mail para colar o conteúdo no corpo do e-mail ou Copiar conteúdo quando estiver a ler um e-mail.

   O conteúdo existente no corpo do e-mail não é substituído. O conteúdo sugerido é pré-anexado a qualquer conteúdo existente no corpo do e-mail.

6. Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário e, em seguida, envie-o.

Ajustar o tom do conteúdo sugerido

Depois de gerar o conteúdo sugerido, pode ajustar o tom do conteúdo de acordo com a relação com o cliente ou com o que se sinta confortável. Ajuda-o a ser mais produtivo e a escrever e-mails melhores. Por exemplo, pode alterar o tom de profissional para formal.

1. Gerar a resposta sugerida utilizando uma categoria de resposta apropriada.

2. Selecione Ajustar rascunho.

3. Em Ajustar tom, selecione o tom que pretende utilizar e, em seguida, selecione Atualizar.

4. Reveja o conteúdo sugerido.

   Para gerar uma sugestão diferente, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Tentar novamente.

   Também pode restaurar o conteúdo sugerido para a versão anterior ou, se necessário, Refinar o conteúdo sugerido.

5. Selecione Adicionar ao e-mail para colar o conteúdo no corpo do e-mail ou Copiar conteúdo quando estiver a ler um e-mail.

   Nota

   O conteúdo existente no corpo do e-mail não é substituído. O conteúdo sugerido é pré-anexado a qualquer conteúdo existente no corpo do e-mail.

6. Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário e, em seguida, envie-o.

Restaurar conteúdo sugerido

Pode restaurar o conteúdo sugerido para a versão anterior quando gerar um novo conteúdo sugerido selecionando Tentar novamente ou refinando-o.

Não é possível restaurar conteúdo sugerido para a versão anterior nos seguintes cenários:

• Pode alterar a oportunidade e criar um novo rascunho.

• Pode alterar a reunião e criar um novo rascunho.

• Quando apenas o primeiro rascunho é gerado.

Só é possível restaurar para o rascunho anterior. Por exemplo, pode restaurar o rascunho n.º 2 a partir do rascunho n.º 3, mas não do rascunho n.º 1.

Para restaurar conteúdo sugerido para a versão anterior, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Restaurar a última versão.

Adicionar ou remover sugestões de reunião

Por predefinição, a hora da reunião não é incluída no conteúdo sugerido. Se um cliente pedir uma reunião a uma determinada hora e a mencionar num e-mail, a hora da reunião será incluída no conteúdo sugerido. A hora da reunião apresentada no conteúdo sugerido encontra-se no seu fuso horário.

Adicionar uma sugestão de hora de reunião

Se pretende realizar uma reunião com um cliente, pode incluir uma hora para a reunião no conteúdo sugerido. Com base no seu calendário, são sugeridos os três primeiros horários disponíveis para a reunião. Pode escolher um ou mais horários de reunião para incluir no conteúdo sugerido.

1. Gere o conteúdo sugerido utilizando uma categoria de resposta adequada.

2. Selecione Ajustar rascunho.

3. Em Sugerir uma hora para a reunião, selecione o horário da reunião que pretende incluir no conteúdo sugerido.

   

4. Selecione Atualizar.

Remover a sugestão de hora de reunião

1. Gere o conteúdo sugerido utilizando uma categoria de resposta adequada.

2. Selecione Ajustar rascunho.

3. Em Sugerir uma hora para a reunião, limpe a hora de reunião selecionada.

4. Selecione Atualizar.

Definir o idioma do conteúdo sugerido

O idioma do conteúdo sugerido é determinado da seguinte forma:

• Se estiver a responder a um e-mail, o idioma do conteúdo sugerido será o mesmo que o idioma do e-mail.
• Se estiver a compor um novo e-mail e a utilizar pedido personalizado para gerar o conteúdo sugerido, o idioma do conteúdo sugerido será o mesmo que o idioma do pedido personalizado.

Em alguns casos, poderá querer gerar o conteúdo sugerido num idioma diferente. Por exemplo, poderá querer gerar o conteúdo sugerido no idioma do cliente.

Pode definir o idioma do conteúdo sugerido como um dos idiomas suportados. O idioma está predefinido para inglês.

1. Gerar a resposta sugerida utilizando uma categoria de resposta apropriada.

2. Selecione Ajustar rascunho.

3. Em Idioma de rascunho, selecione o idioma que pretende utilizar e, em seguida, selecione Atualizar.

4. Reveja o conteúdo sugerido.

   Para gerar uma sugestão diferente, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Tentar novamente.

   Também pode restaurar o conteúdo sugerido para a versão anterior ou, se necessário, Refinar o conteúdo sugerido.

5. Selecione Adicionar ao e-mail para colar o conteúdo no corpo do e-mail ou Copiar conteúdo quando estiver a ler um e-mail.

   O conteúdo existente no corpo do e-mail não é substituído. O conteúdo sugerido é pré-anexado a qualquer conteúdo existente no corpo do e-mail.

6. Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário e, em seguida, envie-o.

Criar um e-mail de resumo da reunião de vendas

Depois da reunião com os clientes, é frequente enviar um e-mail com um resumo da sua interação, itens de ação relevantes ou passos seguintes, e uma data de seguimento. A criação manual de um resumo da reunião e a compilação de todas as notas e itens de ação tomadas durante a reunião demoram algum tempo e, muitas vezes, são ignorados..

Com o Copilot for Sales, pode resumir a sua mais recente reunião do Teams transcrita com os contactos de vendas e enviá-la por e-mail sempre que compuser um novo e-mail ou responder ao e-mail do seu cliente.

Importante

Certifique-se de que a aplicação Copilot for Sales está instalada e que a reunião é transcrita para gerar um resumo da reunião. Mais informações: Gerar um resumo da reunião

1. No Outlook:

   • Abra a reunião no Outlook e selecione Contactos Participantes>Responder a Todos com E-mail sob o separador Reuniões. Na mensagem no topo do e-mail de rascunho, selecione Utilizar o Copilot agora.

   • Quando estiver a escrever a um novo e-mail, abra o painel Copilot for Sales ou selecione Utilizar o Copilot agora na mensagem em faixa no início do e-mail.

2. No cartão Informações importantes do e-mail, selecione Criar rascunho de e-mail.

   Em Mais opções, selecione Resumir uma reunião de vendas. São apresentadas na lista cinco reuniões transcritas recentemente. Selecione a reunião que pretende resumir.

   Sugestão

   Pode pairar o cursor sobre uma reunião e selecionar para abrir o resumo da reunião no Teams.

   

3. Reveja o conteúdo sugerido.

   Para gerar uma sugestão diferente, selecione Mais opções e, em seguida, selecione Tentar novamente.

   Se necessário, altere a reunião que é usada para criar o resumo.

4. Selecione Adicionar a e-mail para colar o conteúdo no corpo do e-mail.

   

   Nota

   O conteúdo existente no corpo do e-mail não é substituído. O conteúdo sugerido é pré-anexado a qualquer conteúdo existente no corpo do e-mail.

5. Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário e, em seguida, envie-o.

Alterar a reunião utilizada para criar um resumo

Pode escolher de entre as reuniões do Teams recentes registadas que teve com contactos de vendas num e-mail.

1. Na mensagem na parte inferior do conteúdo sugerido, selecione Alterar.

   

2. Em Selecionar uma reunião a resumir, selecione a reunião que pretende resumir no conteúdo gerado.

   Sugestão

   Pode pairar o cursor sobre uma reunião e selecionar para abrir o resumo da reunião no Teams.

   

3. Selecione Criar um novo rascunho.

   O novo conteúdo é gerado com base na reunião selecionada.

Partilhar comentários

Se tiver quaisquer comentários sobre o conteúdo sugerido, poderá partilhá-los ao selecionar o ícone adequado na parte inferior de cada sugestão. Os seus comentários são valiosos e utilizamo-los para melhorar a funcionalidade.

Nota

Certifique-se de que não introduz informações pessoais durante a partilha de feedback.

1. Na parte inferior do conteúdo sugerido, selecione ou .

   Depois de selecionar um ícone, obterá uma ligação Diga-nos mais.

2. Selecione a ligação para abrir o formulário de feedback.

3. Introduza a sua resposta no formulário de feedback e, em seguida, selecione Enviar.

Moderação de texto

A moderação de texto utiliza uma classificação com assistência automática para ajudar a detetar conteúdo potencialmente inadequado e rejeitá-lo quando utiliza pedido personalizado para conteúdo sugerido gerado ou refinar o conteúdo sugerido já gerado. Indica a probabilidade de cada categoria. A funcionalidade utiliza um modelo treinado para identificar a possível linguagem abusiva, pejorativa ou discriminatória. Isto inclui gíria, palavras abreviadas, e palavras ofensivas e com erros ortográficos intencionais.

Se introduzir texto que contenha conteúdo indesejável ou inadequado (presença potencial de linguagem que possa ser considerada explícita, sugestiva, com conteúdo para adultos ou ofensiva), o conteúdo sugerido não é gerado e é apresentada uma mensagem de erro.

Como é que o conteúdo sugerido é gerado?

O Copilot for Sales utiliza IA para gerar conteúdo de e-mail sugerido. Preparado com um grande número de amostras de texto da Internet, o Copilot gera conteúdo novo que se parece e soa como se fosse escrito por uma pessoa.

É sempre gerado conteúdo original, mas nem sempre é factual. Além disso, a tecnologia subjacente utiliza IA preparada com uma vasta gama de fontes da Internet. Algumas sugestões podem incluir conteúdo questionável ou inadequado. É da sua responsabilidade editar as sugestões geradas para a resposta ser precisa e adequada.

Que dados são recolhidos para sugerir respostas de e-mail?

Quando abre o painel do Copilot for Sales enquanto lê ou responde a um e-mail, a IA considera as seguintes informações para gerar uma resposta:

• Os contactos, o assunto e o corpo do e-mail

• Dados do CRM ligados através do Copilot for Sales

• A categoria de resposta selecionada ou o pedido personalizado introduzido

Se o contacto de e-mail não corresponder a um contacto no CRM, não serão enviados dados do CRM para o motor de IA.