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Aprenda com as migrações do Power BI do cliente

  • Artigo

Este artigo, que conclui a série sobre a migração para o Power BI, compartilha as principais lições aprendidas por dois clientes que migraram com êxito para o Power BI.

Empresa internacional de bens de consumo

Uma empresa internacional de bens de consumo, que vende centenas de produtos, tomou a decisão em 2017 de seguir uma estratégia cloud-first. Um dos principais fatores para selecionar o Power BI como sua plataforma de business intelligence (BI) é sua profunda integração com o Azure e o Microsoft 365.

Conduzir uma migração em fases

Em 2017, a empresa começou a usar o Power BI. O objetivo organizacional inicial era introduzir o Power BI como uma ferramenta de BI adicional. A decisão proporcionou aos autores de conteúdo, consumidores e TI tempo para se adaptarem a novas formas de entrega de BI. Também lhes permitiu criar experiência no Power BI.

Durante o segundo semestre de 2018, um anúncio formal foi feito declarando que o Power BI era a ferramenta de BI aprovada para a organização. E, consequentemente, todo o novo trabalho de desenvolvimento de BI deve ocorrer no Power BI. A disponibilidade do Power BI Premium foi um fator-chave para tomar essa decisão. Neste momento, a organização desencorajou o uso da antiga plataforma de BI, e o planejamento para a transição começou.

No final de 2019, começou o trabalho de migração de conteúdo existente da plataforma de BI herdada para o Power BI. Alguns dos primeiros usuários migraram seu conteúdo rapidamente. Isso ajudou a criar ainda mais ímpeto com o Power BI em toda a organização. Os proprietários e autores de conteúdo foram solicitados a iniciar os preparativos para migrar totalmente para o Power BI até o final de 2020. A organização ainda enfrenta desafios relacionados a habilidades, tempo e financiamento, embora nenhum de seus desafios esteja relacionado à plataforma de tecnologia em si.

Importante

O Power BI já havia se tornado bem-sucedido e entrincheirado dentro da organização antes que as unidades de negócios fossem solicitadas a passar por um esforço formal de migração da antiga plataforma de BI.

Prepare-se para lidar com respostas variadas

Nesta grande organização descentralizada, havia vários níveis de recetividade e vontade de mudar para o Power BI. Além das preocupações relacionadas com tempo e orçamento, havia funcionários que tinham feito investimentos significativos na construção das suas competências na antiga plataforma de BI. Portanto, o anúncio sobre a padronização no Power BI não foi uma notícia bem-vinda por todos. Uma vez que cada unidade de negócio tem o seu próprio orçamento, as unidades de negócio individuais podem contestar decisões como esta. Como as decisões das ferramentas de TI foram tomadas centralmente, isso resultou em alguns desafios para o patrocinador executivo e os líderes de BI lidarem.

Importante

A comunicação com as equipes de liderança em todas as unidades de negócios foi fundamental para garantir que todos compreendessem os benefícios organizacionais de alto nível da padronização no Power BI. Uma comunicação eficaz tornou-se ainda mais essencial à medida que a migração progrediu e a data de desmantelamento da plataforma de BI legada se aproximou.

Foco no panorama geral

A empresa descobriu que, embora alguns relatórios migrados pudessem replicar de perto o design original, nem todos os relatórios individuais podiam ser replicados fielmente no Power BI. Embora seja de se esperar, já que todas as plataformas de BI são diferentes. Isso trouxe à luz que uma mentalidade de design diferente era necessária.

Foram fornecidas orientações aos autores de conteúdo: concentre-se na criação de relatórios adequados à finalidade no Power BI, em vez de tentar uma réplica exata do relatório herdado. Por esse motivo, os especialistas no assunto precisam estar ativamente disponíveis durante o processo de migração para consulta e validação. Foram envidados esforços para considerar o objetivo da conceção do relatório e melhorá-lo quando adequado.

Importante

Por vezes, a melhor abordagem consiste em introduzir melhorias durante a migração. Em outros momentos, a melhor opção é entregar exatamente o mesmo valor de antes, sem melhorias significativas, para não comprometer o cronograma de migração.

Avalie cuidadosamente as prioridades

Uma análise da antiga plataforma de BI foi realizada para entender completamente seu uso. A antiga plataforma de BI tinha milhares de relatórios publicados, dos quais aproximadamente metade tinha sido acedida no ano anterior. Esse número pode ser reduzido pela metade mais uma vez ao avaliar quais relatórios foram considerados como entregando valor significativo para a organização. Esses relatórios foram priorizados primeiro para a migração.

Importante

É muito fácil superestimar o quão crítico um relatório realmente é. Para relatórios que não são usados com frequência, avalie se eles podem ser totalmente desativados. Às vezes, a coisa mais barata e fácil de fazer é nada.

Avalie cuidadosamente a complexidade

Dos primeiros relatórios priorizados, as estimativas de tempo foram compiladas com base nos níveis de esforço estimados: simples, médio ou complexo. Embora pareça um processo relativamente simples, não espere que as estimativas de tempo sejam precisas com base em relatórios individuais. Você pode achar que uma estimativa pode ser extremamente imprecisa. Por exemplo, a empresa tinha um relatório que considerava altamente complexo. Recebeu uma estimativa de conversão de 50 dias pelos consultores. No entanto, o relatório redesenhado no Power BI foi concluído em cerca de 50 horas.

Importante

Embora as estimativas de tempo sejam muitas vezes necessárias para obter financiamento e atribuições de pessoal, elas são provavelmente mais valiosas no agregado.

Decidir como o gerenciamento de alterações é tratado

Com um volume tão alto de ativos de BI, o gerenciamento de mudanças para os relatórios de propriedade do negócio representou um desafio. Os relatórios gerenciados por TI foram tratados de acordo com as práticas padrão de gerenciamento de mudanças. No entanto, devido ao alto volume, não foi possível impulsionar a mudança centralmente para o conteúdo de propriedade da empresa.

Importante

A responsabilidade adicional recai sobre as unidades de negócios quando é impraticável gerenciar a mudança a partir de uma equipe central.

Criar uma comunidade interna

A empresa estabeleceu um Centro de Excelência (COE) para fornecer aulas de treinamento interno e recursos. O COE também atua como um grupo de consultoria interna que está pronto para ajudar os autores de conteúdo com problemas técnicos, resolução de obstáculos e orientação de melhores práticas.

Há também uma comunidade interna do Power BI, que tem sido um enorme sucesso, contando com mais de 1.600 membros. A comunidade é gerida no Yammer. Os membros podem fazer perguntas relevantes internamente e receber respostas aderentes às melhores práticas e enquadradas dentro das restrições organizacionais. Esse tipo de interação usuário-a-usuário alivia grande parte da carga de suporte do COE. No entanto, o COE monitora as perguntas e respostas, e se envolve em conversas quando apropriado.

Uma extensão da comunidade interna é a nova rede de especialistas do Power BI. Ele inclui um pequeno número de campeões pré-selecionados do Power BI dentro da organização. Eles são profissionais altamente qualificados do Power BI das unidades de negócios, que são campeões entusiastas e que querem ativamente resolver desafios dentro do negócio. Espera-se que os membros da rede de especialistas do Power BI respeitem as práticas recomendadas e as diretrizes estabelecidas pelo COE e ajudem a comunidade interna mais ampla do Power BI a compreendê-las e implementá-las. Embora a rede de especialistas do Power BI colabore com o COE e possa receber treinamento dedicado, os especialistas do Power BI operam independentemente do COE. Cada especialista do Power BI pode definir os parâmetros de como opera, tendo em mente que tem outras responsabilidades e prioridades em sua função oficial.

Importante

Ter um escopo muito bem definido para o que o COE faz, tais como: adoção, governança, orientação, melhores práticas, treinamento, suporte e talvez até desenvolvimento prático. Embora um COE seja incrivelmente valioso, medir seu retorno sobre o investimento pode ser difícil.

Monitore o progresso e o sucesso da migração

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são monitorados continuamente durante a migração para o Power BI. Eles ajudam a empresa a entender as tendências de métricas como número de visitas a relatórios, número de relatórios ativos e usuários distintos por mês. O aumento do uso do Power BI é medido juntamente com a diminuição do uso da antiga plataforma de BI, com o objetivo de alcançar um relacionamento inverso. As metas são atualizadas todos os meses para se adaptarem às mudanças. Se o uso não estiver acontecendo no ritmo desejado, os gargalos são identificados para que as ações apropriadas possam ser tomadas.

Importante

Crie um scorecard de migração com business intelligence acionável para monitorar o sucesso do esforço de migração.

Grande empresa de transporte e logística

Uma grande empresa norte-americana de transporte e logística está investindo ativamente na modernização de sua infraestrutura de dados e sistemas analíticos.

Permitir um período de crescimento gradual

A empresa começou a usar o Power BI em 2018. Em meados de 2019, o Power BI tornou-se a plataforma preferida para todos os novos casos de uso de BI. Então, em 2020, a empresa se concentrou em eliminar gradualmente sua plataforma de BI existente, além de uma variedade de soluções de BI ASP.NET desenvolvidas sob medida.

Importante

O Power BI tinha muitos usuários ativos em toda a organização antes de iniciar a eliminação gradual de suas plataformas e soluções de BI herdadas.

Salve grupos centralizados e distribuídos

Na empresa, existem dois tipos de equipas de BI: uma equipa central de BI e grupos de analytics distribuídos por toda a organização. A equipe central de BI tem a responsabilidade de propriedade do Power BI como uma plataforma, mas não é proprietária de nenhum conteúdo. Dessa forma, a equipe central de BI é um hub de capacitação técnica que suporta os grupos de análise distribuídos.

Cada um dos grupos de análise é dedicado a uma unidade de negócios específica ou a uma função de serviços compartilhados. Um pequeno grupo pode conter um único analista, enquanto um grupo maior pode ter de 10 a 15 analistas.

Importante

Os grupos de análise distribuída incluem especialistas no assunto que estão familiarizados com as necessidades diárias dos negócios. Essa separação permite que a equipe central de BI se concentre principalmente na capacitação técnica e suporte dos serviços e ferramentas de BI.

Foco na reutilização do modelo semântico

Confiar em soluções personalizadas de ASP.NET BI foi uma barreira para o desenvolvimento de novas soluções de BI. O conjunto de habilidades necessárias significava que o número de autores de conteúdo de autoatendimento era pequeno. Como o Power BI é uma ferramenta muito mais acessível, projetada especificamente para BI de autoatendimento, ele se espalhou rapidamente por toda a organização assim que foi lançado.

A capacitação dos analistas de dados dentro da empresa resultou em resultados positivos imediatos. No entanto, o foco inicial com o desenvolvimento do Power BI foi a visualização. Embora tenha resultado em soluções de BI valiosas, esse foco resultou em um grande número de arquivos do Power BI Desktop, cada um com uma relação um-para-um entre o relatório e seu modelo semântico (anteriormente conhecido como conjunto de dados). Isso resultou em muitos modelos semânticos e duplicação de dados e lógica de negócios. Para reduzir a duplicação de dados, lógica e esforço, a empresa ofereceu treinamento e suporte aos autores de conteúdo.

Importante

Inclua informações sobre a importância da reutilização de dados em seus esforços internos de treinamento. Aborde conceitos importantes o mais cedo possível.

Acesso aos dados de teste de várias maneiras

A plataforma de data warehouse da empresa é o DB2. Com base no design atual do data warehouse, a empresa descobriu que os modelos DirectQuery — em vez de modelos de importação — funcionavam melhor para suas necessidades.

Importante

Realize uma prova técnica de conceito para avaliar o modo de armazenamento do modelo que funciona melhor. Além disso, ensine os modeladores de dados sobre os modos de armazenamento do modelo e como eles podem escolher um modo apropriado para seu projeto.

Educar os autores sobre o licenciamento Premium

Como era mais fácil começar a usar o Power BI (em comparação com sua plataforma de BI herdada), muitos dos primeiros usuários eram pessoas que não tinham uma licença para a ferramenta de BI anterior. Como esperado, o número de autores de conteúdo cresceu consideravelmente. Esses autores de conteúdo compreensivelmente queriam compartilhar seu conteúdo com outras pessoas, resultando em uma necessidade contínua de licenças adicionais do Power BI Pro.

A empresa fez um grande investimento em espaços de trabalho Premium, principalmente para distribuir conteúdo do Power BI para muitos usuários com licenças gratuitas do Fabric. A equipe de suporte trabalha com autores de conteúdo para garantir que eles usem espaços de trabalho Premium quando apropriado. Ele evita a alocação desnecessária de licenças do Power BI Pro quando um usuário só precisa consumir conteúdo.

Importante

Muitas vezes surgem questões de licenciamento. Esteja preparado para educar e ajudar os autores de conteúdo a resolver questões de licenciamento. Valide se as solicitações de usuário para licenças do Power BI Pro são justificadas.

Importante

Às vezes, este artigo se refere ao Power BI Premium ou suas assinaturas de capacidade (SKUs P). Lembre-se de que a Microsoft está atualmente consolidando opções de compra e desativando as SKUs do Power BI Premium por capacidade. Em vez disso, os clientes novos e existentes devem considerar a compra de assinaturas de capacidade de malha (SKUs F).

Para obter mais informações, consulte Atualização importante chegando ao licenciamento do Power BI Premium e Perguntas frequentes sobre o Power BI Premium.

Compreender os gateways de dados

No início, a empresa tinha muitos gateways pessoais. O uso de um cluster de gateway de dados local desloca os esforços de gerenciamento para a equipe central de BI, o que permite que a comunidade de autores de conteúdo se concentre na produção de conteúdo. A equipe central de BI trabalhou com a comunidade interna de usuários do Power BI para reduzir o número de gateways pessoais.

Importante

Tenha um plano para criar e gerenciar gateways de dados locais. Decida quem tem permissão para instalar e usar um gateway pessoal e impô-lo com políticas de gateway. Para obter mais informações, consulte Gerenciar gateways.

Formalize o seu plano de apoio

À medida que a adoção do Power BI crescia dentro da organização, a empresa descobriu que uma abordagem de suporte multicamadas funcionava bem:

  • Camada 1: Intra-equipa: As pessoas aprendem e ensinam umas com as outras no dia-a-dia.
  • Camada 2: Comunidade do Power BI: as pessoas fazem perguntas à comunidade interna do Teams para aprenderem umas com as outras e comunicarem informações importantes.
  • Camada 3: Equipe central de BI e COE: As pessoas enviam solicitações de assistência por e-mail. As sessões de horário de escritório são realizadas duas vezes por semana para discutir coletivamente problemas e compartilhar ideias.

Importante

Embora as duas primeiras camadas sejam menos formais, elas são tão importantes quanto a terceira camada de suporte. Os usuários experientes tendem a confiar principalmente em pessoas que conhecem, enquanto os usuários mais novos (ou aqueles que são o único analista de dados para uma unidade de negócios ou serviço compartilhado) tendem a confiar mais no suporte formal.

Investir em formação e governação

No ano passado, a empresa melhorou suas ofertas de treinamento interno e aprimorou seu programa de governança de dados. O comitê de governança inclui membros-chave de cada um dos grupos de análise distribuída, além do COE.

Agora há seis cursos internos do Power BI em seu catálogo interno. O curso Dashboard in a Day continua sendo um curso popular para iniciantes. Para ajudar os usuários a aprofundar suas habilidades, eles oferecem uma série de três cursos do Power BI e dois cursos DAX.

Uma das suas decisões mais importantes de governança de dados está relacionada à gestão de capacidades Premium. A empresa optou por alinhar sua capacidade com as principais áreas de análise em unidades de negócios e serviços compartilhados. Portanto, se existirem ineficiências, o impacto é sentido apenas dentro dessa área, e os administradores de capacidade descentralizada têm o poder de gerenciar a capacidade como acharem melhor.

Importante

Preste atenção em como as capacidades Premium são usadas e como os espaços de trabalho são atribuídos a elas.

Conteúdos relacionados

Outros recursos úteis incluem:

Parceiros experientes do Power BI estão disponíveis para ajudar sua organização a ter sucesso com o processo de migração. Para envolver um parceiro do Power BI, visite o portal do parceiro do Power BI.