Integração de novos funcionários em sua organização

Torne a integração de novos funcionários (às vezes chamada de NEO) uma ótima experiência ao promover um ambiente de trabalho híbrido tudo-em-um, onde os novos funcionários podem encontrar recursos importantes, conhecer pessoas em sua organização e se preparar para serem bem-sucedidos em sua nova função.

Ao entrar em uma nova organização, saber onde os recursos estão localizados, com quem procurar ajuda e como encontrar materiais de treinamento em um ambiente organizado e personalizado ajudará novos funcionários a navegar com eficiência em sua organização. Este artigo o guiará sobre como criar um ambiente de integração acolhedor para novos funcionários usando as ferramentas de trabalho modernas da Microsoft.

Crie uma experiência de integração virtual:

• Planejando e implementando uma experiência de ponta a ponta com base nas ferramentas, recursos e iniciativas da sua organização
• Hospedando de um evento de boas-vindas virtual para compartilhar recursos e apresentar colegas de integração
• Usando um modelo de site do SharePoint previamente preenchido para fornecer uma base inicial para novos membros da equipe
• Criando uma lista de verificação de integração personalizada usando o modelo de lista de verificação Integração
• Curadoria de uma experiência de treinamento para novos membros da equipe usando Viva Learning
  

Visão geral de como criar uma experiência de integração

Ícone	Fase	Tarefas
	Planejar	- Definir o escopo do seu público-alvo - Mapear a experiência de integração do funcionário - Revisar as ferramentas de integração do Microsoft 365 - Considere criar uma nova comunidade de suporte a funcionários no Viva Engage
	Build	- Considerar usar um evento ao vivo para receber e orientar novos membros da equipe – Incluir parceiros como gerentes de contratação, proprietários de empresas e recursos humanos no processo de planejamento - Ter um plano para manter o conteúdo NEO ao longo do tempo - Criar um site de integração usando o modelo de integração de novos funcionários - Personalizar um modelo de lista de verificação de integração nas Listas do Microsoft 365 - Preparar uma pesquisa para solicitar comentários no final da integração
	Lançamento	- Enviar convites, instruções e recursos usando Email e Calendário do Outlook. - Coletar informações de cada plataforma usada para medir o desempenho geral do processo de integração de funcionários - Usar comentários para informar a próxima sessão de integração.

Planejar a experiência do usuário

Etapa 1: definir o escopo do seu público-alvo e metas	Etapa 2: personalizar a experiência de integração	Etapa 3: revisar as ferramentas do Microsoft 365
-Determinar as necessidades e o tamanho do seu público-alvo. -Definir produtos e resultados desejados da experiência de integração -Estabelecer tom e mensagens	-Estabelecer e integrar a linha do tempo -Definir quais tarefas de integração precisam ser concluídas - Priorizar tarefas de integração -Organizar materiais de aprendizagem -Solicitar comentários com frequência	- Escolher ferramentas de integração que atenderão melhor às suas necessidades.

Considerações de planejamento:

• Mesmo antes do primeiro dia de trabalho de um novo funcionário, ele precisará de algumas informações sobre NEO antes do evento em si. Considere um site do SharePoint de pré-integração que pode ajudar os novos funcionários a reunir os documentos corretos e a se preparar para o evento NEO assim que assinarem a carta de oferta.
• Alguns novos funcionários não podem participar do evento NEO pessoalmente. Considere se é melhor gravar previamente um evento que pode ser mostrado para pessoas que não podem participar pessoalmente ou se você pode transmitir ao vivo o evento presencial e novos funcionários remotos podem ingressar online.
• Independentemente da participação do evento NEO ser presencial ou remotamente, o público-alvo NEO precisará ter acesso aos mesmos recursos em dispositivos móveis e desktop.

Etapa 1: começar determinando o perfil e o tamanho do público-alvo

Os novos funcionários terão diversos históricos, funções e experiência profissional. Alguns novos funcionários poderão participar de um evento pessoalmente enquanto outros só podem participar remotamente. Algumas ferramentas e recursos precisarão ser acessíveis a partir de um dispositivo móvel. Os mesmos recursos precisarão estar disponíveis independentemente do método de orientação do novo funcionário.

O tamanho do seu grupo de integração determinará as plataformas e recursos que você usa. Saiba mais sobre como definir seu perfil de audiência e o tamanho do escopo da audiência.

Grupos de 1 a 19	Grupos de 20 ou mais
Office (PowerPoint, word) Microsoft Office SharePoint Online Teams Viva Learning Viva Connections Espaços do SharePoint	Office (PowerPoint, word) Microsoft Office SharePoint Online Teams Viva Learning Viva Connections Espaços do SharePoint Viva Engage

Definir o resultado desejado e o conteúdo de prioridade

Dedique tempo para definir como será o sucesso quando a orientação estiver completa. Em muitas organizações, a integração acontece em mais de uma parte da empresa, considere oferecer uma estrutura de integração que permita que o novo funcionário se familiarize com a organização e com a equipe com a qual ele estará trabalhando. Considere a configuração de módulos que orientam os funcionários através da integração e permitem que eles saibam sobre seu progresso.

Considerar o tom e a mensagem para seu processo de integração

Faça com que novos funcionários se sintam bem-vindos e animados por ingressar em sua organização. Use o PowerPoint para preparar uma mensagem bem elaborada que lista os vários benefícios e recursos que os novos funcionários podem aproveitar como membros da sua organização. Apresente-os à cultura da sua empresa, estabelecendo a história da empresa, curiosidades e muito mais.

Etapa 2: mapear a experiência ideal de integração de funcionários

Desde a criação até a orientação, até o primeiro dia no trabalho, a jornada do novo funcionário tem um impacto enorme no sucesso dele. Verifique se o novo funcionário tem as melhores ferramentas para começar, mapeando a experiência de integração do novo funcionário.

R. Estabelecer uma linha do tempo de integração

Determine quanto tempo o processo de integração deve levar com base na função e no nível da experiência de carreira. Pense na frequência com que novos membros da equipe devem fazer cursos de treinamento e participar de eventos que os conectem à liderança e ao restante da organização.

B. Escopo e definição do conteúdo e das tarefas mais importantes

Crie resultados finais que permitem que você saiba que cada funcionário atingiu a competência total em um assunto específico que é importante para o trabalho. Isso pode ser aprendizado sobre a própria empresa, ferramentas específicas, expectativas organizacionais e muito mais.

C. Coletar, priorizar e organizar recursos e conteúdo

Ao entrar em um novo ambiente, entender a ordem na qual os resultado finais devem ser concluídos pode ser um ponto cego para novos funcionários. Ajude-os a priorizar a integração de resultados finais, colocando-os de uma forma que sinaliza a prioridade. Isso pode ser tão simples quanto escrevê-la para eles ou integrar Listas da Microsoft. Saiba como usar Listas da Microsoft para ajudar a integração de funcionários.

D. Criar uma experiência de treinamento personalizada

Quais materiais de aprendizagem são necessários para ajudar a tornar o novo funcionário bem-sucedido? Organize módulos de aprendizagem para cada funcionário que ajuda a orientá-los sobre as necessidades organizacionais, as necessidades da equipe e as ferramentas com as quais eles trabalharão diariamente. Saiba mais sobre como usar Viva Learning.

E. Obter comentários ao longo do caminho

O objetivo de cada processo de integração é garantir que cada novo funcionário se sinta totalmente equipado para ser bem-sucedido em seu novo trabalho. Receber comentários honestos depois que os funcionários terminarem o processo de integração é a melhor maneira de preencher as lacunas e melhorar a integração para os funcionários de entrada. Descubra o que funcionou e o que poderia ser melhorado criando pesquisas simples e cuidadosas. Saiba mais sobre como obter comentários usando o Microsoft Forms.

Etapa 3: revisar as ferramentas de integração do Microsoft 365

Uma ótima opção é usar reuniões ao vivo do Teams, eventos ao vivo e funcionalidade de chat para dar boas-vindas a novos funcionários e oferecer uma experiência envolvente para aqueles que podem participar pessoalmente, bem como remotamente. Direcione os usuários para informações e contatos em um site de comunicações do SharePoint. Considere usar um canal neo Viva Engage em que novas pessoas podem fazer perguntas e obter respostas. Você pode até considerar o uso de espaços do SharePoint para treinamento virtual ou tours das instalações. Em seguida, junte tudo isso usando Viva Connections, que integra o conteúdo do SharePoint ao Microsoft Teams.

• Reunião do Microsoft Teams - As reuniões no Teams incluem compartilhamento de áudio, vídeo e tela e são ótimas para se comunicar com grupos de menos de 300 pessoas. O Teams pode ser usado para reuniões que ocorrem pessoalmente, remotamente ou uma combinação dos dois. Além disso, a reunião pode ser gravada e compartilhada com novos funcionários que não puderam participar da reunião.

• Site de comunicação do SharePoint - Crie um site de comunicação do SharePoint usando o modelo de site de integração de novo funcionário. Use o site para direcionar novos funcionários para recursos, contatos e conversas relevantes em novas comunidades de Viva Engage de funcionários.

• Viva Engage canal – Criar um canal de Viva Engage apenas para novos funcionários. Escolha criar um canal NEO para toda a organização ou região ou criar canais para cada novo grupo de novos funcionários. Em seguida, use o Viva Engage Web Part no site do SharePoint NEO para integrar a conversa com outros recursos e contatos.

• Microsoft Viva – os módulos do Viva são experiências personalizadas de funcionários que são exibidas como aplicativos no Microsoft Teams. Use Viva Connections para colocar recursos e ferramentas de integração em um só lugar. O conteúdo na experiência Viva Connections pode ser direcionado a públicos específicos. Use Viva Learning para fazer a curadoria de módulos de aprendizagem para cada funcionário que ajuda a orientá-los sobre as necessidades organizacionais, as necessidades da equipe e as ferramentas com as quais trabalharão diariamente.

• Espaços do SharePoint- Use Espaços do SharePoint para criar uma plataforma imersiva que permite que novos funcionários façam um tour virtual pelo campus.

Criar a nova experiência de integração de funcionários

Crie a experiência de integração de funcionários em uma plataforma por vez. As ferramentas listadas aqui podem ser conectadas umas às outras fornecendo uma jornada de integração completa e conectada para o novo funcionário.

Criar um site de integração usando o SharePoint

Crie um site de comunicação interna que atua como uma casa para novos funcionários. Este site deve fornecer recursos, produtos e informações da empresa de forma organizada. Esse site também deve conter as informações mais atualizadas para garantir que o novo funcionário tenha tudo o que é necessário para ser bem-sucedido. Tente organizar itens de ação neste site de uma maneira que sinaliza a prioridade. Liste as coisas que precisam ser concluídas primeiro na parte superior. Isso ajudará os funcionários a organizar seu trabalho na integração da melhor maneira possível e dará a cada novo funcionário o mesmo ponto de partida.

A Microsoft oferece um novo modelo de site de comunicação do SharePoint de integração de funcionários que pode ajudá-lo a começar. Introdução aos modelos de site do SharePoint

Usar reuniões ao vivo para administrar uma orientação virtual de funcionários

Com o surgimento do trabalho virtual, ter tempo cara a cara com outras pessoas na organização ainda é importante para garantir que os funcionários possam se comunicar com líderes, pares e fazer perguntas importantes. Use o Microsoft Teams para administrar a orientação virtual de funcionários.

Torne esse evento ao vivo divertido e envolvente, dando aos funcionários a oportunidade de se comunicarem uns com os outros na caixa de chat do Teams ou permitindo que os funcionários façam perguntas na câmera ou por meio de P e R moderadas nos eventos ao vivo do Teams. Saiba mais sobre eventos ao vivo do Teams.

Dê aos funcionários um tour pelo campus usando Espaços do SharePoint

Espaços do SharePoint é uma ferramenta que fornece experiências online imersivas usando Web Parts 2D e 3D. Oriente novos funcionários por meio de um tour virtual de 360 graus pelo campus. Incorpore links úteis e web parts que fornecem informações importantes e ajudam o funcionário a concluir tarefas de integração. Saiba mais sobre Espaços do SharePoint.

Ajude o novo funcionário a priorizar os produtos com Listas da Microsoft

Ao entrar em um novo ambiente, é importante entender a ordem na qual as tarefas de integração devem ser concluídas. Ajude-os a priorizar a integração de resultados finais, colocando-os de uma forma que sinaliza a prioridade. Considere usar Listas da Microsoft e Modelos de lista e adicioná-los como guias no canal novo funcionário do Teams para facilitar o acesso. Você também pode integrar a Lista ao novo site do SharePoint de integração de funcionários usando a Web Part de Exibição de Lista.

Usar Viva Connections e integrar com outras experiências Microsoft Viva

Ajude a orientar novos funcionários fornecendo regularmente a eles informações, recursos e atualizações da empresa mais importantes. Viva Connections é uma plataforma digital baseada nos recursos existentes do Microsoft 365 que permite que as organizações personalizem experiências de funcionários e obtenham acesso às informações mais importantes das ferramentas e recursos mais usados em dispositivos desktop e móveis. Saiba mais sobre como criar experiências de integração usando Microsoft Viva.

Integrar vários módulos do Viva para criar uma experiência de integração avançada

Na imagem acima, Viva Connections está sendo usado para exibir cartões que se integram a outras experiências do Viva. Crie um cartão que se vincule a Viva Insights para ajudar novos membros da equipe a entender como gastar tempo produtivamente e ajudar os gerentes a fornecer melhores diretrizes sobre gerenciamento de tempo. Saiba mais sobre Viva Insights e como ela ajuda a proteger e organizar o equilíbrio trabalho/vida.

Um cartão separado se integra aos Tópicos, o que ajuda a resolver um problema comercial importante em muitas empresas , fornecendo as informações aos usuários quando eles precisam. Por exemplo, novos funcionários precisam aprender rapidamente muitas informações novas e se deparam com termos sobre os quais não conhecem ao ler informações da empresa. Saiba mais sobre como os Tópicos podem ajudar no gerenciamento de conhecimento.

Viva Learning é um aplicativo do Microsoft Teams que permite que os usuários descubram, recomendem e acessem módulos de aprendizagem de diferentes plataformas para ajudar os usuários a obter conhecimento em qualquer área de foco específica. Viva Learning extrai conteúdo do LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training e outros parceiros. Use Viva Learning para fazer a curadoria de módulos de aprendizagem para cada funcionário que ajuda a orientá-los sobre as necessidades organizacionais, as necessidades da equipe e as ferramentas com as quais trabalharão diariamente.

Em Viva Learning, os gerentes de uma organização ou equipe podem atribuir aprendizado e acompanhar o progresso do aprendizado de cada módulo. O modo de exibição inicial Viva Learning agrega uma variedade de informações, incluindo conteúdo atribuído de sistemas de gerenciamento de aprendizagem, aprendizados recomendados, conteúdo de tendências e bibliotecas de conteúdo do provedor de aprendizagem. Saiba mais sobre Viva Learning.

Saiba mais sobre módulos do Viva:

Viva Learning	Tópicos	Viva Insights	Viva Connections
Direcionar treinamento específico para os novos funcionários.	Novos membros da equipe podem aprender sobre termos populares, acrônimos, projetos e muito mais.	Ajude os novos membros da equipe a passar tempo de forma produtiva.	Proporcionar fácil acesso a benefícios, materiais de treinamento e recursos.

Criar comunidades virtuais para novos funcionários no Viva Engage

Dê aos novos funcionários a oportunidade de se conectarem uns com os outros e criar uma comunidade virtual solidária no Viva Engage. Viva Engage é uma plataforma que conecta líderes, comunicadores e funcionários para criar comunidades, compartilhar conhecimento e se envolver em toda a organização. Viva Engage permite configurar uma comunidade especificamente para novos funcionários na plataforma organizacional.

Naturalmente, os funcionários se deparam com informações em momentos diferentes em seu processo de integração. Criar um espaço onde novos funcionários podem criar uma comunidade para si mesmos oferece a eles a oportunidade de compartilhar informações conforme se deparam com ela. Nesse espaço virtual, novos funcionários podem compartilhar recursos, compartilhar ideias e conhecer uns aos outros. Ele também os ajuda a criar vínculos internos que podem durar ao longo de sua carreira. Saiba mais sobre como construir comunidades no Viva Engage.

Solicitar comentários usando o Microsoft Forms

A melhor maneira de melhorar a nova experiência de integração de funcionários é solicitando comentários. Entenda o que funcionou melhor e o que poderia ser melhorado solicitando comentários depois que todos os resultados finais forem concluídos por novos funcionários.

Use o Microsoft Forms para criar pesquisas curtas que respondam às perguntas que podem informar a experiência de integração no futuro. Saiba mais sobre o Microsoft Forms.

Inicie a nova experiência de integração de funcionários

Use o Outlook para convidar todos os novos funcionários para orientação. Neste email, disponha todos os recursos começando com a página inicial Viva Connections que contém links para o site Do Novo Funcionário do SharePoint, o post de evento de reunião ao vivo de orientação do Novo Funcionário, objetivos de aprendizagem e muito mais. Certifique-se de incluir todas as informações necessárias e contatos diretos importantes.

Reúna insights de cada plataforma ao longo do caminho. Use esses insights para informar gerentes, líderes de equipe e outros participantes. Procure insights como participação em eventos ao vivo, alcance de público-alvo, tráfego de site e muito mais. Use os comentários coletados de cada ciclo de integração para informar o próximo ciclo de integração.

Mais recursos

Exibir métodos e ferramentas de comunicação do Microsoft 365

Visão geral das comunicações corporativas

Usar o Modelo de site de integração de novos funcionários do SharePoint