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Como – Principais cenários com fluxos de aprovação

Eis as principais perguntas e respostas de como sobre aprovações no Power Automate.

Personalizar pedidos de aprovação

Existem duas formas de personalizar pedidos de aprovação.

Utilizando opções personalizadas

As aprovações do Power Automate fornecem duas opções predefinidas para aprovar ou rejeitar pedidos.

O seu negócio pode precisar de outras opções para além de aprovar/rejeitar. Por exemplo, pode estar a rever um pedido de desconto e pode querer que o aprovador possa responder a partir de uma lista de possíveis limites de desconto, incluindo:

  • Até 5%
  • Até 10%
  • Até 15%
  • Negado.

Pode personalizar a lista de respostas a pedidos de aprovação utilizando Respostas Personalizadas.

Eis um exemplo.

Os representantes de vendas de uma organização podem pedir a um aprovador um desconto para as suas compras. Estes Representantes de Vendas inserem o pedido de desconto numa lista do SharePoint, a qual é o acionador do fluxo. Em seguida, o fluxo utiliza respostas personalizadas com a ação Iniciar e aguardar por aprovação.

Iniciar e aguardar por uma aprovação.

Selecione como tipo de aprovação Respostas Personalizadas – Aguardar por todas as respostas ou Respostas Personalizadas – Aguardar por uma resposta, dependendo se precisa de vários aprovadores ou apenas de um.

Adicione o número de opções de resposta necessárias. Neste caso, estamos a dar quatro mencionadas anteriormente.

Dê um Título ao pedido de aprovação e, em seguida, liste os aprovadores em Atribuído A.

Atribuído a.

Após o pedido de resposta de aprovação, o fluxo envia um e-mail ao representante de vendas que pediu o desconto, informando-o sobre o resultado do pedido.

Para obter a resposta ao pedido de aprovação, basta usar a saída Resultado.

Mostra o resultado ou resposta do aprovador.

O aprovador vê o pedido de aprovação assim.

Pedido de aprovação através de e-mail.

Utilizar markdown

Markdown é uma linguagem que é usada para formatar texto em páginas Web como cabeçalhos, tabelas ou texto a negrito. Num pedido de aprovação, pode utilizar a markdown no campo Detalhes para formatar as informações apresentadas aos aprovadores.

Pode saber mais sobre como usar markdown e as aplicações suportadas no artigo Utilizar Markdown em pedidos de aprovação do Power Automate.

Segue-se um exemplo da sua utilização.

Utilização de markdown.

E é assim que os aprovadores o vêem num e-mail bem formatado no Outlook.

Pedido de aprovação no Outlook.

Apresentar data de aprovação no meu fuso horário

Por predefinição, os e-mails de aprovação apresentam o campo Data de Criação em GMT. Não há como mudar este campo.

Hora GMT apresentada por predefinição.

Pode contornar isto apresentando a data em que o fluxo foi executado, no seu fuso horário pretendido, no campo Detalhes do pedido de aprovação. Por exemplo, para apresentar a data do pedido de aprovação na hora de Paris, adicione duas ações de hora assim.

Converter o fuso horário.

E o e-mail de aprovação resultante será assim:

Fuso horário convertido.

Reatribua uma aprovação para outra pessoa

Se recebeu um pedido de aprovação, mas quer que outra pessoa tome a decisão de aprovação, pode reatribuir a aprovação para outra pessoa:

  1. Inicie sessão no Power Automate.

  2. Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.

  3. Passe o rato sobre a aprovação que pretende reatribuir, selecione os três pontos >Reatribuir.

    Reatribuir um pedido de aprovação.

    Introduza o detentor.

Por outro lado, se for o solicitador, não poderá reatribuir o pedido de aprovação. No entanto, pode Cancelar o pedido de aprovação e, em seguida, editar o fluxo para alterar o aprovador Atribuído A.

Para cancelar uma aprovação:

  1. Inicie sessão no Power Automate.

  2. Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.

  3. Selecione o separador Enviadas.

  4. Selecione Cancelar.

    Cancelar um fluxo de pedido de aprovação.

Obtenha um e-mail de confirmação quando uma aprovação for respondida

Se quiser ser notificado quando um aprovador responder a um pedido de aprovação, basta enviar um e-mail a si próprio após o passo de aprovação no fluxo. Envie o e-mail nos ramos Se sim e Se não da condição de saída de aprovação assim.

Enviar um e-mail a si próprio.

Cancelar uma aprovação

Se é o criador de um fluxo que pede aprovações, e os pedidos de aprovação não foram respondidos, pode cancelá-lo fazendo o seguinte:

  1. Inicie sessão no Power Automate.

  2. Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.

  3. Selecione o separador Enviadas.

  4. Selecione Cancelar.

    Cancelar um pedido de aprovação.

Efetuar aprovações sequenciais

Alguns processos exigem pré-aprovação antes da aprovação do aprovador final. Por exemplo, uma organização pode ter uma política de aprovação sequencial que requer aprovação prévia para faturas acima de $1.000,00, antes de serem aprovadas pelo departamento Financeiro. Estas instruções guiam-mo sobre como gerir aprovações sequenciais com o Power Automate.

Publicar um pedido de aprovação no Microsoft Teams

Se pretender notificar os aprovadores atribuídos através de uma mensagem no Microsoft Teams em vez de por e-mail, comece com Pedir aprovação no Teams para um item selecionado no modelo do SharePoint para o fazer.

Enviar uma aprovação para várias pessoas

Pode atribuir um pedido de aprovação a várias pessoas. Eis as duas opções.

  1. Ao adicionar uma ação de aprovação, existem duas opções de ações para o envio do pedido de aprovação para várias pessoas. Selecione a opção adequada com base nas suas necessidades.

    • Se apenas uma resposta de uma pessoa do grupo de pessoas for suficiente para assinar a aprovação e continuar com a execução de fluxo, utilize a ação Aprovar/Rejeitar – Primeiro a responder ou Respostas Personalizadas – Aguardar por uma resposta.

    • Se Todos têm de responder ao pedido de aprovação para continuar com a execução de fluxo, selecione Aprovar/Rejeitar – Todos têm de aprovar ou Respostas Personalizadas – Aguardar por todas as respostas.

    Ações de aprovação.

  2. No campo Atribuído A, defina a lista de pessoas a quem o pedido de aprovação deve ser enviado. Separe cada pessoa com um ponto e vírgula (;).

    Campo Atribuído A com várias pessoas.

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