Входящие документы

Внешние бизнес-документы могут поступать в вашу компанию в виде вложения в сообщение электронной почты или бумажной копии, которая будет отсканирована в файл. Этот сценарий характерен для покупок, где такие файлы исходящих документов представляют денежные поступления за расходы или небольшие покупки.

На странице Входящие документы можно использовать различные функции для просмотра квитанций по расходам, управления задачами OCR, а также преобразования входящих файлов документов, вручную и автоматически, в соответствующие документы либо строки журналов. Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе обработки, в том числе к учтенным документам и к полученным записям поставщика, клиента и главной книги.

Сценарий использования

Вы можете зарегистрировать файлы или бумажные копии, полученные от ваших торговых партнеров, в Business Central и создать запись документа. Например, счет покупки или продажи, кредит-нота или строка журнала.

Отправьте полученные файлы — или используйте камеру устройства, чтобы сделать снимок, — и создайте записи для представления внешних документов. При желании в случае PDF-файлов или файлов изображений с помощью внешнего сервиса OCR (оптическое распознавание символов) можно создавать электронные документы, подходящие для преобразования в записи документов в Business Central.

Примечание

Функция OCR предоставляется внешними поставщиками. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и/или страны/региона. Найдите сервисы, совместимые с Business Central, и подробности о доступных функциях на сайте AppSource.microsoft.com.

Например, при получении от поставщика счета в формате PDF можно отправить его в службу OCR на странице Входящие документы. В качестве альтернативы некоторые поставщики OCR предлагают возможность обработки файлов, пересылаемых на выделенный адрес электронной почты, который затем автоматически создает соответствующую запись входящего документа. Спустя несколько секунд файл будет возвращен из службы OCR в виде электронного счета, который может быть преобразован в счет покупки для этого поставщика.

Совет

Создавайте записи входящих документов в Business Central непосредственно из сообщений электронной почты, отправленных поставщиками, с помощью надстройки Outlook. Дополнительные сведения см. в разделе Использование Business Central в качестве рабочего почтового ящика в Outlook.

Функции входящих документов

Обработка входящих документов может состоять из следующих основных действий:

• Запись внешних документов в Business Central посредством создания строк на странице Входящие документы одним из следующих способов:
  • Вручную, с помощью компьютера или мобильного устройства, одним из следующих способов:
    • Используйте кнопку Создать из файла, отправьте файл, затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ.
    • Используйте кнопку Создать, заполните соответствующие поля на странице Входящий документ и вручную приложите соответствующий файл.
    • На планшете или телефоне нажмите кнопку Создать по данным камеры для создания новой входящей записи документа с помощью встроенной камеры устройства.
  • Автоматически путем получения документа из сервиса OCR в виде электронного документа после отправки или отправки по электронной почте связанного PDF-файла или файла изображения в сервис OCR. Экспресс-вкладка Финансовые сведения будет автоматически заполнена на странице Входящий документ.
• Использование внешнего сервиса OCR для преобразования PDF-файлов или файлов изображений в электронные документы, которые можно преобразовать в записи документов в Business Central.
• Создавайте новые документы или строки финансового журнала для записей входящих документов, вводя информацию в процессе чтения файлов входящих документов.
• Прикрепляйте файлы входящих документов к документам покупки и продажи в любом статусе, в том числе к операциям поставщиков, клиентов и главной книги, полученным в результате учета.
• Просматривайте записи входящих документов их вложений из любого документа или операции покупки или продажи или находите все операции главной книги без записей входящих документов на странице План счетов.

Примечание

Файлы, прикрепленные к карточкам и документам на вкладке Вложения не отображаются на странице Входящие документы. Дополнительные сведения см. в разделе Управление вложениями, ссылками и заметками в карточках и документах.

По	Ссылка
Настраивайте функции Входящие документы и службу OCR.	Настройка входящих документов
Создайте записи входящих документов вручную или автоматически, например по фотографии или бумажной приходной накладной.	Создание записей входящих документов
Используйте сервис OCR, чтобы преобразовать PDF-файлы и файлы изображений в электронные документы, которые, например, можно преобразовать в счета покупки в Business Central. Обучите службу OCR, чтобы избегать ошибок при следующей обработке похожих данных.	Использование OCR для преобразования PDF-файлов и файлов изображений в электронные документы
Подключайте или удаляйте записи входящих документов для любых неучтенных документов покупки или продажи и любых записей клиента, поставщика или Главной книги, полученных из документа или записи.	Создание записей входящих документов непосредственно из документов и операций
На страницах План счетов и Операции главной книги с помощью функции поиска можно найти операции ГК для учтенных документов покупки и продажи, которые не имеют записей входящих документов, и затем централизованно связать их с существующими записями или создать новые записи с прикрепленными файлами документов.	Поиск учтенных документов без записей входящих документов
Получайте лучшее представление, устанавливая для записей входящих документов статус Обработано и удалите их из представления по умолчанию.	Управление большим количеством записей входящих документов

См. также

Покупки
Изменение учтенных документов
Электронный обмен данными
Интеграция Business Central и OneDrive для бизнеса
Использование Business Central в качестве папки "Входящие" для бизнеса в Outlook
Отправка документов и сообщений электронной почты
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь