Como – Principais cenários com fluxos de aprovação
Eis as principais perguntas e respostas de como sobre aprovações no Power Automate.
Existem duas formas de personalizar pedidos de aprovação.
As aprovações do Power Automate fornecem duas opções predefinidas para aprovar ou rejeitar pedidos.
O seu negócio pode precisar de outras opções para além de aprovar/rejeitar. Por exemplo, pode estar a rever um pedido de desconto e pode querer que o aprovador possa responder a partir de uma lista de possíveis limites de desconto, incluindo:
- Até 5%
- Até 10%
- Até 15%
- Negado.
Pode personalizar a lista de respostas a pedidos de aprovação utilizando Respostas Personalizadas.
Eis um exemplo.
Os representantes de vendas de uma organização podem pedir a um aprovador um desconto para as suas compras. Estes Representantes de Vendas inserem o pedido de desconto numa lista do SharePoint, a qual é o acionador do fluxo. Em seguida, o fluxo utiliza respostas personalizadas com a ação Iniciar e aguardar por aprovação.
Selecione como tipo de aprovação Respostas Personalizadas – Aguardar por todas as respostas ou Respostas Personalizadas – Aguardar por uma resposta, dependendo se precisa de vários aprovadores ou apenas de um.
Adicione o número de opções de resposta necessárias. Neste caso, estamos a dar quatro mencionadas anteriormente.
Dê um Título ao pedido de aprovação e, em seguida, liste os aprovadores em Atribuído A.
Após o pedido de resposta de aprovação, o fluxo envia um e-mail ao representante de vendas que pediu o desconto, informando-o sobre o resultado do pedido.
Para obter a resposta ao pedido de aprovação, basta usar a saída Resultado.
O aprovador vê o pedido de aprovação assim.
Markdown é uma linguagem que é usada para formatar texto em páginas Web como cabeçalhos, tabelas ou texto a negrito. Num pedido de aprovação, pode utilizar a markdown no campo Detalhes para formatar as informações apresentadas aos aprovadores.
Pode saber mais sobre como usar markdown e as aplicações suportadas no artigo Utilizar Markdown em pedidos de aprovação do Power Automate.
Segue-se um exemplo da sua utilização.
E é assim que os aprovadores o vêem num e-mail bem formatado no Outlook.
Por predefinição, os e-mails de aprovação apresentam o campo Data de Criação em GMT. Não há como mudar este campo.
Pode contornar isto apresentando a data em que o fluxo foi executado, no seu fuso horário pretendido, no campo Detalhes do pedido de aprovação. Por exemplo, para apresentar a data do pedido de aprovação na hora de Paris, adicione duas ações de hora assim.
E o e-mail de aprovação resultante será assim:
Se recebeu um pedido de aprovação, mas quer que outra pessoa tome a decisão de aprovação, pode reatribuir a aprovação para outra pessoa:
Inicie sessão no Power Automate.
Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.
Passe o rato sobre a aprovação que pretende reatribuir, selecione os três pontos >Reatribuir.
Por outro lado, se for o solicitador, não poderá reatribuir o pedido de aprovação. No entanto, pode Cancelar o pedido de aprovação e, em seguida, editar o fluxo para alterar o aprovador Atribuído A.
Para cancelar uma aprovação:
Inicie sessão no Power Automate.
Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.
Selecione o separador Enviadas.
Selecione Cancelar.
Se quiser ser notificado quando um aprovador responder a um pedido de aprovação, basta enviar um e-mail a si próprio após o passo de aprovação no fluxo. Envie o e-mail nos ramos Se sim e Se não da condição de saída de aprovação assim.
Se é o criador de um fluxo que pede aprovações, e os pedidos de aprovação não foram respondidos, pode cancelá-lo fazendo o seguinte:
Inicie sessão no Power Automate.
Na barra de navegação esquerda, selecione Aprovações.
Selecione o separador Enviadas.
Selecione Cancelar.
Alguns processos exigem pré-aprovação antes da aprovação do aprovador final. Por exemplo, uma organização pode ter uma política de aprovação sequencial que requer aprovação prévia para faturas acima de $1.000,00, antes de serem aprovadas pelo departamento Financeiro. Estas instruções guiam-mo sobre como gerir aprovações sequenciais com o Power Automate.
Se pretender notificar os aprovadores atribuídos através de uma mensagem no Microsoft Teams em vez de por e-mail, comece com Pedir aprovação no Teams para um item selecionado no modelo do SharePoint para o fazer.
Pode atribuir um pedido de aprovação a várias pessoas. Eis as duas opções.
Ao adicionar uma ação de aprovação, existem duas opções de ações para o envio do pedido de aprovação para várias pessoas. Selecione a opção adequada com base nas suas necessidades.
Se apenas uma resposta de uma pessoa do grupo de pessoas for suficiente para assinar a aprovação e continuar com a execução de fluxo, utilize a ação Aprovar/Rejeitar – Primeiro a responder ou Respostas Personalizadas – Aguardar por uma resposta.
Se Todos têm de responder ao pedido de aprovação para continuar com a execução de fluxo, selecione Aprovar/Rejeitar – Todos têm de aprovar ou Respostas Personalizadas – Aguardar por todas as respostas.
No campo Atribuído A, defina a lista de pessoas a quem o pedido de aprovação deve ser enviado. Separe cada pessoa com um ponto e vírgula (;).
- Criar fluxos de aprovação