Подписки электронной почты для отчетов и панелей мониторинга в служба Power BI

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Служба Power BI Power BI Desktop

Подпишитесь на отчеты Power BI, панели мониторинга и отчеты с разбивкой на страницы. Вы получаете сообщение электронной почты по заданному расписанию. Электронная почта содержит моментальный снимок и ссылку на отчет или панель мониторинга или полное вложение отчета или панели мониторинга. Если вы являетесь администратором рабочей области, узнайте, как управлять подписками в рабочей области, включая использование подписок, принадлежащих другим пользователям.

Внимание

Для подписки на других пользователей требуется платная лицензия (Pro или PPU). Дополнительные сведения о лицензиях см. в разделе "Лицензии и подписки" в Fabric и Power BI.

Подписка на отчет или панель мониторинга в служба Power BI

Никогда не было проще оставаться в актуальном состоянии на самых важных панелях мониторинга и отчетах. Подпишитесь на отчеты и панели мониторинга, которые наиболее важны для вас, и Power BI отправляет моментальный снимок в папку "Входящие". Вы сообщаете Power BI, как часто вы хотите получать сообщения электронной почты и в какое время. Настройте до 24 подписок на отчет или панель мониторинга и укажите уникальных получателей, времени и частоты для каждой подписки.

Screenshot showing email for subscription to a report.

Требования

Требования применяются к пользователям в организации и к гостевым пользователям Microsoft Entra Business-to-Business (B2B). Чтобы создать подписку для себя, вам нужны разрешения для доступа к определенному отчету или панели мониторинга, а также:

Администратор Fabric (ранее администратор Power BI) должен включить подписки в клиенте. Если вы являетесь администратором, см. статью "Включить подписки" на портале администрирования Power BI.

Подписка на отчет или панель мониторинга

Выполняется ли подписка на панель мониторинга, страницу отчета или полный отчет, процесс аналогичен. Одна кнопка позволяет подписаться на панели мониторинга и отчеты служба Power BI. Подписка на отчет предлагает несколько дополнительных вариантов поля, поэтому мы используем отчет для нашего примера.

Screenshot showing the Subscribe to report icon on the top menu bar.

Подписка на отчет с разбивкой на страницы немного отличается, как описано в статье "Подписка на отчеты с разбивкой на страницы".

  1. Откройте отчет и в верхней строке меню выберите "Подписаться на отчетScreenshot showing the Subscribe icon.".

  2. Выберите "Создать подписку" и присвойте подписке имя. По умолчанию подписка имеет то же имя, что и страница отчета или панель мониторинга. При необходимости измените имя подписки на что-то более понятное.

    Screenshot of the Subscribe to emails screen.

  3. Используйте зеленый ползунок, чтобы включить и отключить подписку. Если для ползунка задано значение Off , подписка не удаляется. Чтобы удалить подписку, выберите значок корзины.

  4. Измените или добавьте получателей по адресу электронной почты, гарантируя наличие хотя бы одного получателя.

  5. Если отчет находится в рабочей области с поддержкой емкости Premium или лицензии Premium на пользователя (PPU), добавьте полный отчет в виде вложения вместо одной страницы отчета. Метки конфиденциальности применяются к вложению электронной почты. Выберите PDF или PowerPoint для формата вложения. Вложение учитывает все метки конфиденциальности для отчета. Размер вложения ограничен не более 20 страниц и менее 25 МБ.

    Screenshot showing the Attach full report dropdown.

  6. Выберите дату начала и при необходимости дату окончания подписки. По умолчанию дата начала — это дата создания подписки, а дата окончания — год спустя. Вы можете изменить его на любую дату в будущем в любое время до окончания подписки. Когда подписка достигнет даты окончания, она останавливается до повторного включения подписки. Вы получаете уведомления до запланированной даты окончания, чтобы узнать, хотите ли вы расширить его.

  7. Используйте раскрывающийся список "Повторить", чтобы выбрать частоту для подписки. Вы можете выбрать почасовое, ежедневное, еженедельное, ежемесячное или после обновления данных (один раз в день). Для большинства параметров также требуется задать часовой пояс.

    Совет

    Чтобы получить электронную почту подписки только в определенные дни, выберите почасовую или еженедельную, а затем выберите день недели проверка boxes. Если выбрать "Ежемесячно", введите дни месяца, которые вы хотите получить по электронной почте.

    • Если выбрать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежемесячную , выберите запланированное время для подписки. Вы можете запустить его в час или в 15, 30 или 45 минут за указанный часовой пояс. При выборе почасового времени выберите запланированное время , которое будет запущена подписка, и она выполняется каждый час после запланированного времени.

Если подписка готова, нажмите кнопку "Сохранить". Чтобы сделать подписку более точной, выберите дополнительные параметры.

  1. При необходимости добавьте тему и сообщение для получателей.

  2. Выберите страницу отчета, которую вы хотите просмотреть на изображении предварительного просмотра. Если вы переключили полный отчет в "Вкл.", вы увидите все страницы отчета, перечисленные в раскрывающемся списке. В противном случае в раскрывающемся списке отображается только активная страница отчета. Чтобы подписаться на несколько страниц отчета, выберите ползунок "Присоединить полный отчет" или выберите новую подписку и выберите другую страницу в раскрывающемся списке.

    Совет

    По умолчанию подписка отчета наследует имя активной страницы отчета. При выборе другой страницы отчета рекомендуется изменить имя подписки.

  3. Добавьте дополнительные сведения в сообщение электронной почты. Выберите один или несколько из этих проверка boxs.

    • Разрешение на просмотр отчета или панели мониторинга в Power BI: предоставление получателям разрешения на открытие и просмотр отчета или панели мониторинга в служба Power BI (app.powerbi.com). Этот параметр недоступен во всех ситуациях.
    • Ссылка на отчет или панель мониторинга в Power BI: включите кнопку "Перейти к отчету" в тексте сообщения электронной почты, которая ссылается на отчет или панель мониторинга в служба Power BI.
    • Изображение предварительного просмотра (только для отчетов Power BI): включите предварительную версию страницы отчета в тексте сообщения электронной почты.

    Внимание

    Метки конфиденциальности не применяются к сообщению электронной почты или предварительному просмотру подписки. Чтобы защититься от этого, отключите предварительный просмотр образа.

Вы получаете сообщение электронной почты и моментальный снимок отчета или панели мониторинга по заданному расписанию. Подписки, которые имеют частоту после обновления данных, отправляют сообщение электронной почты только после первого запланированного обновления в этот день. Все даты и время нормализуются в формате UTC при проверка обновления первого набора данных.

Примечание.

  • Чтобы избежать отправки подписок в папку нежелательной почты, добавьте псевдоним электронной почты Power BI (no-reply-powerbi@microsoft.com) в контакты. Если вы используете Microsoft Outlook, щелкните правой кнопкой мыши псевдоним и выберите " Добавить в контакты Outlook".
  • Вы можете отправлять сообщения электронной почты подписки Power BI в группу безопасности с поддержкой почты. Обязательно добавьте псевдоним Power BI (no-reply-powerbi@microsoft.com) в утвержденный список отправителей.

Метки конфиденциальности

Метки конфиденциальности применяются к вложениям электронной почты подписки, но не к тексту электронной почты подписки или изображениям предварительного просмотра.

  • Создание подписки, которая присоединяет копию отчета (включая отчет с разбивкой на страницы) к электронной почте подписки — это функция Power BI Pro.

  • Для пользователей с бесплатными подписками электронная почта подписки для отчета (включая отчет с разбивкой на страницы) не содержит метку конфиденциальности в тексте электронной почты или предварительном просмотре подписки.

  • Чтобы убедиться, что у вашей подписки есть метка конфиденциальности, отключите изображение предварительной версии на экране "Подписки".

  • Для подписок на панели мониторинга нет возможности вложить копию панели мониторинга в электронную почту. Таким образом, электронная почта подписки не имеет метки конфиденциальности в тексте или предварительном просмотре изображения.

Подписаться на других пользователей

Чтобы создать подписку, включающую другие, помимо требований, необходимых для создания собственных подписок, вам также потребуется:

  • Лицензия Pro или PPU с участником, участником или Администратор ролью в этой рабочей области. Вы знаете, что у вас есть роль участника, участника или Администратор в рабочей области, если вы можете редактировать отчеты или панели мониторинга в этой рабочей области. Дополнительные сведения о ролях в рабочих областях.

  • Быть частью организации. Гостевые пользователи B2B не могут подписываться только сами. Дополнительные сведения см. в разделе "Гостевые пользователи B2B", которые могут настроить и подписаться на подписки электронной почты.

  • Если отчет или панель мониторинга не размещена в емкости Premium, как показано значком бриллианта, вы можете подписаться на других пользователей. Однако у них также должна быть лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU).

    Workspaces showing diamond icon for Premium and diamond with person icon for PPU.

Использование псевдонимов электронной почты группы

При создании подписки можно добавить другие адреса электронной почты в том же домене в подписку. Если отчет или панель мониторинга размещена в емкости Premium, вы можете подписать псевдонимы групп, независимо от того, находится ли он в вашем домене или нет. Вам не нужно подписываться на отдельные адреса электронной почты. Псевдонимы основаны на текущем active directory.

Group type Поддерживается в подписках электронной почты
Группы Microsoft 365 Да
Группы рассылки Да
Динамические группы рассылки Да
Группы безопасности No
Группы безопасности с поддержкой почты Да

Существуют различные способы создания группы Microsoft 365. Например, можно создать группу в Outlook, группу рассылки в Teams или группу безопасности с поддержкой почты. Группа рассылки Microsoft 365 для Teams не работает для включения почты, поэтому не может использоваться для прямого общего доступа и подписок электронной почты.

Примечание.

Рабочие области, поддерживаемые лицензией Premium на пользователя (PPU), отличаются от рабочих областей, поддерживаемых емкостью Premium, и не поддерживают псевдонимы групп подписки.

Сохранение изменений в подписанном отчете

Включить мои изменения

При подписке на отчет, созданный другим пользователем, вы можете внести изменения в этот отчет. На этом этапе можно создать новую подписку, которая фиксирует эти изменения или сохранить изменения с существующей подпиской.

Screenshot showing the My changes section of the Subscriptions pane.

Вы не видите параметр " Включить мои изменения ", пока вы фактически не вносите изменения в отчет, который был предоставлен вам совместно. После внесения необходимых изменений откройте существующую подписку или создайте новую подписку для этой страницы отчета. Так как вы внесли изменения в исходный отчет, теперь у вас есть заголовок для моих изменений и параметр включить мои изменения.

Если включить изменения не проверка, Power BI игнорирует все изменения, внесенные в отчет, и сохраняет подписку на отчет, как опубликовано автором. Если включить изменения проверка, Power BI обновляет подписку, включая все изменения, внесенные в отчет. Внесенные изменения:

  • фильтры (область фильтров)
  • синхронизации
  • персонализированных визуальных элементов
  • перекрестная фильтрация или перекрестное выделение
  • детализация или детализация
  • bookmarks
  • Прожекторы
  • Режим фокусировки

Прежде чем Power BI обновляет подписку, вы получите возможность предварительно просмотреть старую подписку и сравнить ее с новым состоянием отчета. Сравнение двух версий помогает решить, следует ли обновить подписку или нет.

Предварительная версия и обновление подписки

  1. Сначала настройте отчет на основе таких условий, как страна, регион, команда или отдел и категория.

  2. Примените все изменения к отчету, чтобы он был в состоянии подписки или общего доступа. Изменения могут включать применение фильтров, внимания, бурения, срезов или перекрестного выделения.

  3. Выберите "Подписаться на отчет " в верхней панели меню холста отчета, чтобы открыть область "Подписки ".

  4. Щелкните значок карандаша, чтобы изменить сведения о существующей подписке. Например, измените частоту доставки, добавьте сообщение электронной почты, измените разрешения и многое другое.

  5. Выберите "Дополнительные параметры>включить мои изменения>", чтобы отобразить версию исходной подписки, которая отправляется подписчикам только для просмотра. Используйте это сравнение, чтобы решить, нужно ли перезаписать исходное состояние подписанного отчета.

  6. Выберите "Вернуться к подписке " и щелкните значок карандаша.

  7. Чтобы обновить существующую подписку, чтобы включить изменения отчета, выберите дополнительные параметры>включить изменения.> Обновите подписку, чтобы включить новые изменения.

  8. Сохраните подписку.

Настройка подписок

Если вы являетесь автором отчета, включите мои изменения , отличный способ создания отдельных подписок для получателей.

Примечание.

Поле "Включить мои изменения" недоступно для панелей мониторинга или отчетов с разбивкой на страницы.

Проверка и проверка подписки

Страница "Подписки" отслеживает все подписки для текущего отчета.

Screenshot showing the Subscriptions page with two subscriptions listed.

Чтобы просмотреть подписку, щелкните стрелку слева от подписки.

Screenshot showing all the details for one subscription.

Чтобы проверить подписку, нажмите кнопку "Запустить сейчас ", чтобы сразу отправить вам сообщение электронной почты. Он не активирует обновление данных базовой семантической модели.

Управление подписками

Подписки управляются на уровне рабочей области. Создатели подписок и пользователи, которым назначена роль Администратор, могут просматривать и управлять подпиской. Администратор в рабочей области могут изменять и принимать на себя все подписки в рабочей области. Администратор Fabric может просматривать журналы и включать и отключать определенные функции подписки.

Подписки в рабочей области

Чтобы просмотреть все подписки, принадлежащие в данной рабочей области, выберите " Управление всеми"

Screenshot showing the Subscriptions pane with Manage all outlined in red.

Здесь вы увидите все подписки, созданные в выбранной рабочей области. Для каждой подписки Power BI отображает имя, присвоенное подписке, имя содержимого, в котором вы подписываетесь, и тип контента. Если вы выбрали "Включить мои изменения", столбец "Состояние " содержит дату. Выполните поиск подписок по ключевое слово или фильтруйте по любому из этих полей.

Screenshot showing the Notifications pane with Power BI subscription outlined in red.

Щелкните значок "Изменить", чтобы вернуться на экран "Подписки", где можно:

  • просмотрите список подписок для этого отчета или панели мониторинга.

  • просмотрите параметры подписки, выбрав стрелку слева от имени подписки.

  • внесите изменения в параметры подписки, выбрав значок карандаша.

  • откройте отчет или панель мониторинга, выбрав "Изменить в отчете " или "Изменить" на панели мониторинга.

    Screenshot showing the Subscriptions with Edit in report outlined in red.

Подписки во всех рабочих областях

Чтобы просмотреть все подписки, начните с выбора "Моя рабочая область ", чтобы сделать ее активной. Затем в правом верхнем углу служба Power BI выберите значок cog icon>шестеренки Параметры> Notifications.

Screenshot showing cog icon selected.

Здесь вы увидите список всех подписок во всех рабочих областях. Power BI отображает имя подписки, имя содержимого, в котором вы подписываетесь, имя владельца, имя связанной рабочей области и тип контента. Если вы выбрали "Включить мои изменения", столбец "Состояние " включает дату включения изменений. Выполните поиск подписок по ключевое слово или фильтруйте по любому из этих полей. Щелкните значок "Изменить", чтобы внести изменения в параметры подписки.

Screenshot showing all subscriptions for a user.

Подписки для пользователей за пределами организации

Подписка внешних пользователей

Вы можете подписать внешних пользователей на отчет или панель мониторинга, если отчет или панель мониторинга размещена в емкости Premium. Гостевые пользователи B2B не могут добавлять подписки для внешних пользователей.

  • Если вы подписываетесь на внешних пользователей на отчет или панель мониторинга, они получат уведомление о общих ресурсах сразу после нажатия кнопки "Сохранить " в области подписки. Это уведомление отправляется только внешним пользователям, а не внутренним пользователям, так как внешним пользователям требуется ссылка на приглашение для просмотра отчета или панели мониторинга.

  • Рабочие области premium на пользователя не считаются рабочими областями емкости Premium.

  • Общий доступ к содержимому коллеге за пределами вашего домена не требует емкости Premium. Например, если вы находитесь aaron@contoso.com, вы можете предоставить общий доступ anyone@fabrikam.com, но вы не можете подписатьсяanyone@fabrikam.com, если содержимое не размещено в емкости Premium.

Гостевые пользователи B2B могут настроить и подписаться на подписки по электронной почте

Гостевые пользователи B2B могут создать собственную подписку на содержимое, в которую у них есть доступ, и пользователи в организации могут подписаться на сообщения электронной почты. Во-первых, член организации добавляет и подписывает гостевого пользователя B2B на содержимое электронной почты. Дополнительные сведения о гостевых пользователях B2B и их добавлении в организацию см. в статье "Распространение содержимого внешним гостевым пользователям с помощью Microsoft Entra B2B".

Помимо того, что гостевые пользователи B2B соответствуют требованиям для подписки, администратор клиента Power BI должен включить параметр, чтобы разрешить гостевым пользователям B2B создавать подписки электронной почты. Дополнительные сведения о включении этого параметра см. в разделе "Экспорт и общий доступ к параметрам клиента".

Подписка на отчеты с разбивкой на страницы

Подписка на отчеты с разбивкой на страницы

Администратор Power BI должен включить подписки в клиенте. Кроме того, необходимо включить соответствующие коммутаторы клиента:

  • Экспорт в Excel
  • Экспорт в CSV
  • Экспорт отчетов в виде презентаций PowerPoint или PDF-документов
  • Экспорт отчетов в виде документов MHTML
  • Экспорт отчетов в виде документов Word
  • Экспорт отчетов в виде XML-документов
  • Создание подписок электронной почты (параметры>>клиента экспорт и общий доступ к параметрам создания подписок электронной почты)Screenshot of tenant settings with relevant export settings outlined.

Как правило, процесс подписки на отчеты с разбивкой на страницы совпадает с подпиской на отчеты и панели мониторинга, но есть несколько различий, которые стоит отметить. В этом разделе описаны эти различия и другие соображения, которые следует учитывать при подписке на отчеты с разбивкой на страницы.

Параметры отчетов с разбивкой на страницы

Отчеты с разбивкой на страницы позволяют указать представление пользователей отчетов, получаемых в подписке, задав параметры в области подписки.

  • Подписки можно отправлять с выбранными в данный момент параметрами или параметрами по умолчанию для отчета. Вы можете задать разные значения параметров для каждой подписки, создаваемой для отчета.

  • Если автор отчета задает параметры на основе выражений (например, по умолчанию всегда дата сегодня), подписка использует это в качестве значения по умолчанию. Можно изменить другие значения параметров и выбрать использование текущих значений. Но если вы явно не измените это значение, подписка использует параметр на основе выражений.

Обновление параметров для существующей подписки отчета с разбивкой на страницы

Если у вас есть подписка на отчет с разбивкой на страницы, и вы хотите обновить параметры, примененные к отчету, выполните следующие действия.

  1. Повторно отрисовка отчета с разбивкой на страницы с новыми параметрами.

  2. Откройте страницу "Подписки".

  3. Выберите "Использовать текущие (отрисованный отчет) значения. Screenshot of Report parameters with Use current selected.

  4. Выберите Сохранить.

Рекомендации, уникальные для подписок отчета с разбивкой на страницы

  • Вы можете подписать других пользователей в организации на отчеты с разбивкой на страницы, которые подключаются к любым поддерживаемым источникам данных, включая службы Azure Analysis Services или семантические модели Power BI. Помните, что вложение отчета отражает данные на основе ваших разрешений.
  • Вы можете настроить неограниченное количество подписок для каждого отчета с разбивкой на страницы.
  • Гостевые пользователи B2B могут создавать подписки только для себя.
  • Максимальный размер вложения составляет 25 МБ.
  • В отличие от подписок для панелей мониторинга или отчетов Power BI, подписка содержит вложение всех выходных данных отчета. Поддерживаются следующие типы вложений: PDF, презентация PowerPoint (PPTX), книга Excel (XLSX), документ Word (DOCX), CSV-файл и XML.
  • При необходимости добавьте в текст электронной почты изображение предварительного просмотра отчета. Изображение может немного отличаться от первой страницы вложенного документа отчета в зависимости от выбранного формата вложения.
  • Нет параметра "После обновления данных" для частоты с отчетами с разбивкой на страницы. Последние значения всегда получаются из базового источника данных.
  • Подписки отчета с разбивкой на страницы в служба Power BI похожи на стандартные подписки электронной почты в Сервер отчетов Power BI и службах SQL Server Reporting Services. Однако вы не можете создавать подписки на основе данных для отчетов с разбивкой на страницы в служба Power BI.

Рекомендации и ограничения

Сведения об устранении неполадок с функцией подписок см. в разделе "Устранение неполадок с подписками Power BI".

Общие сведения

  • Если вы не можете использовать функцию подписки, обратитесь к системному администратору или ИТ-службе технической поддержки. Ваша организация может отключить эту функцию или достигнут максимальный предел подписчика.
  • Power BI автоматически приостанавливает обновление семантических моделей, связанных с панелями мониторинга и отчетами, которые не посещаются более чем за два месяца. Однако если вы добавляете подписку на панель мониторинга или отчет, она не приостанавливается, даже если она не отображается.
  • В день дневной экономии вы получаете сообщения электронной почты о подписке и на следующий день после получения двух сообщений электронной почты на подписку.

безопасность на уровне строк (RLS);

  • Для отчетов Power BI, панелей мониторинга или отчетов с разбивкой на страницы, использующих семантику модели с безопасностью на уровне строк (RLS), используйте осторожность при создании подписок для себя и других пользователей. Power BI предупреждает о том, что данные содержат RLS, но клиенты часто прокручивают сообщение предупреждения.

    Статический образ, отправляемый в сообщении электронной почты подписки, отображает данные на основе владельца подписки. По этой причине при создании подписок будьте осторожны, чтобы убедиться, что конфиденциальная информация не включена в статический образ. Кроме этого статического изображения, открывается отчет или панель мониторинга (или нет) и отображает данные на основе разрешений пользователя.

Отчеты Power BI

  • Подписки на страницу отчета привязаны к имени страницы отчета. Если вы подписываетесь на страницу отчета и переименовываетесь, необходимо повторно создать подписку.

Приложения

  • Для установленных приложений Power BI можно создавать подписки только для других пользователей, если вы являетесь владельцем приложения.

  • Подписки, созданные в приложениях, можно просматривать и управлять ими из связанной рабочей области пользователями с ролью администратора в этой рабочей области.

Неподдерживаемые функции

Устранение неполадок с подписками Power BI
Поиск и сортировка содержимого