Como – Principais cenários com fluxos de aprovação
Artigo
Eis as principais perguntas e respostas de como sobre aprovações no Power Automate.
Personalizar pedidos de aprovação
Existem duas formas de personalizar pedidos de aprovação.
Utilizando opções personalizadas
As aprovações do Power Automate fornecem duas opções predefinidas para aprovar ou rejeitar pedidos.
O seu negócio pode precisar de outras opções para além de aprovar/rejeitar. Por exemplo, pode estar a rever um pedido de desconto e pode querer que o aprovador possa responder a partir de uma lista de possíveis limites de desconto, incluindo:
Até 5%
Até 10%
Até 15%
Negado.
Pode personalizar a lista de respostas a pedidos de aprovação utilizando Respostas Personalizadas.
Eis um exemplo.
Os representantes de vendas de uma organização podem pedir a um aprovador um desconto para as suas compras. Estes Representantes de Vendas inserem o pedido de desconto numa lista do SharePoint, a qual é o acionador do fluxo. Em seguida, o fluxo utiliza respostas personalizadas com a ação Iniciar e aguardar por aprovação.
Selecione como tipo de aprovação Respostas Personalizadas – Aguardar por todas as respostas ou Respostas Personalizadas – Aguardar por uma resposta, dependendo se precisa de vários aprovadores ou apenas de um.
Adicione o número de opções de resposta necessárias. Neste caso, estamos a dar quatro mencionadas anteriormente.
Dê um Título ao pedido de aprovação e, em seguida, liste os aprovadores em Atribuído A.
Após o pedido de resposta de aprovação, o fluxo envia um e-mail ao representante de vendas que pediu o desconto, informando-o sobre o resultado do pedido.
Para obter a resposta ao pedido de aprovação, basta usar a saída Resultado.
O aprovador vê o pedido de aprovação assim.
Utilizar markdown
Markdown é uma linguagem que é usada para formatar texto em páginas Web como cabeçalhos, tabelas ou texto a negrito. Num pedido de aprovação, pode utilizar a markdown no campo Detalhes para formatar as informações apresentadas aos aprovadores.
E é assim que os aprovadores o vêem num e-mail bem formatado no Outlook.
Apresentar data de aprovação no meu fuso horário
Por predefinição, os e-mails de aprovação apresentam o campo Data de Criação em GMT. Não há como mudar este campo.
Pode contornar isto apresentando a data em que o fluxo foi executado, no seu fuso horário pretendido, no campo Detalhes do pedido de aprovação. Por exemplo, para apresentar a data do pedido de aprovação na hora de Paris, adicione duas ações de hora assim.
E o e-mail de aprovação resultante será assim:
Reatribua uma aprovação para outra pessoa
Se recebeu um pedido de aprovação, mas quer que outra pessoa tome a decisão de aprovação, pode reatribuir a aprovação para outra pessoa:
Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.
Passe o rato sobre a aprovação que pretende reatribuir, selecione os três pontos >Reatribuir.
Por outro lado, se for o solicitador, não poderá reatribuir o pedido de aprovação. No entanto, pode Cancelar o pedido de aprovação e, em seguida, editar o fluxo para alterar o aprovador Atribuído A.
Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.
Selecione o separador Enviadas.
Selecione Cancelar.
Obtenha um e-mail de confirmação quando uma aprovação for respondida
Se quiser ser notificado quando um aprovador responder a um pedido de aprovação, basta enviar um e-mail a si próprio após o passo de aprovação no fluxo. Envie o e-mail nos ramos Se sim e Se não da condição de saída de aprovação assim.
Cancelar uma aprovação
Se é o criador de um fluxo que pede aprovações, e os pedidos de aprovação não foram respondidos, pode cancelá-lo fazendo o seguinte:
Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.
Selecione o separador Enviadas.
Selecione Cancelar.
Efetuar aprovações sequenciais
Alguns processos exigem pré-aprovação antes da aprovação do aprovador final. Por exemplo, uma organização pode ter uma política de aprovação sequencial que requer aprovação prévia para faturas acima de $1.000,00, antes de serem aprovadas pelo departamento Financeiro. Estas instruções guiam-mo sobre como gerir aprovações sequenciais com o Power Automate.
Publicar um pedido de aprovação no Microsoft Teams
Pode atribuir um pedido de aprovação a várias pessoas. Eis as duas opções.
Ao adicionar uma ação de aprovação, existem duas opções de ações para o envio do pedido de aprovação para várias pessoas. Selecione a opção adequada com base nas suas necessidades.
Se apenas uma resposta de uma pessoa do grupo de pessoas for suficiente para assinar a aprovação e continuar com a execução de fluxo, utilize a ação Aprovar/Rejeitar – Primeiro a responder ou Respostas Personalizadas – Aguardar por uma resposta.
Se Todos têm de responder ao pedido de aprovação para continuar com a execução de fluxo, selecione Aprovar/Rejeitar – Todos têm de aprovar ou Respostas Personalizadas – Aguardar por todas as respostas.
No campo Atribuído A, defina a lista de pessoas a quem o pedido de aprovação deve ser enviado. Separe cada pessoa com um ponto e vírgula (;).