Получение и преобразование электронных документов
Примечание
Содержимое этой статьи применимо только к версиям Dynamics 365 Business Central, выпущенным до волны 2 выпуска 2023 г. В волну 2 выпуска 2023 года включена новая функциональность для работы с электронными документами. Подробнее см. в статье Настройка электронных документов.
Универсальная версия Business Central поддерживает получение электронных счетов и кредит-нот в формате PEPPOL, поддерживаемом крупнейшими поставщиками служб обмена документами. Для получения счета от поставщика в формате электронного документа PEPPOL необходимо обработать документ на странице "Входящие документы", преобразовав его в счет покупки или строку финансового журнала в Business Central.
В дополнение к получению электронных документов непосредственно от торговых партнеров, можно получать электронные документы из службы OCR, которая преобразовывает PDF-файлы или файлы изображений в электронные документы.
Перед получением электронных документов через службу обмена документами необходимо настроить различные основные данные, такие как сведения об организации, поставщиках, товарах и единицах измерения. Они используются для определения бизнес-партнеров и товаров при преобразовании данных в элементах файла исходящего документа в поля в Business Central. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка службы обмена документами.
Перед получением электронных документов через службу OCR следует настроить и включить предварительно настроенное подключение к службе. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка входящих документов.
Передвижением электронных документов в систему Business Central и из нее управляет функция очереди заданий. Перед получением электронных документов следует запустить соответствующую очередь заданий.
Также можно запустить преобразование электронных документов вручную, как описано в этой процедуре, либо включить рабочий процесс для автоматического преобразования электронных документов при их получении. Универсальная версия Business Central содержит шаблон рабочего процесса, Из входящих электронных документов через службу OCR в рабочий процесс открытого счета покупки, который готов к копированию в рабочий процесс и включен. Дополнительные сведения см. в разделе Рабочий процесс.
Примечание
При преобразовании электронных документов, полученных от службы сканирования, в документы или строки журнала в Business Central многие строки из исходного документа суммируются в одной строке. Такая единая строка будет иметь тип "Счет ГК", а поля Описание и Номер (счета ГК) будут пусты. Значение в поле Сумма будет равно общей сумме за вычетом НДС всех строк исходного документа.
Чтобы убедиться, что поля Описание и Номер заполнены, можно нажать кнопку Определить соответствие текста счетам на странице Входящие документы для проверки соответствия текста определенного счета с дебетовым или кредитовым счетом в ГК. По мере работы поле Описание в документе или строках журнала, созданных из электронного документа для этого поставщика или клиента, будет заполнено соответствующей информацией и поле Номер (счета ГК) — сведениями о счете.
Вместо сопоставления со счетом ГК можно также сопоставить с банковским счетом. Это удобно, например, для электронных документов для расходов, которые уже оплачены при создании строки финансового журнала, которая готова к учету на банковском счете.
Далее описан порядок получения счета поставщика и его преобразование в счет покупки в Business Central. Процедура та же самая при преобразовании счета поставщика в строку финансового журнала.
Получение и преобразование электронного счета в счете покупки
Выберите
значок, введите Входящие документы, а затем выберите связанную ссылку.Выделите строку для записи входящего документа, которая представляет новый входящий электронный счет, после чего выберите действие Правка.
На странице Карточка входящего документа прикрепляется связанный XML-файл, а большинство полей заполняются сведениями из электронного счета. Дополнительные сведения см. в разделе Создание записей входящих документов.
В поле Тип обмена данными выберите PEPPOL - Счет или OCR — Счет в зависимости от источника электронного документа.
Для сопоставления текста в счете поставщика с определенным дебетовым счетом на вкладке Действия в группе Общее выберите Определить соответствие текста счетам, затем заполните страницу Сопоставление текста со счетами — журнал.
Выберите действие Создать документ.
Счет покупки будет создан в Business Central на основе информации из электронного документа.
Любые ошибки проверки, обычно связанные с некорректностью или отсутствием данных в Business Central, будут представлены на экспресс-вкладке Сообщения об ошибках.
См. также
Управление кредиторской задолженностью
Входящие документы
Настройка отправки и получения электронных документов
Электронный обмен данными
Общие бизнес-функции
Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь