Как использовать рабочие процессы утверждения
Когда запись — например, документ покупки или карточка клиента — должен быть утвержден кем-либо в вашей организации, вы отправляете запрос на утверждение как часть рабочего процесса. В зависимости от того, как настроен рабочий процесс, соответствующее утверждающее лицо получает уведомление о том, что запись требует его утверждения.
Рабочие процессы утверждения можно настроить на странице Рабочий процесс. Вы также должны настроить пользователей утверждения, включая любые соответствующие ограничения суммы, на странице Настройка пользователя для утверждений. Подробнее в разделе Настройка рабочих процессов утверждения.
В дополнение к рабочим процессам утверждения, описанным в этой статье, можно выполнять различные другие задачи рабочих процессов. Подробнее в разделе Использование рабочих процессов утверждения.
Основные рабочие процессы для утверждения документов покупки, документов продажи, журналов платежей, карточек клиентов и карточек товаров готовы к запуску в рамках мастера настройки. Узнайте больше в разделе Подготовьтесь к ведению бизнеса.
Запрос утверждения записи
Следующая задача выполняется утверждающим пользователем.
- На странице, которая представляет запись, выберите действие Отправить запрос на утверждение.
- Чтобы просмотреть все ваши запросы на одобрение, выберите значок
, введите Записи запросов на одобрение, затем выберите соответствующую ссылку.
Статус операции утверждения обновляется с Создано на Открыто. Статус записи, например счет покупки, обновляется с Открыто на Ожидает утверждения и остается запрещенным к обработке до тех пор, пока все утверждающие лица не утвердят запись.
После того как все утверждающие лица утвердят запись, ее статус меняется на Выпущено. После этого можно продолжить работать с записью.
Отмена запросов на утверждение
Следующая задача выполняется утверждающим пользователем с правом утверждения.
Клиенту может потребоваться изменить заказ после того, как он будет отправлен на утверждение. В этом случае процесс утверждения отменяется, внесите в документ необходимые изменения, затем запросите утверждение еще раз.
- На странице, на которой отображается запись, выберите действие Отменить запрос на утверждение.
После того запрос утверждения будет отменен, статус соответствующей операции утверждения меняется на Отменено. Статус записи меняется с Ожидает утверждения на Открыто. В этот момент процесс утверждения может быть начат сначала.
Утверждение или отклонение запросов утверждения
Следующая задача выполняется утверждающим пользователем с правом утверждения.
Вы можете обрабатывать запросы утверждения на странице Запросы утверждения, включая утверждение нескольких запросов одновременно. Кроме того, вы можете утвердить отдельные записи, выбрав ссылку в полученном уведомлении.
- Выберите значок , введите Запросы на утверждение, а затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите одну или несколько строк записей, которые необходимо утвердить или отклонить.
- Выберите действие Утвердить, Отклонить или Делегировать.
Если запись была утверждена или отклонена, статус утверждения в поле Статус меняется на Утверждено или Отклонено, соответственно.
Если настроена иерархия утверждающих лиц, то запись имеет статус Ожидает утверждения до тех пор, пока все запрошенные утверждающие лица не утвердят ее. После этого статус записи изменяется на Обработано.
В то же время статус утверждения меняется с Создано на Открыто, как только будет создан запрос утверждения для записи. Если запрос отклоняется, статус утверждения меняется на Отклонено. Статус сохраняет значение Открыто или Отклонено, пока все утверждающие лица не утвердят запрос.
Делегирование запросов на утверждение
Следующая задача выполняется утверждающим пользователем с правом утверждения.
Чтобы избежать нагромождения записей и других блокировок рабочего процесса, утверждающее лицо и администратор утверждающего лица могут делегировать запрос утверждения заместителю. Заменой может стать назначенный пользователь, прямой утверждающий или администратор утверждения (в таком порядке). Обычно эта функция используется, если утверждающее лицо недоступно и не может утвердить запросы в срок.
- Выберите значок , введите Запросы на утверждение, затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите одну или несколько строк запроса утверждения, который требуется делегировать заместителю утверждающего лица, затем выберите действие Делегировать.
Заместителю утверждающего лица отправляется уведомление об утверждении запроса.
Управление просроченными запросами утверждения
Следующая задача выполняется утверждающим пользователем с правом утверждения.
Через регулярные промежутки времени вам нужно будет напоминать пользователям рабочего процесса утверждения о просроченных запросах на утверждение; для этого вы будете использовать функцию Отправить уведомления о просроченном утверждении.
Функция Отправить уведомления о просроченном утверждении проверяет все открытые запросы на утверждение, которые в текущий момент просрочены. Каждое утверждающее лицо, имеющее хотя бы одно просроченное утверждение, получает уведомление со списком всех просроченных запросов на утверждение. Уведомление также отправляется утверждающим лицам данного запроса и всем запрашивающим сторонам просроченных утверждений. Этот последний шаг полезен в том случае, когда операция просроченного утверждения должна быть делегирована заместителю.
- Выберите значок , введите Просроченные запросы на утверждение, а затем выберите соответствующую ссылку.
- На странице Просроченные запросы утверждения выберите действие Отправить уведомления о просроченном утверждении.
См. также
Используйте рабочие процессы утверждения
Рабочий процесс
Настройка одобрения пользователей
Продажи
Входящие документы
Покупка
Работа с Business Central
Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь